Torna alla mappaFattura Elettronica ed e-Reporting in Polonia
La Polonia introdurrà gradualmente l’obbligo di fatturazione elettronica B2B nel 2026 attraverso il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF - Krajowy System e-Faktur). L'8 maggio 2025, il Ministero delle Finanze ha pubblicato la bozza del sistema FA(3), che sostituirà FA(2) a partire da gennaio 2026. Nell'ambito B2G, le pubbliche amministrazioni ricevono fatture elettroniche dal 2019 e i fornitori le inviano su base volontaria.
Caratteristiche della Fattura Elettronica in Polonia
Il modello polacco si basa sulla clearance in ambito B2B: le fatture strutturate vengono inviate al KSeF per la convalida e l'ottenimento di un identificativo univoco (KSeF ID). Nel contesto B2G, lo scambio avviene usando il formato UBL 2.1/Peppol BIS 3.0 tramite la piattaforma pubblica competente.
Obbligatorietà
- B2G: Dal 2019 le pubbliche amministrazioni devono poter ricevere e gestire le fatture elettroniche; l'invio da parte dei fornitori è facoltativo.
- B2B: Obbligo in due fasi tramite il KSeF:
- 1° febbraio 2026: grandi contribuenti (>200 milioni di PLN/anno).
- 1° aprile 2026: resto dei contribuenti.
Formato della Fattura
- B2B (KSeF): fattura strutturata XML secondo lo schema FA(2) (attualmente in vigore) e transizione a FA(3) (bozza pubblicata a maggio 2025, applicabile da gennaio 2026).
- B2G: UBL 2.1 e Peppol BIS 3.0.
Firma Elettronica
La firma elettronica non è richiesta per le fatture strutturate inviate tramite KSeF. Tuttavia, i messaggi e i report collegati ad altri processi potrebbero richiedere una firma qualificata, a seconda dei casi.
Conservazione Elettronica
Il KSeF funge da archivio e consente la visualizzazione e il download delle fatture per un periodo di 10 anni. Inoltre, i contribuenti sono tenuti a conservare la documentazione in conformità con le normative contabili e fiscali; il periodo minimo di conservazione generale è di 5 anni.
Procedure Amministrative
- Registrazione e ottenimento delle credenziali per l'accesso al KSeF (API o applicazione del contribuente).
- Adattamento dei sistemi di trasmissione/ricezione allo schema FA(3) e all'API KSeF 2.0.
- Procedure interne per le operazioni di contingenza (modalità offline) e gestione delle conferme.
Controllo fiscale
Il KSeF convalida ogni fattura e rilascia le relative conferme (assegnazione dello KSeF ID e marca temporale, rifiuto, indisponibilità). Il monitoraggio continuo migliora la tracciabilità e riduce il rischio di errori e frodi.
Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica – KSeF
KSeF è la piattaforma centrale per l'invio e la ricezione di fatture strutturate. Le aziende inviano le proprie fatture al KSeF, che assegna un KSeF ID e rende i documenti disponibili per la visualizzazione/download (in formato originale o in PDF). Include conferme automatiche di ricezione, rifiuto o indisponibilità del sistema.
FA(3) e KSeF 2.0: milestones e calendario
- 8 maggio 2025: bozza dello schema FA(3).
- Giugno 2025: documentazione KSeF 2.0 (schema FA(3), API aggiornata, calendario per i test).
- 30 settembre 2025: apertura dell'ambiente di test API KSeF 2.0.
- Novembre 2025: versione di prova dell'applicazione KSeF 2.0 per i contribuenti.
- Gennaio 2026: entrata in vigore dello schema FA(3), che sostituisce FA(2).
- 1° febbraio e 1° aprile 2026: inizio scaglionato dell’obbligo in ambito B2B.
Modifiche normative annunciate
- Utilizzo volontario della modalità offline fino alla fine del 2026.
- Possibilità (facoltativa) di emettere fatture B2C tramite KSeF.
- Inserimento di allegati nelle fatture verso KSeF, senza restrizioni settoriali.
- Le fatture di basso valore (≤ 450 PLN per fattura o ≤ 10.000 PLN/mese) potranno continuare a essere emesse nella loro forma attuale fino al 30 settembre 2026.
- Rinvio al 31 luglio 2026 dell'obbligo di fornire lo KSeF ID per i pagamenti (compreso split payment) e delle sanzioni per il mancato rispetto.
- Le nuove normative (che sostituiranno quelle del 27 dicembre 2021) riguarderanno i codici QR, l'accesso in due passaggi e i processi interni di certificazione.
- Periodo di grazia: nessuna sanzione per errori formali fino alla fine del 2026.
- Introduzione della “modalità offline24” per emettere fatture il giorno successivo in casi specifici.
Report SAF-T in Polonia (KAS)
I file SAF-T (JPK) vengono inviati in formato XML all'autorità fiscale KAS. I file obbligatori sono il JPK_VAT e, gradualmente dal 2025, il JPK_CIT. Entrambi devono essere firmati con firma elettronica qualificata e conservati per 5 anni.
JPK_VAT
- Obbligatorio per tutte le aziende dal 1° ottobre 2018.
- Sostituisce dichiarazioni quali VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ e VAT-ZD.
- Invio entro il 25 di ogni mese.
- Due modalità: JPK_V7M (mensile) e JPK_V7K (trimestrale).
JPK_CIT (nuovo)
- Deriva dalla divisione di JPK_KR in due: JPK_KR_PD (libri contabili secondo PIT/CIT) e JPK_ST_KR (asset materiali e immateriali).
- Obbligatorio ogni anno, implementazione graduale dal 1° gennaio 2025.
- Dal 31/12/2024: soggetti con ricavi >€50M e gruppi fiscali (PGK).
- Dal 31/12/2025: altri contribuenti CIT e PIT tenuti al JPK_VAT.
- Dal 31/12/2026: tutti gli altri contribuenti CIT e PIT, indipendentemente dalle dimensioni.
Altri file JPK su richiesta (audit)
JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB, JPK_EWB, JPK_PKPiR, tra gli altri, devono poter essere generati e inviati elettronicamente quando richiesto dall'autorità.
Consulta le domande più frequenti
Di seguito sono riportate alcune delle domande più frequenti sul sistema di fatturazione elettronica in Polonia.
Quando inizia l'obbligo di fatturazione elettronica B2B in Polonia?
In due fasi: 1° febbraio 2026 per i grandi contribuenti (>200 milioni di PLN/anno) e 1° aprile 2026 per il resto dei contribuenti.
Quale schema tecnico verrà utilizzato per le fatture B2B?
Lo schema FA(3) (pubblicato in bozza nel maggio 2025) sostituirà lo schema FA(2) a partire da gennaio 2026.
La firma elettronica è obbligatoria nel KSeF?
Per le fatture strutturate inviate al KSeF, la firma non è obbligatoria. Per altri report (ad esempio, SAF-T) potrebbe essere richiesta una firma qualificata.
Per quanto tempo saranno disponibili le fatture nel KSeF?
Il KSeF conserva le fatture per 10 anni; inoltre, il contribuente deve conservare i propri registri in conformità con le normative (generalmente un minimo di 5 anni).
Cosa sono la modalità offline e la modalità offline24?
La modalità offline consente l'emissione in casi eccezionali in cui non si dispone di una connessione diretta al KSeF; la modalità offline24 consente l'emissione di fatture il giorno successivo in casi specifici. Il suo utilizzo volontario sarà possibile fino alla fine del 2026.
Quali obblighi SAF-T si applicano in Polonia?
Il modello JPK_VAT è mensile (o trimestrale in JPK_V7K) e il modello JPK_CIT è annuale a partire dal 2025, con implementazione graduale in base alle dimensioni del contribuente. Entrambi i report vengono inviati in formato XML, firmati e conservati per un minimo di 5 anni.
Che cos'è l'identificativo KSeF?
Si tratta del numero di identificazione univoco assegnato a una fattura dopo che questa è stata elaborata correttamente dalla piattaforma KSeF. Consente l'identificazione univoca della fattura strutturata all'interno del sistema.
Che cos'è FA(3)?
FA(3) è la struttura logica utilizzata per le fatture elettroniche strutturate in Polonia all'interno di KSeF. Sostituisce FA(2) e definisce i campi dati e la struttura che le aziende devono utilizzare per generare fatture conformi ai requisiti di sistema.
È possibile emettere fatture anche in assenza di KSeF?
Sì. La Polonia dispone di meccanismi offline e di contingenza per le situazioni in cui non è possibile inviare le fatture tramite KSeF. Queste procedure consentono l'emissione delle fatture a determinate condizioni e la loro successiva trasmissione alla piattaforma entro i termini previsti.
Le fatture B2C vanno obbligatoriamente trasmesse a KSeF?
No. Le fatture indirizzate ai consumatori finali possono essere emesse volontariamente tramite KSeF, ma non sono soggette agli stessi obblighi previsti per le transazioni B2B.
Quali dovrebbero essere le priorità delle multinazionali nell'implementazione di KSeF?
Le organizzazioni multinazionali dovrebbero dare priorità alla mappatura accurata dei dati in conformità con FA(3), all'integrazione con i propri sistemi ERP, ai processi di emissione e ricezione delle fatture, all'autenticazione, alla gestione dei certificati, alle risposte KSeF e alle procedure di contingenza. È inoltre consigliabile considerare un'architettura riutilizzabile per altri mandati internazionali di fatturazione elettronica.
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