Cuando un documento entrante necesita validación antes de continuar su ciclo, la identificación electrónica y la firma aplicadas en cada aprobación permiten registrar quién interviene, cuándo y sobre qué contenido.

Estos flujos pueden implementarse fácilmente a través de EDICOMSignADoc.

Cada orden de compra puede estar respaldada por sellos de tiempo y trazas de envío y recepción que acreditan qué se envió, cuándo y en qué estado.

Una forma de reducir riesgos en disputas comerciales y simplificar auditorías internas o externas.

Contratos, reclamaciones, rescisión de prestación de servicios, etc. Existen situaciones en las que se hace necesario contar con evidencias que den fe de la entrega de documentos sensibles. Situaciones en las que el servicio de Entrega Electrónica Certificada de EDICOM, acreditado conforme al reglamento eIDAS, garantiza que el documento fue recibido por su destinatario y genera una traza independiente que respalda ese hecho.

Una evidencia emitida por un tercero acreditado que invierte la carga de prueba ante cualquier disputa, auditoría o requerimiento, y que aporta una capa adicional de seguridad en procesos donde la recepción del documento es crítica.

Los ciclos transaccionales complejos —como una orden de compra con sus avisos de expedición, facturas asociadas y los acuses emitidos por autoridades tributarias— requieren conservarse como un único conjunto documental.

Podemos agrupar todos estos elementos en expedientes que preservan la relación entre documentos, evidencias y respuestas, constituyendo una garantía sólida ante auditorías o litigios.

Esto es posible gracias a nuestro servicio de almacenamiento de larga duración, que audita permanentemente la integridad de cada documento y sus vínculos.

A medida que incorporas nuevos países a tu proyecto, los Servicios de Confianza garantizan que todos los flujos —independientemente del país— mantengan la misma capa de evidencias: identidad, firma, sello de tiempo, trazabilidad y conservación.

Una consistencia global que solo una plataforma internacional puede ofrecer.

En algunos países, la normativa de factura electrónica no exige firma electrónica. En otros, aunque existe, solo se aplica sobre los datos destinados a la autoridad tributaria, dejando fuera del control de la firma el resto del contenido del documento.

Esto significa que elementos comerciales y contractuales —precios acordados, condiciones pactadas, descuentos aplicados, términos de servicio, etc.— quedan sin protección, aun cuando pueden ser determinantes en una disputa.

En EDICOM entendemos que preservar la integridad y autenticidad de toda la factura, y no solo de la parte fiscal, es fundamental para operar con seguridad. Por eso aplicamos una capa adicional de protección firmando el documento completo, independientemente de lo que exija la normativa de cada país.

Esta garantía adquiere aún más valor en proyectos internacionales gestionados desde nuestra Plataforma Global de Facturación Electrónica, donde la consistencia documental es clave para evitar riesgos operativos y contractuales entre distintos mercados.

Así, puedes demostrar en todo momento que la factura enviada es exactamente la misma que sostienes ante un litigio, reclamación o revisión contractual. Una garantía real, no limitada al mínimo legal.

Un Proveedor de Servicios de Confianza acreditado (QTSP o PSC) es una entidad reconocida oficialmente para generar evidencias con validez técnica y jurídica que ninguna de las partes implicadas puede aportar por sí misma.

Cuando un proyecto de EDI o Facturación Electrónica se apoya en una plataforma que integra servicios emitidos por un tercero de confianza acreditado:

• Cada transacción queda respaldada por un agente independiente, no por los sistemas del propio emisor.
• Las evidencias generadas son incuestionables, trazables y alineadas con los estándares más exigentes en materia de integridad y autenticidad documental.
• La plataforma puede acreditar qué ocurrió, cuándo y con qué contenido exacto, con un valor probatorio muy superior al de cualquier registro interno.
• Ante auditorías, disputas o requerimientos, estas evidencias invierten la carga de prueba y aportan una garantía real.

En EDICOM, esta capa adicional se integra directamente en la plataforma: firma, identificación, sello de tiempo, entrega certificada y almacenamiento de larga duración se ejecutan bajo nuestras acreditaciones como Proveedor de Servicios de Confianza.

Tu proyecto no solo funciona: se sostiene sobre evidencias sólidas generadas por un tercero acreditado. Una capa de garantías que te acompaña en cualquier país, en cualquier proceso y ante cualquier interlocutor.

Delegar la firma en EDICOM significa que no necesitas gestionar certificados, infraestructuras de firma ni procesos de renovación. Nosotros ponemos a tu disposición la tecnología, los certificados y los sistemas seguros necesarios para firmar tus documentos con total fiabilidad.

Cuando delegas la firma:

• Firmamos en tu nombre con certificados expedidos a EDICOM para ese fin, siempre que el proyecto lo permita.
• Garantizamos continuidad operativa, incluso ante caducidades o problemas con certificados propios.
• Aseguramos que cada firma se genera desde un entorno controlado, auditado y alineado con los estándares más exigentes.
• Evitas cargas técnicas, renovaciones, custodia de claves y dependencias de infraestructura local.
• Integras la firma directamente en la Plataforma EDICOM, como una parte natural del flujo de documentos.

El resultado es una operación más ágil, más segura y totalmente gestionada, sin pérdidas de tiempo ni riesgos asociados al manejo de certificados.

Tú te centras en el proceso; EDICOM se encarga de firmar correctamente cada documento.

Un workflow de aprobación se integra en EDICOMPlatform como un paso más dentro del ciclo natural de tus documentos.

Cuando un archivo entrante o saliente —una factura, un informe, un contrato o cualquier documento operativo— necesita ser validado antes de continuar, la plataforma activa un circuito de aprobación basado en: 

• Identificación electrónica de cada aprobador.
• Firma electrónica aplicada durante el proceso, cuando sea necesario.
• Sellos de tiempo que registran cada acción.
• Evidencias independientes que documentan quién aprobó qué, cuándo y sobre qué contenido.

Una vez aprobado, el documento sigue su ciclo habitual: integración con tu ERP, envío a un tercero, transmisión EDI o almacenamiento de larga duración.

Toda esta lógica puede implementarse mediante nuestra solución de aprobación documental, EDICOMSignADoc, que se integra de forma nativa en la plataforma y permite diseñar workflows sencillos o complejos sin añadir herramientas externas.

El resultado es un proceso de aprobación totalmente trazado, acreditado y automatizado, sin romper el flujo natural de tus operaciones ni depender de sistemas paralelos.

La función clave de un tercero de confianza es dar fe independiente de lo que ocurre en cada transacción digital: qué documento se envió, cuándo, a quién y con qué contenido exacto. No interpreta, no reconstruye, no valida a posteriori. Acredita hechos.

Cuando esas evidencias provienen de un tercero acreditado —no de los sistemas internos de una de las partes— dejan de ser “tu versión” de lo ocurrido y pasan a ser una prueba objetiva, válida ante cualquier auditor, cliente, proveedor o autoridad.

Eso es lo que invierte la carga de prueba: si existe una evidencia emitida por un tercero independiente, quien la discute es quien debe demostrar lo contrario.

En la práctica, esto significa: 

• Mayor solidez en disputas comerciales.
• Menos riesgo ante litigios o reclamaciones.
• Procesos auditables y defendibles sin recurrir a reconstrucciones internas.
• Seguridad frente a terceros que puedan cuestionar un envío, una recepción o un contenido.

Con EDICOM, cada evidencia —sello de tiempo, firma, entrega certificada o almacenamiento de larga duración— se genera desde nuestra posición como Proveedor de Servicios de Confianza acreditado, aportando un respaldo que ningún sistema interno puede ofrecer por sí solo.

Firmar documentos masivamente puede ser un problema real, especialmente en modelos de firma avanzada o cualificada. Estos niveles de firma exigen certificados reconocidos y el uso de dispositivos seguros de creación de firma —como tokens USB o smart cards— que no están diseñados para procesar miles de firmas en pocos segundos.

Ahí es donde la infraestructura criptográfica de EDICOM marca la diferencia.

En EDICOMPlatform puedes firmar grandes volúmenes de documentos gracias a dos servicios complementarios:

Firma Delegada

Cuando la normativa lo permite, EDICOM puede firmar tus documentos en tu nombre utilizando certificados emitidos a EDICOM para este fin.

En este modelo, te olvidas por completo de certificados, dispositivos, renovaciones y gestión criptográfica. Todo se ejecuta desde nuestra infraestructura acreditada, de forma centralizada, segura y escalable.

Firma Remota

Cuando la firma no puede delegarse, la alternativa es la Firma Remota.

Tu certificado (emitido por un tercero o expedido por EDICOM), se aloja de manera segura en nuestros HSM (Hardware Security Modules), y se utiliza desde la Plataforma EDICOM para firmar documentos masivamente y sin depender de dispositivos físicos.

• Sin tokens.
• Sin smart cards.
• Sin cuellos de botella operativos.