Fattura Elettronica in Kenya

Obbligatorietà

Dal 30 novembre 2022, tutti i contribuenti registrati ai fini IVA devono rispettare l'obbligo di emettere fatture elettroniche attraverso TIMS. Questa misura è obbligatoria per tutte le imprese soggette a IVA in Kenya. 

Formato della Fattura

Le fatture elettroniche in Kenya devono essere generate in formato JSON (JavaScript Object Notation), uno standard ampiamente utilizzato per la trasmissione di dati strutturati.

L'uso di JSON consente di elaborare le fatture in modo rapido ed efficiente all'interno del Tax Invoice Management System (TIMS), garantendo la corretta interpretazione dei dati da parte della Kenya Revenue Authority (KRA).

Firma Elettronica

L'apposizione della firma elettronica sulle fatture è obbligatoria e garantisce l'autenticità e l'integrità del documento. 
Per soddisfare questo requisito, le fatture generate tramite TIMS devono essere validate e firmate digitalmente da una Control Unit, un dispositivo che ha il compito di:

• Firmare elettronicamente ogni fattura al momento dell'emissione.
• Crittografare le informazioni per garantirne la sicurezza e la riservatezza.
• Trasmettere la fattura al KRA in tempo reale o quando la connettività lo consenta.

Le aziende devono assicurarsi che le loro soluzioni di fatturazione includano un modulo di firma elettronica compatibile con le normative KRA per evitare problemi di conformità.

Conservazione Elettronica

Le aziende devono conservare le fatture elettroniche per un periodo di 5 anni, in conformità alle norme stabilite dalla KRA. È essenziale che le fatture siano archiviate in modo sicuro e siano disponibili per la revisione in caso di controlli o ispezioni fiscali. 

Controllo fiscale

Le fatture elettroniche devono essere inviate al KRA tramite un dispositivo chiamato Control Unit, che svolge le seguenti funzioni:
Convalida dei dati della fattura al momento dell'emissione, generazione di un numero di fattura univoco per ogni fattura o ricevuta, trasmissione della fattura elettronica al KRA in tempo reale o quasi, e generazione di note di credito e di debito per correggere o modificare una fattura.