Elektronische Rechnung in Serbien

Verpflichtung

Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung in Serbien erfolgte in drei Hauptphasen:

• Mai 2022: Alle Rechnungen an den öffentlichen Sektor (B2G- und auch G2G-Transaktionen) müssen in elektronischer Form ausgestellt werden.
• Juli 2022: Das Mandat wird auf den G2B-Fluss ausgeweitet, wodurch serbische öffentliche Einrichtungen verpflichtet werden, elektronische Rechnungen an Unternehmen des privaten Sektors auszustellen.
• Januar 2023: Allgemeine B2B-Pflicht. Die elektronische Rechnungsstellung wurde für alle Transaktionen zwischen privaten Unternehmen obligatorisch.

Derzeit gilt diese Verpflichtung für alle Unternehmen und Einrichtungen, die in Serbien für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind, einschließlich ausländischer Unternehmen, die über eine lokale Steueridentifikationsnummer oder einen Steuervertreter im Land tätig sind.

Rechnungsformat

Das offizielle Format ist UBL 2.1. Das Datenmodell implementiert die europäische Norm EN 16931, angepasst an die serbische Gesetzgebung, und stellt sicher, dass die Rechnungen alle nach lokalem Recht vorgeschriebenen Felder enthalten.

Elektronische Signatur

Im serbischen Modell der elektronischen Rechnungsstellung ist die digitale Signatur des Dokuments nicht obligatorisch. Im Gegensatz zu anderen elektronischen Rechnungsstellungssystemen, bei denen jede Rechnung mit einem digitalen Zertifikat des Ausstellers signiert werden muss, wird in Serbien die Gültigkeit und Integrität der elektronischen Rechnung durch das zentrale System (Clearance) und die Einhaltung des vorgeschriebenen strukturierten Formats gewährleistet.

Archivierung

Die serbischen Vorschriften legen je nach Art der Transaktion unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für elektronische Rechnungen fest:

• Bei Dokumenten, die an oder von Einrichtungen des öffentlichen Sektors (B2G/G2G)  ausgestellt wurden muss die Speicherung dauerhaft erfolgen.
• Was Rechnungen zwischen Geschäftspartnern  (B2B) betrifft, so sind diese laut Gesetz 10 Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. In der Praxis entspricht dies einer Aufbewahrungsfrist von maximal 10+1 Jahren für jede B2B-Rechnung.

Administrative Verfahren

Bevor Unternehmen in Serbien elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können, müssen sie eine Reihe von administrativen und technischen Voraussetzungen erfüllen:

• Registrierung auf dem Portal eFaktura: Der Steuerzahler (Unternehmen oder Selbstständiger) muss sich im System eFaktura registrieren.
• Qualifiziertes digitales Zertifikat: Zur Authentifizierung der Identität im System ist ein in Serbien anerkanntes qualifiziertes elektronisches Signaturzertifikat erforderlich.

Steuerkontrolle

Das eFaktura-System in Serbien arbeitet nach einem Modell der obligatorischen Vorabprüfung (Clearance). Jede elektronische Rechnung muss von der Plattform validiert werden, bevor sie an den Empfänger gesendet wird. Diese Validierung umfasst Kontrollen des Formats, der Pflichtangaben und der steuerlichen Konsistenz. Bei Fehlern wird die Rechnung automatisch abgelehnt. Dieser Prozess stellt sicher, dass nur korrekte Rechnungen im Umlauf sind, und ermöglicht der Steuerbehörde den Echtzeit-Zugriff auf alle Steuerinformationen jeder Transaktion.

Funktionsweise

Der Lebenszyklus einer elektronischen Rechnung in Serbien über das eFaktura-System umfasst mehrere Phasen, von der Ausstellung bis zur endgültigen Aufbewahrung. Im Folgenden wird die Funktionsweise Schritt für Schritt beschrieben:

1. Ausstellung: Der Prozess beginnt, wenn der Aussteller (Lieferant) die Rechnung in seinem Rechnungsstellungssystem oder ERP-System mit allen erforderlichen Daten (Käufer, Positionen, Beträge, Steuern usw.) erstellt.
2. Validierung (Clearance): Nach Erhalt des Dokuments führt eFaktura sofort automatische Validierungen durch.
3. Versand und Bereitstellung: Nach der Validierung wird die elektronische Rechnung über dieselbe Plattform an den Empfänger gesendet.
4. Empfang und Bearbeitung durch den Empfänger: Der Empfänger greift über das System auf die Rechnung zu, kann sie im eFaktura-Portal anzeigen oder die XML-Datei auf seine internen Systeme herunterladen.
5. Aufbewahrung: Sowohl der Aussteller als auch der Empfänger müssen die gültige elektronische Rechnung während der geltenden gesetzlichen Frist (unbegrenzt oder 10+1 Jahre) archivieren.