Elektronische facturatie in Thailand

Verplichting

In Thailand is elektronische facturering optioneel. Het gebruik ervan is sinds 2012 toegestaan en kan vrijwillig worden ingevoerd door elk bedrijf of elke professional die btw-plichtig is. De overheid promoot het actief als onderdeel van haar digitaliseringsbeleid en benadrukt voordelen zoals efficiëntie en vermindering van administratieve kosten. Er zijn geen beperkingen per sector of type belastingplichtige, en het is ook mogelijk om e-Receipts uit te geven bij B2C-transacties. De enige vereiste is dat men geregistreerd is voor de btw en goedkeuring krijgt van het RD.

Factuurformaat

Het technische formaat van de Thaise elektronische factuur is gebaseerd op XML volgens de door ETDA gedefinieerde standaard. De huidige specificatie staat bekend als “Standard 3-2560”, gepubliceerd in 2017 door ETDA, en bepaalt de gegevensstructuur voor e-Tax Invoices en e-Receipts.

Elektronische handtekening

Een fundamenteel kenmerk van het e-Tax-systeem in Thailand is de verplichting om elektronische facturen en ontvangstbewijzen elektronisch te ondertekenen. Alle elektronische facturen moeten door de afzender digitaal worden ondertekend met een digitaal certificaat dat door de belastingdienst wordt erkend. Dit certificaat wordt doorgaans afgegeven door een door het RD erkende en goedgekeurde certificeringsinstantie (CA) en identificeert de afzender op unieke wijze.

Archivering

Elektronische facturen moeten gedurende een wettelijke minimumtermijn in het oorspronkelijke elektronische formaat worden bewaard, waarbij aan de vereisten inzake integriteit en beschikbaarheid moet worden voldaan. Overeenkomstig de Thaise belastingwet en de regelgeving van 2022 moeten elektronische factuurbewijzen ten minste vijf jaar worden bewaard vanaf de datum van de betreffende belastingaangifte of de uitgifte van het document.

De wet stelt ook een maximumtermijn van 7 jaar vast voor het bewaren (tenzij een lopend auditproces een verlenging vereist).

Werking

Het operationele proces van de Thaise elektronische factuur kan in meerdere opeenvolgende fasen worden beschreven:
Het operationele proces van de Thaise elektronische factuur kan worden beschreven in verschillende opeenvolgende stappen:

• Genereren: De belastingplichtige verzender maakt de factuur aan met behulp van zijn computersysteem of goedgekeurd platform. Voordat de factuur wordt afgerond, voert het systeem interne validatiecontroles uit om ervoor te zorgen dat er geen verplichte velden ontbreken. Nadat de factuur intern is gevalideerd, wordt deze digitaal ondertekend met het certificaat van de verzender.
• Levering aan de klant: Nadat de factuur is ondertekend, levert de verzender deze elektronisch aan de koper. 
• Rapportage aan de RD: Binnen de gestelde termijn (tot de 15e van de volgende maand) stuurt de verzender – of zijn dienstverlener – de factuurgegevens in XML-formaat naar de belastingdienst
• Fiscale validatie: De belastingdienst controleert de ontvangen gegevens. Na controle genereert de RD een elektronisch antwoord aan de afzender (of zijn leverancier).
• Opslag en beschikbaarheid voor controle: Ten slotte moeten zowel de afzender als de ontvanger het elektronische document bewaren.