Facturation électronique en Ouganda

Utilisation obligatoire

À partir du 1er janvier 2021, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les transactions : B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer) et B2G (Business to Government).

Le système EFRIS (Electronic Fiscal Receipting and Invoicing System), géré par l'Uganda Revenue Authority (URA), centralise l'émission, la validation et le stockage des factures électroniques. Toute entreprise qui n'utilise pas ce système pour enregistrer ses factures s'expose à des sanctions ou à des pénalités de la part de l'administration fiscale.

Format de la facture

Les factures électroniques en Ouganda doivent être émises au format JSON (JavaScript Object Notation), une norme largement utilisée dans le cadre de la transmission de données structurées.

L'utilisation du format JSON dans le cadre de la facturation électronique permet d'assurer une communication rapide et efficace entre les systèmes des entreprises et la plateforme EFRIS, garantissant ainsi que les données sont correctement interprétées par l'URA.

En outre, le format JSON facilite l'intégration avec différents systèmes de comptabilité et de gestion d'entreprise (ERP), ce qui réduit les erreurs dans le traitement de l'information et optimise la gestion fiscale des entreprises.

Signature électronique

Pour garantir l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques, l'Ouganda a rendu obligatoire la signature électronique sur chaque document émis.

La signature électronique certifie que la facture a été générée par un émetteur autorisé et que son contenu n'a pas été modifié après son émission. Ce mécanisme de sécurité contribue à prévenir la fraude fiscale et à renforcer la transparence des transactions commerciales.

Les entreprises doivent s'assurer qu'elles utilisent une signature électronique reconnue par l'URA en intégrant son utilisation dans le système EFRIS.

Las empresas deben asegurarse de utilizar una firma electrónica reconocida por la URA, integrando su uso dentro del sistema EFRIS.

Archivage électronique

Les entreprises doivent s'assurer que leurs factures électroniques sont archivées conformément aux règles établies par l'Uganda Revenue Authority (URA).

La réglementation ougandaise impose que les factures électroniques soient archivées sur des serveurs sécurisés, avec un accès restreint et des systèmes de sauvegarde adéquats pour éviter la perte d'informations.

Prérequis administratifs

Pour émettre des factures électroniques en Ouganda, les entreprises doivent s'enregistrer au sein du système EFRIS administré par l'URA et se conformer aux exigences techniques établies par l'autorité fiscale.

Contrôle fiscal

Pour qu'une facture soit valide en Ouganda, elle doit avoir un numéro de document fiscal (FDN), un numéro unique qui certifie sa déclaration au sein du système fiscal de l'URA.

Sans FDN valide, une facture n'a pas de valeur fiscale et peut être rejetée à la fois par les clients et par l'administration fiscale.

Format du lisible 

Bien que la facturation électronique en Ouganda soit gérée de manière électronique par le système EFRIS, les entreprises peuvent imprimer leurs factures si nécessaire.

Pour qu'une facture imprimée soit valide, elle doit contenir un code QR généré par l'URA. Ce code permet aux clients et aux autorités fiscales de vérifier l'authenticité du document en le scannant à l'aide d'un appareil mobile ou d'un lecteur spécifique.