Faturamento eletrônico na Espanha

Obrigatoriedade

Desde 2015, é obrigatória a emissão de faturas eletrónicas nas transações com as administrações públicas, em Espanha. Esta obrigação foi estabelecida na Lei 25/2013 e exige que todas as faturas dirigidas ao setor público sejam enviadas em formato eletrónico e com assinatura digital.

A partir de 2018, a regulamentação alargou esta exigência aos subcontratados e contratantes que trabalham com a Administração, que também devem faturar eletronicamente quando o montante da fatura for superior a 5000 €.

Formato da fatura

O formato eletrónico padrão obrigatório para faturas dirigidas às administrações públicas é o Facturae.

O Facturae é um formato XML estruturado definido pelo governo espanhol que contém todos os campos exigidos numa fatura e permite o seu processamento automatizado. Os fornecedores devem gerar as suas faturas neste formato para que possam ser aceites no setor público. A plataforma geral de receção de faturas das administrações públicas é o FACe, que funciona como ponto de entrada comum para as Facturae enviadas a qualquer organismo público.

Assinatura eletrónica

Todas as faturas B2G devem ter uma assinatura eletrónica avançada XAdES incorporada no próprio XML do Facturae.

Isto garante a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura. Em Espanha, a lei exige que as faturas eletrónicas para a Administração sejam assinadas digitalmente; por conseguinte, é obrigatória a utilização de um certificado digital para assinar. A assinatura no formato XAdES (XML Advanced Electronic Signature) está em conformidade com a norma europeia e é a utilizada pelo Facturae.

Armazenamento

Os emissores de faturas B2G devem conservar as faturas eletrónicas durante um período legal mínimo de 5 anos. Durante esse período, as faturas devem ser mantidas num formato eletrónico seguro, íntegro e acessível para possíveis inspeções ou auditorias.

Funcionamento

1. Emissão e validação: Extração dos dados do ERP do fornecedor para a sua transformação no esquema XML – Facturae, estabelecido pela Agência Tributária, e aplicação de diferentes mecanismos de validação de dados para controlar que contêm a informação necessária.
2. Assinatura eletrónica: Aplicam-se os mecanismos de assinatura digital estabelecidos pela lei, que conferem integridade e autenticidade à fatura eletrónica. Trata-se da assinatura digital avançada, baseada num certificado (XAdES).
3. Envio para o PGEFe: Uma vez validada a fatura, deve ser enviada para o PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) que os organismos públicos têm habilitado, ou a FACe, para os organismos adscritos ao Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas da Administração Geral do Estado.
4. Armazenamento eletrónico: Ficheiro eletrónico do formato XML - Facturae da fatura original com altas condições de segurança e acessibilidade durante os 5 anos indicados pela legislação espanhola.

O que é o SII e quando ele entrou em vigor?

O SII é um sistema telemático desenvolvido pela AEAT para o gerenciamento eletrônico dos livros contábeis do IVA, que exige o fornecimento digital de registros de faturas por meio da sede eletrônica da Agência Tributária, em prazos muito curtos. Ela entrou em vigor em 1º de julho de 2017.

Quem é afetado pelo SII AEAT - Fornecimento imediato de informações na Espanha?

O SII afeta um conjunto específico de contribuintes definidos pela Agência Tributária em caráter obrigatório:

• Grandes empresas: aquelas com faturamento anual superior a 6.010.121,04 €, que representam um volume significativo do IVA arrecadado na Espanha.
• Grupos de empresas para fins de IVA: entidades que declaram impostos de forma consolidada e devem fornecer eletronicamente registros de todas as suas transações.
• Contribuintes registrados no esquema REDEME (Esquema de Reembolso Mensal do IVA): empresas que solicitam o reembolso do IVA mensalmente, o que exige um controle exaustivo e contínuo de suas operações.

Além desses grupos obrigatórios, a normativa oferece a possibilidade de que qualquer empresa ou profissional possa aderir voluntariamente ao SII.

O que é o VeriFactu?

A modalidade VeriFactu envolve o envio imediato, seguro e automático dos registros de faturamento para a sede eletrônica da AEAT, impedindo qualquer alteração posterior. Essa ação reforça a confiança e a transparência no sistema e permite uma supervisão fiscal eficaz.

Por outro lado, deve ser esclarecido que um SIF (Sistema de Informação de Faturamento) é um programa ou plataforma que implementa os requisitos do regulamento, garantindo a segurança dos registros de faturamento. Ele pode operar no modo básico ou avançado, sendo o VeriFactu um deles.

Quem é afetado pela regulamentação do VeriFactu e pelos prazos de implantação?

O regulamento VeriFactu afeta a grande maioria das empresas e profissionais na Espanha, com a única exceção daqueles que já estão obrigados a apresentar seus livros de IVA por meio do Fornecimento Imediato de Informação (SII).

Após a publicação do Decreto-Lei 15/2025, foi estabelecido um cronograma de implantação escalonado para facilitar a adaptação:

• Os contribuintes corporativos terão que adaptar seus sistemas de faturamento até 1º de janeiro de 2027.
• Os autônomos e outros contribuintes têm um período adicional para cumprir a regulamentação a partir de 1º de julho de 2027.

O que é o TicketBAI e por que ele foi criado?

O TicketBAI é um sistema conjunto implantado pelas Secretarias de Fazendas Forais de Álava, Bizkaia e Gipuzkoa, juntamente com o Governo Basco, com o objetivo de controlar eletronicamente as faturas e recibos gerados, garantindo sua autenticidade e evitando a manipulação ou a saída do circuito tributário.

Cada fatura ou recibo deve ser gerado com o uso de um software certificado (com registro oficial) que incorpore um código de identificação TBAI e um código QR, e é enviado automaticamente para o escritório fiscal correspondente. 

Ele se concentra especialmente em transações com clientes finais (principalmente pagamentos em dinheiro), permitindo um controle mais rígido sobre as receitas reais.

O que é LROE no sistema Batuz (Bizkaia)?

Em Bizkaia, a implantação do TicketBAI é complementada pelo LROE (Livro de Registro de Operações Econômicas) dentro do sistema Batuz. Isso implica que, além de emitir faturas eletrônicas com os requisitos do TicketBAI, os contribuintes devem apresentar um registro estruturado e completo de todas as suas transações econômicas.

Esse livro eletrônico é preenchido por meio dos formulários 140 (para autônomos) e 240 (para empresas), e fornece às autoridades fiscais informações detalhadas e atualizadas sobre a atividade de cada contribuinte. Graças a isso, o LROE facilita a geração automática de rascunhos de declarações de IVA, imposto de renda e corporativo, reduzindo os encargos administrativos e simplificando a conformidade fiscal.