Facturation électronique en Espagne

Utilisation obligatoire

Depuis 2015, il est obligatoire d'émettre des factures électroniques dans les transactions avec les administrations publiques en Espagne. Cette obligation a été établie par la loi 25/2013 et requiert que toutes les factures adressées au secteur public soient envoyées sous format électronique et avec une signature numérique.

Depuis 2018, le règlement a étendu cette exigence aux sous-traitants et entrepreneurs travaillant avec l'administration, qui doivent également facturer par voie électronique lorsque le montant de la facture dépasse 5 000 €.

Format de la facture

Le format électronique standard obligatoire pour les factures adressées aux administrations publiques est Facturae.

Facturae est un format XML structuré défini par le gouvernement espagnol qui contient tous les champs requis dans une facture et permet son traitement automatisé. Les fournisseurs doivent produire leurs factures dans ce format pour qu'elles soient acceptées par le secteur public. La plateforme générale de réception des factures des administrations publiques est FACe, qui sert de point d'entrée commun pour les Facturae envoyées à tout organisme public.

Signature électronique

Toutes les factures B2G doivent avoir une signature électronique avancée XAdES intégrée dans le XML de Facturae lui-même.

Cela garantit l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de la facture. En Espagne, la loi exige que les factures électroniques adressées à l'administration soient signées numériquement ; l'utilisation d'un certificat numérique pour la signature est donc obligatoire. La signature au format XAdES (XML Advanced Electronic Signature) est conforme à la norme européenne et est celle utilisée par Facturae.

Archivage électronique

Les émetteurs de factures B2G doivent conserver les factures électroniques pendant une période légale minimale de 5 ans. Pendant cette période, les factures doivent être conservées dans un format électronique sécurisé, intactes et accessibles en cas d'inspection ou d'audit.

Workflow des factures

1. Émission et validation : Extraction des données de l'ERP du fournisseur pour leur transformation dans le schéma XML - Facturae défini par l'Agence fiscale et application de différents mécanismes de validation des données pour vérifier qu'elles contiennent les informations nécessaires.
2. Signature électronique : Les mécanismes de signature électronique établis par la loi sont appliqués, ce qui garantit l'intégrité et l'authenticité de la facture électronique. Il s'agit de la signature électronique avancée basée sur un certificat (XAdES).
3. Soumission au PGEFe : Une fois la facture validée, elle est envoyée au PGEFe (Point d'entrée général pour les factures électroniques) que les organismes publics ont mis en place, ou au FACe, pour les organismes rattachés au Point d'entrée général pour les factures électroniques de l'Administration générale de l'État.
4. Archivage électronique : Fichier électronique au format XML - Facturae de la facture originale avec des conditions de sécurité et d'accessibilité élevées pour les 5 ans indiqués dans la législation espagnole.

Qu'est-ce que le SII et quand est-il entrée en vigueur ?

Le SII est un système télématique développé par l'AEAT pour la gestion électronique des registres de TVA, qui nécessite la fourniture numérique des factures par l'intermédiaire du siège électronique de l'Agence fiscale, dans des délais très courts. Il est entré en vigueur le 1er juillet 2017.

Qui est concerné par le SII AEAT - Fourniture immédiate d'informations en Espagne ?

L'ISI concerne un ensemble spécifique de contribuables définis par l'Agence fiscale sur une base obligatoire :

• Grandes entreprises : celles dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 6010 121,04 € et qui représentent un volume important de TVA collectée en Espagne.
• Groupes de sociétés aux fins de la TVA : entités qui déclarent la taxe sur une base consolidée et doivent fournir par voie électronique des relevés de toutes leurs transactions.
• Contribuables inscrits au régime REDEME (régime de remboursement mensuel de la TVA) : les entreprises qui demandent des remboursements de TVA sur une base mensuelle, ce qui nécessite un contrôle exhaustif et continu de leurs opérations.

En plus de ces groupes obligés, le règlement offre la possibilité à toute entreprise ou professionnel de demander volontairement à bénéficier du système SII.
 

Qu'est-ce que VeriFactu ?

La modalité VeriFactu consiste à envoyer immédiatement, de manière sécurisée et automatique, les enregistrements de facturation au siège électronique de l'AEAT, en empêchant toute modification ultérieure. Cette action renforce la confiance et la transparence dans le système et permet une surveillance fiscale efficace.

Par ailleurs, il convient de préciser qu'un SIF (Système informatique de facturation) est un programme ou une plateforme qui met en œuvre les exigences du règlement, garantissant la sécurité des enregistrements de facturation. Il peut fonctionner en mode de base ou en mode avancé, VeriFactu étant l'un d'entre eux.

Qui est concerné par le règlement VeriFactu et les délais de mise en œuvre ?

Le règlement VeriFactu concerne la grande majorité des entreprises et des professionnels en Espagne, à la seule exception de ceux qui sont déjà obligés de soumettre leurs livres de TVA par le biais de la fourniture immédiate d'informations (SII).

Suite à la publication du Décret-loi 15/2025, un calendrier de mise en œuvre échelonné a été établi pour faciliter l'adaptation :

• Les entreprises contribuables devront avoir adapté leurs systèmes de facturation d'ici au 1er janvier 2027.
• Les indépendants et autres contribuables disposent d'un délai supplémentaire pour se conformer au règlement à partir du 1er juillet 2027.

Qu'est-ce que TicketBAI et pourquoi a-t-il été créé ?

TicketBAI est un système commun mis en œuvre par les Trésors provinciaux d'Alava, de Bizkaia et de Gipuzkoa, en collaboration avec le gouvernement basque, dans le but de contrôler électroniquement les factures et les reçus générés, de garantir leur authenticité et d'empêcher qu'ils soient manipulés ou qu'ils sortent du circuit fiscal.

Chaque facture ou ticket doit être généré à l'aide d'un logiciel certifié (avec enregistrement officiel) qui incorpore un code d'identification TBAI et un code QR, et est automatiquement envoyé au bureau des impôts correspondant .

Il se concentre en particulier sur les transactions avec les clients finaux (principalement les paiements en espèces), ce qui permet un contrôle plus étroit des recettes réelles.

Qu'est-ce que LROE dans le système Batuz (Bizkaia) ?

En Biscaye, la mise en œuvre de TicketBAI est complétée par le LROE (Registre des opérations économiques) dans le cadre du système Batuz. Cela implique qu'en plus d'émettre des factures électroniques conformes aux exigences de TicketBAI, les contribuables doivent présenter un registre structuré et complet de toutes leurs transactions économiques.

Ce registre électronique est déposé à l'aide des formulaires 140 (pour les indépendants) et 240 (pour les sociétés), et fournit aux autorités fiscales des informations détaillées et actualisées sur l'activité de chaque contribuable. Grâce à cela, le LROE facilite la génération automatique des projets de déclarations de TVA, d'impôt sur les sociétés et d'impôt sur le revenu, réduisant ainsi les charges administratives et simplifiant la conformité fiscale.