Terug naar de kaartElektronische facturatie en e-rapportering in Polen
Polen zal vanaf 2026 gefaseerd verplichte B2B e-facturatie invoeren via het nationale e-facturatiesysteem (KSeF). Op 8 mei 2025 heeft het ministerie van Financiën de conceptversie van het systeem FA(3) gepubliceerd, dat FA(2) vanaf januari 2026 zal vervangen. In de B2G-sector ontvangen overheidsdiensten al sinds 2019 e-facturen en is indiening door leveranciers vrijwillig.
Kenmerken van elektronisch factureren in Polen
Het Poolse model is gebaseerd op B2B-clearance: gestructureerde facturen worden naar KSeF gestuurd voor validatie en het verkrijgen van een unieke identificatiecode (KSeF-ID). In het B2G-kader vindt de uitwisseling plaats in overeenstemming met UBL 2.1/Peppol BIS 3.0 via het relevante openbare platform.
Verplichtheid
- B2G: Vanaf 2019 moeten overheidsdiensten elektronische facturen kunnen ontvangen en beheren; het verzenden ervan door leveranciers is vrijwillig.
- B2B: Verplicht in twee fasen via KSeF:
- 1 februari 2026: grote belastingbetalers (> 200 miljoen PLN/jaar).
- 1 april 2026: overige belastingbetalers.
Factuurformaat
- B2B (KSeF): Gestructureerde XML-factuur volgens FA(2) (huidig) en overgang naar FA(3) (conceptversie gepubliceerd in mei 2025, van toepassing vanaf januari 2026).
- B2G: UBL 2.1 en Peppol BIS 3.0.
Elektronische handtekening
Elektronische handtekening is niet verplicht voor gestructureerde facturen die via KSeF worden verzonden. Belastingberichten en -aangiften die gekoppeld zijn aan andere processen kunnen echter gekwalificeerde handtekeningen vereisen.
Bewaring
KSeF fungeert als een opslagplaats, waar gedurende tien jaar facturen kunnen worden geraadpleegd en gedownload. Daarnaast moeten belastingbetalers documentatie bewaren in overeenstemming met boekhoudkundige en fiscale regels; de algemene minimumperiode is vijf jaar.
Vereiste administratieve formaliteiten
- Registratie en configuratie van inloggegevens voor toegang tot KSeF (API of applicatie van de belastingbetaler).
- Aanpassing van transmissie-/ontvangstsystemen aan het FA(3)-systeem en de KSeF 2.0 API.
- Interne procedures voor noodgevallen (offlinemodus) en beheer van bevestigingen.
Fiscale controle
KSeF valideert elke factuur en stuurt bevestigingen (toewijzing KSeF-ID en timestamp, afwijzing, onbeschikbaarheid). Continue controle verbetert de traceerbaarheid en vermindert het risico op fouten en fraude.
Komende data in Polen
Nationaal e-facturatiesysteem - KSeF
KSeF is het centrale platform voor het verzenden en ontvangen van gestructureerde facturen. Bedrijven sturen hun facturen naar KSeF, dat een KSeF-ID toekent en de documenten beschikbaar stelt voor raadpleging/download (origineel of PDF). Inclusief automatische bevestigingen van ontvangst, afwijzing of onbeschikbaarheid van het systeem.
FA(3) en KSeF 2.0: mijlpalen en tijdlijn
- 8 mei 2025: conceptversie FA(3)-systeem.
- Juni 2025: documentatie KSeF 2.0 (FA(3)-systeem, bijgewerkte API, testschema).
- 30 september 2025: KSeF 2.0 API-testomgeving wordt geopend.
- November 2025: testversie van de belastingbetalersapplicatie KSeF 2.0.
- Januari 2026: inwerkingtreding van het FA(3)-systeem (vervangt FA(2)).
- 1 februari en 1 april 2026: gefaseerde implementatie van B2B-verplichtingen.
Aangekondigde wijzigingen in de regelgeving
- Vrijwillig gebruik van offlinemodus tot eind 2026.
- Optionele mogelijkheid om B2C-facturen te versturen via KSeF.
- Toevoeging van bijlagen bij facturen in KSeF, zonder sectorale beperkingen.
- Facturen met een lage waarde (≤ 450 PLN per factuur of ≤ 10.000 PLN/maand) mogen in de huidige vorm blijven worden uitgegeven tot 30 september 2026.
- Uitstel tot 31 juli 2026 van de verplichting om het KSeF-nummer te verstrekken bij betalingen (inclusief gesplitste betaling) en van sancties bij niet-naleving.
- De nieuwe regelgeving (vervangt die van 27 december 2021) heeft betrekking op QR-codes, toegang in twee stappen en interne certificeringsprocessen.
- Uitstelperiode: geen boetes voor formele fouten tot eind 2026.
- Introductie van ‘offline24-modus’ om in bepaalde gevallen de factuur de volgende dag te versturen.
Komende data in Polen
SAF-T-rapporten in Polen (KAS)
SAF-T (JPK)-bestanden worden in XML-formaat naar de belastingdienst KAS gestuurd. De JPK_VAT en, geleidelijk vanaf 2025, JPK_CIT zijn verplicht. Beide moeten worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening en vijf jaar worden bewaard.
JPK_VAT
- Verplicht voor alle bedrijven vanaf 1 oktober 2018.
- Vervangt aangiften zoals VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ en VAT-ZD.
- Verzenden vóór de 25e van elke maand.
- Twee modaliteiten: JPK_V7M (maandelijks) en JPK_V7K (driemaandelijks).
JPK_CIT (nieuw)
- Ontstaat door JPK_KR in tweeën te delen: JPK_KR_PD (boekhoudboeken volgens PIT/CIT) en JPK_ST_KR (vaste en immateriële activa).
- Verplicht op jaarbasis, gefaseerde implementatie vanaf 1 januari 2025.
- Vanaf 31/12/2024: entiteiten met een omzet van > € 50 miljoen en belastinggroepen (PGK).
- Vanaf 31/12/2025: andere CIT- en PIT-belastingbetalers die JPK_VAT moeten betalen.
- Vanaf 31/12/2026: alle overige CIT- en PIT-belastingbetalers, ongeacht hun omvang.
Andere JPK-bestanden op aanvraag (audit)
Onder andere JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB, JPK_EWB en JPK_PKPiR moeten elektronisch gegenereerd en verstuurd kunnen worden wanneer de autoriteit dat vereist.
Komende data in Polen
Raadpleeg de meest gestelde vragen
Hieronder vindt u enkele van de meest gestelde vragen over het e-facturatiesysteem in Polen.
Vanaf wanneer geldt de verplichting tot B2B-e-facturatie in Polen?
In twee fasen: Vanaf 1 februari 2026 voor grote belastingbetalers (> 200 miljoen PLN/jaar) en vanaf 1 april 2026 voor de rest.
Welk technisch systeem wordt gebruikt voor B2B-facturen?
Het FA(3)-systeem (conceptversie gepubliceerd in mei 2025) zal FA(2) vervangen vanaf januari 2026.
Is een elektronische handtekening verplicht in KSeF?
Voor gestructureerde facturen die naar KSeF worden gestuurd, is een handtekening niet verplicht. Voor andere rapporten (bijv. SAF-T) kan een gekwalificeerde handtekening vereist zijn.
Hoe lang blijven facturen beschikbaar op KSeF?
KSeF bewaart facturen gedurende tien jaar; daarnaast moet de belastingbetaler zijn eigen administratie bewaren in overeenstemming met de regelgeving (algemeen minimum van vijf jaar).
Wat is de offlinemodus en offline24-modus?
Met de offlinemodus kunt u onvoorziene uitgaven doen zonder directe verbinding met KSeF; met de offline24-modus kunt u in specifieke gevallen de factuur de volgende dag versturen. Vrijwillig gebruik is mogelijk tot eind 2026.
Welke SAF-T verplichtingen gelden in Polen?
JPK_VAT moet maandelijks ingediend worden (of driemaandelijks in JPK_V7K) en JPK_CIT vanaf 2025 jaarlijks, met een geleidelijke invoering volgens de omvang van de belastingbetaler. Beide worden ingediend in XML-formaat, ondertekend en minimaal vijf jaar bewaard.
Komende data in Polen
WebinarEén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
