Facturation électronique et e-Reporting en Roumanie

Utilisation obligatoire

La facturation électronique via RO e-Factura est devenue obligatoire pour les relations B2G le 1er juillet 2022. 

Dans le domaine B2B, l'obligation de déclarer les factures via le système a été établie à partir du 1er janvier 2024, avec un délai de grâce pour les pénalités jusqu'au 31 mai 2024. À partir du 1er juillet 2024, pour les sociétés résidentes, l'émission, la transmission et la réception devront être effectuées exclusivement par voie électronique. 

Pour la modalité B2C, le modèle électronique est devenu obligatoire à partir du 1er janvier 2025. 

Format de la facture

Les factures doivent être générées au format XML conformément à RO_CIUS, en utilisant soit l'UBL 2.1, soit la version CII définie. Une fois la facture émise, elle doit être transmise à la plateforme RO e-Factura dans les cinq jours ouvrables suivant son émission.

Signature électronique

Dans ce système, il n'est pas obligatoire pour l'émetteur de signer électroniquement la facture ; en revanche, après envoi et validation sur la plateforme, la facture reçoit un cachet électronique du ministère roumain des finances, qui garantit l'intégrité du document, son authenticité et le fait qu'il n'a pas été modifié depuis sa validation. 

Archivage électronique

Bien que la plateforme RO e-Factura garde temporairement les factures validées à la disposition du destinataire pendant 60 jours, l'obligation d'archivage incombe à l'émetteur et au destinataire, qui doivent conserver les factures électroniques pendant au moins 10 ans. 

Prérequis administratifs

Pour pouvoir émettre des factures électroniques par l'intermédiaire du système, l'émetteur (et, le cas échéant, le destinataire) doit être enregistré dans le système RO e-Factura et, le cas échéant, avoir accès à l'espace électronique privé (SPV) de l'ANAF - Agence nationale pour l'administration fiscale de Roumanie.

Contrôle fiscal

Le système RO e-Factura met en œuvre un modèle type « clearance », c'est-à-dire que la facture est envoyée avant que le destinataire ne l'utilise à des fins fiscales, ce qui permet à l'administration fiscale d'avoir accès en temps réel aux informations relatives à la facturation. 
La plateforme effectue des validations syntaxiques et sémantiques et attribue un identifiant unique ainsi que le cachet du ministère des finances. Si la facture ne répond pas aux exigences, elle est renvoyée à l'émetteur pour correction. Le destinataire ne peut utiliser le document à des fins fiscales qu'une fois qu'il a été validé. 

Workflow des factures

Le processus standard commence par la génération de la facture électronique au format XML conformément au RO_CIUS par l'émetteur. Le fichier est ensuite transmis au système RO e-Factura. La plateforme vérifie la structure du document, valide son contenu et, si tout est correct, appose le cachet électronique du ministère des finances et attribue un identifiant. Une fois validée, la facture est mise à la disposition du destinataire qui doit y accéder (via son SPV ou son système intégré) et la conserver dans les délais légaux. 

Enfin, l'expéditeur et le destinataire doivent veiller à l'archivage et à la conservation légale de la facture pendant la période fixée. Parallèlement, la facture validée permet au destinataire de déduire la TVA et de remplir ses obligations de déclaration.