Archiviazione elettronica a lungo termine con valore probatorio
EDICOMLTA è il servizio di archiviazione elettronica a lungo termine sviluppato da EDICOM, progettato per garantire la conservazione dei tuoi documenti digitali con validità legale e probatoria durante il loro intero ciclo di vita.
Archiviazione elettronica a lungo termine con valore probatorio
EDICOMLTA: Archiviazione elettronica a lungo termine con valore probatorio
EDICOMLTA è il servizio di archiviazione elettronica a lungo termine sviluppato da EDICOM, progettato per garantire la conservazione dei tuoi documenti digitali con validità legale e probatoria durante il loro intero ciclo di vita.
Certificata ai sensi del Regolamento eIDAS (910/2014), questa soluzione soddisfa i più esigenti standard internazionali in materia di sicurezza, affidabilità digitale e gestione documentale.
A differenza di altri servizi cloud, EDICOMLta non si limita a archiviare i tuoi file: li protegge all'interno di un quadro tecnico e legale che ti consente di dimostrarne l'autenticità e l'integrità a terzi. Ecco perché è l'opzione ideale per le aziende che necessitano di archiviare fatture elettroniche, dichiarazioni fiscali, documenti di lavoro o qualsiasi tipo di file con valore legale permanente.
Grazie alla sua infrastruttura cloud e all'applicazione di meccanismi avanzati come sigilli elettronici qualificati, marcatura temporale qualificata e riassicurazione periodica, EDICOMLta garantisce l'integrità, l'autenticità, l'accessibilità e la leggibilità dei documenti digitali nel tempo.
Lunga durata e riassicurazione continua
EDICOMLta esegue processi automatizzati di riassicurazione periodica, rinnovando marche temporali e certificati elettronici per prevenirne l'obsolescenza tecnologica. Ciò garantisce che i tuoi documenti mantengano la loro validità legale anche decenni dopo la loro archiviazione originale.
Sicurezza e integrità garantite
Ogni documento è protetto da un sigillo elettronico qualificato e da una marca temporale qualificata, che ne garantiscono l'autenticità e l'integrità fin dal momento dell'archiviazione. Inoltre, la piattaforma utilizza crittografia avanzata, protocolli di comunicazione sicuri e verifiche periodiche per garantire che i documenti mantengano la loro validità tecnica e legale nel tempo.
Accessibilità controllata e disponibilità permanente
La disponibilità minima del servizio è del 99,9%, in conformità con il Service Level Agreement (SLA) di EDICOM. Puoi accedere ai tuoi documenti da qualsiasi luogo o dispositivo tramite un ambiente web sicuro o tramite l'integrazione diretta con i tuoi sistemi interni.
Archiviazione e conservazione dei documenti
EDICOMLta utilizza meccanismi intelligenti per classificare, indicizzare, conservare e recuperare i documenti elettronici per scopi informativi, fiscali o legali. Ogni file è associato a un set di metadati personalizzabili che ne facilitano la ricerca, l'organizzazione e la tracciabilità.
Evidenze informatiche, tracciabilità e audit
EDICOMLta registra tutte le interazioni con i documenti (creazione, modifica, download, firma o cancellazione) e le converte in evidenze informatiche verificabili. Ciò consente di ricostruire la cronologia completa di ciascun documento e di dimostrarne l'autenticità in qualsiasi audit o ispezione.
Applicazioni pratiche di EDICOMLTA
L'archiviazione a lungo termine per la tua strategia paperless.
La gestione dei documenti cartacei consuma molte risorse, sia economiche che umane.
Passare ad un modello basato sulla conservazione dei documenti esclusivamente in formato elettronico è un salto che deve essere fatto con piene garanzie di legalità e rispetto delle norme vigenti. A questo proposito, è opportuno affidarsi ai servizi di un Trust Service Provider (Fornitore di servizi fiduciari) che si assuma la responsabilità di conservare tutti i tuoi documenti in modo stabile nel tempo.
Documenti B2G (Business to Government)
Automatizza l'archiviazione delle fatture e dei documenti elettronici inviati alle pubbliche amministrazioni in conformità alla Direttiva 2014/55/UE. EDICOMLta registra e archivia sia i documenti sia le risposte e le ricevute emesse dai portali delle Pubbliche Amministrazioni, garantendo la piena tracciabilità e semplificando gli audit.
Libri IVA e dichiarazioni fiscali
Consente di archiviare e proteggere le dichiarazioni fiscali e i registri IVA, insieme a tutte le comunicazioni elettroniche emesse o ricevute dalle autorità fiscali. L'integrazione con i sistemi contabili garantisce la coerenza tra le informazioni fiscali e i documenti archiviati.
Risorse Umane
Centralizza tutta la documentazione dei dipendenti: buste paga, contratti, licenziamenti, permessi e altro ancora. Ogni file elettronico raggruppa i documenti sotto un unico identificativo e garantisce la completa tracciabilità. Puoi anche inviare notifiche automatiche ai dipendenti per informarli quando sono disponibili nuovi documenti.
Strategia paperless e trasformazione digitale
EDICOMLta potenzia la tua strategia 100% digitale eliminando la carta dai processi interni e fornendo supporto legale per la conservazione elettronica dei documenti. Questo riduce i costi, ottimizza le risorse e rafforza l'impegno ambientale e normativo della tua organizzazione.
Conservazione della documentazione finanziaria
Ideale per banche, compagnie assicurative e istituti finanziari che necessitano di conservare documenti con valore probatorio, come contratti, polizze, movimenti o ricevute di transazioni ed operazioni. EDICOMLta ne garantisce l'integrità e la disponibilità in conformità con gli standard normativi internazionali.
Documentazione tecnica e progetti
Permette di archiviare progetti, specifiche, manuali, relazioni o qualsiasi tipo di documento tecnico relativo a progetti industriali, ingegneristici o edili. Garantisce che le informazioni rimangano accessibili, aggiornate e legalmente valide per tutto il ciclo di vita del progetto.
Affidati all'esperienza e al know-how di EDICOM per i tuoi progetti globali EDI e di fatturazione elettronica.
Contattaci per maggiori informazioni
Paesi con progetti attivi
Clienti in tutto il mondo.
Milioni di transazioni gestite dalla rete di comunicazione EDICOM
Compliance internazionale
EDICOMLTA si adatta alle normative locali sulla conservazione elettronica nelle diverse regioni del mondo.
La soluzione EDICOMLTA è progettata e certificata in conformità con i più alti standard internazionali in ambito di archiviazione digitale. Inoltre, EDICOM possiede certificazioni locali in regioni in cui esistono leggi specifiche sulla conservazione elettronica.
Italia
Rispetto delle linee guida di Conservazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva, regolamentate da AgID.
Messico
Piena conformità alla norma NOM-151, che regola la conservazione dei messaggi di dati e dei sigilli digitali certificati.
Europa
Pieno allineamento al Regolamento eIDAS (910/2014).
America Latina
Compatibilità con le normative sulla fatturazione elettronica e conservazione fiscale di paesi quali Cile, Colombia, Argentina e Brasile.
Per informazioni dettagliate specifiche per Paese, consulta le nostre schede informative sulla fatturazione elettronica.
Programma di partner EDICOMLTA
Integra il servizio di archiviazione di EDICOM nel tuo software.
Il programma di partner è pensato per integratori e sviluppatori che desiderano integrare EDICOMLta nelle proprie soluzioni. Ciò consente loro di offrire un servizio di custodia elettronica certificato, supportato da un Fornitore Qualificato di Servizi Fiduciari.
Integrazione cloud (ASP-SaaS)
Un servizio scalabile che cresce con te.
API REST sicura
Connessione rapida e fluida con le tue applicazioni.
Certificazioni internazionali
Conformità con eIDAS, ISO 27001, ISO 20000 e ISO 14641-1:2015.
Supporto multilingue 24x7
Supporto tecnico continuo.
Alta disponibilità
Impegno contrattuale minimo del 99,9% di tempo operativo.
Essere partner EDICOMLta significa offrire ai propri clienti una soluzione affidabile, legalmente valida e tecnologicamente solida.
Perché utilizzare EDICOMLTA per le tue esigenze di archiviazione elettronica a lungo termine
EDICOMLTA non solo è conforme alle normative internazionali, ma offre anche una serie di vantaggi tangibili che rafforzano l'efficienza e la sicurezza dei tuoi processi documentali.
Sicurezza certificata
La soluzione si basa su un'infrastruttura tecnologica avanzata con tre Centri di Elaborazione Dati (CED) replicati in tempo reale. Questi centri sono dotati di controlli biometrici, videosorveglianza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ridondanza elettrica e crittografia completa dei dati, garantendo la massima protezione delle informazioni.
Disponibilità garantita
L'architettura ridondante di EDICOMLta garantisce un servizio continuo con una disponibilità minima del 99,9%, prevenendo interruzioni e garantendo un accesso costante ai tuoi documenti.
Conformità alle normative internazionali
Il servizio è conforme agli standard ISO 27001 (sicurezza delle informazioni) e ISO 20000 (gestione dei servizi IT), nonché alle normative locali ed europee, come il regolamento eIDAS.
Integrazione completa
EDICOMLta si connette facilmente ai tuoi sistemi di gestione (ERP, CRM, piattaforme fiscali), automatizzando i flussi di lavoro di conservazione ed eliminando le attività manuali.
Efficienza operativa
Riduce i tempi di ricerca, gestione e verifica dei documenti grazie ai suoi strumenti di tracciabilità e alla generazione di evidenze informatiche.
Scalabilità globale
La sua infrastruttura e le sue certificazioni consentono di implementare la soluzione in diversi Paesi con la piena garanzia di conformità e supporto internazionale.
Con EDICOMLTA puoi garantire la validità legale, l'integrità tecnica e l'accessibilità permanente delle tue informazioni critiche, nel rispetto di tutte le normative vigenti in materia di conservazione elettronica.
EDICOMLTA è una soluzione completa e certificata che ti consente di archiviare in modo sicuro i tuoi documenti elettronici e con valore probatorio. Il suo design modulare, l'integrazione nativa con le soluzioni di EDICOM e il supporto normativo internazionale lo rendono un componente chiave della trasformazione digitale della tua azienda.
Domande frequenti su EDICOMLTA
Noi di EDICOM rispondiamo a queste domande con esempi concreti, parametri di performance e un piano di implementazione su misura per la tua situazione, affinché la tua decisione si basi su certezze, non su promesse.
Che tipo di documenti posso archiviare in EDICOMLTA?
È possibile archiviare qualsiasi documento con valore fiscale, legale, tecnico o commerciale. Tra questi rientrano fatture, contratti, registri contabili, buste paga, fascicoli dei dipendenti, report di audit e persino documentazione tecnica. Qualsiasi file che necessiti di mantenere la propria autenticità e integrità nel tempo può essere archiviato sulla piattaforma.
Posso integrare il sistema con i miei strumenti attuali?
Sì. EDICOMLta si collega facilmente ai tuoi sistemi di gestione dei documenti, ERP o CRM tramite API REST o connettori standard, integrando i processi di conservazione con i tuoi flussi di lavoro interni senza interrompere le operazioni quotidiane.
Cosa succede se ho bisogno di recuperare migliaia di documenti?
La piattaforma consente ricerche avanzate con filtri per metadati, date, utenti o tipo di documento. È inoltre possibile eseguire esportazioni massive e scaricare pacchetti di audit completi con tutte le evidenze informatiche associate.
Quali misure di sicurezza proteggono i miei dati?
I tuoi file vengono crittografati, replicati in tempo reale e archiviati in data center certificati con ridondanza completa, videosorveglianza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e controlli di accesso biometrici. Inoltre, EDICOM esegue un monitoraggio continuo e test di integrità per garantire la sicurezza dei dati.
Cosa succede quando i certificati digitali scadono?
EDICOMLta implementa un processo di riassicurazione automatizzato che rinnova i sigilli elettronici prima della loro scadenza, preservando la validità tecnologica e legale di tutti i documenti archiviati. Questo meccanismo previene la perdita di valore probatorio nel tempo.
Come faccio a sapere se i miei file sono legalmente validi?
EDICOMLta utilizza firme e sigilli elettronici qualificati, conformi al Regolamento eIDAS, garantendo l'autenticità, l'integrità e la tracciabilità di ogni documento. Questi meccanismi, combinati con audit elettronici e marche temporali, consentono di dimostrare in qualsiasi momento che le informazioni non sono state alterate.
Per quanto tempo posso conservare i miei documenti?
Puoi definire il periodo di conservazione in base alle tue politiche interne o ai requisiti legali del tuo Paese. EDICOMLta garantisce la validità per l'intero periodo e ti consente di estenderlo facilmente se hai bisogno di conservare i documenti per periodi più lunghi.
Come vengono gestiti l'assistenza e il servizio di supporto ai clienti?
EDICOMLta dispone di un team di supporto tecnico dedicato, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in diverse lingue. È possibile contattarli per risolvere problemi, ricevere consulenza normativa o richiedere miglioramenti all'integrazione. L'intero processo è gestito tramite un portale di assistenza clienti con tracciabilità completa e tempi di risposta garantiti.
EDICOMLta è conforme alle normative del mio Paese?
Sì. La piattaforma si adatta alle normative sulla conservazione elettronica di ogni regione, come il Regolamento eIDAS in Europa, NOM-151 in Messico e Conservazione Elettronica in Italia, tra gli altri. Inoltre, il team di compliance di EDICOM aggiorna costantemente la soluzione per riflettere eventuali modifiche normative.
Posso vedere in diretta come funziona la piattaforma?
Puoi richiedere una demo personalizzata e dettagliata, in cui il nostro team ti spiegherà passo dopo passo come funziona EDICOMLta, quali vantaggi offre e come si adatta a diversi scenari aziendali. Durante la sessione, potrai vedere l'ambiente della piattaforma, i suoi principali strumenti e flussi di lavoro e ottenere risposte a tutte le tue domande in tempo reale. In questa demo guidata, ti mostreremo esempi concreti di come vengono eseguite l'archiviazione, l'applicazione di firme e sigilli, la gestione degli audit e l'integrazione con altri sistemi, senza accedere ad ambienti di produzione o gestire informazioni sensibili. Il nostro obiettivo è farti comprendere appieno l'ambito del servizio e come può aiutarti a soddisfare i tuoi requisiti legali e operativi senza dover testare direttamente il sistema.
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