Terug naar de kaartElektronische facturatie in Colombia
Elektronische facturering heeft in Colombia een grote ontwikkeling doorgemaakt sinds de introductie in 1995, toen het als verkoopdocument werd gelijkgesteld aan de papieren factuur. In 2013 startte de Nationale Belasting- en Douanedirectie (DIAN) een project om op grote schaal elektronische facturatie in te voeren, naar het voorbeeld van modellen die in Latijns-Amerika zijn geïmplementeerd, met als doel de interoperabiliteit tussen belastingplichtigen te vergemakkelijken en belastingontduiking terug te dringen.
Kenmerken van elektronische facturatie in Colombia
Sinds 2019 is elektronische facturatie verplicht voor alle bedrijven die in het land aanwezig zijn. In de afgelopen jaren heeft de DIAN het systeem verder gemoderniseerd met de invoering van nieuwe verplichte documenten en de evolutie van andere processen.
Deze veranderingen omvatten de integratie van de elektronische factuur als waardetitel met nieuwe soorten gebeurtenissen en de implementatie van het elektronische equivalent van de elektronische verkoopfactuur, verplicht voor bepaalde sectoren sinds 2023.
Verplichting
Sinds 2019 is elektronisch factureren verplicht voor alle Colombiaanse bedrijven. Dit betekent dat alle verkoopfacturen moeten worden gegenereerd, gevalideerd en geautoriseerd door de DIAN voordat ze worden verzonden naar de klant.
Elk bedrijf dat in het land actief is, moet zich kwalificeren als bedrijf voor elektronische facturering om aan deze regelgeving te voldoen.
Factuurformaat
Het standaardformaat dat wordt gebruikt voor het uitgeven van elektronische facturen in Colombia is XML, gebaseerd op UBL V2.1 (Universal Business Language), aangenomen door de DIAN.
Andere standaardformaten met betrekking tot het factureringsproces zijn de debet- en creditnota's waarmee correcties worden aangebracht op de uitgegeven facturen; deze XML-formaten zijn ook verplicht.
Dankzij dit formaat kunnen bedrijven efficiënter werken en voldoen aan de wereldwijde standaarden voor e-commerce.
Elektronische handtekening
De digitale handtekening is een verplichte vereiste bij elektronische facturering in Colombia en garandeert de authenticiteit en integriteit van het document vanaf de uitgifte tot de opslag ervan.
Hoe werkt de digitale handtekening bij elektronisch factureren?
- Deze wordt gegenereerd op basis van een digitaal certificaat dat is uitgegeven door een certificeringsinstantie die is geaccrediteerd door de Colombiaanse Nationale Accreditatie-instantie (ONAC).
- De digitale handtekening beschermt het document tegen ongeoorloofde wijzigingen.
- Ze garandeert de rechtsgeldigheid en bewijskracht van de elektronische factuur.
Digitale certificaten moeten regelmatig worden vernieuwd om hun geldigheid te behouden.
Archivering
Het opslaan van elektronische facturen is in Colombia verplicht voor zowel de verstrekkers als de ontvangers, zoals is vastgelegd in de Colombiaanse belastingwetgeving. Deze regelgeving vereist dat facturen worden bewaard gedurende de periode die is vastgesteld door de DIAN, zodat ze beschikbaar zijn voor toekomstige controles of belastingverificaties.
Om aan deze verplichting te voldoen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun elektronische documenten veilig worden opgeslagen, in formaten die hun integriteit en toegankelijkheid garanderen. Het bewaren van deze bestanden betekent dat ze moeten worden beschermd tegen wijziging, aanpassing of verlies van informatie. Daarnaast is het essentieel dat het opslagsysteem het mogelijk maakt om facturen onmiddellijk te raadplegen en op te vragen als de belastingdienst ze nodig heeft.
Het niet naleven van deze bepalingen kan leiden tot financiële sancties en kan de activiteiten van bedrijven beïnvloeden. Daarom is het raadzaam om een gecertificeerde opslagoplossing te hebben die de nodige garanties biedt voor het bewaren van elektronische documenten in veilige omgevingen en in overeenstemming met de huidige wetgeving.
Vereisten
Om als elektronisch facturerend bedrijf in Colombia te kunnen opereren, moeten bedrijven de volgende administratieve procedures doorlopen:
1. Registratie en autorisatie bij de DIAN: Verplicht proces voor alle bedrijven.
- zich registreren op het webportaal van de DIAN en toestemming verkrijgen als verstrekker van elektronische facturen.
- Het verkrijgen van een certificering als Technology Service Provider (TSP) als u optreedt als oplossingsleverancier.
2. Toekenning van een software-identifier: unieke sleutel voor het genereren van elektronische facturen.
- Tijdens het certificeringsproces kent de DIAN een unieke software-identifier toe.
Op basis van deze identificatiecode wordt de “Software Security Code” gegenereerd, die verplicht is voor elke elektronische factuur.
Fiscale controle
Belastingcontrole bij elektronische facturering in Colombia wordt uitgevoerd door middel van een opeenvolgend nummeringssysteem dat door de DIAN wordt toegekend nadat de belastingplichtige toestemming heeft gekregen om elektronische facturen uit te reiken.
De DIAN kent de nummerreeksen en de technische controlesleutel toe, die worden gebruikt om de unieke elektronische factuurcode (CUFE) te genereren.
Deze wordt gecodeerd met een SHA384-algoritme, waarbij factuurgegevens worden gecombineerd met de technische sleutel, waardoor elke factuur uniek kan worden geïdentificeerd en de integriteit van de informatie in het document wordt gegarandeerd.
Raadpleeg de meest gestelde vragen
Hieronder staan enkele van de meest gestelde vragen over het elektronische factureringssysteem in Italië.
Wat is de CUFE-code?
Met deze code kan de factuur uniek worden geïdentificeerd en ook de integriteit van de informatie worden gewaarborgd. De CUFE is gecodeerd met behulp van een SHA384-algoritme en bestaat uit aaneengeschakelde gegevens van de factuur plus de technische sleutel.
Waar moeten kortingen worden weergegeven op XML- of PDF-niveau?
Het toegestane juridische document is de XML. Alle informatie in deze XML moet exact overeenkomen met de informatie in de grafische PDF-weergave van de factuur.
Wat is de maximale tijd die DIAN heeft om de factuur goed te keuren of af te wijzen?
In het nieuwe pre validatiemodel is er geen maximumtermijn. DIAN moet in realtime antwoorden (synchroon model).
Wat gebeurt er met de contingency factuur bij onvoorziene omstandigheden?
De factuur voor onvoorziene omstandigheden blijft bestaan en zal worden gebruikt in het geval van technologische redenen die toe te schrijven zijn aan de Nationale Belastingdienst - DIAN of aan een gemachtigde service provider.
Wanneer de persoon die verplicht is om elektronisch te factureren technologische of commerciële problemen heeft die het uitreiken van de elektronische factuur verhinderen, hoe moet hij/zij dan factureren?
In deze gevallen kan de persoon die verplicht is elektronisch te factureren een factuur en/of gelijkwaardige documenten uitreiken met behulp van onder andere:
- Factuurblok of papieren factuur.
- Computerfactuur.
- Kassaticket.
te gebruiken systeem(en). Zodra het probleem verholpen is, moet u beginnen met de elektronische facturering en de facturen en/of gelijkwaardige documenten die in het kader van het noodgeval werden uitgereikt, in generatieformaat (Resoluties 0019, 0055 van 2016 en 000002 van 3 januari 2019). overmaken aan de DIAN
In geval van commerciële verhinderingen zal de partij die verplicht is om elektronisch te factureren, de DIAN op de hoogte brengen van de commerciële oorzaak die de uitreiking van de elektronische factuur verhindert, door gebruik te maken van het systeem van verzoeken, klachten en claims via de website van de hierboven vermelde instantie.
Hoe moeten de elektronische facturen die tijdens de storing van het DIAN-computersysteem zijn uitgereikt, worden verzonden?
Zodra de werking is genormaliseerd, moet de elektronische facturerende partij de uitgereikte elektronische facturen in generatieformaat verzenden binnen 48 uur nadat de noodsituatie is opgeheven.
Wat gebeurt er als de validatie niet plaatsvindt als gevolg van een technische storing?
Als er een communicatieprobleem is met de DIAN Web Service, geeft deze een foutmelding 500, om aan te geven dat deze buiten werking is. Op dat moment wordt de optie om de factuur zonder voorafgaande validatie naar de koper te sturen automatisch ingeschakeld.
Is het nodig om nummering aan te vragen voor de elektronische factuur?
Ja, het is noodzakelijk om nummering aan te vragen.
In noodgevallen waarin elektronische facturen niet kunnen worden uitgereikt vanwege technologische en/of commerciële problemen aan de kant van de facturerende partij, moet ook een nummeringsmachtiging worden aangevraagd voor facturen op papier of factuurblok, via een computer en een POS.
Elektronische verkoopfactuur als waardetitel via RADIAN
Elektronische facturering in Colombia is geëvolueerd met de implementatie van RADIAN, het platform dat is gecreëerd door de Nationale Belasting- en Douanedirectie (DIAN) voor het beheer en de traceerbaarheid van de elektronische verkoopfactuur als waardetitel.
Het RADIAN-systeem is een mechanisme voor het registreren en traceren van de circulatie van elektronische facturen die kunnen worden gebruikt bij factoringtransacties, waarbij hun wettigheid en transparantie worden gewaarborgd. Dit platform centraliseert de informatie over elektronische documenten en de gebeurtenissen die verband houden met hun levenscyclus, waardoor de overdracht van economische rechten wordt vergemakkelijkt en hun gebruik als onderpand in financiële transacties mogelijk wordt gemaakt.
EDICOM biedt een technologische oplossing die het genereren, verzenden, afleveren en registreren van gebeurtenissen in RADIAN automatiseert, zodat bedrijven efficiënt en foutloos aan de huidige regelgeving kunnen voldoen.
¿ Wat is RADIAN en wat is de rol ervan in elektronische factoring?
Factoring is een financieel instrument waarmee bedrijven niet-geïnde facturen kunnen omzetten in onmiddellijke liquiditeit door de rechten op inning over te dragen aan een financiële instelling of derde partij.
RADIAN is het officiële platform van de DIAN om dit proces te beheren en ervoor te zorgen dat alle transacties met betrekking tot de elektronische verkoopfactuur als waardetitel transparant, verifieerbaar en veilig zijn.
De belangrijkste functies van RADIAN omvatten:
- Registratie van elektronische verkoopfacturen als waardetitel.
- Raadpleging en traceerbaarheid van facturen die in het systeem circuleren.
- Registratie van belangrijke gebeurtenissen zoals endorsementen, overdrachten en betalingen.
Dit systeem is verplicht voor elk bedrijf dat factoringactiviteiten wil uitvoeren in Colombia.
Vereisten om een e-factuur als waardetitel te laten gelden in RADIAN
Om als waardetitel in RADIAN te worden geregistreerd, moet een elektronische factuur aan de volgende vereisten voldoen:
- Het moet gaan om een elektronische verkoopfactuur met voorafgaande validatie, d.w.z. dat de factuur door de DIAN moet zijn ontvangen en gevalideerd.
- De factuur moet de vermelding van het opgenomen recht bevatten, samen met de handtekening van de opsteller.
- Het moet voldoen aan de fiscale en commerciële vereisten die zijn vastgelegd in de belastingwet en resolutie 000042 van 2020.
- De uitgever moet zijn instemming betuigen om de factuur in omloop te brengen door deze te registreren in RADIAN.
Daarnaast moet de factuur de volgende elementen bevatten: Vervaldatum, bevestiging van ontvangst van de elektronische verkoopfactuur, bevestiging van ontvangst van het goed of de dienst, uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding van de factuur en betalingsvoorwaarden, in het geval van kredietfacturen.
De gebeurtenissen in RADIAN: kernelement in het beheer van factoring
Het beheer van gebeurtenissen in RADIAN is van fundamenteel belang voor de werking van het systeem, omdat hiermee facturen als zekerheid kunnen worden geregistreerd en factoringtransacties kunnen worden uitgevoerd.
De gebeurtenissen in RADIAN komen overeen met digitaal ondertekende elektronische berichten, die het mogelijk maken om de verschillende handelingen vast te leggen die zich in de levenscyclus van een elektronische verkoopfactuur kunnen voordoen.
Welke gebeurtenissen kunnen in RADIAN worden geregistreerd?
- Registratie van de elektronische verkoopfactuur als een zekerheidsakte.
- Endossement (eigendomsoverdracht van de factuur).
- Garantie (waarborg op de factuur).
- Mandaat (machtiging om handelingen uit te voeren namens de eigenaar).
- Betalingsrapport (melding van de betalingsverplichting).
- Betaling van de e-factuur als zekerheid.
- Beperkingen op de verspreiding van de factuur.
- Protest (betwisting van de factuur).
- Overdracht van economische rechten.
Om in RADIAN te kunnen functioneren, moeten gebruikers aangeven welk type software zij zullen gebruiken voor het genereren, valideren en verzenden van gebeurtenissen die verband houden met elektronische facturen. Als de software door derden wordt geleverd, moet deze bovendien vooraf door de DIAN worden geautoriseerd.
Kenmerken van het functionele model van RADIAN
Het functionele model van RADIAN is gebaseerd op technologische standaarden die de veiligheid en traceerbaarheid van elektronische documenten garanderen.
Belangrijkste kenmerken van het systeem:
- Het maakt gebruik van de XML UBL 2.1 standaard voor het structureren van documenten.
- Het kent een RADIAN CUDE (unieke elektronische documentcode) toe aan elk geregistreerd evenement.
- Het implementeert een elektronische container (bijgevoegd document) om de traceerbaarheid te garanderen.
- Vereist de toepassing van een digitale handtekening op de gebeurtenissen om hun integriteit te garanderen.
- Maakt het mogelijk een Certificaat van Bestaan en Traceerbaarheid van de Elektronische Factuur te genereren, een document dat de geschiedenis van gebeurtenissen voor elke factuur registreert.
- Maakt interoperabiliteit tussen gebruikersservers en e-mailmeldingen mogelijk.
Elektronische loonstrook
Elektronische loonstrook in Colombia is een vereiste die is geïmplementeerd door het Nationale Belasting- en Douanedirectoraat (DIAN) binnen het elektronische facturatiesysteem van het land. Het doel is om de belastingcontrole te verbeteren, de controle te vergemakkelijken en te zorgen voor transparantie in loonbetalingen.
Dit model is verplicht voor alle bedrijven die onderworpen zijn aan inkomstenbelasting en btw en die betalingen of kredieten verrichten aan derden in het kader van een arbeids-, wettelijke of regelgevende relatie. Om aan deze regeling te voldoen, moeten bedrijven het document ter ondersteuning van elektronische loonbetalingen digitaal uitgeven en binnen de vastgestelde termijnen melden aan de DIAN.
Proces voor het genereren en verzenden van elektronische loonstroken
Om te voldoen aan de DIAN-regelgeving moet het proces voor de elektronische uitgifte van loonstroken drie fundamentele fasen doorlopen:
1. Het genereren van documenten en elektronische handtekening: Automatisering en beveiliging bij het genereren van documenten
- De elektronische loon- en regularisatienota's worden op een geïntegreerde en geautomatiseerde manier gegenereerd op basis van de informatie uit de BPO- of loonlijstsoftware van het bedrijf.
- De digitale handtekening van het bedrijf wordt gebruikt om de authenticiteit van het document te garanderen.
- De digitale handtekening wordt uitgegeven door de EDICOM Certification Authority in Colombia, waardoor naleving van de regelgeving en integriteit van het document worden gewaarborgd.
2. Automatische verzending naar de DIAN: naleving van de regelgeving met elektronische validatie.
- Na ondertekening worden de documenten naar de DIAN verzonden via EDICOM's Global Compliance oplossing.
- De DIAN valideert de informatie en stuurt een bevestigingsbericht terug met de status van het document.
- Als het document is goedgekeurd, slaat de DIAN het op en ondertekent het elektronisch, waarbij een bericht met de status “Document gevalideerd door DIAN” wordt gegenereerd.
3. Integratie met het loonstrook- en personeelsdistributiesysteem: Efficiënt beheer en veilige opslag van elektronische loonstrook.
- Het EDICOM-platform integreert het DIAN-bericht in de BPO van het bedrijf, samen met de grafische weergave van de loonlijst.
- De door DIAN gevalideerde documenten worden automatisch naar de werknemers gestuurd, waardoor een gestroomlijnd proces zonder handmatige tussenkomst wordt gegarandeerd.
- De EDICOM-oplossing slaat de elektronische documenten ook op gedurende de tijd die is vastgelegd in de regelgeving, waardoor hun integriteit, traceerbaarheid en vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.
EDICOM: DIAN-erkende leverancier voor elektronische salarisadministratie
Als DIAN-erkende technologieleverancier heeft EDICOM een oplossing ontwikkeld waarmee bedrijven de uitgifte en verzending van de elektronische documenten die nodig zijn in het elektronische salarissysteem kunnen automatiseren.
Ons platform vergemakkelijkt het genereren van de twee essentiële documenten:
- Elektronische loonstrook: Dit document, dat ook wel het document ter ondersteuning van de elektronische loonstrook wordt genoemd, geeft de beloning weer die een werknemer ontvangt op basis van zijn arbeidsrelatie met het bedrijf.
- Aanpassingsnota's: Dit zijn elektronische documenten die worden gebruikt om fouten te corrigeren of wijzigingen aan te brengen in de elektronische loonstrook die eerder naar de DIAN is gestuurd.
Onze oplossing integreert rechtstreeks met de software voor loonbeheer van het bedrijf en automatiseert de volledige cyclus van aanmaak, validatie en bewaring van deze elektronische documenten.
E- facturatie op het verkooppunt (E-factuur B2C)
Elektronische facturering op het verkooppunt (POS) is in Colombia een belangrijke vereiste voor bedrijven die kassabonnen genereren en op verzoek van klanten elektronische verkoopfacturen moeten uitreiken. DIAN-resolutie 001092 bepaalt dat bedrijven bereid moeten zijn om elektronische facturen uit te geven die zijn afgeleid van kassabonnen die in fysieke en online winkels zijn gegenereerd, zodat hun fiscale geldigheid is gegarandeerd.
Om efficiënt aan deze verplichting te voldoen, zonder de factureringsprocessen in kassasystemen aan te passen, biedt EDICOM een geïntegreerde SaaS-oplossing die de omzetting van kassabonnen in elektronische facturen automatiseert, naleving van de regelgeving waarborgt en de klantervaring optimaliseert.
Ticketportaal: e-facturen genereren vanuit kassabonnen
Met onze Ticketportaal kunnen webwinkeliers een transparant en geautomatiseerd systeem aanbieden waarmee klanten zonder moeite elektronische facturen kunnen aanvragen.
Hoe werkt het Ticketportaal?
- Gegevens exporteren vanuit de kassa (POS): Het kassasysteem genereert een bestand met de gegevens van het aankoopticket. Dit bestand wordt automatisch omgezet in een XML-document volgens de DIAN-voorschriften.
- Gegevensinvoer door de klant: De klant opent het ticketportaal en voert de ticketgegevens in een webformulier in. De klant vult de informatie aan met de minimale fiscale gegevens die nodig zijn voor het genereren van de elektronische factuur.
- Uitgifte en validatie van de factuur: EDICOM valideert de door de klant ingevoerde gegevens. De elektronische factuur wordt gegenereerd in XML-formaat en voldoet aan de DIAN-vereisten. De factuur wordt gevalideerd en gedeclareerd bij de DIAN, waardoor de rechtsgeldigheid ervan wordt gewaarborgd.
- Levering en integratie: De elektronische factuur wordt in realtime naar de klant verzonden in XML-formaat en grafische weergave in PDF en het document wordt automatisch geïntegreerd in het bedrijfsbeheersysteem.
WebinarEén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
