Fattura Elettronica in Colombia

Che cos'è RADIAN e qual è il suo ruolo nell'e-Factoring?

Il factoring è uno strumento finanziario che consente alle aziende di convertire le fatture insolute in liquidità immediata, cedendo i diritti di riscossione a un istituto finanziario o a una terza parte.

RADIAN è la piattaforma ufficiale della DIAN per gestire questo processo, garantendo che tutte le transazioni relative alla Fattura Elettronica di Vendita come “Título Valor” siano trasparenti, verificabili e sicure.

Le funzioni chiave di RADIAN includono:

• Registrazione delle fatture di vendita elettroniche come “Título Valor”.
• Consultazione e tracciabilità delle fatture che circolano nel sistema.
• Registrazione degli eventi chiave, come ad esempio le sottoscrizioni, le cessioni e i pagamenti.

Questo sistema è obbligatorio per qualsiasi società che voglia effettuare operazioni di factoring in Colombia.

Requisiti affinché una Fattura Elettronica possa essere un “Título Valor” in RADIAN

Per essere registrata come “Título Valor” in RADIAN, una fattura elettronica deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Deve trattarsi di una Fattura Elettronica di Vendita con Validazione Previa, ossia ricevuta e convalidata dalla DIAN.
• Deve contenere la menzione del diritto che incorpora, insieme alla firma dell'emittente.
• Deve rispettare i requisiti fiscali e commerciali stabiliti dal Estatuto Tributario e la Risoluzione 000042 del 2020.
• L'emittente deve esprimere la volontà di mettere in circolazione la fattura registrandola in RADIAN.

Inoltre, la fattura deve contenere i seguenti elementi: Data di scadenza, conferma di ricezione della fattura di vendita elettronica, conferma di ricezione del bene o del servizio, accettazione espressa o tacita della fattura e termini di pagamento, nel caso di fatture a credito.

Gli eventi in RADIAN: un elemento chiave nella gestione del factoring

La gestione degli eventi in RADIAN è fondamentale per il funzionamento del sistema, in quanto consente di registrare le fatture come “Título Valor” e di effettuare operazioni di factoring.

Gli eventi in RADIAN corrispondono a messaggi elettronici firmati digitalmente, che consentono di registrare le diverse operazioni che possono verificarsi nel ciclo di vita di una fattura elettronica di vendita.

Che tipo di eventi si possono registrare in RADIAN?

• Registrazione della fattura di vendita elettronica come “Título Valor”.
• “Endoso” (trasferimento di proprietà della fattura).
• “Aval” (garanzia sulla fattura).
• Mandato (autorizzazione a eseguire azioni per conto del titolare).
• Relazione di pagamento (notifica dell'obbligo di pagamento).
• Pagamento della fattura elettronica come “Título Valor”.
• Limitazioni alla circolazione della fattura.
• “Protesto” (contestazione della fattura).
• Trasferimento dei diritti economici.

Per operare in RADIAN, gli utenti devono indicare il tipo di software che utilizzeranno per la generazione, la validazione e la trasmissione degli eventi associati alle fatture elettroniche. Inoltre, se il software è fornito da terzi, deve essere preventivamente autorizzato dalla DIAN.

Caratteristiche del modello funzionale di RADIAN

Il modello operativo di RADIAN si basa su standard tecnologici che garantiscono la sicurezza e la tracciabilità dei documenti elettronici.

Caratteristiche principali del sistema:

• Utilizza lo standard XML UBL 2.1 per la strutturazione dei documenti.
• Assegna un CUDE (Codice Unico del Documento Elettronico) RADIAN per ogni evento registrato.
• Implementa un Contenitore Elettronico (Attached Document) per garantire la tracciabilità.
• Richiede l'applicazione della firma digitale agli eventi per garantirne l'integrità.
• Permette di generare un Certificato di Esistenza e Tracciabilità della Fattura Elettronica, un documento che registra la storia degli eventi di ogni fattura.
• Facilita l'interoperabilità tra i server degli utenti e le notifiche via e-mail.

Processo di generazione e invio della Busta Paga Elettronica

Per essere conforme alla normativa della DIAN, il processo di emissione della busta paga elettronica deve seguire tre fasi fondamentali:

1.    Generazione del Documento e Firma Elettronica: automazione e sicurezza nella generazione di documenti

• Le buste paga elettroniche e le note di rettifica sono generate in modo integrato e automatizzato a partire dalle informazioni estratte dal software BPO o payroll dell'azienda.
• Vengono applicati i meccanismi di firma digitale dell'azienda, che garantiscono l'autenticità del documento.
• La firma digitale viene emessa dall'Autorità di Certificazione EDICOM in Colombia, garantendo la conformità normativa e l'integrità dei documenti.

2.    Invio automatico alla DIAN: conformità normativa con la convalida elettronica

• Una volta firmati, i documenti vengono trasmessi alla DIAN attraverso la soluzione Global Compliance di EDICOM.
• La DIAN convalida le informazioni e restituisce un messaggio di conferma con lo stato del documento.
• Se il documento è approvato, la DIAN lo archivia e lo firma elettronicamente, generando un messaggio con lo stato "Documento convalidato dalla DIAN".

3.    Integrazione con il sistema di gestione delle buste paga e della distribuzione ai dipendenti: gestione efficiente e archiviazione sicura delle buste paga elettroniche.

• La piattaforma EDICOM integra il messaggio DIAN nel BPO dell'azienda, insieme alla rappresentazione grafica della busta paga.
• I documenti convalidati da DIAN vengono inviati automaticamente ai dipendenti, garantendo un processo snello senza interventi manuali.
• La soluzione EDICOM archivia inoltre i documenti elettronici per il tempo stabilito dalla normativa, garantendone l'integrità, la tracciabilità e la riservatezza.

EDICOM: provider autorizzato dalla DIAN per la Busta Paga Elettronica

In qualità di fornitore di tecnologia approvato dalla DIAN, EDICOM ha sviluppato una soluzione che consente alle aziende di automatizzare l'emissione e la trasmissione dei documenti elettronici richiesti dal sistema di buste paga elettronico.

La nostra piattaforma facilita la generazione dei due documenti essenziali:

• Nómina Electrónica (Busta paga elettronica): nota anche come “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”, questo documento riflette la retribuzione percepita da un dipendente in seguito al suo rapporto di lavoro con l'azienda.
• Notas de Ajuste (Note di rettifica): sono documenti elettronici utilizzati per correggere errori o apportare modifiche alla busta paga elettronica precedentemente inviata alla DIAN.

La nostra soluzione si integra direttamente con il software di gestione delle paghe dell'azienda, automatizzando il ciclo completo di generazione, convalida e archiviazione di questi documenti elettronici.

Ticket Portal: generazione di fatture elettroniche a partire dagli scontrini

La nostra soluzione Ticket Portal consente agli esercenti di offrire un sistema trasparente e automatizzato per consentire ai clienti di richiedere le loro fatture elettroniche senza problemi.

Come funziona il Ticket Portal?

1. Esportazione dei dati dal POS: Il sistema POS dell'esercente genera un file con le informazioni sullo scontrino d'acquisto. Questo file viene trasformato automaticamente in un documento XML secondo le norme della DIAN.
2. Inserimento dati cliente: Il cliente accede al Ticket Portal e inserisce i dati dello scontrino in un formulario web. Completa le informazioni con i dati fiscali richiesti, necessari per la generazione della fattura elettronica.
3. Emissione e convalida delle fatture: EDICOM convalida i dati inseriti dal cliente. La fattura elettronica viene generata in formato XML, conforme ai requisiti richiesti dalla DIAN. La fattura viene convalidata e dichiarata alla DIAN, garantendo la sua validità legale.
4. Consegna e integrazione: La fattura elettronica viene inviata al cliente in tempo reale in formato XML e in rappresentazione grafica PDF e il documento viene automaticamente integrato nel sistema gestionale del rivenditore.