Terug naar de kaartElektronische facturatie in Panama
Elektronisch factureren in Panama werd in 2016 geïmplementeerd met de oprichting van het Panama Electronic Invoicing System (SFEP). In 2021 begon een vrijwillige adoptiefase, die in januari 2022 zijn hoogtepunt bereikte en het begin markeerde van de verplichte adoptie voor verschillende groepen belastingplichtigen.
Kenmerken van elektronische facturatie in Panama
De autoriteit die verantwoordelijk is voor het reguleren van het elektronische facturatiesysteem in Panama is het Directoraat-Generaal der Belastingen (DGI), een entiteit die verbonden is aan het Ministerie van Economie en Financiën (MEF).
Een ander kenmerk van elektronisch factureren in Panama is dat alle facturen vooraf moeten worden gevalideerd door een Gekwalificeerde Geautoriseerde leverancier (PAC) voordat ze naar de ontvangers worden verzonden, volgens een model van voorafgaande autorisatie.
Verplichting
Het Directoraat-Generaal der Belastingen (DGI) van Panama heeft het toepassingsgebied van het Panama Electronic Invoicing System (SFEP) geleidelijk uitgebreid, waardoor steeds meer belastingplichtigen worden opgenomen.
Sinds januari 2022 is het verplicht voor alle nieuwe bedrijven om elektronische facturering te gebruiken als de enige geldige methode voor het uitgeven van fiscale bewijzen.
Factuurformaat
Elektronische facturen in Panama moeten voldoen aan het XML-formaat, een internationaal erkende standaard die de interoperabiliteit tussen systemen vergemakkelijkt en waarmee gegevens op een gestructureerde en veilige manier kunnen worden uitgewisseld.
Dit formaat wordt geregeld door Wet 51 van 22 juli 2008, die het wettelijke kader vaststelt voor het maken, gebruiken en opslaan van elektronische documenten en digitale handtekeningen.
Elektronische handtekening
In overeenstemming met Wet 51 van 22 juli 2008, artikelen 2 en 74, garandeert de gekwalificeerde elektronische handtekening van de uitgever de rechtsgeldigheid van de elektronische factuur, die moet worden ondersteund door een gekwalificeerd elektronisch certificaat dat is uitgegeven door een certificatiedienstverlener die is geregistreerd bij het Nationaal Directoraat voor Elektronische Handtekeningen van het Openbaar Register van Panama.
Archivering
Het archiveren van elektronische facturen is een verplichting voor zowel de verstrekker als de ontvanger, in overeenstemming met de voorwaarden die zijn vastgelegd in de Panamese belastingwetgeving.
Volgens de huidige regelgeving moeten facturen minimaal 5 jaar worden bewaard, in overeenstemming met de verjaringstermijnen voor belastingen in verband met de Belasting op de Overdracht van Roerende Goederen en Diensten (ITBMS), gelijkwaardig aan de btw in andere landen.
Vereisten
Het proces van aansluiting op het elektronische factureringssysteem in Panama is relatief eenvoudig en toegankelijk voor belastingplichtigen. Om te beginnen met het uitreiken van elektronische facturen, is het noodzakelijk:
- Toegangsgegevens verkrijgen: belastingplichtigen moeten beschikken over de gegevens waarmee ze toegang kunnen krijgen tot het platform e-Tax 2.0, het officiële portaal van de DGI.
- Registratie op het DGI-platform: Belastingplichtigen moeten zich registreren in het gedeelte voor elektronische facturen op de DGI-website, waar ze de gegevens moeten invullen die nodig zijn voor hun opname in het systeem.
- Selectie van een gemachtigde PAC: Het is verplicht om te werken met een gekwalificeerde gemachtigde leverancier (Qualified Authorised Provider - PAC), die verantwoordelijk zal zijn voor het uitreiken, verzenden en opslaan van elektronische facturen in overeenstemming met de geldende regelgeving.
Dit proces maakt een soepele overgang naar elektronische facturering mogelijk, zorgt voor naleving van de wet en vergemakkelijkt het belastingbeheer van bedrijven.
Fiscale controle
Om de traceerbaarheid en authenticiteit van elektronische facturen te garanderen, beveelt de regelgeving het gebruik van een unieke elektronische factuurcode (CUFE) aan.
De CUFE is een unieke identificatiecode die de geldigheid van de factuur bevestigt, belastingcontroles door de DGI vergemakkelijkt en duplicatie van documenten voorkomt.
In tegenstelling tot andere landen vereist Panama geen uitgifte van nummerreeksen door de DGI, wat belastingplichtigen meer flexibiliteit biedt in hun belastingbeheer.
EDICOM PAC Panama, gekwalificeerde geautoriseerde leverancier
EDICOM werd op 14 november 2022 geaccrediteerd als Qualified Authorised Provider (PAC) door het Directoraat-Generaal der Belastingen van de Republiek Panama (DGI).
EDICOM is een van de toonaangevende PAC's op de markt dankzij de ervaring, de kwaliteit van de dienstverlening en de capaciteit om elektronische factureringsoplossingen op internationaal niveau aan te bieden.
De functie van de PAC in Panama: Gekwalificeerde Geautoriseerde Leverancier
De Gekwalificeerde Geautoriseerde Leverancier (PAC) is een door de DGI goedgekeurde entiteit die verantwoordelijk is voor het autoriseren van het gebruik van de elektronische factuur voor belastingplichtigen die besluiten dit systeem via zijn diensten te implementeren.
De belangrijkste functie van de PAC is om te controleren of elk elektronisch document voldoet aan de geldende belastingregels, waarbij de authenticiteit en geldigheid worden gewaarborgd voordat het officieel wordt gebruikt.
Belangrijkste verantwoordelijkheden van een PAC
Een gekwalificeerde geautoriseerde leverancier (Qualified Authorised Provider - PAC) moet zorgen voor een efficiënte en veilige service voor belastingplichtigen door de volgende verantwoordelijkheden te vervullen:
- Platform voor het beheer van elektronische documenten: beschikken over een robuust platform waarmee elektronische documenten kunnen worden ontvangen, gevalideerd en verzonden en waarmee transacties, opslag en opvragen efficiënt kunnen worden beheerd en optimale responstijden kunnen worden gegarandeerd zodat het factureringsproces niet wordt onderbroken.
- Validatie en autorisatie van elektronische documenten: controleren of elk document voldoet aan de belastingvereisten die zijn vastgesteld door de DGI, zoals: correcte gegevensopmaak, correcte belastingberekening en validatie van de belastinggegevens van de verstrekker en ontvanger. Zodra het document is goedgekeurd, verleent de PAC autorisatie voor gebruik, ondertekend met zijn digitale certificaat, waardoor de authenticiteit wordt gegarandeerd.
- Beheer van ongeldige documenten: Als een document niet door de validaties komt, stuurt de PAC een antwoord naar de verstrekker waarin de oorzaak van de afwijzing wordt vermeld, met details zoals: onjuiste of onvolledige velden, foutieve berekeningen of het ontbreken van verplichte informatie. In deze gevallen moet de verstrekker de factuur corrigeren en opnieuw verzenden in overeenstemming met de aangegeven richtlijnen.
- Beveiligde opslag van informatie: Garanderen van de vertrouwelijkheid en bescherming van de informatie die door belastingplichtigen en de DGI wordt verstrekt en ervoor zorgen dat deze beschikbaar is in overeenstemming met de geldende regelgeving.
- Aanpassing aan wijzigingen in de regelgeving: de noodzakelijke updates in de validatieprocessen doorvoeren in overeenstemming met de wijzigingen die de DGI aanbrengt in de technische specificaties, binnen de door de regelgevende instantie vastgestelde termijnen.
Veelgestelde vragen over elektronische facturering in Panama
Hieronder staan enkele van de meest gestelde vragen over het elektronische factureringssysteem in Panama.
Wat is een gekwalificeerde geautoriseerde provider (PAC)?
Een gekwalificeerde geautoriseerde provider (PAC) in Panama is een bedrijf of persoon die door het directoraat-generaal van inkomsten(DGI) is geautoriseerd om autorisatiediensten te verlenen voor het gebruik van de elektronische factuur van belastingbetalers.
Wie kan uw elektronische documenten (creditnota, debetnota en factuur) autoriseren?
In overeenstemming met wat is beschreven in decreet nr. 766, dat aangeeft dat alle bedrijven die zijn aangesloten bij het elektronische factuurmodel de diensten van ten minste één gekwalificeerde geautoriseerde provider (PAC) moeten contracteren om elektronische documenten te valideren en te autoriseren.
Wat garandeert de rechtsgeldigheid van de elektronische factuur?
Volgens wet 51 van 22 juli 2008, artikelen 2 en 74, wordt de elektronische factuur gegarandeerd door middel van de gekwalificeerde elektronische handtekening van de uitgever, ondersteund door een gekwalificeerd elektronisch certificaat, uitgegeven door een certificatiedienstverlener geregistreerd bij de Directie Nationale Elektronische Handtekening van het openbare register van Panama.
Hoe worden vliegtickets in de elektronische facturering behandeld, wetende dat de tickets in veel gevallen niet over de fiscale gegevens van de klanten beschikken?
In het geval van vliegtickets hebben zij een speciale behandeling, omdat, om elektronische facturen te kunnen uitreiken, de gegevens van de passagier op een of andere manier moeten worden aangevuld, indien de passagier om de factuur vraagt, of anders een factuur aan de eindconsument moet worden uitgereikt.
Wie is verantwoordelijk voor het opslaan van de XML, de uitgever of de PAC?
In Panama ligt de verantwoordelijkheid voor het opslaan van de XML van elektronische facturen bij zowel de uitgever als de PAC (Authorised Certification Provider). Beide moeten kopieën van de uitgegeven en ontvangen elektronische facturen gedurende ten minste 5 jaar bewaren.
Hoeveel items (artikelen) kan ik op één factuur sturen?
Er kunnen maximaal 1000 items (artikelen) op één factuur worden verzonden.
Moet ik een elektronische handtekening hebben, zelfs als ik met een gekwalificeerde geautoriseerde provider werk?
Ja, het is noodzakelijk dat de uitgever zijn elektronische handtekeningcertificaat heeft, onthoud dat elk bedrijf verantwoordelijk is voor de facturen die het uitgeeft.
Wat is de CUFE?
De afkorting staat voor unieke code van de elektronische factuur, het nummer dat een factuur identificeert.
Voor een Panamese onderneming, waarvan alle inkomsten niet in Panama worden geproduceerd, dat wil zeggen dat zij niet binnen het grondgebied factureert, is zij verplicht elektronische facturering te gebruiken?
Volgens wet 66 van 2019 van de Republiek Panama zijn alle in het land geregistreerde bedrijven verplicht om elektronische facturen uit te reiken, zelfs als hun inkomsten afkomstig zijn van niet in Panama geproduceerde inkomsten en zij niet binnen het grondgebied factureren. Het verplichte karakter van elektronische facturering werd ingesteld met als doel het belastingstelsel van het land te moderniseren en de efficiëntie en transparantie in het beheer van bedrijven te verbeteren.
Als het betrokken Panamese bedrijf in het land is geregistreerd, moet het dus voldoen aan de verplichting om elektronische facturen uit te reiken, zelfs als al zijn inkomsten afkomstig zijn van niet in Panama geproduceerde opbrengsten.
Is er speciale toestemming nodig om de DGI WebService te gebruiken?
Het gebruik van de DGI WebService is niet publiekelijk voor het uitgeven van elektronische facturen, dus u moet gecertificeerd zijn als PAC om het te kunnen gebruiken.
WebinarEén platform. Oneindige oplossingen.
Neem contact op met onze specialisten en verhelder al uw twijfels over hoe u uw bedrijf kunt aanpassen aan elk EDI-, e-facturerings- en belastingrapportagesysteem.
Zelfontwikkelde SaaS-oplossingen
Internationale klantenservice
99,9% gegarandeerde beschikbaarheid
Beheerde diensten
Certificeringen en internationale normen
Onderhoud van integratiestromen
Meer informatie?
