Elektronische facturatie in Costa Rica

Verplichting

Sinds 2018 is elektronische facturatie verplicht voor alle belastingplichtigen in Costa Rica. Deze verordening heeft betrekking op zowel de uitgifte als de ontvangst van elektronische documenten, wat betekent dat alle bedrijven, ongeacht hun grootte of sector, dit systeem moeten gebruiken om traceerbaarheid en naleving van de belastingwetgeving te garanderen.

Factuurformaat

In Costa Rica worden elektronische documenten uitgegeven in XML-formaat, in overeenstemming met internationale standaarden die interoperabiliteit en integratie met andere boekhoudsystemen mogelijk maken.

De soorten elektronische documenten in het systeem zijn: Elektronische factuur, Elektronische inkoopfactuur, Elektronische exportfactuur, Elektronische creditnota, Elektronische debetnota, Elektronisch ticket.

Elk document moet de fiscale gegevens bevatten die vereist zijn door de regelgeving en moet elektronisch worden verzonden voor validatie.

Elektronische handtekening

De elektronische factuur in Costa Rica moet digitaal ondertekend zijn door de uitgever, met behulp van een digitaal certificaat uitgegeven door een internationale certificeringsinstantie die erkend is door de regelgeving van het land. Deze digitale handtekening is een van de belangrijkste vereisten om de authenticiteit, integriteit en rechtsgeldigheid van elektronische documenten te garanderen.

Met het digitale certificaat kan de uitgever uniek worden geïdentificeerd en wordt gegarandeerd dat de inhoud van het ontvangstbewijs niet is gewijzigd nadat het is aangemaakt. Op deze manier kunnen bedrijven de wettigheid van hun commerciële transacties aantonen voordat het Directoraat-Generaal der Belastingen (DGT) of andere bevoegde instanties dit eisen.

Archivering

Volgens artikel 109 van de Code of Tax Rules and Procedures zijn zowel verstrekkers als ontvangers van elektronische documenten wettelijk verplicht om deze minimaal 5 jaar te bewaren. Deze eis geldt voor alle gegenereerde elektronische bewijzen, waaronder facturen, creditnota's, debetnota's en elektronische tickets, en is bedoeld om controles te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat bedrijven hun belastingverplichtingen nakomen.

Vereisten

Om gebruik te kunnen maken van elektronische facturering moeten belastingplichtigen bepaalde administratieve procedures doorlopen:

• Registratie bij de Virtuele Belastingdienst (ATV): Alle belastingplichtigen moeten zich registreren op het officiële portaal van de DGT, ATV genoemd

Deze registratie moet worden gedaan op basis van de rol die de belastingplichtige in het systeem zal spelen, hetzij als: Afzender - elektronische ontvanger, Elektronische ontvanger - niet-afzender, Handmatige ontvanger, Elektronische ontvanger - eindgebruiker.

• Configuratie van het factureringssysteem: Belastingplichtigen moeten een facturatiesysteem implementeren dat compatibel is met de door de DGT gedefinieerde normen

Fiscale controle

Om de geldigheid van elektronische betaalwijzen te garanderen, vereist het elektronische facturatiesysteem in Costa Rica de transmissie van twee belangrijke berichten:

• Mensaje Hacienda: Bevestiging van ontvangst door de DGT, wat aangeeft dat de factuur correct is gevalideerd.
  Mensaje Receptor: Bevestiging door de ontvanger dat de factuur is ontvangen en dat deze voldoet aan de gestelde eisen.

Beide berichten zijn essentieel om de traceerbaarheid en naleving van de regelgeving van elektronische transacties te garanderen.

Afdrukformaat

In de gevallen waarin de klant dit vereist, is het verplicht om een afgedrukte weergave van de elektronische factuur te leveren.

Deze moet een getrouwe versie zijn van het XML-formaat van de e-factuur en moet voldoen aan de leesbaarheids- en nauwkeurigheidseisen die door DGT zijn vastgesteld. Dit fysieke formaat is ontworpen om te voldoen aan de eisen van klanten die niet elektronisch werken of die een tastbaar ontvangstbewijs nodig hebben om specifieke redenen, zoals persoonlijke of boekhoudkundige ondersteuning.