Retour à la carteFacturation électronique et documents de transport en Equateur
La facture électronique en Équateur, gérée par le Service des impôts (Servicio de Rentas Internas ou SRI), remplace la facture papier traditionnelle par des documents électronique disposant d'une pleine valeur légale, facilitant ainsi leur émission, validation et conservation. En complément de cette obligation, l'avis d'expédition électronique (Guía de Remisión) accompagne le transport des marchandises à l'intérieur du pays d'un document électronique officiel garantissant ainsi la traçabilité des opérations et la transparence fiscale.
Caractéristiques de la facturation électronique en Équateur
La facturation électronique en Équateur s'inscrit dans le cadre de la réforme de la facturation promue par le Service des impôts (SRI) depuis 2012 et consolidée par des résolutions complémentaires visant à définir des calendriers progressifs d'adoption des nouvelles normes. Actuellement, tous les contribuables sont tenus d'émettre des factures électroniques, ce qui garantit une plus grande transparence au cœur des opérations commerciales.
Le système prévoit différents types de documents électroniques : factures, notes de crédit et de débit, justificatifs de retenue, avis d'expédition, etc. Ces fichiers doivent être libellés au format XML, signés électroniquement et validés auprès du SRI avant d'être envoyés au client. En outre, chaque document dispose d'un lisible (appelé "RIDE") qui peut être transmis lorsque le destinataire n'accepte pas le format électronique structuré.
Utilisation obligatoire
Le SRI a fixé un calendrier progressif de mise en place de l'obligation qui s'est achevé en 2022, affectant ainsi 100 % des assujettis. Actuellement, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les personnes physiques et morales qui effectuent des opérations commerciales soumises à l'impôt, y compris les entités publiques, privées et les fournisseurs de l'État.
Format de la facture
Les factures électroniques (et autres documents assimilés) sont émises au format XML, conformément aux spécifications réglementées par le SRI, et doivent être transmis à l'administration fiscales pour validation préalable.
Archivage électronique
Les factures électroniques (et autres documents assimilés) doivent être conservées pendant 7 ans tant par les émetteurs que par les destinataires, afin de garantir leur disponibilité en cas d'audits ou d'exigences légales.
Prérequis administratifs
Pour émettre des factures électroniques, il est nécessaire :
- De disposer d'un certificat de signature électronique en cours de validité.
- De s'enregistrer sur le portail SRI en ligne.
- Demander l'autorisation d'émettre des reçus électroniques.
- Disposer d'un système de facturation conforme aux normes techniques du SRI.
Contrôle fiscal
Le document doit être validé par le SRI avant d'être envoyé au destinataire. L'organisme attribue un numéro d'autorisation qui est intégré au document et inscrit au sein du RIDE.
Résumé des achats/ventes
La réglementation locale impose la déclaration électronique du rapport des achats de biens et de la prestation de services. Ce document sert de justificatif comptable supplémentaire.
Fonctionnement de la facture électronique en Équateur
Le processus d'envoi des factures électroniques (et autres documents assimilés) en Équateur suit les étapes suivantes :
Émission du document
Les données sont générées depuis le système de gestion ou ERP de l'assujetti et converties au format XML conformément à la réglementation du SRI.
Validation et signature électronique
Avant d'être envoyés au SRI, les documents format XML sont validés conformément à la réglementation technique et signés au travers d'un certificat électronique selon la norme XAdES_BES.
Envoi et autorisation
Le document est transmis au SRI par Web Services pour validation. L'organisme renvoie l'autorisation dans un délai maximum de 24 heures. En parallèle, une représentation imprimée (RIDE) est générée et remise au client conjointement au fichier XML.
Archivage
Les documents validés sont intégrés au sein du système de l'assujetti et doivent être archivés électroniquement pendant 7 ans, conjointement au code d'autorisation du SRI.
Questions fréquentes sur la facturation électronique en Équateur
Vous trouverez ci-dessous certaines des questions les plus fréquemment posées autour de la facturation électronique en Équateur.
Quels documents doivent être dématérialisés sous un format électronique ?
Les factures, les décomptes d'achats, les notes de crédit et de débit, les justificatifs de retenue et les avis d'expédition, sont les principaux documents normés le SRI.
Comment obtenir l'autorisation de délivrer des factures électroniques en production ?
Le processus d'autorisation est précédé d'une phase de test. À l'issue des tests, seules les factures de production disposent d'une validité fiscale.
Quelles sont les options disponibles pour transmettre des factures électroniques ?
Les assujettis peuvent utiliser le logiciel de facturation électronique gratuit, le portail en ligne du SRI ou leurs propres solutions de facturation.
Qu'est-ce que le RIDE ?
Il s'agit du lisible du document électronique (facture ou autre), qui accompagne le fichier XML et doit répondre aux normes techniques définies par le SRI.
Comment annuler les factures électroniques ?
Le processus d'annulation s'opère au travers d'une note de crédit ou au travers du système SRI en ligne. Cette demande doit être formulée dans les délais fixés par la réglementation.
Quel est le délai pour émettre un justificatif de retenue (comprobante de retención)?
Dans les cinq jours suivant l'émission de la facture de vente.
Puis-je émettre des documents électroniques liés à des factures physiques ?
Oui, il est possible d'émettre des notes de crédit, de débit ou des justificatifs de retenue électroniques (comprobante de retención) liés à des factures physiques.
Quelle est la durée d'archivage des documents électroniques ?
Tous les documents doivent être conservés pendant une période minimale de 7 ans, sur des supports électroniques garantissant leur intégrité et leur accessibilité.
Caractéristiques de l'avis d'expédition électronique en Équateur
L'avis d'expédition électronique en Équateur (Guía de Remisión) est un document fiscal réglementé par le Service des Impôts (localement appelé SRI) qui atteste de la légalité du transfert de marchandises sur le territoire national. Il sert de justificatif complémentaire à la facture électronique, certifiant la provenance des marchandises et garantissant le respect des obligations fiscales.
Sa transmission est obligatoire avant tout transfert de marchandise et le document doit accompagner les marchandises tout au long du trajet. Il comprend des informations détaillées sur l'expéditeur, le destinataire, le transporteur, le véhicule et les biens transportés, ce qui garantit la traçabilité des opérations, renforce la sécurité juridique des transactions et évite les sanctions ou la saisie des produits lors des contrôles fiscaux.
Utilisation obligatoire
La transmission de l'avis d'expédition électronique est obligatoire pour toutes les entreprises qui transportent des marchandises en Équateur, que ce soit au travers de leurs propres moyens de transport ou au travers de transporteurs tiers. Il doit être transmis en cas de vente, de consignation, de retour, de réparation, de transfert interne entre entrepôts ou dans le cadre d'opérations d'importation et d'exportation. Seuls les contribuables bénéficiant de régimes simplifiés, tels que le RIMPE (les commerces populaires ou "Negocios Populares"), sont exemptés de cette obligation.
Informations obligatoires
L'avis d'expédition électronique doit contenir au minimum :
- Les coordonnées de l'émetteur : RUC, raison sociale et établissement.
- Les coordonnées du destinataire : nom, identifiant et adresse.
- L'adresse d'origine et de destination de la marchandise.
- Date de début et de fin du transfert.
- Description détaillée des biens (type, quantité, poids, valeur).
- Identification du véhicule et du conducteur.
- Motif du transfert.
- Numéro d'autorisation attribué par le SRI.
Questions fréquentes autour de l'avis d'expédition électronique en Équateur
Vous trouverez ci-dessous certaines des questions les plus fréquemment posées sur l'avis d'expédition électronique en Équateur.
Qu'est-ce que l'avis d'expédition électronique en Équateur ?
Il s'agit d'un document fiscal règlementé par le SRI qui certifie le transport légal de marchandises sur le territoire national, garantissant leur traçabilité depuis leur origine jusqu'à leur destination finale.
À quel moment doit-on émettre un avis d'expédition électronique ?
Il doit être émis chaque fois que des biens sont transférés à l'intérieur du pays, que ce soit pour la vente, la consignation, l'importation, l'exportation, les réparations, les retours ou les mouvements internes entre les établissements d'une même entreprise.
Qui est tenu de l'émettre ?
Les propriétaires des marchandises, les transporteurs qui acheminent des biens sans expéditeur, les sociétés, les personnes physiques et les "successions indivises avec comptabilité" (sucesiones indivisas con contabilidad) ainsi que les importateurs et les exportateurs.
Que se passe-t-il si je n'émets pas de bon de livraison électronique ?
Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions financières de la part du SRI et la détention des marchandises par les autorités de contrôle, en plus de compromettre l'opération commerciale concernée.
Quelle est la durée de validité d'un bon de livraison électronique ?
La durée de validité dépend de la distance du transfert. Dans tous les cas, la date maximale de validité doit figurer sur le document et couvrir tout le trajet jusqu'à la livraison finale des marchandises.
Quel est la relation entre ce document et la facture électronique ?
L'avis d'expédition électronique est un document complémentaire qui accompagne généralement la facture électronique en cas de vente. Ensemble, ils garantissent le respect des obligations fiscales et facilitent la traçabilité de l'opération commerciale.
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