Elektronische facturatie in Servië

Verplichtheid

De invoering van verplichte elektronische facturatie in Servië werd uitgevoerd in drie hoofdfasen:

• Mei 2022: Alle facturen aan de publieke sector (B2G- en ook G2G-transacties) moeten in elektronisch formaat worden verzonden.
• Juli 2022: Het mandaat wordt uitgebreid naar de G2B-stroom, waardoor Servische overheidsinstanties elektronische facturen moeten verstrekken aan bedrijven in de particuliere sector.
• Januari 2023: Algemene B2B-verplichting. Elektronische facturatie werd verplicht voor alle transacties tussen particuliere bedrijven.

Momenteel geldt de verplichting voor elk bedrijf of elke entiteit die voor btw-doeleinden in Servië is geregistreerd, inclusief buitenlandse bedrijven die in het land actief zijn via een lokaal fiscaal identificatienummer of fiscaal vertegenwoordiger.

Factuurformaat

Het officiële formaat is UBL 2.1. De gegevenssjabloon implementeert de Europese norm EN 16931, aangepast aan de Servische wetgeving, en zorgt ervoor dat facturen alle velden bevatten die de lokale wetgeving vereist.

Elektronische handtekening

In het Servische model voor elektronische facturen is de digitale handtekening van het document niet verplicht. In tegenstelling tot andere elektronische facturatiesystemen waarbij elke factuur moet worden ondertekend met een digitaal certificaat van de uitgever, worden in Servië de geldigheid en integriteit van de elektronische factuur gegarandeerd door het eigen centrale systeem (clearance) en door naleving van het vereiste gestructureerde formaat.

Elektronische archivering

In de Servische wetgeving zijn verschillende bewaartermijnen vastgelegd voor elektronische facturen, afhankelijk van het soort transactie:

• Documenten die aan of door overheidsinstanties worden uitgegeven (B2G/G2G), moeten permanent worden bewaard.
• Voor B2B-facturen (tussen particulieren) geldt een wettelijke bewaarplicht van tien jaar vanaf het einde van het jaar waarin de factuur is verstrekt, In de praktijk komt dit neer op een maximale bewaartermijn van ongeveer tien plus één jaar voor elke B2B-factuur.

Administratieve procedures

Voordat bedrijven in Servië elektronische facturen kunnen versturen en ontvangen, moeten ze voldoen aan een aantal administratieve en technische voorwaarden:

• Registratie op het eFaktura-portaal: De belastingplichtige (bedrijf of zelfstandige) moet zich registreren in het eFaktura-systeem.
• Gekwalificeerd digitaal certificaat:. Om de identiteit in het systeem te verifiëren, moet men over een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen beschikken dat in Servië wordt erkend.

Fiscale controle

Het eFaktura-systeem van Servië werkt volgens een model met verplichte voorafgaande validatie (goedkeuring). Elke e-factuur moet door het platform worden gevalideerd voordat deze naar de ontvanger wordt verzonden. Deze validatie omvat controles op het gebied van formaat, verplichte gegevens en fiscale consistentie. Als er fouten zijn, wordt de factuur automatisch afgewezen. Dit proces zorgt ervoor dat alleen correcte facturen worden verzonden en geeft de belastingdienst realtime toegang tot alle fiscale informatie voor elke transactie.

Werking

De levenscyclus van een elektronische factuur in Servië via het eFaktura-systeem bestaat uit verschillende fasen: van uitgifte tot uiteindelijke opslag. Hieronder wordt stap voor stap beschreven hoe het werkt:

1. Uitgifte: Het proces begint wanneer de uitgever (leverancier) de factuur genereert in zijn facturatie- of ERP-systeem met alle benodigde gegevens (koper, concepten, bedragen, belastingen, enz.).
2. Validatie (clearance): Na ontvangst van het document past eFaktura onmiddellijk automatische validaties toe.
3. Verzending en levering: Na validatie wordt de elektronische factuur via hetzelfde platform naar de ontvanger gestuurd.
4. Ontvangst en verwerking door de ontvanger: De ontvanger krijgt via het systeem toegang tot de factuur, kan deze bekijken op het eFaktura-portaal of de XML downloaden naar zijn interne systemen.
5. Behoud: Zowel de verstrekker als de ontvanger moeten de geldige e-factuur archiveren gedurende de toepasselijke wettelijke periode (permanent of tien plus één jaar).