Quando un documento in entrata richiede una convalida prima di proseguire il suo ciclo, l’identificazione elettronica e le firme applicate a ogni approvazione consentono di registrare chi interviene, quando e su quali contenuti.

Questi workflow possono essere facilmente implementati tramite EDICOMSignADoc.

Ogni ordine di acquisto può essere supportato da marche temporali e tracciati di invio e ricezione che attestano cosa è stato inviato, quando e in quale stato.

Un modo per ridurre i rischi nelle controversie commerciali e semplificare le verifiche interne o esterne.

Contratti, reclami, cessazioni di servizio, ecc. Esistono situazioni in cui è necessario disporre di prove che attestino la consegna di documenti sensibili. In questi casi, il servizio di Recapito Elettronico Certificato di EDICOM, accreditato ai sensi del regolamento eIDAS, garantisce che il documento sia stato ricevuto dal destinatario e genera un’evidenza informatica che ne attesta la consegna.

Un’evidenza rilasciata da una terza parte accreditata che inverte l’onere della prova in qualsiasi controversia, audit o requisito e che fornisce un ulteriore livello di sicurezza nei processi in cui la ricezione del documento è fondamentale.

I cicli transazionali complessi — come un ordine di acquisto con i relativi avvisi di spedizione, le fatture associate e le ricevute emesse dalle autorità fiscali — devono essere conservati come un unico insieme documentale.

Possiamo raggruppare tutti questi elementi in fascicoli che preservano la relazione tra documenti, prove e risposte, costituendo una solida garanzia in caso di audit o contenziosi.

Ciò è possibile grazie al nostro servizio di archiviazione a lungo termine, che verifica in modo continuo l’integrità di ogni documento e dei relativi collegamenti.

Con l’integrazione di nuovi Paesi nel progetto, i Servizi Fiduciari assicurano che tutti i flussi — indipendentemente dal Paese — mantengano lo stesso livello di evidenze: identità, firma, marca temporale, tracciabilità e conservazione.

Una coerenza globale che solo una piattaforma internazionale può offrire.

In alcuni Paesi, le normative sulla fatturazione elettronica non richiedono la firma elettronica. In altri, sebbene la firma sia obbligatoria, questa si applica solo ai dati destinati all’amministrazione fiscale, lasciando il resto del contenuto del documento al di fuori dell’ambito di controllo della firma elettronica.

Ciò significa che gli elementi commerciali e contrattuali — prezzi concordati, condizioni concordate, sconti applicati, termini di servizio, ecc. — restano non tutelati, anche se possono essere decisivi in una controversia.

In EDICOM sappiamo che preservare l’integrità e l’autenticità dell’intera fattura, e non solo della sezione fiscale, è essenziale per operare in sicurezza. Per questo motivo, applichiamo un ulteriore livello di protezione firmando l’intero documento, indipendentemente dalle normative di ciascun Paese.

Questa garanzia diventa ancora più preziosa nei progetti internazionali gestiti dalla nostra Piattaforma Globale di Fatturazione Elettronica, dove la coerenza documentale è fondamentale per evitare rischi operativi e contrattuali tra mercati diversi.

In questo modo, in caso di contestazione, reclamo o revisione contrattuale, potrai dimostrare in qualsiasi momento che la fattura inviata è esattamente la stessa che stai presentando. Una vera garanzia, che non si limita al minimo legale.

Un Trusted Service Provider accreditato (QTSP o PSC) è un’entità ufficialmente riconosciuta per la generazione di prove con validità tecnica e legale che nessuna delle parti coinvolte può fornire autonomamente.

Quando un progetto EDI o di fatturazione elettronica si basa su una piattaforma che integra servizi erogati da una terza parte di fiducia accreditata:

• Ogni transazione è supportata da un ente indipendente, non dai sistemi dell’emittente stesso.
• Le prove generate sono inconfutabili, tracciabili e conformi agli standard più esigenti in termini di integrità e autenticità documentale.
• La piattaforma può dimostrare cosa è successo, quando e con quale contenuto esatto, con un valore probatorio nettamente superiore a quello di qualsiasi registro interno.
• In caso di verifiche, controversie o obblighi di legge, queste prove invertono l’onere della prova e forniscono una garanzia reale.

In EDICOM, questo livello aggiuntivo è integrato direttamente nella piattaforma: firma, identificazione, marca temporale, recapito certificato e archiviazione a lungo termine operano tutti sotto la nostra certificazione di Trusted Service Provider.

Il tuo progetto non solo funziona: si fonda su prove solide fornite da una terza parte accreditata. Un sistema di garanzie che ti accompagna in qualsiasi Paese, in qualsiasi processo e con qualsiasi interlocutore.

Delegare la firma a EDICOM significa che non è più necessario gestire certificati, infrastrutture di firma o processi di rinnovo. Mettiamo a tua disposizione la tecnologia, i certificati e i sistemi sicuri necessari per firmare i tuoi documenti con la massima affidabilità.

Quando deleghi la firma:

• Firmiamo per tuo conto utilizzando certificati rilasciati a EDICOM per questo scopo, laddove il progetto lo consenta.
• Garantiamo la continuità operativa, anche in caso di scadenza o problemi con i tuoi certificati.
• Assicuriamo che ogni firma venga generata in un ambiente controllato, auditato e conforme agli standard più rigorosi.
• Eviti oneri tecnici, rinnovi, gestione delle chiavi e dipendenze da infrastrutture locali.
• Integri la firma direttamente nella Piattaforma EDICOM, come parte naturale del flusso documentale.

Il risultato è un’operatività più agile, più sicura e completamente gestita, senza perdite di tempo né rischi legati alla gestione dei certificati.

Tu ti concentri sul processo; EDICOM si occupa di firmare correttamente ogni documento.

Un workflow di approvazione si integra in EDICOMPlatform come un passaggio naturale all’interno del ciclo dei tuoi documenti.

Quando un file in entrata o in uscita — una fattura, un report, un contratto o qualsiasi documento operativo — necessita di una validazione prima di proseguire, la piattaforma attiva un circuito di approvazione basato su:

• Identificazione elettronica di ciascun approvatore.
• Firma elettronica applicata durante il processo, quando necessario.
• Marche temporali che registrano ogni azione.
• Prove indipendenti che documentano chi ha approvato cosa, quando e su quale contenuto.

Una volta approvato, il documento prosegue il suo ciclo abituale: integrazione con l’ERP, invio a terzi, trasmissione EDI o archiviazione a lungo termine.

Tutta questa logica può essere implementata tramite la nostra soluzione di approvazione documentale, EDICOMSignADoc, che si integra in modo nativo nella piattaforma e consente di progettare workflow semplici o complessi senza ricorrere a strumenti esterni.

Il risultato è un processo di approvazione completamente tracciato, certificato e automatizzato, senza interrompere il flusso naturale delle operazioni né dipendere da sistemi paralleli.

La funzione chiave di una terza parte di fiducia è fornire un’attestazione indipendente di ciò che accade in ogni transazione digitale: quale documento è stato inviato, quando, a chi e con quale contenuto esatto. Non interpreta, non ricostruisce, non convalida a posteriori. Attesta i fatti.

Quando tali prove provengono da una terza parte accreditata — e non dai sistemi interni di una delle parti — cessano di essere la “tua versione” di quanto accaduto e diventano una prova oggettiva, valida davanti a qualsiasi revisore, cliente, fornitore o autorità.

È questo che inverte l’onere della prova: se esiste una prova rilasciata da una terza parte indipendente, chi la contesta deve dimostrare il contrario.

In pratica, questo significa:

• Maggiore solidità nelle controversie commerciali.
• Minore rischio di contenziosi o reclami.
• Processi verificabili e difendibili senza ricorrere a ricostruzioni interne.
• Sicurezza nei confronti di terzi che potrebbero contestare un invio, una ricezione o il contenuto.

Con EDICOM, ogni prova — marca temporale, firma, recapito certificato o archiviazione a lungo termine — viene generata dalla nostra posizione di Prestatore di Servizi Fiduciari accreditato, offrendo un livello di garanzia che nessun sistema interno può fornire autonomamente.

Firmare documenti in modo massivo può rappresentare un vero problema, soprattutto nei modelli di firma avanzata o qualificata. Questi livelli di firma richiedono certificati qualificati e l’uso di dispositivi sicuri di creazione della firma — come token USB o smart card — che non sono progettati per elaborare migliaia di firme in pochi secondi.

È qui che l’infrastruttura crittografica di EDICOM fa la differenza.

Con EDICOMPlatform puoi firmare grandi volumi di documenti grazie a due servizi complementari:

Firma Delegata

Quando la normativa lo consente, EDICOM può firmare i tuoi documenti per conto tuo utilizzando certificati emessi appositamente a nome di EDICOM.

Con questo modello, puoi dimenticarti completamente di certificati, dispositivi, rinnovi e gestione crittografica. Tutto viene eseguito tramite la nostra infrastruttura accreditata, in modo centralizzato, sicuro e scalabile.

Firma Remota

Quando la firma non può essere delegata, l’alternativa è la Firma Remota.

Il tuo certificato — rilasciato da una terza parte o da EDICOM — viene custodito in modo sicuro nei nostri HSM (Hardware Security Modules) ed è utilizzato dalla piattaforma EDICOM per firmare documenti in modo massivo senza dipendere da dispositivi fisici.

• Senza token.
• Senza smart card.
• Senza colli di bottiglia operativi.