Zurück zur Kartee-Rechnung und e-Reporting in Polen
Polen wird die e-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise bis 2026 über das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem (KSeF) verpflichtend einführen. Am 8. Mai 2025 veröffentlichte das Finanzministerium den Entwurf des FA(3)-Schemas, das ab Januar 2026 das FA(2)-Schema ersetzen wird. Im B2G-Bereich erhalten die öffentlichen Verwaltungen seit 2019 elektronische Rechnungen, deren Übermittlung durch die Lieferanten jedoch noch freiwillig erfolgt.
Merkmale der e-Rechnung in Polen
Das polnische Modell basiert auf der Freigabe für B2B: strukturierte Rechnungen werden zur Validierung und zur Erlangung einer eindeutigen Kennung (KSeF-ID) an KSeF gesendet. Im B2G-Kontext erfolgt der Austausch gemäß UBL 2.1/Peppol BIS 3.0 über die entsprechende öffentliche Plattform.
Verpflichtung
- B2G: Ab 2019 mussten die öffentlichen Verwaltungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verwalten; der Versand durch die Lieferanten erfolgte freiwillig.
- B2B: Verpflichtend in zwei Phasen über KSeF:
- 1. Februar 2026: große Steuerzahler (>200 Millionen PLN/Jahr).
- 1. April 2026: alle anderen Steuerzahler.
Rechnungsformat
- B2B (KSeF): In XML strukturierte Rechnung nach FA(2) (aktuell) und Übergang zu FA(3) (Entwurf veröffentlicht im Mai 2025, gültig ab Januar 2026).
- B2G: UBL 2.1 und Peppol BIS 3.0.
Elektronische Signatur
Für strukturierte Rechnungen, die über KSeF gesendet werden, ist eine elektronische Signatur nicht zwingend erforderlich. Für Steuermeldungen und Erklärungen, die mit anderen Vorgängen verbunden sind, können jedoch gegebenenfalls qualifizierte Signaturen erforderlich sein.
Archivierung
KSeF fungiert als Archiv und ermöglicht die Einsicht und das Herunterladen von Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren. Darüber hinaus müssen die Steuerpflichtigen die Unterlagen gemäß den Buchführungs- und Steuervorschriften aufbewahren; die Mindestfrist beträgt im Allgemeinen 5 Jahre.
Erforderliche Verwaltungsverfahren
- Registrierung und Konfiguration der Anmeldedaten für den Zugang zu KSeF (API oder Steuerzahleranwendung).
- Anpassung der Ausstellungs-/Empfangssysteme an das FA(3)-Schema und die KSeF 2.0 API.
- Interne Verfahren für den Notbetrieb (Offline-Modus) und das Bestätigungsmanagement.
Steuerkontrolle
KSeF validiert jede Rechnung und stellt Bestätigungen aus (Zuordnung von KSeF-ID und Zeitstempel, Ablehnung, Nichtverfügbarkeit). Eine kontinuierliche Kontrolle verbessert die Rückverfolgbarkeit und verringert das Risiko von Fehlern und Betrug.
Kommende Termine in Polen
Nationales System der elektronischen Rechnungsstellung - KSeF
KSeF ist die zentrale Plattform für den Versand und Empfang strukturierter Rechnungen. Die Unternehmen senden ihre Rechnungen an die KSeF, die eine KSeF-ID vergibt und die Dokumente zur Einsichtnahme/Download zur Verfügung stellt (Original oder PDF). Dies schließt auch automatische Empfangsbestätigungen, Ablehnungen oder die Nichtverfügbarkeit des Systems ein.
FA(3) und KSeF 2.0: Meilensteine und Zeitplan
- 8. Mai 2025: Entwurf der FA-Regelung(3).
- Juni 2025: KSeF 2.0-Dokumentation (FA(3)-Schema, aktualisierte API, Testplan).
- 30. September 2025: Eröffnung der KSeF 2.0 API-Testumgebung.
- November 2025: Testversion der Steuerzahlerapplikation KSeF 2.0.
- Januar 2026: Inkrafttreten des FA(3)-Schemas (ersetzt FA(2)).
- 1. Februar und 1. April 2026: gestaffelter Beginn der verpflichtenden Nutzung im B2B-Bereich.
Angekündigte regulatorische Änderungen
- Freiwillige Nutzung des Offline-Modus bis Ende 2026.
- Optionale Möglichkeit, B2C-Rechnungen über KSeF auszustellen.
- Aufnahme von Anlagen zu Rechnungen in KSeF, ohne sektorale Einschränkungen.
- Rechnungen mit geringem Wert (≤450 PLN (ca. 100 €) pro Rechnung oder ≤10.000 PLN (2.400 €)/Monat) dürfen bis zum 30. September 2026 weiterhin in der bisherigen Form ausgestellt werden.
- Aufschub der Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummer bei Zahlungen (einschließlich geteilter Zahlung) und der Sanktionen bei Nichteinhaltung bis zum 31. Juli 2026.
- Neue Verordnung (ersetzt den Vorgänger vom 27.12.2021), die QR-Codes, zweistufigen Zugang und interne Zertifizierungsverfahren abdeckt.
- Schonfrist: keine Bußgelder für Formfehler bis Ende 2026.
- Einführung des „Offline-Modus24“ zur Ausstellung der Rechnung am nächsten Tag in bestimmten Fällen.
Kommende Termine in Polen
SAF-T Berichte in Polen (KAS)
SAF-T (JPK)-Dateien werden in XML an die KAS-Steuerbehörde gesendet. JPK_VAT und, schrittweise ab 2025, JPK_CIT sind verpflichtend. Beide müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet und 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
JPK_VAT
- Ab dem 1. Oktober 2018 für alle Unternehmen verpflichtend.
- Ersetzt Erklärungen wie VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ und VAT-ZD.
- Versand vor dem 25. eines jeden Monats.
- Zwei Modalitäten: JPK_V7M (monatlich) und JPK_V7K (vierteljährlich).
JPK_CIT (neu)
- Ergibt sich aus der Teilung von JPK_KR in zwei Teile: JPK_KR_PD (Rechnungsbücher nach PIT/CIT) und JPK_ST_KR (Sachanlagen und immaterielle Vermögenswerte).
- Verpflichtend Ein Mal pro Jahr verpflichtend, schrittweise Umsetzung ab 1. Januar 2025.
- Ab 31.12.2024: Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 50 Mio. € und Steuergruppen (PGK).
- Ab dem 31.12.2025: andere CIT- und PIT-Steuerzahler, die zu JPK_VAT verpflichtet sind.
- Ab 31.12.2026: alle verbleibenden CIT- und PIT-Steuerpflichtigen, unabhängig von ihrer Größe.
Andere JPK-Dateien auf Anfrage (Audit)
JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_MAG, JPK_KR, JPK_WB, JPK_EWB, JPK_PKPiR, u.a. müssen auf Verlangen der Behörde elektronisch erstellt und eingereicht werden können.
Kommende Termine in Polen
Konsultieren Sie die am häufigsten gestellten Fragen
Im Folgenden finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen zum e-Rechnungs-System in Polen.
Ab wann ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Polen verpflichtend?
In zwei Phasen: 1. Februar 2026 für große Steuerzahler (> 200 Millionen PLN (ca. 50. Mio. €)/Jahr) und 1. April 2026 für die übrigen Steuerzahler.
Welches technische Schema wird für B2B-Rechnungen verwendet?
Das FA(3)-Schema (als Entwurf im Mai 2025 veröffentlicht) wird ab Januar 2026 das FA(2)-Schema ersetzen.
Ist eine elektronische Signatur in KSeF verpflichtend?
Bei strukturierten Rechnungen, die an KSeF gesendet werden, ist die Signatur nicht zwingend erforderlich. Für andere Berichte (z. B. SAF-T) kann eine qualifizierte Unterschrift erforderlich sein.
Wie lange werden die Rechnungen in KSeF verfügbar sein?
KSeF bewahrt die Rechnungen 10 Jahre lang auf; darüber hinaus muss der Steuerzahler seine eigenen Daten und Dokumente vorschriftsmäßig aufbewahren (im Allgemeinen mindestens 5 Jahre).
Was sind der Offline-Modus und der Offline-Modus24?
Der Offline-Modus ermöglicht die Ausstellung von Dokumenten in Notfällen ohne direkte Verbindung zu KSeF; der Offline-Modus24 ermöglicht in bestimmten Fällen die Ausstellung von Rechnungen am nächsten Tag. Die freiwillige Nutzung wird bis Ende 2026 möglich sein.
Welche SAF-T-Verpflichtungen gelten in Polen?
JPK_VAT ist monatlich (oder vierteljährlich in JPK_V7K) und JPK_CIT wird ab 2025 jährlich erfolgen, wobei die Einführung schrittweise nach der Größe des Steuerzahlers erfolgt. Beide werden in XML eingereicht, unterzeichnet und mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt.
Kommende Termine in Polen
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