Terug naar de kaartElektronische facturatie en e-Reporting in Roemenië
Roemenië heeft een beslissende stap gezet in de richting van digitale facturatie met het nationale systeem RO e-Factura, dat sinds november 2021 operationeel is voor transacties met de publieke sector (B2G) en de privésector (B2B).
Kenmerken van elektronische facturatie in Roemenië
Het model voor elektronische facturen in Roemenië is technisch gebaseerd op de Europese norm EN 16931-1 en maakt gebruik van de syntaxis die is gedefinieerd in de nationale specificatie RO_CIUS, die het UBL 2.1-formaat of als alternatief CII aanpast, waarbij verplichte velden, validatieregels en een landspecifieke semantische structuur worden gedefinieerd.
Het systeem maakt voorafgaande validatie door de belastingdienst mogelijk, wat de integriteit en wettigheid van het document versterkt voordat de ontvanger het voor fiscale of boekhoudkundige doeleinden gebruikt.
Verplichting
De elektronische factuur via RO e-Factura werd op 1 juli 2022 verplicht voor B2G-relaties.
Op B2B-gebied is vanaf 1 januari 2024 de verplichting ingesteld om facturen via het systeem te rapporteren, met een respijtperiode voor sancties tot 31 mei 2024. Vanaf 1 juli 2024 moeten voor ingezeten bedrijven de uitgifte, verzending en ontvangst uitsluitend via het elektronische systeem plaatsvinden.
Voor B2C is het elektronische model sinds 1 januari 2025 verplicht.
Factuurformaat
Facturen moeten worden gegenereerd in XML-formaat volgens RO_CIUS, hetzij met behulp van UBL 2.1, hetzij met de gedefinieerde CII-versie. Nadat de factuur is uitgereikt, moet deze binnen vijf werkdagen na uitgifte worden doorgestuurd naar het RO e-Factura-platform.
Elektronische handtekening
In dit systeem is het niet verplicht dat de afzender de factuur elektronisch ondertekent. In plaats daarvan krijgt de factuur na verzending en validatie op het platform een elektronisch stempel van het Roemeense ministerie van Financiën, waarmee de integriteit en authenticiteit van het document worden gegarandeerd en wordt bevestigd dat het sinds de validatie niet is gewijzigd.
Archivering
Hoewel het RO e-Factura-platform de gevalideerde facturen tijdelijk gedurende 60 dagen beschikbaar houdt om door de ontvanger te worden gedownload, is de archiveringsplicht voor de afzender en de ontvanger, die de elektronische facturen ten minste 10 jaar moeten bewaren.
Vereisten
Om elektronische facturen via het systeem te kunnen versturen, moet de verzender (en in voorkomend geval de ontvanger) geregistreerd zijn in het RO e-Factura-systeem en, indien van toepassing, toegang hebben tot he web portaal (SPV) van de ANAF – Nationale Belastingdienst van Roemenië.
Fiscale controle
Het RO e-Factura-systeem hanteert een 'clearance'-model, wat betekent dat de factuur wordt verzonden voordat de ontvanger deze voor fiscale doeleinden gebruikt, waardoor de belastingdienst in real-time toegang heeft tot de factuurgegevens.
Het platform voert syntactische en semantische validaties uit en kent een unieke identificatiecode toe, samen met de stempel van het ministerie van Financiën. Als de factuur niet aan de vereisten voldoet, wordt deze teruggestuurd naar de afzender voor correctie. De ontvanger kan het document pas fiscaal gebruiken nadat het is gevalideerd.
Werking
Het standaardproces begint met het genereren van de elektronische factuur in XML-formaat volgens RO_CIUS door de afzender. Vervolgens wordt het bestand doorgestuurd naar het RO e-Factura-systeem. Het platform controleert de structuur van het document, valideert de inhoud en, als alles in orde is, brengt het de elektronische stempel van het ministerie van Financiën aan en wijst het een identificatienummer toe. Na validatie wordt de factuur ter beschikking gesteld van de ontvanger, die deze moet openen (via zijn SPV of geïntegreerd systeem) en bewaren overeenkomstig de wettelijke termijn.
Ten slotte moeten zowel de afzender als de ontvanger zorgen voor de archivering en wettelijke beschikbaarheid van de factuur gedurende de vastgestelde periode. Tegelijkertijd stelt de gevalideerde factuur de ontvanger in staat om de btw af te trekken en aan zijn rapportageverplichtingen te voldoen.
Elektronische boekhouding en geautomatiseerde fiscale rapportage
Sinds 2022 implementeert Roemenië een nationaal systeem voor elektronische aangifte, SAF-T (Standard Audit File for Tax) genaamd, dat is gebaseerd op de internationale norm van de OESO. Dit model stelt de Nationale Belastingdienst (ANAF) in staat om de fiscale en boekhoudkundige informatie van bedrijven op een gestructureerde manier te verzamelen en te analyseren, waardoor de belastingcontrole en de transparantie van de transacties worden versterkt.
Het in het land aangenomen bestand heet D406 – Standard Tax Control File en vormt de basis van het nieuwe e-Reporting-systeem. Het wordt elektronisch naar de ANAF verzonden en bevat essentiële gegevens voor de fiscale controle: boekhoudkundige gegevens, btw-transacties, activa, voorraden en andere elementen die de traceerbaarheid van bedrijfsactiviteiten vergemakkelijken.
Verplichte bedrijven en tijdschema voor invoering
De verplichting om het SAF-T-bestand in Roemenië in te dienen, wordt geleidelijk ingevoerd, afhankelijk van de omvang en het type bedrijf. Sinds januari 2022 zijn grote bedrijven al verplicht om via dit systeem aangifte te doen. In januari 2023 werd de verplichting uitgebreid tot middelgrote bedrijven, en vanaf januari 2025 zullen ook kleine belastingplichtigen en entiteiten die alleen voor btw-doeleinden zijn geregistreerd, worden opgenomen.
Op deze manier zijn alle bedrijven die economische activiteiten uitoefenen in Roemenië, met inbegrip van buitenlandse dochterondernemingen met een lokale belastingregistratie, verplicht om boekhoudkundige en fiscale informatie in elektronische vorm aan de ANAF te verstrekken.
Structuur en inhoud van het D406-bestand
Het e-Reporting-systeem bestaat uit drie soorten aangiften, die allemaal in XML-formaat worden gegenereerd en samen met een digitaal ondertekend PDF-formulier worden verzonden:
- D406 Algemeen: bevat de gedetailleerde boekhoudkundige en fiscale informatie van de onderneming. Deze aangifte wordt maandelijks of driemaandelijks ingediend, in overeenstemming met dezelfde aangifteperiode als voor de btw.
- D406 Activa: wordt eenmaal per jaar ingediend en bevat gegevens over de vaste activa en de ontwikkeling daarvan.
- D406 Voorraden: wordt alleen ingediend wanneer de ANAF daarom vraagt, met gedetailleerde informatie over inventaris en voorraden.
RO e-Transport voor de controle van het wegvervoer in Roemenië
Het RO e-Transport-systeem is het elektronische platform waarmee het ministerie van Financiën, via de ANAF en de Roemeense douaneautoriteit, toezicht houdt op het wegvervoer van goederen in het land. Het doel ervan is belastingontduiking tegen te gaan, de btw-kloof te dichten en illegale handel te voorkomen door middel van voorafgaande aangifte en tracking van zendingen.
Sinds 1 juli 2024 is het verplicht om alle internationale transporten van goederen aan te melden.
Toepassingsgebied en verplichte partijen
De regeling is op 1 januari 2023 ingevoerd voor goederen met een hoog fiscaal risico en wordt vanaf juli 2024 uitgebreid tot alle internationale transporten die aan bepaalde drempels voldoen.
Degenen die douane- of handelsverantwoordelijkheid dragen, moeten aangifte doen op basis van de stroom: de geadresseerde bij invoer, de verzender bij uitvoer, de Roemeense geadresseerde bij intracommunautaire aankopen, de Roemeense leverancier bij intracommunautaire leveringen en de eigenaar van het magazijn bij doorvoer met lossing of lading op Roemeens grondgebied.
Wat wordt aangegeven en hoe werkt het?
Vóór het transport stuurt de verplichte persoon het RO e-Transport-document in XML naar het nationale platform met de essentiële gegevens van de zending: afzender en begunstigde, kenmerken en waarde van de goederen, laad- en losplaatsen en wijze van vervoer.
Na de notificatie genereert het systeem een UIT-code die de goederen op unieke wijze identificeert. De UIT kan tot drie kalenderdagen vóór de geplande transportdatum worden aangevraagd en is vanaf die datum vijf kalenderdagen geldig. Deze code moet duidelijk leesbaar op het transportdocument worden vermeld dat bij het voertuig wordt gevoegd.
WebinarEén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
