Elektronishe Rechnung und e-Reporting in Spanien

Verpflichtung

Seit 2015 ist es in Spanien obligatorisch, bei Transaktionen mit öffentlichen Verwaltungen elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Verpflichtung wurde im Gesetz 25/2013 festgelegt und verlangt, dass alle Rechnungen an den öffentlichen Sektor in elektronischer Form und mit digitaler Signatur übermittelt werden.

Ab 2018 wurde diese Vorschrift auf Subunternehmer und Auftragnehmer ausgeweitet, die mit der Verwaltung zusammenarbeiten und ebenfalls elektronisch abrechnen müssen, wenn der Rechnungsbetrag 5.000 € übersteigt.

Rechnungsformat

Das obligatorische elektronische Standardformat für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen ist Facturae.

Facturae ist ein von der spanischen Regierung definiertes strukturiertes XML-Format, das alle für eine Rechnung erforderlichen Felder enthält und deren automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Lieferanten müssen ihre Rechnungen in diesem Format erstellen, damit sie im öffentlichen Sektor akzeptiert werden. Die allgemeine Plattform für den Empfang von Rechnungen der öffentlichen Verwaltung ist FACe, die als gemeinsame Eingangsstelle für Facturae-Rechnungen dient, die an eine öffentliche Einrichtung gesendet werden.

Elektronische Signatur

Alle B2G-Rechnungen müssen eine fortgeschrittene elektronische Signatur XAdES enthalten, die in die XML-Datei von Facturae eingebettet ist.

Dies garantiert die Echtheit der Herkunft und die Integrität des Rechnungsinhalts. In Spanien schreibt das Gesetz vor, dass elektronische Rechnungen an die Verwaltung digital signiert sein müssen; daher ist die Verwendung eines digitalen Zertifikats zum Signieren obligatorisch. Die Signatur im XAdES-Format (XML Advanced Electronic Signature) entspricht dem europäischen Standard und wird von Facturae verwendet.

Elektronische Speicherung

B2G-Rechnungssteller müssen elektronische Rechnungen für einen gesetzlichen Mindestzeitraum von 5 Jahren aufbewahren. Während dieser Zeit müssen die Rechnungen in einem sicheren, vollständigen und für mögliche Inspektionen oder Audits zugänglichen elektronischen Format aufbewahrt werden.

Prozess

1. Ausstellung und Validierung: Extraktion der Daten aus dem ERP-System des Lieferanten zur Umwandlung in das von der Steuerbehörde festgelegte XML-Schema „Facturae“ und Anwendung verschiedener Datenvalidierungsmechanismen, um zu überprüfen, ob die erforderlichen Informationen enthalten sind.
2. Elektronische Signatur: Es gelten die gesetzlich festgelegten Mechanismen für elektronische Signaturen, die die Integrität und Authentizität der elektronischen Rechnung gewährleisten. Es handelt sich um die fortgeschrittene elektronische Signatur auf der Grundlage eines Zertifikats (XAdES).
3. Übermittlung an den PGEFe: Sobald die Rechnung validiert wurde, wird sie an den PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, Allgemeiner Eingangspunkt für elektronische Rechnungen) gesendet, den die öffentlichen Einrichtungen eingerichtet haben, oder an FACe für diejenigen Einrichtungen, die dem Allgemeinen Eingangspunkt für elektronische Rechnungen der staatlichen Verwaltung angeschlossen sind.
4. Elektronische Aufbewahrung: Elektronische Datei im XML-Format – Facturae der Originalrechnung mit hohen Sicherheits- und Zugänglichkeitsstandards während der in der spanischen Gesetzgebung festgelegten Frist von 5 Jahren.

Was ist das SII und wann trat es in Kraft?

Das SII ist ein von der spanischen Steuerbehörde AEAT entwickeltes telematisches System für die elektronische Verwaltung der Mehrwertsteuerregister, das die digitale Übermittlung der Rechnungsregister über die elektronische Plattform der Steuerbehörde innerhalb sehr kurzer Fristen vorschreibt. Es trat am 1. Juli 2017 in Kraft.

Wen betrifft das SII AEAT – “Suministro inmediato de información” in Spanien?

Das SII betrifft zwingend eine bestimmte Gruppe von Steuerzahlern, die von der Steuerbehörde definiert wird:

• Grossunternehmen: aquellas con una facturación anual superior a 6.010.121,04 €, que representan un volumen significativo del IVA recaudado en España.
• Unternehmensgruppen im Sinne der Mehrwertsteuer: Unternehmen, die ihre Steuererklärung konsolidiert einreichen und die Aufzeichnungen aller ihrer Transaktionen elektronisch übermitteln müssen.
• Steuerzahler, die im REDEME-System (System zur monatlichen Rückerstattung der Mehrwertsteuer) registriert sind: Unternehmen, die monatlich die Rückerstattung der Mehrwertsteuer beantragen, was eine umfassende und kontinuierliche Kontrolle ihrer Geschäftstätigkeiten erfordert.

Zusätzlich zu diesen verpflichteten Gruppen bietet die Regelung jedem Unternehmen oder Freiberufler die Möglichkeit, sich freiwillig dem SII anzuschließen.
 

Was ist VeriFactu?

Die VeriFactu-Modalität beinhaltet die sofortige, sichere und automatische Übermittlung der Rechnungsdaten an die elektronische Zentrale der spanischen Steuerbehörde AEAT, wodurch jegliche nachträgliche Änderung verhindert wird. Diese Maßnahme stärkt das Vertrauen in das System und dessen Transparenz und ermöglicht eine wirksame Steueraufsicht.

Andererseits ist zu präzisieren, dass ein SIF (Sistema Informático de Facturación, Informatiksystem für die Rechnungsstellung) ein Programm oder eine Plattform ist, das bzw. die die Anforderungen der Verordnung umsetzt und die Sicherheit der Rechnungsunterlagen gewährleistet. Es kann im Basis- oder im erweiterten Modus betrieben werden, wobei VeriFactu eine dieser Optionen darstellt.

Wen betrifft die VeriFactu-Verordnung und die Fristen für ihre Umsetzung?

Die VeriFactu-Verordnung betrifft die überwiegende Mehrheit der Unternehmen und Freiberufler in Spanien, mit Ausnahme derjenigen, die bereits verpflichtet sind, ihre Umsatzsteuerbücher über das System zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) einzureichen.

Nach der Veröffentlichung des Königlichen Gesetzesdekret 15/2025 wurde ein gestaffelter Zeitplan für die Umsetzung festgelegt, um die Anpassung zu erleichtern:

• Unternehmen, die Körperschaftsteuer zahlen, müssen ihre Rechnungsstellungssysteme bis zum 1. Januar 2027 angepasst haben.
• Selbstständige und alle anderen Steuerpflichtigen haben eine zusätzliche Frist und müssen die Vorschriften ab dem 1. Juli 2027 erfüllen.

Was ist TicketBAI und warum wurde es geschaffen?

TicketBAI ist ein gemeinsames System, das von den Finanzbehörden der Provinzen Álava, Bizkaia und Gipuzkoa zusammen mit der baskischen Regierung eingeführt wurde, um die ausgestellten Rechnungen und Quittungen elektronisch zu kontrollieren, ihre Echtheit zu gewährleisten und Manipulationen oder das Verlassen des Steuerkreislaufs zu verhindern.

Jede Rechnung oder jeder Beleg muss mit einer zertifizierten Software (mit offizieller Registrierung) erstellt werden, die einen TBAI-Identifikationscode und einen QR-Code enthält, und wird automatisch an die zuständige regionale Finanzbehörde gesendet.

Der Schwerpunkt liegt insbesondere auf Transaktionen mit Endkunden (vor allem Barzahlungen), wodurch eine strengere Kontrolle der tatsächlichen Einnahmen ermöglicht wird.

Was ist LROE in dem System Batuz (Bizkaia)?

In Bizkaia wird die Einführung von TicketBAI durch das LROE (Libro Registro de Operaciones Económicas, Register für wirtschaftliche Transaktionen) innerhalb des Batuz-Systems ergänzt. Das bedeutet, dass Steuerzahler nicht nur elektronische Rechnungen gemäß den Anforderungen von TicketBAI ausstellen müssen, sondern auch ein strukturiertes und vollständiges Register aller ihrer wirtschaftlichen Transaktionen einreichen müssen.

Dieses elektronische Buch wird über die Formulare 140 (für Selbstständige) und 240 (für Unternehmen) eingereicht und ermöglicht es der regionalen Finanzbehörde, detaillierte und aktuelle Informationen über die Tätigkeit jedes Steuerzahlers zu erhalten. Dank dieser Funktion erleichtert das LROE die automatische Erstellung von Entwürfen für Umsatzsteuer-, Körperschaftssteuer- und Einkommensteuererklärungen, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und die Einhaltung der Steuervorschriften vereinfacht wird.