Volver al mapaFactura electrónica y e-Reporting en Polonia
Polonia implantará la facturación electrónica B2B obligatoria de forma escalonada en 2026 a través del Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF). El 8 de mayo de 2025, el Ministerio de Finanzas publicó el borrador del esquema FA(3), que sustituirá a FA(2) desde enero de 2026. En B2G, las administraciones públicas reciben e-facturas desde 2019 y el envío por parte de proveedores es voluntario.
Poland will implement mandatory B2B electronic invoicing on a phased basis throughout 2026 via the National e-Invoicing System (KSeF). On May 8, 2025, the Ministry of Finance published a draft of the FA(3) scheme, which will replace FA(2) from January 2026. In B2G, public administrations have been receiving electronic invoices since 2019, though submission by suppliers is voluntary.
Características de la factura electrónica en Polonia
El modelo polaco está basado en clearance para B2B: las facturas estructuradas se envían a KSeF para su validación y obtención de un identificador único (KSeF ID). En el contexto B2G, el intercambio se realiza conforme a UBL 2.1/Peppol BIS 3.0 a través de la plataforma pública pertinente.
Obligatoriedad
- B2G: Desde 2019 las administraciones públicas deben poder recibir y gestionar facturas electrónicas; el envío por parte de proveedores es voluntario.
- B2B: Obligatoria en dos fases a través de KSeF:
- 1 de febrero de 2026: grandes contribuyentes (>200 millones PLN/año).
- 1 de abril de 2026: resto de contribuyentes.
Formato de la factura
- B2B (KSeF): Factura estructurada en XML conforme a FA(2) (vigente) y transición a FA(3) (borrador publicado en mayo de 2025, aplicable desde enero de 2026).
- B2G: UBL 2.1 y Peppol BIS 3.0.
Firma electrónica
La firma electrónica no es obligatoria para las facturas estructuradas enviadas vía KSeF. No obstante, los mensajes y declaraciones fiscales vinculados a otros procesos pueden requerir firma cualificada según corresponda.
Almacenamiento
KSeF actúa como repositorio y permite consultar y descargar facturas durante 10 años. Adicionalmente, los contribuyentes deben conservar la documentación conforme a la normativa contable y tributaria; el período mínimo general es de 5 años.
Trámites administrativos requeridos
- Alta y configuración de credenciales para acceso a KSeF (API o aplicación del contribuyente).
- Adecuación de sistemas de emisión/recepción al esquema FA(3) y a la API de KSeF 2.0.
- Procedimientos internos para operación en contingencia (modo offline) y gestión de acuses.
Control fiscal
KSeF valida cada factura y emite acuses (asignación de KSeF ID y timestamp, rechazo, indisponibilidad). El control continuo mejora la trazabilidad y reduce riesgos de errores y fraude.
Sistema Nacional de Facturación Electrónica: KSeF
KSeF es la plataforma central de envío y recepción de facturas estructuradas. Las empresas envían sus facturas a KSeF, que asigna un KSeF ID y pone los documentos a disposición para consulta/descarga (original o PDF). Incluye acuses automáticos de recepción, rechazo o indisponibilidad del sistema.
FA(3) y KSeF 2.0: hitos y calendario
- 8 de mayo de 2025: borrador del esquema FA(3).
- Junio de 2025: documentación KSeF 2.0 (esquema FA(3), API actualizada, calendario de pruebas).
- 30 de septiembre de 2025: apertura del entorno de pruebas de API KSeF 2.0.
- Noviembre de 2025: versión de prueba de la Aplicación del Contribuyente KSeF 2.0.
- Enero de 2026: entrada en vigor del esquema FA(3) (sustituye FA(2)).
- 1 de febrero y 1 de abril de 2026: inicio escalonado de la obligatoriedad B2B.
Cambios normativos anunciados
- Uso voluntario del modo offline hasta finales de 2026.
- Posibilidad opcional de emitir facturas B2C a través de KSeF.
- Inclusión de anexos a las facturas en KSeF, sin restricciones sectoriales.
- Facturas de bajo valor (≤450 PLN por factura o ≤10.000 PLN/mes) podrán seguir emitiéndose en la forma actual hasta el 30 de septiembre de 2026.
- Aplazamiento hasta el 31 de julio de 2026 de la obligación de facilitar el número KSeF en pagos (incluido split payment) y de las sanciones por incumplimiento.
- Nuevo reglamento (sustituye al de 27/12/2021) que cubrirá códigos QR, acceso en dos pasos y procesos internos de certificación.
- Periodo de gracia: sin multas por errores formales hasta finales de 2026.
- Introducción del “modo offline24” para emitir la factura al día siguiente en casos específicos.
Reportes SAF-T en Polonia (KAS)
Los ficheros SAF-T (JPK) se envían en XML a la autoridad fiscal KAS. Son obligatorios el JPK_VAT y, gradualmente desde 2025, el JPK_CIT. Ambos deben firmarse con firma electrónica cualificada y conservarse durante 5 años.
JPK_VAT
- Obligatorio para todas las empresas desde el 1 de octubre de 2018.
- Sustituye declaraciones como VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ y VAT-ZD.
- Envío antes del día 25 de cada mes.
- Dos modalidades: JPK_V7M (mensual) y JPK_V7K (trimestral).
JPK_CIT (nuevo)
- Surge de dividir JPK_KR en dos: JPK_KR_PD (libros contables según PIT/CIT) y JPK_ST_KR (activos fijos e intangibles).
- Obligatorio anual, implementación gradual a partir del 1 de enero de 2025.
- Desde 31/12/2024: entidades con ingresos >50M€ y grupos fiscales (PGK).
- Desde 31/12/2025: otros contribuyentes CIT y PIT obligados a JPK_VAT.
- Desde 31/12/2026: resto de contribuyentes CIT y PIT, sin importar tamaño.
Otros ficheros JPK bajo demanda (auditoría)
JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB, JPK_EWB, JPK_PKPiR, entre otros, deben poder generarse y remitirse electrónicamente cuando la autoridad lo requiera.
Consulta las preguntas más frecuentes
A continuación, se muestran algunas de las preguntas más frecuentes sobre el sistema de facturación electrónica en Polonia.
¿Cuándo comienza la obligación B2B de facturación electrónica en Polonia?
En dos fases: 1 de febrero de 2026 para grandes contribuyentes (>200 millones PLN/año) y 1 de abril de 2026 para el resto.
¿Qué esquema técnico se usará para las facturas B2B?
El esquema FA(3) (publicado en borrador en mayo de 2025) sustituirá a FA(2) desde enero de 2026.
¿Es obligatoria la firma electrónica en KSeF?
Para las facturas estructuradas enviadas a KSeF, la firma no es obligatoria. Sí puede exigirse firma cualificada en otros reportes (p. ej., SAF-T).
¿Cuánto tiempo estarán disponibles las facturas en KSeF?
KSeF conserva las facturas durante 10 años; adicionalmente, el contribuyente debe mantener sus propios registros conforme a la normativa (mínimo general de 5 años).
¿Qué es el modo offline y el modo offline24?
El modo offline permite emitir en contingencia sin conexión directa a KSeF; el modo offline24 habilita emitir la factura al día siguiente en supuestos específicos. Su uso voluntario será posible hasta finales de 2026.
¿Qué obligaciones SAF-T aplican en Polonia?
JPK_VAT es mensual (o trimestral en JPK_V7K) y JPK_CIT será anual desde 2025, con implantación gradual por tamaños de contribuyente. Ambos se presentan en XML, firmados y con conservación mínima de 5 años.
¿Qué es el identificador KSeF?
Es el número de identificación único asignado a una factura después de que esta haya sido procesada correctamente por la plataforma KSeF. Permite identificar de forma inequívoca la factura estructurada dentro del sistema.
¿Qué es FA(3)?
FA(3) es la estructura lógica utilizada para las facturas electrónicas estructuradas de Polonia dentro de KSeF. Sustituye a FA(2) y establece los campos de datos y la estructura que deben utilizar las empresas para generar facturas conformes con los requisitos del sistema.
¿Se pueden emitir facturas si KSeF no está disponible?
Sí. Polonia contempla mecanismos offline y de emergencia para aquellas situaciones en las que no sea posible realizar el envío habitual a KSeF. Estos procedimientos permiten emitir facturas bajo determinadas condiciones y transmitirlas posteriormente a la plataforma dentro de los plazos correspondientes.
¿Las facturas B2C son obligatorias en KSeF?
No. Las facturas dirigidas a consumidores pueden emitirse voluntariamente mediante KSeF, pero no están sujetas a la misma obligación establecida para determinadas operaciones B2B.
¿Qué deberían priorizar las multinacionales al implementar KSeF?
Las organizaciones multinacionales deberían priorizar el mapeo correcto de datos conforme a FA(3), la integración con sus ERP, los procesos de emisión y recepción de facturas, la autenticación, la gestión de certificados, las respuestas de KSeF y los procedimientos de contingencia. También es recomendable valorar una arquitectura que pueda reutilizarse para otros mandatos internacionales de facturación electrónica.
Lo último en nuestro centro de recursos
Webinar
Vídeo
Una plataforma. Infinitas soluciones.
Contacta con nuestros especialistas y aclara todas tus dudas sobre como adaptar tu negocio a cualquier sistema EDI, de factura electrónica y reporting fiscal en el mundo.
Soluciones SaaS de desarrollo propio
Servicio de atención al cliente internacional
Garantía de disponibilidad del 99.9%
Servicios gestionados
Certificaciones y estándares internacionales
Mantenimiento de flujos de integración
¿Hablamos?
