ViDA (BTW in het digitale tijdperk): Hoe moet u zich hierop voorbereiden?

ViDA: hoe u de processen rond btw en elektronische facturering kunt voorbereiden

VAT in the Digital Age (ViDA) verandert de manier waarop de btw in de Europese Unie wordt beheerd, met name voor bedrijven met intracommunautaire transacties. Het initiatief is opgebouwd rond drie pijlers: de vereisten voor digitale rapportage op basis van gestructureerde elektronische facturen, de nieuwe verantwoordelijkheden van bepaalde digitale platforms en de uitbreiding van het éénloketsysteem voor btw. Elke maatregel heeft zijn eigen reikwijdte en tijdschema, die zijn vastgelegd in het werkprogramma 2026-2035 inzake e-facturering en digitale rapportage van ViDA.

De voorbereiding hangt niet alleen af van kennis van de nieuwe verplichtingen. Er moet ook worden nagegaan of de huidige processen fiscale gegevens kunnen genereren, valideren en doorgeven met de vereiste snelheid en het vereiste detailniveau. Handmatige taken, niet-geïntegreerde ERP-systemen en inconsistente formaten kunnen die overgang bemoeilijken, vooral wanneer de informatie tussen verschillende applicaties, entiteiten en rechtsgebieden moet circuleren.

De kwaliteit van de stamgegevens zal een ander gevoelig punt zijn. De gegevens over klanten, producten en belastingen moeten consistent zijn om fouten, afwijzingen en latere correcties te voorkomen. In deze context versterkt de aanpassing van de norm EN 16931 aan de ViDA-vereisten de rol van gestructureerde gegevens en de interoperabiliteit tussen de verschillende Europese systemen voor elektronische facturering.

De video kan u helpen bepalen waar u moet beginnen: het facturatieproces controleren, de gegevens opschonen en anticiperen op de complexiteit die voortvloeit uit verschillende formaten, talen, archiveringsregels en lokale integraties. Dit is met name nuttig voor fiscale, financiële en IT-teams die activiteiten in meerdere landen beheren en moeten beoordelen of hun huidige architectuur klaar is om nieuwe verplichtingen te integreren zonder dat dit leidt tot een toename van processen en koppelingen.