E-Rechnung in Thailand

Verpflichtung

In Thailand sind E-Rechnungen keine Pflicht. Ihre Verwendung ist seit 2012 erlaubt und kann von jedem mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen oder Freiberufler freiwillig übernommen werden. Die Regierung fördert sie aktiv als Teil ihrer Digitalisierungspolitik und hebt dabei Vorteile wie Effizienz und geringere Verwaltungskosten hervor. Es gibt keine Einschränkungen in Bezug auf den Sektor oder die Art des Steuerpflichtigen. Weiterhin können E-Belege für B2C-Transaktionen ausgestellt werden. Die einzigen Voraussetzungen sind die Eintragung im Mehrwertsteuerregister und die Zulassung des Finanzamtes.

Rechnungsformat

Das technische Format der thailändischen E-Rechnungen basiert auf XML gemäß dem von der ETDA definierten Standard. Die gültige Spezifikation ist als "Standard 3-2560" bekannt und wurde 2017 von der ETDA veröffentlicht. Sie legt die Datenstruktur für E-Rechnungen und E-Belege fest.

Elektronische Signatur

Ein wesentliches Merkmal des thailändischen E-Tax-Systems ist die obligatorische elektronische Signatur auf E-Rechnungen und E-Belegen. Alle E-Rechnungen müssen vom Aussteller mit einem von der Steuerbehörde anerkannten digitalen Zertifikat signiert werden. Dieses Zertifikat wird in der Regel von einer vom Finanzamt zugelassenen Zertifizierungsbehörde (CA) ausgestellt und identifiziert den ausstellenden Steuerzahler eindeutig.

Archivierung

E-Rechnungen müssen während eines gesetzlich vorgeschriebenen Mindestzeitraums in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden, wobei die Anforderungen an Unversehrtheit und Verfügbarkeit zu beachten sind. Nach dem thailändischen Steuergesetzbuch und den Vorschriften von 2022 müssen elektronische Belege mindestens 5 Jahre ab dem Datum der entsprechenden Steuererklärung oder der Ausstellung des Dokuments aufbewahrt werden.

Das Gesetz sieht außerdem eine maximale Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren vor (es sei denn, ein laufendes Prüfungsverfahren erfordert eine Verlängerung).

Funktionsweise

Der operative Prozess der thailändischen E-Rechnungen kann in mehreren aufeinanderfolgenden Stufen beschrieben werden:

1. Ausstellung: Der ausstellende Steuerpflichtige erstellt die Rechnung über sein IT-System oder eine zugelassene Plattform. Vor der Fertigstellung führt das System interne Validierungsprüfungen durch, um sicherzustellen, dass keine Pflichtfelder fehlen. Nach der internen Validierung wird die Rechnung mit dem Zertifikat des Ausstellers elektronisch signiert.
2. Lieferung an den Kunden: Sobald die Rechnung signiert ist, stellt der Aussteller sie dem Käufer elektronisch zu. 
3. Bericht an das Finanzamt: Innerhalb der festgelegten Frist (bis zum 15. des Folgemonats) übermittelt der Aussteller - oder sein Dienstleister - die Rechnungsdaten im XML-Format an das Finanzamt.
4. Steuerliche Validierung: Das Finanzamt prüft die eingegangenen Daten. Nach der Prüfung erstellt das Finanzamt eine elektronische Antwort an den Aussteller (oder an seinen Lieferanten).
5. Aufbewahrung und Bereitstellung für die Prüfung: Zum Abschluss müssen der Aussteller als auch der Empfänger das elektronische Dokument aufbewahren.