Danemark : L’état de la facturation électronique, la loi sur la comptabilité et le SAF-T

Le Danemark s'est imposé comme l'un des pays les plus avancés d'Europe en matière de dématérialisation des processus commerciaux et fiscaux. Doté d'un écosystème de facturation électronique déployé depuis des années dans le secteur public et d'une infrastructure nationale qui facilite l'échange des documents électronique, le pays continue de faire évoluer son modèle pour s'adapter aux nouvelles normes européennes. Dans ce contexte, les autorités danoises ont annoncé le passage au format NemHandel BIS 4, une nouvelle norme qui marquera la prochaine étape de l'interopérabilité et de la modernisation de l'échange des factures électroniques dans le pays.

Norme NemHandel BIS 4

Le Danemark fait évoluer son écosystème de facturation électronique avec l'annonce d'une nouvelle norme nationale : NemHandel BIS 4, qui remplacera progressivement le format actuel OIOUBL 2.1.
La Danish Business Authority a confirmé que le format OIOUBL 2.1 sera progressivement abandonné pour laisser place à la norme NemHandel BIS 4, une adaptation de la norme internationale Peppol BIS 4.

Ce nouveau modèle vise à :

• Améliorer l'interopérabilité internationale.
• Simplifier l'intégration avec les normes européennes.
• Préparer l'écosystème danois aux futures initiatives réglementaires de l'UE, telles que ViDA (TVA à l'ère numérique).

Calendrier initial de mise en œuvre

Bien que les dernières modalités soient encore en cours de définition, le planning initial prévoit :

• 2028 : publication de la version pilote de NemHandel BIS 4.
• 2028-2029 : période de transition et coexistence avec OIOUBL 2.1.
• Mi-2029 : abandon progressif de la norme précédente.

Loi de comptabilité électronique (Danish Bookkeeping Act)

Selon la législation adoptée en 2022, les entreprises établies au Danemark sont tenues d'enregistrer et archiver leurs documents comptables au sein de systèmes de comptabilité ou d’ERP approuvés. Elles doivent également être en mesure d'envoyer et de recevoir des factures électroniques dans des formats structurés. La loi danoise de comptabilité vise à renforcer la lutte contre la fraude fiscale et à accroître le degré de dématérialisation de la comptabilité des entreprises danoises.

Depuis 2023, les principaux fournisseurs de logiciels de comptabilité et d'ERP sont tenus de certifier leurs solutions auprès de l'Autorité danoise des entreprises. L'obligation en matière de comptabilité numérique comprend les deux exigences comptables suivantes :

1. Enregistrement des transactions de l'entreprise dans un système de comptabilité numérique 
2. Archivage des enregistrements et des pièces justificatives dans un système de comptabilité numérique. Il est également possible d'archiver une sauvegarde complète de ces documents sur un serveur chez un fournisseur ou un autre tiers.

Calendrier de mise en œuvre

La loi de comptabilité danoise stipule que les systèmes de comptabilité numérique sont tenus de respecter de nouvelles exigences, qui seront mises en œuvre de manière progressive. Ce processus permet aux entreprises et aux fournisseurs de logiciels comptables de s'adapter progressivement, garantissant une transition efficace vers des processus automatisés et standardisés.

Les entreprises devront prochainement se préparer à respecter les nouvelles réglementations en matière de comptabilité numérique :

• 1er janvier 2025 : Les entreprises ne disposant pas de systèmes de comptabilité certifiés devront :
  • Tenir des registres comptables au format numérique.
  • Pouvoir émettre et recevoir des factures électroniques structurées.
  • Générer des données au format SAF-T à la demande de l'administration fiscale.
• 1er juillet 2026 : l'obligation sera étendue aux entreprises non comptables dont le chiffre d'affaires net est supérieur à 300 000 DKK au cours des deux exercices précédents et qui utilisent un système de comptabilité non enregistré.

En quoi consiste la loi de comptabilité au Danemark ?

L'une des évolutions les plus importantes de la loi concerne l'obligation de dématérialiser les processus de comptabilité. Il sera également nécessaire d'utiliser un système de comptabilité numérique approuvé par l'autorité danoise et de respecter une série d'exigences définies dans un décret du gouvernement. Celui-ci a prévu de publier prochainement des informations supplémentaires relatives à la loi de comptabilité afin que les prestataires de services numériques puissent se préparer et obtenir leur certification.

Conformément à l'article 15, trois conditions générales s'appliquent aux systèmes de comptabilité numérique, qu'il s'agisse de systèmes standard ou développés sur mesure :

1. Le système doit permettre l'enregistrement continu des transactions de l'entreprise, avec la possibilité de joindre des pièces justificatives à chaque enregistrement. En parallèle, le système doit être en mesure d'archiver de manière sécurisée les enregistrements et les pièces justificatives pendant 5 ans.
2. Le système doit respecter les normes de sécurité informatique en vigueur, y compris en ce qui concerne la gestion des utilisateurs et des accès. De plus, le système devra garantir la sauvegarde automatique des enregistrements et des pièces jointes.
3. Le système de comptabilité devra permettre l'automatisation des processus administratifs, y compris l'envoi et la réception automatiques de factures électroniques. Il devra être en mesure de garantir la comptabilité de l’entreprise conformément au plan comptable standard public.

Composition du SAF-T au Danemark

Le SAF-T au Danemark est composé de 19 livres comptables (ledgers), qui contiennent chacun des informations détaillées sur les transactions financières et les enregistrements comptables de l'entreprise. Il peut s'agir, entre autres, des éléments suivants :

• Grand livre (General Ledger)
• Comptes clients (Accounts Receivable)
• Comptes fournisseurs (Accounts Payable)
• Registres fiscaux (VAT Records)
• Registres de facturation électronique (Electronic Invoicing Records)
• Registres des immobilisations (Fixed Asset Register)
• Comptes bancaires et rapprochements (Bank Accounts and Reconciliations)

Le respect de ces échéances est essentiel pour éviter les sanctions et garantir l'application des normes de facturation électronique et d'e-Reporting en vigueur au Danemark.

Cette exigence n'implique pas de déclaration de données périodique obligatoire, il s'agit d'une déclaration sur demande. En d'autres termes, les entreprises doivent être prêtes à générer et à fournir le fichier dans le cas où les autorités fiscales le demanderaient dans un cadre d'audit ou de contrôle fiscal.

La facturation électronique au Danemark

Domaine B2G (Business to Government)

Depuis 2005, l'envoi des factures électroniques est obligatoire dans le cadre des transactions B2G (Business-to-Government), via la plateforme nationale NemHandel, permettant l'échange sécurisé des documents électroniques entre les entreprises et les administrations publiques.

Les factures électroniques envoyées au secteur public doivent être conformes à la norme européenne EN 16931 et sont normalement transmises dans des formats tels que OIOUBL ou Peppol BIS 3.0, ce qui garantit l'interopérabilité au sein de l'Union européenne.

Domaine B2B (Business to Business)

Bien qu'il n'existe aucune obligation de facturation électronique dans les transactions B2B, l’utilisation de la facturation électronique est très largement répandue. Les formats les plus utilisés sont le Peppol BIS Billing 3.0 et le format national danois OIOUBL.

La loi de comptabilité (Danish Bookkeeping Act) stipule que tous les systèmes de comptabilité , qu’ils soient standards ou spécifiques, devront être en mesure d'émettre et de recevoir des factures électroniques. 

Le gouvernement danois a fait part de sa volonté de promouvoir l’usage de la facturation électronique dans le secteur privé. Il est donc possible que de nouvelles exigences ou des délais obligatoires soient mis en œuvre à l'avenir.

Modèle de facturation électronique au Danemark

Contrairement à d'autres pays ayant instauré des systèmes centralisés, le Danemark permet aux entreprises de choisir librement leurs prestataires privés en matière de facturation électronique.

Les prestataires technologiques de facturation électronique tiennent à jour une base de données publique contenant les informations nécessaires à l'envoi et à la réception des factures. 

Cette base de données concerne aussi bien les organismes publics que les entreprises privées ayant activé cette option. Cette approche flexible a facilité l'adoption massive du système, tout en garantissant l'interopérabilité au sein de l'Union européenne et les partenaires commerciaux internationaux.

Dans un environnement réglementaire en constante évolution, il est essentiel de disposer d'un prestataire technologique spécialisé qui garantisse la conformité aux réglementations. EDICOM propose des solutions globales de facturation électronique et de conformité fiscale qui s'adaptent aux exigences spécifiques de chaque pays, y compris l'écosystème danois. Grâce à sa capacité d'intégration avec les réseaux et sa maitrise des normes internationales, EDICOM permet aux entreprises d'émettre et de recevoir des factures électroniques en conformité avec les réglementations locales. La solution EDICOM facilite l'automatisation des processus financiers et garantit une conformité continue en fonction de l'évolution du marché et des réglementations.