Factura electrónica en Costa Rica

Obligatoriedad

Desde 2018, la facturación electrónica se convirtió en un requisito obligatorio para todos los contribuyentes en Costa Rica. Esta normativa abarca tanto la emisión como la recepción de documentos electrónicos, lo que significa que todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deben utilizar este sistema para garantizar la trazabilidad y el cumplimiento fiscal.

Formato de la factura

En Costa Rica, los documentos electrónicos se emiten en formato XML, cumpliendo con los estándares internacionales que permiten la interoperabilidad y la integración con otros sistemas contables.

Los tipos de documentos electrónicos incluidos en el sistema son: Factura electrónica, Factura electrónica de compra, Factura electrónica de exportación, Nota de crédito electrónica, Nota de débito electrónica, Tiquete electrónico.

Cada documento debe contener los datos fiscales requeridos por la normativa y ser transmitido electrónicamente para su validación.

Firma electrónica

La factura electrónica en Costa Rica debe estar firmada digitalmente por el emisor, utilizando un certificado digital emitido por una autoridad de certificación internacional reconocida por las normas del país. Esta firma digital es uno de los requisitos clave para garantizar la autenticidad, integridad y validez legal de los documentos electrónicos.

El certificado digital permite identificar de manera única al emisor y asegura que el contenido del comprobante no ha sido alterado después de su generación. De este modo, las empresas pueden demostrar la legalidad de sus transacciones comerciales ante cualquier requerimiento de la Dirección General de Tributación (DGT) o de otras autoridades competentes.

Almacenamiento

De acuerdo con el Artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, tanto los emisores como los receptores de documentos electrónicos están legalmente obligados a conservarlos durante un período mínimo de 5 años. Este requisito aplica a todos los comprobantes electrónicos generados, incluidos las facturas, notas de crédito, notas de débito y tiquetes electrónicos, y está diseñado para facilitar la fiscalización y garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de las empresas.

Requisitos previos

Para iniciar el uso de la facturación electrónica, los contribuyentes deben completar ciertos trámites administrativos:

• Registro en la Administración Tributaria Virtual (ATV): Todos los contribuyentes deben registrarse en el portal oficial de la DGT, conocido como ATV.

Este registro debe realizarse en función del rol que desempeñará el contribuyente en el sistema, ya sea como: Emisor - receptor electrónico, Receptor electrónico - no emisor, Receptor manual, Receptor electrónico - consumidor final.

• Configuración del sistema de facturación: Los contribuyentes deben implementar un sistema de facturación compatible con los estándares definidos por la DGT.

Control fiscal

Para garantizar la validez de los comprobantes electrónicos, el sistema de facturación electrónica en Costa Rica requiere la transmisión de dos mensajes clave:

• Mensaje Hacienda: Confirmación de recepción por parte de la DGT, indicando que el comprobante ha sido validado correctamente.
• Mensaje Receptor: Confirmación por parte del receptor de que ha recibido el comprobante y que este cumple con los requisitos establecidos.

Ambos mensajes son esenciales para asegurar la trazabilidad y el cumplimiento normativo de las transacciones electrónicas.

Formato de impresión

En aquellos casos en que el cliente lo requiera, es obligatorio entregar una representación impresa de la factura electrónica.

Debe ser una versión fiel del formato XML del comprobante electrónico y debe de cumplir con los requisitos de legibilidad y precisión establecidos por la DGT. Este formato físico está diseñado para cumplir con los requerimientos de clientes que no operan de manera electrónica o que necesitan un comprobante tangible por motivos específicos, como respaldo personal o contable.