Factura electrónica en México

¿Quiénes están obligados a emitir el Complemento Carta Porte?

Todos los actores involucrados en la cadena de traslado de mercancías tienen la responsabilidad de emitir y declarar correctamente el Complemento Carta Porte junto con el CFDI correspondiente. Esto incluye:

• Fabricantes y productores: Deben asegurarse de que sus bienes transportados cuenten con la documentación fiscal adecuada.
• Operadores logísticos y distribuidores: Son responsables de garantizar que la mercancía se traslade con los comprobantes electrónicos correctos.
• Transportistas: Ya sean propietarios, intermediarios o agentes de transporte, deben emitir el CFDI con el Complemento Carta Porte antes de realizar el traslado de la mercancía.

El complemento debe acompañar a la mercancía en todo momento, desde su origen hasta su destino final, sin importar el medio de transporte utilizado.

Información clave que debe incluir el Complemento Carta Porte

El Complemento Carta Porte incorpora datos esenciales sobre el traslado de mercancías, asegurando su trazabilidad y cumplimiento normativo. Los principales campos que deben declararse son:

1. Ubicación:

• Ubicación de origen: Punto de partida del traslado de las mercancías.
• Puntos intermedios: Lugares donde la mercancía pueda ser descargada, almacenada temporalmente o cambiada de transporte.
• Información de destino: Ubicación final donde se entregarán los bienes transportados.

2. Medio de transporte

• Tipo de vehículo o equipo utilizado para el traslado.
• Características del transporte, como capacidad, identificación del operador, placas, etc.

3. Vía de traslado. El CFDI debe especificar la vía de transporte utilizada, que puede ser:

• Terrestre: A través de carreteras federales.
• Férrea: Mediante ferrocarril.
• Aérea: Para envíos en aeronaves comerciales o privadas.
• Marítima o fluvial: Cuando el transporte se realiza por mar o ríos navegables.

4. Datos fiscales

• Información del transportista y remitente.
• Número de orden de traslado.
• Costos asociados al servicio de transporte.
• Identificación del operador del transporte y datos del vehículo.

Tipos de CFDI que incluyen el Complemento Carta Porte

Dependiendo del rol del contribuyente en el proceso logístico, se deben emitir diferentes tipos de CFDI con el Complemento Carta Porte:

• CFDI de Traslado: Se emite cuando el propietario de la mercancía, un intermediario o un agente de transporte necesita documentar el traslado de los bienes. Su finalidad es certificar el movimiento de mercancías sin que haya una transacción comercial involucrada.

Debe generarse antes del inicio del traslado y acompañar la carga en todo momento.

• CFDI de Ingreso: Se emite cuando un prestador de servicios de transporte factura el servicio de traslado de mercancías a un cliente. Sirve para documentar la operación comercial y los costos asociados al transporte.

Debe ser generado antes de la prestación del servicio y contener toda la información del traslado.

Solución CFDI de Nómina de EDICOM

Nuestra plataforma abarca todo el ciclo de vida del CFDI de Nómina, desde la emisión y validación hasta la dispersión, firma y almacenamiento de los recibos.

Las principales características de nuestra solución incluyen: 

• Integración con el sistema de gestión de nómina de la empresa: La solución de EDICOM se integra con el sistema de gestión de nómina de la empresa, extrayendo automáticamente los datos requeridos para generar el archivo XML estructurado conforme a los lineamientos del SAT.
• Automatización de la emisión, timbrado y validación de los CFDI de Nómina: Una vez generados los CFDI de Nómina, estos deben ser timbrados electrónicamente para otorgarles validez fiscal.
• Envío de recibos electrónicos a los empleados para su consulta y firma digital: Una vez timbrados y validados, los CFDI de Nómina deben ser entregados a los empleados de manera segura y eficiente. Con el objetivo de fortalecer la autenticidad y seguridad de los recibos de pago, nuestra solución permite a los empleados firmar electrónicamente su recibo de nómina.
• Resguardo seguro de los documentos con acceso y recuperación garantizados: El SAT exige que los CFDI de Nómina sean almacenados y resguardados de manera segura tanto por el empleador como por el trabajador.

EDICOM Portal de Viáticos

La gestión eficiente de viáticos y notas de gasto es un aspecto clave en la administración financiera de cualquier empresa. Un proceso desorganizado puede generar pérdidas económicas, retrasos en reembolsos y complicaciones contables.

Con el Portal de Viáticos de EDICOM, las empresas pueden agilizar el registro y aprobación de los viáticos de sus empleados, asegurando el cumplimiento normativo y su integración automática en los sistemas contables.

Solución integral de viáticos de EDICOM

El Portal de Viáticos es una plataforma web accesible desde cualquier navegador, lo que permite a los empleados generar y gestionar sus notas de gasto de manera rápida e intuitiva.

Principales funcionalidades:

• Carga de viáticos y notas de gasto con validación fiscal en tiempo real.
• Aprobación automática o personalizada según reglas empresariales.
• Integración con sistemas contables para registro inmediato.
• Accesibilidad y control desde cualquier dispositivo.

Este sistema garantiza que cada gasto reportado cumpla con los requerimientos fiscales y normativos de la empresa antes de ser procesado, evitando errores y asegurando una administración eficiente de los recursos.

Métodos de Descarga Masiva CFDI

1. Solución Web: Descarga manual optimizada

Nuestra plataforma web permite a los usuarios realizar solicitudes de descarga de manera sencilla e intuitiva.

• Interfaz accesible desde cualquier navegador.
• Definición de parámetros de búsqueda personalizados.
• Representación gráfica de los comprobantes descargados.

Este método es ideal para empresas que necesitan recuperar CFDI de manera puntual o gestionar lotes de comprobantes sin requerir automatización avanzada.

2. Planificación de descargas recurrentes

Nuestra solución permite a las empresas automatizar la recuperación periódica de sus CFDI, garantizando una actualización constante de sus registros fiscales.

Beneficios de la automatización de descargas:

• Eliminación de procesos manuales repetitivos.
• Asegura que todos los CFDI sean recuperados en tiempo y forma.
• Integración directa con la Plataforma EDICOM para su posterior gestión contable.

Los parámetros de solicitud y la frecuencia de descarga son configurables según las necesidades del usuario, asegurando una integración eficiente con los procesos internos de la empresa.

3. API de integración EDICOM: Descarga CFDI automatizada

Nuestra API de integración permite a los sistemas internos de las empresas realizar solicitudes de descarga de CFDI de forma totalmente automatizada mediante WebServices.

¿Cómo funciona la API de EDICOM?

1. Solicita los CFDI según los parámetros configurados.
2. Verifica la disponibilidad de los comprobantes en el SAT.
3. Descarga automáticamente los CFDI y los almacena en la infraestructura de red del usuario.

Este método es ideal para empresas con alto volumen de transacciones que requieren automatización total y sincronización en tiempo real con sus sistemas de contabilidad y gestión documental.

Solución avanzada de Addendas integrada en tu CFDI

Nuestra solución de emisión de CFDI incorpora una amplia variedad de Addendas, incluyendo las más utilizadas por grandes cadenas comerciales como Walmart, Soriana, Chedraui, entre otras. Además, realizamos un análisis continuo de las Addendas más demandadas en distintos sectores, asegurándonos de que tu empresa pueda integrarlas de manera sencilla y eficiente en su facturación electrónica.

Con nuestra tecnología, garantizamos que la generación y envío de tus facturas cumplan con los requisitos específicos de cada cliente, optimizando la recepción y procesamiento de los CFDI dentro de sus sistemas administrativos.

Cumplimiento eficiente con la Contabilidad Electrónica

La contabilidad electrónica requiere que los contribuyentes envíen distintos tipos de archivos contables en formato XML, cada uno con información clave sobre la actividad financiera de la empresa.

¿Cuáles son los principales reportes que deben enviarse al SAT?

1. Catálogo de Cuentas: Registro único de cuentas bancarias

• Este documento contiene todas las cuentas contables del contribuyente, detallando su uso específico.
• Se transmite una sola vez, salvo que se realicen modificaciones, en cuyo caso se debe reportar un nuevo catálogo actualizado.

2. Balanza de Comprobación: Reporte de movimientos contables

• Periodicidad mensual: Se envía en el segundo mes siguiente al período reportado.
• Incluye los movimientos de cuentas del ejercicio, con saldos iniciales y finales.
• Reporte anual: Personas morales lo presentan en abril y personas físicas deben enviarlo en mayo.

3. Pólizas Generadas: Registro detallado de transacciones financieras

• Contiene información sobre compras, ventas, gastos y otros movimientos contables.
• No se envía regularmente, solo cuando el SAT lo solicita para verificar información o validar la procedencia de devoluciones y compensaciones fiscales.

Estos archivos deben estar correctamente estructurados para evitar rechazos y garantizar su aceptación por parte del SAT.

Cumplimiento eficiente con la Contabilidad Electrónica

Nuestra plataforma permite automatizar todo el proceso de contabilidad electrónica, integrándose con los sistemas de información de la empresa para generar, validar y enviar los reportes de forma segura y sin errores.

¿Cómo funciona la automatización de la Contabilidad Electrónica con EDICOM?

• Captura de datos desde el ERP: Extracción automática de información contable: La plataforma se conecta con el ERP o sistema contable de la empresa y extrae los datos necesarios para estructurar los archivos XML conforme a los lineamientos del SAT.
   
• Validación de archivos XML: Verificación de estructura y cumplimiento normativo: Se realizan comprobaciones automáticas para garantizar que los datos y el formato cumplen con los requisitos del SAT y se evita el envío de información incorrecta que podría generar rechazos o sanciones fiscales.
   
• Resguardo de documentos: Almacenamiento seguro con garantía de integridad: Opción de guardar los documentos en EDICOMLta, un servicio de almacenamiento certificado que cumple con la NOM-151, que permite mantener un respaldo seguro y accesible de los reportes contables en caso de auditorías.
   
• Integración y envío al SAT: Entrega rápida y sin errores a través del Buzón Tributario: Una vez validados, los archivos XML se envían a la empresa, lista para su presentación ante el SAT mediante el Buzón Tributario. Además, se garantiza que los documentos sean recibidos correctamente, minimizando riesgos de incumplimiento.

La figura del PAC en México

El Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) es una entidad certificada por el SAT, responsable de otorgar validez fiscal a las facturas electrónicas en México.

¿Cuál es la función de un PAC en el sistema CFDI?

• Validación del CFDI: Antes de que una factura electrónica pueda ser enviada al SAT, debe ser validada por un PAC, quien verifica que el documento cumpla con los requisitos fiscales y técnicos establecidos.
• Asignación del Timbre Fiscal Digital (TFD): El PAC certifica el CFDI aplicando un doble sello digital y asignando un folio fiscal único (UUID), asegurando la autenticidad e integridad del comprobante.
• Registro y envío al SAT: Una vez certificado, el PAC remite la factura validada al SAT, garantizando su correcta integración en la base de datos de la autoridad tributaria.

Obligaciones de un PAC Autorizado

Como Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), EDICOM debe cumplir con una serie de responsabilidades establecidas por el SAT, garantizando la seguridad y legalidad del proceso de facturación electrónica en México.

• Protección de la información y cumplimiento de la Ley de Datos Personales: Garantizar la confidencialidad de los CFDI procesados y cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales, asegurando que la información fiscal de los contribuyentes se mantenga segura y protegida.
• Validación y entrega del CFDI certificado: Verificar que cada CFDI cumple con los requisitos fiscales establecidos por el SAT, asignar el folio fiscal (UUID) y aplicar el Timbre Fiscal Digital y entregar al contribuyente el CFDI validado, con su sello digital del SAT.
• Declaración síncrona de CFDI ante el SAT: Remitir en tiempo real copia de los CFDI certificados al SAT y mantener un flujo constante de comunicación con la autoridad fiscal para garantizar la trazabilidad de los documentos.
• Accesibilidad y disponibilidad de la información para el SAT: Garantizar acceso remoto o local al SAT en cualquier momento para consultas o auditorías y resguardar copias de los CFDI certificados y permitir su consulta en caso de requerimientos excepcionales por parte de la autoridad fiscal.
• Plataforma gratuita para generación y consulta de CFDI: Proporcionar a los contribuyentes una herramienta web gratuita para la generación y consulta de CFDI y facilitar a los usuarios la gestión de sus comprobantes sin necesidad de software adicional.
• Conservación de CFDI certificados: Mantener un resguardo electrónico de los CFDI certificados durante al menos tres meses, asegurando su disponibilidad ante cualquier eventualidad.

Garantía de integridad y autenticidad de los documentos

La NOM-151 establece que los documentos electrónicos y digitalizados deben contar con mecanismos de verificación de integridad, permitiendo demostrar que no han sido alterados desde su emisión.

¿Cómo se garantiza la integridad de los documentos?

• Se genera una huella digital única de cada archivo, la cual se registra en una Constancia de Conservación de Mensajes de Datos NOM-151.
• Se aplica un Sello Digital de Tiempo, que certifica la existencia del documento en una fecha y hora específica.
• Se resguardan todas las evidencias en un sistema seguro y accesible, asegurando su disponibilidad ante cualquier auditoría o requerimiento legal.

Proceso de conservación de mensajes de datos según la NOM-151

Para garantizar la integridad y validez legal de los documentos electrónicos, la NOM-151 requiere la participación de un Proveedor de Servicios de Certificación (PSC) acreditado, como EDICOM, que emite una Constancia de Conservación de Mensajes de Datos NOM-151.

¿Cómo funciona este proceso?

• Servicio de Solicitud de Constancias NOM-151: Generación de huella digital del documento: Se obtiene la huella digital única del archivo, asegurando que el documento no pueda ser modificado sin detección. Se genera la solicitud de constancia en formato ASN.1, conforme a los lineamientos de la NOM-151.
   
• Servicio de Emisión de Constancias NOM-151: Aplicación del Sello Digital de Tiempo: EDICOM PSC certifica la constancia aplicando un Sello Digital de Tiempo, asegurando que el documento existía en una fecha y hora específica. Se emite la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos NOM-151, garantizando la autenticidad e integridad del documento.
   
• Servicio de Validación de Constancias NOM-151: Garantía de verificación y validez probatoria: Las constancias emitidas cuentan con una representación visual en PDF, detallando los procesos aplicados durante la conservación. Cualquier autoridad o tercero puede verificar la validez del documento mediante la validación de la constancia.