La facturation électronique au Mexique

¿Quiénes están obligados a emitir el Complemento Carta Porte?

Todos los actores involucrados en la cadena de traslado de mercancías tienen la responsabilidad de emitir y declarar correctamente el Complemento Carta Porte junto con el CFDI correspondiente. Esto incluye:

• Fabricants et producteurs : Ils doivent s'assurer que les marchandises transportées soient correctement documentées à des fins fiscales.
• Opérateurs logistiques et distributeurs : Ces derniers doivent s’assurer que les marchandises soient transportées avec les documents électroniques appropriés.
• Transporteurs : Qu'ils soient propriétaires, intermédiaires ou agents de transport, les transporteurs doivent émettre le CFDI avec le Complemento Carta Porte avant d'acheminer les marchandises

Le Complemento Carta Porte doit accompagner le transport de marchandises à tout moment, de leur lieu d’expédition à leur destination finale, quel que soit le moyen de transport utilisé.

Informations requises à inclure au sein du Complemento Carta Porte

Le Complemento Carta Porte contient des données essentielles relatives à la circulation des marchandises qui garantissent la traçabilité et la conformité réglementaire. Les principaux champs à déclarer sont les suivants : 

1. Localisation:

• Lieu d'origine : Point de départ de l'expédition des marchandises.
• Points intermédiaires : Lieux où les marchandises peuvent être déchargées, stockées temporairement ou changées de transport. 
• Informations relatives à la destination : lieu final où les marchandises transportées seront livrées.

2. Modes de transport

• Type de véhicule ou d'équipement utilisé pour le transfert.
• Caractéristiques du transport, telles que la capacité, l'identification de l'opérateur, plaques d’immatriculation, etc.

3. Type de trajet. Le CFDI doit préciser le moyen de transport utilisé, qui peut être :

• Routier : via le réseau routier.
• Rail: par voie ferrée.
• Aérien : pour les envois par avion commercial ou privé.
• Maritime ou fluvial : lorsque le transport est effectué par voie maritime ou fluviale.

4. Données fiscales

• Informations sur le transporteur et l'expéditeur.
• Numéro de commande.
• Coûts associés au service de transport.
• Identification de l'opérateur de transport et données du véhicule.

Types de CFDI qui incluent le Complemento Carta Porte

Selon le rôle du contribuable au sein du processus logistique, différents types de CFDI doivent être émis avec le Complemento Carta Porte :

• CFDI de transfert : Il est émis lorsque le propriétaire des marchandises, un intermédiaire ou un agent de transport doit documenter le transfert de marchandises. Son but est de certifier le mouvement des marchandises sans qu'il y ait de transaction commerciale

Il doit être établi avant le début de l'expédition et accompagner la cargaison à tout moment.

• CFDI de revenu : Ce CFDI est émis lorsqu'un prestataire de services de transport facture le service de transport de marchandises à un client. Il sert à documenter l'opération commerciale et les coûts associés au transport.

Il doit être établi avant la prestation du service et contenir toutes les informations relatives à l'expédition.

Solution CFDI de Nómina EDICOM

Notre plateforme gère l'ensemble du cycle de vie du CFDI de Nómina : émission, validation, transmission, signature et archivage électronique des fiches de paie.

Les principales caractéristiques de notre solution sont les suivantes :

• Intégration avec le système de gestion des salaires de l'entreprise : La solution EDICOM s'intègre au système de gestion des salaires de l'entreprise, en récupérant automatiquement les données nécessaires permettant de générer le fichier XML structuré conformément aux directives de l'administration fiscale.
• Automatisation de l'émission, de l'horodatage et de la validation des CFDI de Nómina : Une fois les CFDI de Nómina générés, ils sont horodatés électroniquement afin de leur conférer leur validité fiscale.
• Transmission des fiches de paie électroniques aux employés pour consultation et signature électronique : Une fois horodatés et validés, les CFDI de Nómina doivent être transmis aux employés de manière sécurisée et efficace. Afin de renforcer l'authenticité et la sécurité, notre solution permet aux employés de signer électroniquement leur bulletin de paie.
• Archivage sécurisé des documents avec garantie d'accès et de restitution : Le SAT exige que les CFDI de Nómina soient archivés et conservés en toute sécurité par l'employeur et le salarié.

Portail des notes de frais EDICOM

Le traitement efficace des notes de frais est un élément clé de la gestion financière de chaque entreprise. Un processus désorganisé peut entraîner des pertes financières, des retards de remboursement et des complexités au niveau de la comptabilité.

Avec le Portail de notes de frais EDICOM, les entreprises peuvent accélérer l'enregistrement et l'approbation des notes de frais de leurs employés, en garantissant le respect des réglementations et leur intégration automatique au sein des systèmes comptables.

Solution complète de notes de frais EDICOM

Le Portail des notes de frais est une plateforme web accessible depuis n'importe quel navigateur, permettant aux employés de créer et de gérer leurs notes de frais de manière rapide et intuitive.

Principales fonctionnalités :

• Téléchargement des notes de frais avec validation fiscale en temps réel.
• Approbation automatique ou personnalisée selon les règles de l'entreprise.
• Intégration avec les systèmes comptables pour un enregistrement immédiat.
• Accessibilité et gestion depuis n'importe quel appareil.

Ce système garantit que chaque dépense déclarée soit conforme aux exigences fiscales et réglementaires de l'entreprise avant d'être traitée. Cette procédure permet d'éviter les erreurs et d'assurer une gestion efficace des ressources.

Méthodes de téléchargement massif de CFDI

1. Solution Web : téléchargement manuel optimisé

Notre plateforme Web permet aux utilisateurs de réaliser des demandes de téléchargement de manière simple et intuitive.

• Interface accessible depuis n'importe quel navigateur.
• Définition des paramètres de recherche personnalisés.
• Représentation graphique des documents téléchargés.

Cette méthode est idéale pour les entreprises qui ont besoin de récupérer des CFDI de manière ponctuelle ou de gérer des ensembles de documents sans avoir à mettre en place un processus automatisé et intégré.

2. Planification des téléchargements récurrents

Notre solution permet aux entreprises d'automatiser la récupération de leurs CFDI de manière périodique, garantissant ainsi une mise à jour constante de leurs registres fiscaux.

Avantages de l'automatisation des téléchargements :

• Élimination des processus manuels répétitifs.
• Garantie que tous les CFDI sont récupérés en temps et en heure.
• Intégration directe avec la plateforme EDICOM pour une gestion comptable ultérieure. 

Les critères de demande et la fréquence de téléchargement sont configurables en fonction des besoins de l'entreprise.

3. Intégration API EDICOM : téléchargement automatisé des CFDI

Notre API permet aux systèmes internes des entreprises de réaliser des demandes de téléchargement de CFDI de manière automatisée via des WebServices.

Comment fonctionne l'API EDICOM ?

1. L'API effectue une demande de CFDI en fonction des paramètres configurés.
2. Elle vérifie la disponibilité des justificatifs auprès du SAT.
3. L'API télécharge automatiquement les CFDI et les archive dans l'infrastructure réseau de l'utilisateur.

Cette procédure est idéale pour les entreprises ayant un volume élevé de transactions qui nécessitent une automatisation totale et une synchronisation en temps réel avec leurs systèmes comptables.

Solution complète d'incorporation d'addenda à votre CFDI

Notre solution d'émission de CFDI prend en charge une grande variété d'addendas, y compris les plus utilisés par les grandes chaînes de magasins telles que Walmart, Soriana, Chedraui, etc. De plus, nous analysons de manière continue les addendas les plus demandés dans les différents secteurs, afin de nous assurer que votre entreprise puisse les inclure facilement et efficacement au sein de son système de facturation électronique.

Grâce à notre technologie, nous garantissons que la génération et l'envoi de vos factures répondent aux exigences spécifiques de chaque client, de sorte à optimiser la réception et le traitement des CFDI au sein de leurs systèmes de gestion.

Conformité avec l'obligation de Comptabilité électronique

La comptabilité électronique exige que les contribuables envoient différents types de fichiers comptables dans un format XML, chacun contenant des informations clés sur l'activité financière de l'entreprise.

Quels sont les principaux rapports à envoyer à l'administration fiscale ?

1. Catalogue des comptes : Registre unique des comptes bancaire

• Ce document contient tous les comptes du contribuable, en détaillant leur utilisation spécifique. 
• Il est transmis une seule fois, sauf en cas de modifications, auquel cas un nouveau catalogue mis à jour devra être communiqué. 

2. Bilan de rapprochement : rapport des mouvements comptables

• Périodicité mensuelle : il est envoyé le deuxième mois suivant la période déclarée.
• Il inclut tous les mouvements de comptes de l'exercice, avec les soldes initiaux et finaux.
• Rapport annuel : les personnes morales le présentent en avril, les personnes physiques en mai.

3. Polices Générées : Enregistrement détaillé des transactions financière

• Il contient toutes les informations sur les achats, les ventes, les dépenses et autres mouvements comptables.
• Ce rapport est à déclarer exclusivement lorsque le SAT le demande. Il permet de contrôler des informations ou de valider l'origine des remboursements et des compensations fiscales.

Ces fichiers doivent être correctement structurés afin d’éviter tout rejet et de garantir leur acceptation par le SAT.

Solution de comptabilité électronique EDICOM

Notre plateforme permet d'automatiser l'ensemble du processus de comptabilité électronique. En s'intégrant aux systèmes d'information de l'entreprise, la solution permet de générer, valider et envoyer les rapports de manière sécurisée et fiable.

Comment automatiser la Comptabilité électronique avec la plateforme EDICOM ?

• Capture des données depuis l'ERP - Extraction automatique des informations comptables : La plateforme se connecte à l'ERP ou au système comptable de l'entreprise et extrait les données nécessaires à la production des fichiers XML afin de répondre aux directives de l'administration fiscale mexicaine (SAT).
• Validation des fichiers XML - Contrôle de la structure et de la conformité : La plateforme contrôle la cohérence des données et la conformité des fichiers XML avec les directives de l'administration fiscale mexicaine (SAT). 
  Ces contrôles automatiques sont effectués afin de garantir la conformité des données et le format requis par le SAT. Ce processus permet d’éviter l'envoi d'informations incorrectes pouvant entraîner des refus ou des sanctions fiscales.
• Sauvegarde des documents - archivage sécurisé avec garantie d'intégrité des données : Il est possible d'archiver les documents dans le module EDICOMLta, un service d'archivage certifié conforme à la norme NOM-151. Ce module permet l'archivage sécurisé des données et l'accès aux rapports comptables en cas d'audit.
• 4. Intégration et connexion avec le SAT - transmission fiable et rapide via le Buzón Tributario : Une fois validés, les fichiers XML sont envoyés à l'entreprise. Ceux-ci sont prêts à être présentés au SAT via le Buzón Tributario. La réception des documents est garantie, ce qui réduit les risques de non-conformité.

Le rôle du PAC au Mexique

Le Prestataire Agréé de Certification (PAC) est un organisme certifié par le SAT, chargé de garantir la validité fiscale des factures électroniques au Mexique.

Quelle est la fonction d'un PAC au sein du système CFDI ?

• Validation du CFDI : Avant qu'une facture électronique puisse être envoyée au SAT, elle doit être validée par un PAC. Ce dernier contrôle la conformité du document en lien avec les exigences fiscales et techniques établies.
• Attribution du Timbre Fiscal Digital (TFD) : Le PAC certifie le CFDI en appliquant un double cachet électronique et en attribuant un numéro fiscal unique (UUID), garantissant ainsi l'authenticité et l'intégrité du document.
• Enregistrement et transmission au SAT : Une fois certifiée, le PAC transmet la facture validée au SAT, garantissant ainsi sa bonne intégration dans la base de données de l'administration fiscale.

Les missions du PAC Agréé

En tant que Prestataire Agréé de Certification (PAC), EDICOM est tenu de répondre à une série d'obligations établies par le SAT. Ces obligations garantissent la sécurité et la validité du processus de facturation électronique au Mexique.

• Protection des données et application de la loi sur la protection des données personnelles : Les PAC doivent garantir la confidentialité des CFDI traités et respecter la loi fédérale sur la protection des données personnelles. Ils doivent également veiller à ce que les informations fiscales des contribuables soient sécurisées et protégées.
• Validation et transmission du CFDI certifié : Les PAC sont tenus de contrôler que chaque CFDI est conforme aux exigences fiscales définies par le SAT. Ils assignent ensuite un numéro de référence fiscal (UUID) à chaque CFDI, apposent le cachet fiscal digital et transmettent au contribuable le CFDI validé, avec le cachet digital du SAT.
• Déclaration synchrone des CFDI au SAT : Les PACs transmettent une copie des CFDI certifiés en temps réel au SAT. Ils maintiennent une communication constante avec l'autorité fiscale afin de garantir la traçabilité des documents.
• Accessibilité et disponibilité des informations pour le SAT : Les PAC doivent garantir l'accessibilité à distance ou local des CFDI en cas de demande ou d’audit du SAT. Ils ont pour obligation également de conserver des copies des CFDI certifiés et permettre leur consultation en cas de demande de la part de l'autorité fiscale.
• Plateforme gratuite pour la génération et la consultation des CFDI : Les PAC doivent fournir aux contribuables un outil web gratuit permettant de créer et de consulter les CFDI. Cet outil doit également permettre la gestion des justificatifs sans avoir recours à des modules supplémentaires.
• Archivage des CFDI certifiés : Les PAC sont tenus de conserver une sauvegarde électronique des CFDI certifiés pendant au moins trois mois, en assurant leur disponibilité en cas d'imprévu.

Garantie de l'intégrité et de l'authenticité des documents

La NOM-151 stipule que les documents électroniques et dématérialisés doivent être dotés de mécanismes permettant de garantir leur intégrité, afin de prouver qu'ils n'ont pas été altérés depuis leur émission.

Comment garantir l'intégrité des documents ?

• Un signature électronique unique est générée pour chaque fichier. Elle est ensuite enregistrée au sein du registre des preuves des messages électroniques NOM-151.
• Un horodatage numérique est également appliqué afin de certifier l'origine du document et de spécifier l’heure et la date. Toutes les preuves sont conservées dans un système sécurisé et accessible, garantissant leur disponibilité en cas d'audit ou de demande.

Processus d'archivage des messages électroniques selon la norme NOM-151

Afin de garantir l'intégrité et la validité juridique des documents électroniques, la norme NOM-151 exige la contribution d'un Prestataire Agréé de Services de Certification (PAC) tel qu'EDICOM, lequel est habilité à délivrer un Registre d'Archivage des Messages Électroniques NOM-151.

Comment fonctionne ce processus ?

• Service de requête de certificats NOM-151 : Génération de l'identifiant numérique du document : l'identifiant numérique unique du fichier est généré, garantissant l'inaltérabilité du document.
  La demande de registre de preuves est générée au format ASN.1, conformément aux directives de la norme NOM-151.
• Service d'émission de preuves NOM-151 : Application du cachet d'horodatage numérique : En tant que PAC, EDICOM appose un cachet d'horodatage numérique sur le registre de preuves, garantissant la création du document à une date et une heure spécifiques. Le registre de preuves est émis.
  Le Registre des preuves d’archivage des messages NOM-151 est émis, garantissant l'authenticité et l'intégrité du document.
• Service de validation des registres NOM-151 : Conformité et valeur probatoire : Les registres émis sont accompagnés d'une représentation visuelle au format PDF, détaillant les processus appliqués pendant la conservation. 
  Toute autorité ou tiers peut contrôler la validité du document à travers le registre de preuves.