Elektronische Rechnungsstellung in Mexiko

Wer ist verpflichted, Transportdokumente (Complemento Carta Porte) auszustellen?

Alle an der Warenbewegungskette beteiligten Akteure sind dafür verantwortlich, die Frachtbrief-Ergänzung zusammen mit der entsprechenden CFDI korrekt auszustellen und zu deklarieren. Dies umfasst:

• Hersteller und Produzenten: Sie müssen sicherstellen, dass ihre transportierten Waren für Steuerzwecke ordnungsgemäß dokumentiert sind.
• Logistikunternehmen und Händler: Sie sind dafür verantwortlich, dass die Waren mit den richtigen elektronischen Belegen befördert werden.
• Spediteure: Unabhängig davon, ob es sich um Eigentümer, Vermittler oder Transportagenten handelt, müssen sie der CFDI das Complemento Carta Porte ausstellen, bevor sie die Waren befördern.

Die Ergänzung muss die Waren vom Ursprung bis zum endgültigen Bestimmungsort begleiten, unabhängig vom verwendeten Transportmittel.

Wichtige Informationen, die in dem Transportdokument (Complemento Carta Porte) sein müssen

Die Frachtbrief-Ergänzung enthält wesentliche Daten über den Warenverkehr, die die Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Die wichtigsten zu deklarierenden Felder sind:

1. Standort:

• Ursprungsort: Ort der Sendung der Waren.
• Zwischenstationen: Orte, an denen Waren entladen, zwischengelagert oder die Beförderung gewechselt werden kann.
• Angaben zum Bestimmungsort: Endgültiger Ort, an den die beförderten Waren geliefert werden sollen.

2. Transportmittel

• Fahrzeugtyp, der für den TRansport der Waren benutzt wird.
• Beförderungsmerkmale wie Fassungsvermögen, Betreiberkennung, Nummernschilder usw.

3. Streckeninformation. Das CFDI sollte die verwendete Strecke angeben, diez können folgende sein:

• Strasse: Über Bundesstrassen.
• Schienen: Über Zugverkehr.
• Luft: Für Sendungen in kommerziellen oder privaten Flugzeugen.
• Maritim oder Fluss: Wenn die Beförderung auf dem Seeweg oder auf schiffbaren Flüssen erfolgt.

4. Steuerdaten

• Informationen zum Spediteur und Verlader.
• Überweisungsauftragsnummer.
• Kosten im Zusammenhang mit dem Transportdienst.
• Identifizierung des Transportunternehmens und Fahrzeugdaten.

Arten von CFDIs, die das Complemento Carta Porte (Frachtbrief) enthalten

Je nach der Rolle des Steuerpflichtigen im Logistikprozess müssen verschiedene Arten von CFDI mit der Frachtbrief-Ergänzung ausgestellt werden.:

• CFDI de Traslado (Transfer-CFDI): Es wird ausgestellt, wenn der Eigentümer der Waren, ein Vermittler oder ein Spediteur die Warenbewegung dokumentieren muss. Er dient dazu, die Warenbewegung zu bescheinigen, ohne dass ein Handelsgeschäft vorliegt.

Sie muss vor Beginn der Verladung erstellt werden und die Ladung ständig begleiten.

• CFDI de Ingreso(Einkommens-CFDI): Dies wird ausgestellt, wenn ein Transportdienstleister einem Kunden die Dienstleistung der Güterbeförderung in Rechnung stellt. Dieser dient dazu, den Geschäftsvorgang und die mit dem Transport verbundenen Kosten zu dokumentieren.

Sie muss vor der Erbringung der Dienstleistung erstellt werden und alle Überweisungsinformationen enthalten.

Gehlats-CFDI, Lösung von EDICOM

Unsere Plattform deckt den gesamten Lebenszyklus der Lohn- und Gehaltsabrechnung ab, von der Ausstellung und Validierung bis zur Verteilung, Unterzeichnung und Aufbewahrung der Belege.

Die wichtigsten Merkmale unserer Lösung sind: 

• Integration mit dem Gehaltsabrechnungssystem des Unternehmens: Die EDICOM-Lösung lässt sich in das Gehaltsabrechnungssystem des Unternehmens integrieren und extrahiert automatisch die erforderlichen Daten, um die strukturierte XML-Datei gemäß den SAT-Richtlinien zu erstellen.
• Automatisierung der Ausstellung, des Stempelns und der Validierung von Payroll CFDIs: Sobald die Lohn- und Gehaltsabrechnungs-CFDIs erstellt sind, müssen sie elektronisch abgestempelt werden, damit sie für Steuerzwecke gültig sind.
• Übermittlung elektronischer Quittungen an die Mitarbeiter zur Einsichtnahme und digitalen Unterschrift: Einmal abgestempelt und validiert, müssen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen den Mitarbeitern auf sichere und effiziente Weise zugestellt werden. Um die Authentizität und Sicherheit der Gehaltsabrechnungen zu erhöhen, ermöglicht unsere Lösung den Mitarbeitern, ihre Gehaltsabrechnung elektronisch zu unterschreiben.
• Sichere Aufbewahrung von Dokumenten mit garantiertem Zugriff und Wiederauffinden: Die SAT verlangt, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer sicher aufbewahrt und geschützt werden.

EDICOM Portal für Reisekosten (Viáticos)

Die effiziente Verwaltung von Tagegeldern und Spesenabrechnungen ist ein wichtiger Aspekt der Finanzverwaltung eines Unternehmens. Ein unorganisierter Prozess kann zu finanziellen Verlusten, Verzögerungen bei der Erstattung und Komplikationen bei der Buchführung führen.

Mit dem EDICOM Portal für Reisekosten können Unternehmen die Registrierung und Genehmigung der Reisekostenabrechnung ihrer Mitarbeiter beschleunigen und so die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und deren automatische Integration in die Buchhaltungssysteme sicherstellen.

Integrale EDICOM Lösung für Reisekosten

Das Portal für Reisekosten (Viáticos) ist eine webbasierte Plattform, auf die von jedem Browser aus zugegriffen werden kann und die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Spesenabrechnungen schnell und intuitiv zu erstellen und zu verwalten.

Wichtigste Funktionalitäten:

• Hochladen von Pauschalbeträgen und Spesenabrechnungen mit Steuervalidierung in Echtzeit.
• Automatische oder benutzerdefinierte Genehmigung nach Geschäftsregeln.
• Integration mit Buchhaltungssystemen zur sofortigen Registrierung.
• Zugänglichkeit und Kontrolle von jedem Gerät aus.

Dieses System garantiert, dass jede Ausgabe, die gemeldet wird, den steuerlichen und rechtlichen Anforderungen des Unternehmens entspricht, bevor sie verarbeitet wird. Dadurch werden Fehler vermieden und eine effiziente Ressourcenverwaltung gewährleistet.

Methoden der massiven downloads der CFDI

1. Lösung Web: Optimisierter manueller Download

Unsere Webplattform ermöglicht es den Nutzern, auf einfache und intuitive Weise Download-Anfragen zu stellen.

• Schnittstelle von jedem Browser aus zugänglich.
• Definition kundenspezifischer Suchparameter.
• Grafische Darstellung der heruntergeladenen Quittungen.

Diese Methode ist ideal für Unternehmen, die CFDIs zeitnah abrufen oder Stapel von Quittungen verwalten müssen, ohne dass eine fortgeschrittene Automatisierung erforderlich ist.

2. Planung für wiederkehrende Downloads

Unsere Lösung ermöglicht es den Unternehmen, den regelmäßigen Abruf ihrer CFDIs zu automatisieren und so eine ständige Aktualisierung ihrer Steuerunterlagen zu gewährleisten.

Vorteile einer Automatisierung des Downloads: 

• Abschaffung sich wiederholender manueller Prozesse.
• Sicherstellung, dass alle CFDIs rechtzeitig abgerufen werden.
• Direkte Integration mit der EDICOM-Plattform für die spätere Verwaltung der Buchhaltung.

Die Abfrageparameter und die Häufigkeit des Herunterladens sind je nach den Bedürfnissen des Benutzers konfigurierbar, was eine effiziente Integration in die internen Geschäftsprozesse gewährleistet.

3. EDICOM-Integrations-API: Automatisiertes Herunterladen von CFDI

Unsere Integrations-API ermöglicht es den internen Systemen von Unternehmen, vollautomatische CFDI-Download-Anfragen über WebServices durchzuführen.

¿Wie funktioniert die API von EDICOM?

1. Beantragt die CFDIs gemäß den konfigurierten Parametern.
2. Überprüft de Verfügbarkeit der Belege in SAT.
3. CFDIs werden automatisch heruntergeladen und in der Netzinfrastruktur des Benutzers gespeichert.

Diese Methode ist ideal für Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen, die eine vollständige Automatisierung und Echtzeit-Synchronisation mit ihren Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen benötigen.

Erweiterte Addenda-Lösung in Ihre CFDI integriert

Unsere Lösung für die Ausstellung von CFDI enthält eine Vielzahl von Addenda, darunter die am häufigsten von großen Handelsketten wie Walmart, Soriana, Chedraui und anderen verwendeten. Darüber hinaus führen wir eine kontinuierliche Analyse der gängigsten Addendas in den verschiedenen Sektoren durch, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen diese einfach und effizient in seine elektronische Rechnungsstellung integrieren kann.

Mit unserer Technologie garantieren wir, dass die Erstellung und der Versand Ihrer Rechnungen den spezifischen Anforderungen jedes Kunden entsprechen und optimieren den Empfang und die Verarbeitung von CFDIs innerhalb Ihrer Verwaltungssysteme.

Effiziente Einhaltung der Vorschriften mit e-Accounting

Die elektronische Buchführung verlangt von den Steuerpflichtigen die Übermittlung verschiedener Arten von Buchhaltungsdateien im XML-Format, die jeweils wichtige Informationen über die Finanztätigkeit des Unternehmens enthalten.

Was sind die wichtigsten Berichte, die an SAT zu senden sind?

1. Accounting Kataloge: Einheitliches Register der Bankkonten

• Dieses Dokument enthält alle Buchhaltungskonten des Steuerpflichtigen und gibt Auskunft über ihre spezifische Verwendung.
• Er wird nur einmal übermittelt, es sei denn, es werden Änderungen vorgenommen; in diesem Fall muss ein neuer aktualisierter Katalog gemeldet werden.

2. Buchhalterische Bilanz: Bericht über die buchhalterischen Bewegungen

• Monatliche Periodizität: Sie wird im zweiten Monat nach dem Berichtszeitraum übermittelt.
• Er enthält die Kontobewegungen des Jahres mit Eröffnungs- und Abschlusssalden.
• Jahresbericht: Juristische Personen reichen ihn im April ein, natürliche Personen im Mai.

3. Erstellte Policen: Detaillierte Aufzeichnung von Finanztransaktionen

• Enthält Informationen über Käufe, Verkäufe, Ausgaben und andere buchhalterische Bewegungen.
• Wird nicht regelmäßig übermittelt, sondern nur dann, wenn die SAT sie anfordert, um Informationen zu überprüfen oder den Ursprung von Steuererstattungen und -verrechnungen zu bestätigen.

Diese Dateien müssen korrekt strukturiert sein, um Ablehnungen zu vermeiden und ihre Annahme durch den SAT zu gewährleisten.

EDICOM Elektronische Buchhaltungslösung

Unsere Plattform automatisiert den gesamten elektronischen Buchhaltungsprozess und integriert sich in die Informationssysteme des Unternehmens, um Berichte sicher und fehlerfrei zu erstellen, zu validieren und zu versenden.

Wie funktioniert die Automatisierung der elektronischen Buchhaltung mit EDICOM?

• Datenerfassung aus dem ERP - automatische Extraktion von Buchhaltungsinformationen: Die Plattform verbindet sich mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem des Unternehmens und extrahiert die erforderlichen Daten, um die XML-Dateien gemäß den SAT-Richtlinien zu strukturieren.
• Validierung von XML-Dateien - Struktur- und Konformitätsprüfungen: Es werden automatische Kontrollen durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Daten und das Format den SAT-Anforderungen entsprechen, und um die Übermittlung falscher Informationen zu vermeiden, die zu Ablehnungen oder Steuerstrafen führen könnten.
• Sichere Aufbewahrung von Dokumenten - Sichere Aufbewahrung mit garantierter Integrität: Möglichkeit der Speicherung von Dokumenten in EDICOMLta, einem zertifizierten Speicherdienst, der die Anforderungen der NOM-151 erfüllt und es Ihnen ermöglicht, eine sichere und zugängliche Sicherungskopie der Buchhaltungsberichte für den Fall von Prüfungen aufzubewahren.
• Integration und Übermittlung an SAT - Schnelle und fehlerfreie Übermittlung über die Tax Mailbox: Nach der Validierung werden die XML-Dateien an das Unternehmen geschickt, damit sie über das Buzón Tributario an die SAT übermittelt werden können. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass die Dokumente korrekt empfangen werden, wodurch das Risiko der Nichteinhaltung minimiert wird.

Was ist der PAC in Mexiko

Der autorisierte Zertifizierungsanbieter (Authorised Certification Provider, PAC) ist eine von der SAT zertifizierte Einrichtung, die für die steuerliche Anerkennung elektronischer Rechnungen in Mexiko zuständig ist.

Was ist die Funktion eines PAC in dem CFDI System?

• Validierungen der CFDI: Bevor eine elektronische Rechnung an die SAT gesendet werden kann, muss sie von einem PAC validiert werden, der prüft, ob das Dokument den festgelegten steuerlichen und technischen Anforderungen entspricht.
• Zuweisung des digitalen Steuerstempels - Timbre Fiscal Digital (TFD): Die PAC beglaubigt die CFDI, indem sie ein doppeltes digitales Siegel anbringt und eine eindeutige Fiskalnummer (UUID) vergibt, um die Echtheit und Integrität der Quittung zu gewährleisten.
• Register und Sendung an SAT: Nach der Beglaubigung sendet die PAC die validierte Rechnung an die SAT, wodurch ihre korrekte Integration in die Datenbank der Steuerbehörde gewährleistet wird.

Verpflichtungen eines autorisierten PAC

Als autorisierter Zertifizierungsanbieter (Authorised Certification Provider, PAC) muss EDICOM eine Reihe von Pflichten erfüllen, die von der SAT festgelegt wurden, um die Sicherheit und Rechtmäßigkeit des E-Invoicing-Prozesses in Mexiko zu gewährleisten.

• Schutz von Informationen und Einhaltung des Gesetzes über personenbezogene Daten: Gewährleistung der Vertraulichkeit der verarbeiteten CFDIs und Einhaltung des Bundesgesetzes über den Schutz personenbezogener Daten, um sicherzustellen, dass die Steuerinformationen der Steuerzahler sicher und geschützt sind.
• Validierung und Zustellung des zertifizierten CFDI: Überprüfung, ob jede CFDI den von der SAT festgelegten steuerlichen Anforderungen entspricht, Zuweisung des steuerlichen Verzeichnisses (UUID) und Anbringen des digitalen Steuerstempels und Aushändigung der validierten CFDI an den Steuerpflichtigen mit dem digitalen Stempel der SAT.
• Synchrone Meldung von CFDIs an SAT: Übermittlung von Kopien beglaubigter CFDIs an die SAT in Echtzeit und Aufrechterhaltung eines ständigen Kommunikationsflusses mit der Steuerbehörde, um die Rückverfolgbarkeit der Dokumente zu gewährleisten.
• Zugänglichkeit und Verfügbarkeit von Informationen für das SAT: Gewährleistung des Fern- oder Vor-Ort-Zugangs zum SAT zu jeder Zeit für Konsultationen oder Prüfungen und Aufbewahrung von Kopien der beglaubigten CFDIs und Ermöglichung ihrer Einsichtnahme im Falle außergewöhnlicher Anfragen der Steuerbehörde.
• Kostenlose Plattform für die Erstellung und Beratung von CFDI: Steuerpflichtigen erhalten ein kostenloses Webtool für die Erstellung und Abfrage von CFDI und den Nutzern die Verwaltung ihrer Belege ohne zusätzliche Software zu erleichtern.
• Speicherung der zertifizierten CFDI: Zertifizierte CFDIs müssen mindestens drei Monate lang elektronisch gespeichert sein, damit sie im Fall einer Anfrage verfügbar sind.

Garantie der Integrität und Authentizität der Dokumente

NOM-151 legt fest, dass elektronische und digitalisierte Dokumente über Integritätsprüfungsmechanismen verfügen müssen, um nachzuweisen, dass sie seit ihrer Ausstellung nicht verändert wurden.

Wie wird die Integrität der Dokumente garantiert?

• Für jede Datei wird ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck erstellt, der in einem Data Message Retention Record NOM-151 gespeichert wird.
• Es wird ein digitaler Zeitstempel angebracht, der das Vorhandensein des Dokuments zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit bescheinigt. Alle Nachweise werden in einem sicheren und zugänglichen System gespeichert, so dass sie für jede Prüfung oder rechtliche Anforderung zur Verfügung stehen.

Verfahren zur Aufbewahrung von Datenmeldungen gemäß NOM-151

Um die Integrität und Rechtsgültigkeit elektronischer Dokumente zu gewährleisten, erfordert NOM-151 die Beteiligung eines akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters (PSC), wie z. B. EDICOM, der ein Data Message Preservation Certificate NOM-151 ausstellt.

Wie funktioniert dieser Prozess?

• NOM-151 Zertifikatsantragsdienst: Generierung des digitalen Fingerabdrucks des Dokuments: Es wird ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck der Datei erstellt, der sicherstellt, dass das Dokument nicht unentdeckt verändert werden kann.
  Die Zertifikatsanforderung wird im ASN.1-Format gemäß den Richtlinien von NOM-151 erstellt.
• NOM-151 Dienst zur Ausstellung von Zertifikaten: Aufbringen des digitalen Zeitstempels: EDICOM PSC zertifiziert den Datensatz durch Aufbringen eines digitalen Zeitstempels, der sicherstellt, dass das Dokument zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit existiert hat.
  Das NOM-151 Data Message Conservation Certificate wird ausgestellt und garantiert die Authentizität und Integrität des Dokuments.
• NOM-151 Zertifikat-Validierungsdienst:  Garantie der Überprüfbarkeit und Beweiskraft: Die ausgestellten Zertifikate haben eine visuelle Darstellung im PDF-Format, in der die bei der Konservierung angewandten Verfahren detailliert beschrieben sind.
  Jede Behörde oder jeder Dritte kann die Gültigkeit des Dokuments durch Validierung des Zertifikats überprüfen.