Terug naar de kaartElektronische facturen en transportdocumenten in Brazilië
De elektronische factuur in Brazilië is een van de meest geconsolideerde systemen ter wereld en wordt beheerd door de Secretaria da Fazenda (SEFAZ) en de gemeentelijke prefeituras. Het gebruik ervan is verplicht voor alle bedrijven en is georganiseerd in verschillende modellen, afhankelijk van het type transactie: de NF-e voor de aan- en verkoop van goederen, de NFS-e voor de levering van diensten, de NFCom voor de telecommunicatiesector en de CT-e voor het vervoer van goederen.
Kenmerken van de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) in Brazilië
De Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) is het elektronische fiscale document dat de fysieke factuur bij de aan- en verkoop van goederen vervangt. Het doel ervan is om commerciële transacties tussen bedrijven te registreren en zo de fiscale geldigheid, de traceerbaarheid van de transacties en de belastingcontrole op het hele nationale grondgebied te garanderen.
Verplichting
Het gebruik van de NF-e is verplicht voor alle bedrijven die goederen of producten verhandelen die onderworpen zijn aan de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), met inbegrip van industrieën, groothandelaars, detailhandelaars en import- of exportbedrijven.
Factuurformaat
De NF-e wordt gegenereerd in XML-formaat volgens de nationale norm die is vastgesteld door de SEFAZ. Het bevat informatie over de afzender, de ontvanger, de producten, de waarden en de bijbehorende belastingen.
Elektronische handtekening
Elke NF-e moet elektronisch worden ondertekend met een elektronisch certificaat dat is afgegeven door een door ICP-Brasil erkende certificeringsinstantie.
Archivering
De afzender en de ontvanger moeten de XML- en DANFE-bestanden gedurende minimaal 5 jaar bewaren, zodat ze beschikbaar zijn voor raadpleging of fiscale controles.
Vereisten
Om een Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) in Brazilië uit te geven, moeten bedrijven voldoen aan een reeks technische en administratieve vereisten die zijn vastgesteld door de Secretaria da Fazenda (SEFAZ):
- Geldig digitaal certificaat uitgegeven door een door ICP-Brasil geaccrediteerde certificeringsinstantie, dat wordt gebruikt om facturen elektronisch te ondertekenen.
- Factureringssysteem dat compatibel is met het door de SEFAZ gedefinieerde standaard XML-formaat.
- Validatie door de SEFAZ van de status van de betreffende documenten als uitgever van elektronische fiscale documenten.
- Integratie- en communicatietests met de webservices van de SEFAZ om de correcte communicatie van het systeem te controleren.
Fiscale controle
Voordat de goederen worden verzonden, moet het bedrijf de NF-e ter goedkeuring naar SEFAZ sturen. Pas na ontvangst van de gebruiksvergunning wordt de transactie fiscaal als geldig beschouwd.
Afdrukformaat
Na validatie wordt het Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) gegenereerd, dat de goederen tijdens het transport fysiek vergezelt.
Werking van de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) in Brazilië
De werking van de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) omvat verschillende fasen die de wettelijke geldigheid van het document en de belastingcontrole door de SEFAZ garanderen. Dit proces maakt het mogelijk om de aan- en verkoop van goederen volledig traceerbaar en veilig te registreren.
Generatie van het document
Het ERP-systeem van de afzender genereert het XML-bestand met alle informatie over de commerciële transactie, inclusief gegevens over de verkoper, koper, producten, belastingen en totale bedragen.
Elektronische handtekening
Het XML-bestand wordt elektronisch ondertekend met het elektronische certificaat van de belastingplichtige, waardoor de authenticiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud worden gegarandeerd.
Verzending en validatie door de SEFAZ
Het ondertekende document wordt elektronisch via webservices naar de betreffende SEFAZ verzonden. De belastingdienst valideert de structuur en de gegevens van de NF-e en geeft, als alles in orde is, een autorisatie voor gebruik af, waardoor het document fiscaal geldig wordt.
Uitgifte van de DANFE
Met de geautoriseerde NF-e wordt het Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) gegenereerd, een grafische weergave die tijdens het transport bij de goederen moet worden gevoegd.
Archivering
De afzender en de ontvanger moeten het XML-bestand en de DANFE gedurende ten minste vijf jaar bewaren, zodat deze beschikbaar zijn voor raadpleging of fiscale controles.
Veelgestelde vragen over de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Welke belastingdienst reguleert de NF-e in Brazilië?
De NF-e wordt gereguleerd door de Secretaria da Fazenda (SEFAZ), die de registraties van commerciële transacties tussen bedrijven valideert, autoriseert en bewaart.
Voor welke transacties moet een NF-e worden afgegeven?
Deze moet worden afgegeven voor elke aankoop of verkoop van goederen of producten die onderworpen zijn aan de ICMS, met inbegrip van interstatelijke transacties, invoer en overdrachten tussen dochterondernemingen.
Wat is het verschil tussen NF-e en NFC-e?
De NF-e wordt gebruikt voor B2B- en B2G-transacties, terwijl de NFC-e van toepassing is op verkopen aan de eindconsument in verkooppunten.
Wat gebeurt er als de SEFAZ een NF-e afwijst?
Als het document wordt afgewezen, is de factuur fiscaal ongeldig. De uitgever moet de aangegeven fouten corrigeren en de XML opnieuw verzenden om een nieuwe autorisatie voor gebruik te verkrijgen.
Wat is de vereenvoudigde DANFE?
Het is een verkorte versie van het Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), dat de belangrijkste gegevens van een NF-e samenvat in een verkleind labelformaat.
Kenmerken van de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) in Brazilië
De Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) is het elektronische document dat wordt gebruikt om dienstverleningen in Brazilië te registreren. Het beheer ervan valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten (prefeituras), hoewel de federale overheid een nationaal NFS-e-systeem heeft opgezet om het formaat te standaardiseren en de uitgifte in het hele land te vereenvoudigen.
Verplichting
De uitgifte van de NFS-e is verplicht voor alle dienstverleners, zowel rechtspersonen als zelfstandigen, die onderworpen zijn aan de belasting op diensten van welke aard dan ook (ISSQN).
Factuurformaat
De NFS-e wordt gegenereerd in een gestructureerd XML-formaat, dat de gegevens van de uitgever, de ontvanger, de beschrijving van de dienst, de bedragen, de belastingen en de verificatiecode bevat. Sinds de oprichting van het nationale NFS-e-systeem moeten alle gemeenten de uitgifte van het document in gestandaardiseerd XML-formaat toestaan, waardoor de interoperabiliteit tussen de verschillende rechtsgebieden wordt gewaarborgd.
Elektronische handtekening
Elke NFS-e moet elektronisch worden ondertekend met een elektronisch certificaat dat is afgegeven door een door ICP-Brasil geaccrediteerde certificeringsinstantie, waardoor de authenticiteit van de afzender en de integriteit van het document worden gegarandeerd.
Archivering
Dienstverleners moeten de XML-bestanden van de NFS-e vijf jaar bewaren, in overeenstemming met de fiscale voorschriften, zodat ze beschikbaar zijn voor raadpleging of gemeentelijke en nationale controles.
Vereisten
Om een Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) uit te geven, moeten bedrijven en professionals aan de volgende technische en administratieve vereisten voldoen:
- Geldig elektronisch certificaat, uitgegeven door een certificeringsinstantie van ICP-Brasil.
- Actieve gemeentelijke registratie, met toestemming van het betreffende prefeitura.
- Factureringssysteem dat compatibel is met het nationale XML-formaat van de NFS-e.
- Integratie met de webservices van het Secretariaat van Financiën (SEFIN) of de gemeente voor validatie en verzending van documenten.
Fiscale controle
Elke NFS-e moet elektronisch worden verzonden naar de gemeentelijke belastingdienst of het nationale NFS-e-systeem voordat deze aan de klant wordt geleverd. Pas na validatie is de factuur fiscaal geldig en kan deze worden gebruikt voor belastingdoeleinden.
Werking van de elektronische dienstfactuur (NFS-e) in Brazilië
Het proces voor de uitgifte van de NFS-e garandeert de traceerbaarheid, veiligheid en naleving van de belastingwetgeving voor alle dienstverleningen. Het bestaat uit verschillende fasen waarin de gemeentelijke systemen worden geïntegreerd met het nationale NFS-e-systeem.
Generatie van het document
De belastingplichtige maakt het XML-bestand aan via zijn factureringssysteem. Dit document bevat de fiscale gegevens van de afzender en de ontvanger, een gedetailleerde beschrijving van de dienst, de belastinggrondslag en de toepasselijke belastingen.
Elektronische handtekening
Het XML-bestand wordt digitaal ondertekend met een ICP-Brasil-certificaat, waardoor de authenticiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud worden gewaarborgd.
Verzending en validatie
De NFS-e wordt doorgestuurd naar het Secretariaat van Financiën (SEFIN) of naar het gemeentelijke systeem. Het systeem valideert de gegevens en als alles correct is, wordt een gebruiksautorisatie afgegeven, die de factuur wettelijk valideert en verzending naar de eindklant mogelijk maakt.
Archivering
De afzender moet de XML van de afgegeven NFS-e gedurende minimaal vijf jaar bewaren, zodat deze beschikbaar is voor audits of gemeentelijke fiscale vereisten.
Veelgestelde vragen over de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
Welke belastingen worden via de NFS-e aangegeven?
Voornamelijk de ISSQN (belasting op diensten van welke aard dan ook), die onder de bevoegdheid van de gemeente valt.
Heeft elke gemeente zijn eigen NFS-e-systeem?
Nee. Er is een nationaal NFS-e-systeem opgezet zodat gemeenten het uniforme NFS-e-formaat kunnen gebruiken.
Wat is de DPS in het nationale NFS-e-systeem?
De Declaração de Prestação de Serviços (DPS) is de stap voorafgaand aan het verzenden van de NFS-e. Hiermee kunnen de gegevens van de dienst aan de SEFIN worden doorgegeven voordat de definitieve factuur wordt gegenereerd.
Kan een reeds gevalideerde NFS-e worden geannuleerd?
Ja, op voorwaarde dat er een door het gemeentelijke of nationale systeem geautoriseerde annulering wordt uitgevoerd, binnen de door de regelgeving vastgestelde termijn.
Wat zijn de voordelen van het uniforme nationale formaat?
Het vermindert de administratieve lasten, vergemakkelijkt de interoperabiliteit tussen gemeenten en maakt een gecentraliseerde afgifte vanuit geïntegreerde systemen mogelijk.
Kenmerken van de Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) in Brazilië
De Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) is het elektronische document dat is opgesteld om de transacties in de communicatie- en telecommunicatiesector in Brazilië te registreren. Het vervangt de oude modellen 21 en 22 en verenigt de facturerings- en belastingcontroleprocessen in een sneller en geautomatiseerd systeem.
Verplichting
De uitgifte van de NFCom is verplicht voor alle bedrijven die telecommunicatie-, omroep-, vaste of mobiele telefonie-, internet- en abonneetelevisiediensten leveren, overeenkomstig Ajuste SINIEF nº 34/24.
Factuurformaat
De NFCom wordt uitgegeven in het nationale standaard XML-formaat. Het bestand bevat informatie over de uitgever, de ontvanger, de geleverde diensten, de gefactureerde bedragen, de toepasselijke belastingen en specifieke belastingcodes voor de telecommunicatiesector.
Elektronische handtekening
Elke NFCom moet worden ondertekend met een elektronisch certificaat dat is uitgegeven door een door ICP-Brasil erkende autoriteit, wat de authenticiteit van de uitgever en de integriteit van het document garandeert.
Archivering
De afzenders moeten de NFCom's vijf jaar lang in XML-formaat bewaren, zodat ze beschikbaar zijn voor audits of fiscale controles door de SEFAZ.
Vereisten
Om een NFCom uit te geven, moeten bedrijven voldoen aan de volgende technische en administratieve vereisten die zijn vastgesteld door de SEFAZ:
- Beschikken over een geldig ICP-Brasil elektronisch certificaat.
- Beschikken over een factureringssysteem dat compatibel is met het XML-model van de NFCom
- Integratie- en validatietests uitvoeren met de SEFAZ voordat met de officiële uitgifte wordt begonnen.
- Hun bedrijf registreren en aanmelden bij de Secretaria da Fazenda (staatssecretariaat van Financiën) als elektronische uitgever.
Fiscale controle
De NFCom moet ter validatie worden doorgegeven aan de SEFAZ. Bovendien maakt het systeem het mogelijk om gerelateerde gebeurtenissen zoals annuleringen, vervangingen of correcties te registreren, waardoor een volledige controle over de levenscyclus van elke factuur wordt gegarandeerd.
Afdrukformaat
Na validatie kan het Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (DANFE NFCom) worden gegenereerd, een grafische weergave die aan de klant kan worden overhandigd of als back-up van het elektronische document kan worden bewaard.
Werking van de Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) in Brazilië
De werking van de NFCom volgt een elektronisch proces dat vergelijkbaar is met dat van de NF-e, waardoor de automatisering en traceerbaarheid van de transacties in de communicatiesector wordt gegarandeerd.
Generatie van het document
De afzender genereert de NFCom in XML-formaat via zijn facturatiesysteem, inclusief alle fiscale en technische gegevens van de geleverde communicatiedienst, evenals de toepasselijke bedragen en belastingen.
Elektronische handtekening
Het XML-bestand wordt elektronisch ondertekend met een ICP-Brasil-certificaat, waardoor de authenticiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud worden gegarandeerd.
Verzending en validatie
Het ondertekende document wordt elektronisch naar de SEFAZ verzonden. De belastingdienst valideert de structuur en de gegevens van het bestand en geeft, indien het aan de vereisten voldoet, een gebruiksvergunning af, waardoor het document fiscaal geldig wordt.
Registratie van gebeurtenissen
Het systeem maakt het mogelijk om gebeurtenissen met betrekking tot de NFCom te registreren, zoals annuleringen, correcties of vervangingen. Deze gebeurtenissen zorgen voor volledige traceerbaarheid van elk document en voortdurende actualisering van de fiscale informatie.
Archivering
De afzender en de ontvanger moeten de NFCom's in XML-formaat vijf jaar bewaren, zodat ze beschikbaar zijn voor audits of verzoeken van de SEFAZ.
Veelgestelde vragen over de Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)
Welke documenten vervangt de NFCom?
Het vervangt de modellen 21 en 22, die voorheen door telecommunicatiebedrijven werden gebruikt.
Welke soorten diensten moeten een NFCom uitgeven?
Alle telecommunicatiediensten, telefonie, internet, abonnements-tv en gegevensoverdracht.
Kunnen correcties of annuleringen worden geregistreerd?
Ja. Met NFCom kunnen elektronische gebeurtenissen (annuleringen, vervangingen of aanpassingen) worden geregistreerd bij SEFAZ.
Wat is het verschil tussen NFCom en NF-e?
Hoewel ze dezelfde XML-structuur en elektronische handtekening hebben, bevat NFCom specifieke velden voor communicatiediensten.
Hoe wordt de sector gecontroleerd?
De SEFAZ ontvangt de XML-bestanden in realtime en vergelijkt ze met gegevens van de Agência Nacional de Telecomunicações (ANATEL), waardoor de controle op de transacties wordt versterkt.
Kenmerken van het Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) in Brazilië
Het Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) is het elektronische document dat de goederenvervoersactiviteiten in Brazilië ondersteunt en controleert. Het is bedoeld ter vervanging van de papieren documenten die voorheen werden gebruikt om het vervoer van goederen te registreren, en garandeert logistieke traceerbaarheid, fiscale transparantie en fiscale controle door de Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Verplichting
Het gebruik van de CT-e is verplicht voor alle vrachtvervoerders, zowel over de weg, per spoor, door de lucht, over de rivier of over meerdere vervoerswijzen, die goederen vervoeren op Braziliaans grondgebied.
Factuurformaat
De CT-e wordt uitgegeven in XML-formaat, in overeenstemming met de technische norm die is vastgesteld door de SEFAZ. Het document bevat de gegevens van de afzender, de verzender en de ontvanger van de lading, de herkomst en de bestemming van de zending, de aard van het transport, de kosten van de dienst en de toepasselijke belastingen.
Elektronische handtekening
Elke CT-e moet worden ondertekend met een elektronisch certificaat dat is uitgegeven door een door ICP-Brasil geaccrediteerde autoriteit, waardoor de authenticiteit van de afzender en de integriteit van het document worden gegarandeerd.
Archivering
De XML-bestanden van de CT-e moeten vijf jaar worden bewaard, zowel door de vervoerder als door de contracterende klant, zodat ze beschikbaar zijn voor audits of fiscale controles.
Vereisten
Om een Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) uit te geven, moeten bedrijven aan de volgende technische en administratieve vereisten voldoen:
- Beschikken over een geldig elektronisch certificaat dat is uitgegeven door een door ICP-Brasil erkende instantie.
- Beschikken over een factureringssysteem dat compatibel is met het standaard XML-model van de CT-e.
- Integratie- en validatietests uitvoeren met de SEFAZ voordat met de officiële uitgifte wordt begonnen.
- Hun bedrijf registreren en aanmelden bij de Secretaria da Fazenda (staatssecretariaat van Financiën) als elektronische uitgever.
Fiscale controle
Voordat het transport begint, moet de CT-e elektronisch naar de SEFAZ worden gestuurd voor validatie. Na ontvangst van de gebruiksvergunning wordt het document fiscaal geldig en kan het de lading tijdens het transport vergezellen.
Afdrukformaat
Na validatie wordt het Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) gegenereerd, de grafische weergave van de CT-e, die de goederen tijdens het hele traject fysiek moet vergezellen.
Werking van de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) in Brazilië
De werking van de CT-e volgt een elektronisch proces dat de wettigheid en traceerbaarheid van elke transportoperatie garandeert. Dit systeem maakt een efficiënte controle van het goederenverkeer mogelijk en vergemakkelijkt het fiscale toezicht door de SEFAZ.
Generatie van het document
De vervoerder genereert de CT-e in XML-formaat via zijn factureringssysteem, met daarin de gegevens van de afzender, de ontvanger, het voertuig, de transportroute, de waarden en de toepasselijke belastingen.
Elektronische handtekening
Het XML-bestand wordt elektronisch ondertekend met een ICP-Brasil-certificaat, waarmee de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud van het document worden gegarandeerd.
Verzending en validatie
De ondertekende CT-e wordt elektronisch naar de SEFAZ verzonden. De belastingdienst valideert de structuur en de gegevens van het document en geeft, zodra deze zijn goedgekeurd, de gebruiksvergunning af, die volledige fiscale geldigheid verleent.
Uitgifte van het DACTE
Met de afgegeven gebruiksvergunning wordt het Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) gegenereerd, een grafische weergave van de CT-e, die fysiek bij de lading moet worden gevoegd tijdens het transport als fiscale en operationele back-up.
Archivering
De afzender en de contractant van de dienst moeten de XML-bestanden van de CT-e en de DACTE vijf jaar bewaren, zodat ze beschikbaar zijn voor audits of controles door de SEFAZ.
Veelgestelde vragen over de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Voor welke transacties moet een CT-e worden afgegeven?
Voor alle diensten op het gebied van vracht- of goederenvervoer, ongeacht of deze worden uitgevoerd door natuurlijke personen of rechtspersonen, binnen het nationale grondgebied.
Welke informatie bevat de CT-e?
Gegevens over de vervoerder, de afzender, de ontvanger, het voertuig, de route, de vrachtkosten, de belastingen en het soort lading.
Wat is het DACTE en waarvoor dient het?
Het aanvullende document van de CT-e (DACTE) is de grafische weergave van de XML van de CT-e. Het moet de lading fysiek gedurende het hele traject vergezellen.
Kan een CT-e worden geannuleerd?
Ja, binnen de maximale termijn vanaf de goedkeuring, op voorwaarde dat het transport nog niet is begonnen.
Welke voordelen biedt de CT-e ten opzichte van het traditionele systeem?
Het vermindert de fysieke documentatie, versnelt de logistieke processen, verbetert de fiscale controle en vergemakkelijkt de traceerbaarheid van het goederenvervoer in realtime.
WebinarEén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
