Volver al mapaFactura electrónica en Colombia
La facturación electrónica en Colombia ha evolucionado significativamente desde su introducción en 1995, cuando se equiparó con la factura en papel como documento de venta. En 2013, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) inició un proyecto de masificación de la factura electrónica, siguiendo modelos implementados en Latinoamérica, con el objetivo de facilitar la interoperabilidad entre contribuyentes y reducir la evasión fiscal.
Características de la factura electrónica en Colombia
Desde 2019, la factura electrónica es obligatoria para todas las empresas con presencia en el país. En los últimos años, la DIAN ha seguido modernizando el sistema con la introducción de nuevos documentos obligatorios y la evolución de otros procesos.
Entre estos cambios destaca la incorporación de la factura electrónica como Título Valor con nuevos tipos de eventos y la implementación del documento equivalente electrónico a la Factura Electrónica de Venta, obligatorio para determinados sectores desde 2023.
Obligatoriedad
Desde 2019, la facturación electrónica es un requisito obligatorio para todas las empresas colombianas. Esto implica que todas las facturas de venta deben ser generadas, validadas y autorizadas por la DIAN antes de su expedición al cliente.
Cualquier empresa que opere en el país debe habilitarse como facturador electrónico para cumplir con esta normativa.
Formato de la factura
El formato estándar utilizado para la emisión de facturas electrónicas en Colombia es XML, basado en el UBL V2.1 (Universal Business Language), adoptado por la DIAN.
Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas emitidas; estos formatos XML igualmente son obligatorios.
Este formato permite a las empresas operar de manera más eficiente y cumplir con los estándares de comercio electrónico global.
Firma electrónica
La firma digital es un requisito obligatorio en la facturación electrónica de Colombia y garantiza la autenticidad e integridad del documento desde su emisión hasta su almacenamiento.
¿Cómo funciona la firma digital en la facturación electrónica?
- Se genera a partir de un certificado digital emitido por una autoridad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
- La firma digital protege el documento contra modificaciones no autorizadas.
- Garantiza la validez legal y probatoria de la factura electrónica.
Los certificados digitales deben renovarse periódicamente para mantener su validez.
Almacenamiento
El almacenamiento de facturas electrónicas en Colombia es un requisito obligatorio tanto para los emisores como para los receptores, conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario de Colombia. Esta normativa exige que las facturas sean resguardadas durante el período de tiempo estipulado por la DIAN, garantizando su disponibilidad para futuras auditorías o verificaciones fiscales.
Para cumplir con esta obligación, las empresas deben asegurarse de que sus documentos electrónicos sean almacenados de manera segura, en formatos que garanticen su integridad y accesibilidad. La preservación de estos archivos implica que deben mantenerse protegidos contra modificaciones, alteraciones o pérdida de información. Además, es fundamental que el sistema de almacenamiento permita la consulta y recuperación inmediata de las facturas en caso de ser requeridas por la autoridad fiscal.
El incumplimiento de estas disposiciones puede derivar en sanciones económicas y afectar la operatividad de las empresas. Por ello, es recomendable contar con una solución de almacenamiento certificada, que brinde las garantías necesarias para la conservación de los documentos electrónicos en entornos seguros y conforme a la legislación vigente.
Requisitos previos
Para operar como facturador electrónico en Colombia, las empresas deben completar los siguientes trámites administrativos:
1. Registro y habilitación en la DIAN: Proceso obligatorio para todas las empresas
- Inscribirse en el portal web de la DIAN y obtener la autorización como emisor de facturas electrónicas.
- Obtener la certificación como Proveedor de Servicios de Tecnología (PST) si se actúa como proveedor de soluciones.
2. Asignación de un identificador de software: Clave única para la generación de facturas electrónicas
- Durante el proceso de certificación, la DIAN asigna un identificador de software único.
A partir de este identificador, se genera el “Código de Seguridad del Software”, obligatorio en cada factura electrónica.
Control fiscal
El control fiscal en la facturación electrónica en Colombia se realiza mediante un sistema de numeración consecutiva, otorgado por la DIAN tras la autorización del contribuyente como emisor de facturas electrónicas.
La DIAN otorga los rangos de numeración y la clave técnica de control, con estos elementos se genera el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
Se encripta con un algoritmo SHA384, combinando datos de la factura con la clave técnica. El CUFE permite identificar de manera única cada factura y garantiza la integridad de la información contenida en el documento.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica en Colombia
A continuación, se muestran algunas de las preguntas más frecuentes sobre el sistema de facturación electrónica en Colombia.
¿Qué es el código CUFE?
Este código permite identificar a la factura de forma unívoca y además asegurar la integridad de la información. El CUFE va encriptado mediante un algoritmo SHA384 y está formado por datos concatenados de la factura más la clave técnica.
¿Dónde se deben reflejar los descuentos a nivel de XML o de PDF?
El documento legal soportado es el XML, toda información contenida en este debe reflejar exactamente la información publicada en la representación gráfica, PDF de la factura.
¿Cuál es el tiempo máximo que DIAN tiene para aprobar o rechazar la factura?
Con el nuevo modelo de validación previa no se habla de tiempos máximos. DIAN debe contestar en tiempo real (modelo síncrono).
¿Qué sucede con la factura de contingencia?
La factura de contingencia seguirá existiendo y se empleará en caso de que se presente razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN o a un proveedor autorizado.
¿Cuándo al obligado a facturar electrónicamente se le presenten inconvenientes de tipo tecnológico o comercial que impidan la expedición de la factura electrónica, ¿cómo debe facturar?
En estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá expedir, factura y/o documentos equivalentes utilizando, entre otros:
- Factura de talonario o de papel.
- Factura por computador.
- Tiquete de máquina registradora P.O.S.
Siendo necesario tener vigente la autorización de numeración de facturación del sistema(s) que va a emplear. Superado el inconveniente, deberá iniciar a facturar electrónicamente y transmitir las facturas y/o documentos equivalentes emitidos en la contingencia a la DIAN, en formato de generación. (Resoluciones 0019, 0055 de 2016 y 000002 de enero 3 de 2019).
Tratándose de inconvenientes de tipo comercial, el obligado a facturar electrónicamente, deberá informar a la DIAN la causa comercial que impida la expedición de la factura electrónica, utilizando para ello el sistema de peticiones, quejas y reclamos a través de la página WEB de la citada Entidad.
¿Cómo se deben transmitir las facturas electrónicas que han sido expedidas durante la contingencia del sistema informático de la DIAN?
Normalizada la operación, el facturador electrónico deberá transmitir las facturas electrónicas que han sido expedidas, en formato de generación dentro de las 48 horas siguientes a que se levante el estado de contingencia.
¿Qué sucede en caso de que la validación no se dé por un fallo técnico?
Si existe un problema de comunicación en el Web Service de DIAN, este publicará un mensaje de error 500 lo cual dará a entender que está caído. En ese momento, automáticamente se habilita la opción de poder enviar la factura al adquiriente sin previa validación.
¿Se debe solicitar numeración para la factura electrónica?
Sí, es necesario solicitar numeración.
En los casos de contingencia en los cuales no pueda expedir factura electrónica por inconvenientes tecnológicos y/o comerciales del facturador, también deberá contar con autorización de numeración para facturar en papel o talonario, computador y POS.
Factura electrónica de venta como Título Valor a través de RADIAN
La facturación electrónica en Colombia ha evolucionado con la implementación de RADIAN, la plataforma creada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para la gestión y trazabilidad de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor.
El sistema RADIAN es un mecanismo que permite registrar y seguir la circulación de facturas electrónicas que pueden ser utilizadas en operaciones de factoring, asegurando su legalidad y transparencia. Esta plataforma centraliza la información de los documentos electrónicos y los eventos asociados a su ciclo de vida, facilitando la transferencia de derechos económicos y permitiendo su uso como garantía en transacciones financieras.
En EDICOM, ofrecemos una solución tecnológica que automatiza la generación, transmisión, entrega y registro de los eventos en RADIAN, permitiendo a las empresas cumplir con las regulaciones vigentes de manera eficiente y sin errores.
¿Qué es RADIAN y cuál es su función en el Factoring Electrónico?
El factoring es una herramienta financiera que permite a las empresas convertir facturas pendientes de cobro en liquidez inmediata, a través de la cesión de los derechos de cobro a una entidad financiera o a un tercero.
RADIAN es la plataforma oficial de la DIAN para gestionar este proceso, asegurando que todas las operaciones relacionadas con la Factura Electrónica de Venta como Título Valor sean transparentes, verificables y seguras.
Las funciones clave de RADIAN incluyen:
- Registro de facturas electrónicas de venta como título valor.
- Consulta y trazabilidad de las facturas que circulan en el sistema.
- Registro de eventos clave como endosos, cesiones y pagos.
- Este sistema es obligatorio para cualquier empresa que desee realizar operaciones de factoring en Colombia.
Requisitos para que una Factura Electrónica sea un Título Valor en RADIAN
Para ser registrada como Título Valor en RADIAN, una factura electrónica debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Debe ser una Factura Electrónica de Venta con Validación Previa, es decir, que haya sido recibida y validada por la DIAN.
- Debe incluir la mención del derecho que incorpora, junto con la firma del emisor.
- Debe cumplir con los requisitos fiscales y comerciales establecidos en el Estatuto Tributario y la Resolución 000042 de 2020.
- El emisor debe manifestar su voluntad de poner en circulación la factura mediante su inscripción en RADIAN.
Además, la factura debe contar con los siguientes elementos: Fecha de vencimiento, acuse de recibo de la factura electrónica de venta, confirmación de recepción del bien o servicio, aceptación expresa o tácita de la factura y condiciones de pago, en caso de facturas a crédito.
Los eventos en RADIAN: Elemento clave en la gestión del Factoring
La gestión de eventos en RADIAN es fundamental para el funcionamiento del sistema, ya que permite inscribir las facturas como título valor y realizar transacciones de factoring.
Los eventos en RADIAN corresponden a mensajes electrónicos firmados digitalmente, que permiten registrar las distintas operaciones que pueden ocurrir en el ciclo de vida de una factura electrónica de venta.
¿Qué tipo de eventos se pueden registrar en RADIAN?
- Inscripción de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor.
- Endoso (transferencia de propiedad de la factura).
- Aval (garantía sobre la factura).
- Mandato (autorización para realizar acciones en nombre del propietario).
- Informe para el pago (notificación de la obligación de pago).
- Pago de la factura electrónica como título valor.
- Limitaciones a la circulación de la factura.
- Protesto (impugnación de la factura).
- Transferencia de derechos económicos.
Para operar en RADIAN, los usuarios deben indicar qué tipo de software utilizarán para la generación, validación y transmisión de los eventos asociados a las facturas electrónicas. Además, si el software es provisto por un tercero, este debe estar previamente habilitado por la DIAN.
Características del modelo funcional de RADIAN
El modelo de operación de RADIAN se basa en estándares tecnológicos que garantizan la seguridad y trazabilidad de los documentos electrónicos.
Principales características del sistema:
- Utiliza el estándar XML UBL 2.1 para la estructuración de documentos.
- Asigna un CUDE RADIAN (Código Único de Documento Electrónico) para cada evento registrado.
- Implementa un Contenedor Electrónico (Attached Document) para asegurar la trazabilidad.
- Exige la aplicación de firma digital en los eventos para garantizar su integridad.
- Permite la generación de un Certificado de Existencia y Trazabilidad de la Factura Electrónica, documento que registra el historial de eventos de cada factura.
- Facilita la interoperabilidad entre servidores de los usuarios y notificaciones vía correo electrónico.
Nómina electrónica
La nómina electrónica en Colombia es un requisito implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dentro del sistema de facturación electrónica del país. Su finalidad es mejorar el control tributario, facilitar la fiscalización y garantizar la transparencia en los pagos laborales.
Este modelo es obligatorio para todas las empresas sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos o abonos a terceros en el marco de una relación laboral, legal o reglamentaria. Para cumplir con esta normativa, las compañías deben emitir digitalmente el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y reportarlo a la DIAN dentro de los plazos establecidos.
Proceso de generación y envío de la Nómina Electrónica
Para cumplir con la normativa de la DIAN, el proceso de emisión de la nómina electrónica debe seguir tres etapas fundamentales:
1. Generación del Documento y Firma Electrónica: Automatización y seguridad en la generación de documentos
- La nómina electrónica y las notas de ajuste se generan de manera integrada y automatizada a partir de la información extraída del BPO o software de nómina de la empresa.
- Se aplican los mecanismos de firma digital de la empresa, garantizando la autenticidad del documento.
- La firma digital es emitida por la Autoridad de Certificación de EDICOM en Colombia, asegurando el cumplimiento normativo y la integridad de los documentos.
2. Envío Automático a la DIAN: Cumplimiento normativo con validación electrónica
- Una vez firmados, los documentos se transmiten a la DIAN a través de la solución de Global Compliance de EDICOM.
- La DIAN valida la información y devuelve un mensaje de confirmación con el estado del documento.
- Si el documento es aprobado, la DIAN lo almacena y lo firma electrónicamente, generando un mensaje con el estado "Documento validado por la DIAN".
3. Integración con el Sistema de Nómina y Distribución a los Empleados: Gestión eficiente y almacenamiento seguro de la nómina electrónica
- La plataforma de EDICOM integra el mensaje de la DIAN en el BPO de la empresa, junto con la representación gráfica de la nómina.
- Los documentos validados por la DIAN se envían automáticamente a los empleados, garantizando un proceso ágil y sin intervención manual.
- La solución de EDICOM también almacena los documentos electrónicos por el tiempo establecido en la normativa, asegurando su integridad, trazabilidad y confidencialidad
EDICOM: Proveedor Habilitado por la DIAN para la Nómina Electrónica
Como Proveedor Tecnológico habilitado por la DIAN, en EDICOM hemos desarrollado una solución que permite a las empresas automatizar la emisión y transmisión de los documentos electrónicos requeridos en el sistema de nómina electrónica.
Nuestra plataforma facilita la generación de los dos documentos esenciales:
- Nómina Electrónica: También denominado Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, este documento refleja la retribución percibida por un empleado derivada de su relación laboral con la empresa.
- Notas de Ajuste: Son documentos electrónicos que se utilizan para corregir errores o realizar modificaciones en la nómina electrónica previamente enviada a la DIAN.
Nuestra solución se integra directamente con el software de gestión de nómina de la empresa, automatizando el ciclo completo de generación, validación y resguardo de estos documentos electrónicos.
Factura electrónica en el Punto de Venta
La facturación electrónica en el punto de venta (POS) es un requisito clave en Colombia para los comercios que generan tickets de caja y necesitan emitir facturas electrónicas de venta a solicitud de los clientes. La Resolución 001092 de la DIAN establece que los comercios deben estar preparados para emitir facturas electrónicas derivadas de los recibos de compra generados en tiendas físicas y online, garantizando su validez fiscal.
Para cumplir con esta obligación de manera eficiente y sin modificar los procesos de facturación en los sistemas POS, EDICOM ofrece una solución SaaS integrada que automatiza la conversión de tickets en facturas electrónicas, asegurando el cumplimiento normativo y optimizando la experiencia del cliente.
Portal de Tickets: Generación de facturas electrónicas a partir de tickets de caja
Nuestra solución de Portal de Tickets permite a los comercios ofrecer un sistema transparente y automatizado para que los clientes puedan solicitar sus facturas electrónicas sin complicaciones.
¿Cómo funciona el Portal de Tickets?
- Exportación de datos desde el POS: El sistema POS del comercio genera un archivo con la información del ticket de compra. Este archivo es transformado automáticamente en un documento XML según las normativas de la DIAN.
- Introducción de datos por parte del cliente: El cliente accede al Portal de Tickets e ingresa los datos del ticket en un formulario web. Completa la información con sus datos fiscales mínimos, necesarios para la generación de la factura electrónica.
- Emisión y validación de la factura: EDICOM valida los datos ingresados por el cliente. Se genera la factura electrónica en formato XML, cumpliendo con los requisitos exigidos por la DIAN. La factura es validada y declarada ante la DIAN, asegurando su validez legal.
- Entrega e integración: La factura electrónica es enviada al cliente en tiempo real en formato XML y representación gráfica en PDF y el documento se integra automáticamente en el sistema de gestión del comercio.
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