Terug naar de kaartElektronische facturatie en e-rapportering in Italië
Het systeem van elektronische facturatie in Italië, SDI, is toonaangevend in Europa, omdat het het eerste EU-land is dat het gebruik ervan op grote schaal heeft geïmplementeerd in zowel de publieke als de private sector. Sinds 2014 is e-facturatie bij de overheid, bekend als FatturaPA, verplicht, en sinds 2019 ook voor particuliere bedrijven. Daarnaast heeft de overheid in de publieke gezondheidszorg ook het verzenden en ontvangen van elektronische bestellingen binnen het NSO-systeem opgenomen in de factureringsstroom.
Kenmerken van elektronisch factureren in Italië
De Agenzia delle Entrate is de officiële belastingdienst in Italië, verantwoordelijk voor het beheer en de handhaving van het belastingstelsel van het land. Ze speelt een centrale rol in het beheer van de naleving van de belastingwetten, de inning van belastingen en het toezicht op elektronische facturerings- en rapporteringsprocessen.
Het Sistema di Interscambio (SdI) is het gecentraliseerde e-factureringsplatform van Italië en wordt beheerd door de belastingdienst, de Agenzia delle Entrate. Het speelt een sleutelrol in het Italiaanse e-facturatie ecosysteem en fungeert als tussenpersoon die facturen valideert, verwerkt en levert tussen leveranciers en ontvangers.
Verplichtheid
In Italië is e-facturatie verplicht voor zowel overheidsdiensten als particuliere bedrijven en vormt daarmee een van de meest uitgebreide kaders voor e-facturatie in Europa. Deze verplichting is bedoeld om de transparantie te vergroten, belastingontduiking te verminderen en financiële processen te optimaliseren.
Overheidsdiensten (B2G)
Sinds 31 maart 2015 is e-facturatie verplicht voor alle leveranciers van goederen en diensten aan overheidsinstellingen in Italië.
Overheidsinstellingen zijn verplicht om facturen af te wijzen die niet elektronisch zijn verzonden of die niet voldoen aan het voorgeschreven formaat.
Particuliere sector (B2B en B2C)
Vanaf 1 januari 2019 is elektronische facturering verplicht voor alle binnenlandse transacties tussen particuliere bedrijven (B2B) en voor transacties met individuele consumenten (B2C). Dit omvat zowel btw-geregistreerde entiteiten als niet-btw-geregistreerde belastingplichtigen die actief zijn in Italië.
Grensoverschrijdende transacties (Esterometro)
Hoewel grensoverschrijdende transacties aanvankelijk waren uitgesloten van het e-factureringsmandaat, waren zij onderworpen aan een aparte rapportageverplichting via de Estrerometro. Vanaf 1 juli 2022 is deze verplichting vervangen door e-factuurrapportage voor grensoverschrijdende transacties, waardoor de nalevingsprocessen verder worden geharmoniseerd.
Vrijstellingen
Bepaalde categorieën zijn vrijgesteld van verplichte e-facturering, waaronder:
- Micro-ondernemingen met een jaaromzet van minder dan €25.000.
- Zorgverleners (voor transacties met gevoelige gegevens).
- Niet-ingezeten bedrijven die actief zijn in Italië zonder permanente vestiging.
Factuurformaat
Verplichte e-facturatie in Italië is gebaseerd op het FatturaPA-formaat, een gestandaardiseerde e-factuurstructuur ontwikkeld door de Italiaanse overheid. Dit op XML gebaseerde formaat zorgt voor uniformiteit, naleving van de regelgeving en interoperabiliteit tussen bedrijven en overheidsinstellingen.
Administratieve procedures
Voor de ontvangst van B2B-facturen moet de ontvangstmethode worden geregistreerd. Met de Codice Destinatario kan het communicatiekanaal tussen SdI en de ontvanger worden geïdentificeerd.
Elektronische handtekening
Bij het uitreiken van facturen aan overheidsinstanties kan een gekwalificeerde digitale handtekening worden gezet, gegenereerd door een beveiligd device voor het genereren van facturen. De digitale handtekening is niet verplicht voor B2B-transacties.
Conservazione Sostitutiva in Italië
Conservazione Sostitutiva werd opgericht om Italiaanse bedrijven een regelgevend kader te bieden met richtlijnen voor de digitalisering en elektronische bewaring van analoge documenten. Papieren documenten die op basis van deze richtlijnen worden gedigitaliseerd en bewaard, zijn gegarandeerd rechtsgeldig.
Hierdoor zijn Italiaanse bedrijven verplicht om een platform voor documentuitwisseling te hebben dat elektronische opslag in overeenstemming met de wetgeving mogelijk maakt. Dit platform moet helpen om het dematerialisatieproces van documenten te vereenvoudigen. Alle fiscaal relevante papieren documenten moeten worden gedigitaliseerd en digitaal worden bewaard volgens de richtlijnen van de Conservazione Sostitutiva.
De wet waarborgt twee belangrijke voorwaarden voor gearchiveerde documenten:gearchiveerd:
- Integriteit: Bevestigt dat het document niet is gewijzigd.
- Authenticiteit: Identificeert de auteur van het document.
Deze voorwaarden worden gegarandeerd door processen zoals digitale handtekeningen en tijdstempels.
Hoewel Conservazione Sostitutiva een revolutie teweegbracht in documentbeheer door de digitalisering van papieren documenten mogelijk te maken, is de aanpak geëvolueerd naar Digitale Bewaring of Elektronische Archivering, die van toepassing is op alle soorten documenten, of ze nu digitaal of analoog van oorsprong zijn.
Toepassingen van gereguleerde digitale archivering
De digitale opslag van documenten is verplicht in het geval van elektronische facturen en elk ander fiscaal relevant document. Onder deze laatste vinden we documenten zoals de PEC (gecertificeerde elektronische mail), contracten en documenten ondertekend met een digitale handtekening of orderbevestigingen, naast vele andere. De meest voorkomende zijn:
Digitale archivering van elektronische facturen
De opslag van elektronische facturen en boekhoudkundige documenten is verplicht voor een periode van 10 jaar vanaf de datum van uitgifte.
Digitale opslag van onkostennota's
Onkostennota's en bewijsstukken moeten op dezelfde manier worden opgeslagen als facturen, met maatregelen om hun authenticiteit en integriteit te garanderen.
Digitale archivering van goedkeuringsworkflows
Documenten zoals zakelijke offertes, facturen van leveranciers en contracten doorlopen goedkeuringsprocessen waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn.
- Afhankelijk van het belang van het document, kunnen goedkeuringen geavanceerde functionaliteiten vereisen zoals elektronische handtekeningen, certificaten of authenticatie in twee stappen.
- Bewaring omvat niet alleen het uiteindelijke document, maar ook bewijs van goedkeuringen, vastgelegd in records met tijdstempels die juridische garanties bieden in geval van geschillen.
Digitaal archivering van gecertificeerde elektronische mail (PEC)
De PEC (Posta Elettronica Certificata), het Italiaanse gecertificeerde e-mailsysteem, heeft een juridische waarde die gelijkwaardig is aan die van aangetekende brieven. Omwille van hun mogelijke fiscale relevantie moeten PEC e-mails ook digitaal worden bewaard.
Belangrijk hulpmiddel: bewijsrapporten
In een uitgebreid rapport worden alle stappen en wijzigingen in een document bijgehouden, van de uitgifte tot de uiteindelijke goedkeuring. Dit rapport, ondertekend door een betrouwbare derde partij, zorgt voor volledige traceerbaarheid en versterkt de rechtsgeldigheid.
Raadpleeg de meest gestelde vragen
Hieronder staan enkele van de meest gestelde vragen over het elektronische factureringssysteem in Italië.
Is ons systeem klaar voor elektronische facturatie?
De eerste vraag die een onderneming zich moet stellen is of haar interne managementsysteem en administratieve procedures voorbereid zijn om zich aan te passen aan de elektronische uitgifte van facturen aan de SdI. U hebt een leverancier van elektronische oplossingen nodig die in staat is om te integreren met uw ERP en de facturatiegegevens om te zetten in de nodige gestructureerde formaten.
EDICOM is in staat om te integreren met de belangrijkste ERP's op de markt (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, enz.) en zich aan te passen aan het ophalen van gegevens om deze te converteren naar het formaat dat door de ontvanger wordt vereist. Onze oplossing werkt in de cloud, dus er is geen lokale installatie door de klant nodig en alle onderhouds- en infrastructuurupdate-activiteiten worden uitgevoerd door onze gespecialiseerde teams.
Als we al elektronische facturen uitgeven, hoe kunnen we ons huidige facturatiesysteem dan aanpassen aan de publieke of private sector?
Bedrijven die al elektronisch gegevens uitwisselen met hun zakenpartners of met de overheid, gebruiken een tussen partijen overeengekomen bestand met inhoud en informatie. Met de introductie van de B2B-factureringsverplichting in Italië is het gebruik van een specifiek XML-formaat gereguleerd, dat op sommige punten afwijkt van het huidige formaat dat door bedrijven wordt gebruikt.
In deze gevallen is het noodzakelijk om vooraf een analyse uit te voeren van de informatie die de SdI van de bedrijven vraagt om het formaat aan te passen. We zullen ook de mogelijkheid bestuderen om uw PDF-factuur in het XML-formaat te integreren, zodat de informatie die niet in de XML staat, zijn bestemming bereikt.
EDICOM is in staat deze analyse uit te voeren en het gestructureerde bericht op te stellen dat nodig is om de volledige conformiteit van de informatie met de door de SdI vereiste gegevens te garanderen, zonder enige aanvullende informatie te negeren die door de verzender of ontvanger wordt gevraagd.
Hebben we een gekwalificeerde handtekening- en tijdstempelservice voor factuurauthenticatie?
In overeenstemming met de Europese wetgeving en de nieuwe eIDAS-verordening, die elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt regelt, moeten elektronische facturen digitaal worden ondertekend en vergezeld gaan van een tijdstempel om hun authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid te garanderen.
EDICOM kan als gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten beide diensten aanbieden die gecertificeerd zijn in overeenstemming met de Europese verordening eIDAS over vertrouwensmechanismen in elektronische transacties
Hoe kunnen we veilig verbinding maken met de SdI om onze facturen te verzenden?
Nadat de factuur is geconverteerd naar het vereiste formaat en de elektronische handtekening en tijdstempel zijn aangebracht, is het noodzakelijk om de documenten via een veilig en betrouwbaar kanaal naar de SdI te sturen. Het Exchange-systeem heeft kanalen gedefinieerd voor het veilig in- en uitgaan van B2B-facturen waarop het EDICOM-platform al is aangesloten.
EDICOM implementeert via zijn Public Administration HUB een veilig en direct communicatiekanaal met SdI via het gedefinieerde communicatieprotocol, zowel voor verzenden als ontvangen. Bovendien is het via onze AAPP HUB niet alleen mogelijk om verbinding te maken met de SdI in Italië, maar kunnen we connectiviteit garanderen met alle overheidsinstanties binnen en buiten de Europese Unie.
Hoe kunnen we de meldingen die ik ontvang van zowel SdI als de factuurontvanger ontvangen en integreren?
Voor een optimaal factuurbeheer is een set van notificaties gecreëerd die deze vergezellen en die de afzenders meer inzicht geven in de status van de factuurverwerking. Bovendien is het de SdI die de ontvangen facturen in eerste instantie valideert, wat aanleiding geeft tot een eerste melding met betrekking tot de conformiteit van de factuur.
Om een efficiënte en flexibele stroom te garanderen, voert het EDICOM-platform een syntactische validatie uit voordat het naar SdI wordt verzonden, waarbij de juistheid van de vereiste velden en digitale handtekeningen wordt bevestigd.
Onze HUB is ook het platform dat verantwoordelijk is voor het ontvangen van de statusbewijzen die door zowel de SdI als de eindontvanger worden verzonden. Enerzijds zal de SdI notificaties sturen over de verschillende statussen van de verschillende facturen, en anderzijds kan een ontvanger zijn notificaties via de SdI doorgeven aan de uitgever.
Met een technologische oplossing zoals die van EDICOM kunnen alle ontvangen notificaties automatisch geïntegreerd worden in het ERP om ze intern op een meer agile manier te kunnen beheren. Als uw ERP in eerste instantie nog niet klaar is voor integratie, kunt u met het EDICOM-platform uw meldingen beheren via een eenvoudige webinterface
Hoe kunnen we voldoen aan de voorschriften voor de opslag van elektronische facturen en de Conservazione Sostitutiva?
In Italië moeten entiteiten die elektronische facturen uitgeven en ontvangen deze documenten ten minste 5 jaar bewaren. De opslag moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van de procedure "Conservazione Sostitutiva", die onder meer de elektronische handtekening en het zegel van de opgeslagen documenten vereist. Daarmee wordt bevestigd dat deze bewaard zijn gebleven en niet zijn gewijzigd sinds de zegel werd toegepast.
EDICOM stelt de gebruikers een gecertificeerde langetermijnarchiveringsdienst ter beschikking, genaamd EDICOMLta, waardoor alle facturen samen met hun ontvangstbevestiging zo lang als nodig kunnen worden gearchiveerd. Dankzij de gekwalificeerde certificering van elektronische handelsmerkopslag volgens de eIDAS-verordening, garandeert EDICOM de integriteit in de tijd van de documenten die in zijn oplossing zijn opgeslagen.
EDICOM is een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener en geeft juridische en juridische geldigheid aan documenten en dossiers, waardoor het de categorie van bewijslast voor derden in het kader van de Europese Unie geeft.
Is ons ERP klaar om de ontvangen facturen te integreren?
Het verplichte karakter van elektronische facturen op B2B-gebied zal een aanzienlijke impact hebben op alle Italiaanse bedrijven vanaf hun verzending. We mogen echter de ontvangst van elektronische facturen niet vergeten, aangezien het volume zeer hoog zal blijven. In dit geval stelt het vertrouwen op een elektronische oplossing bedrijven in staat om het probleem van het uitgeven en ontvangen van facturen op te lossen.
EDICOM biedt zowel elektronische factuuruitgifte als ontvangstservices en integreert deze rechtstreeks in de ERP om het boekhoudbeheer te optimaliseren en een grotere efficiëntie bij de informatieverwerking te bereiken. EDICOM's elektronische factuurontvangst- en integratiesystemen maken handtekeningverificatieprotocollen mogelijk die de oorsprong, integriteit en authenticiteit van alle ontvangen documenten garanderen.
WebinarEén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
