Volver al mapaFactura electrónica y documentos de transporte en Ecuador
La factura electrónica en Ecuador, gestionada por el Servicio de Rentas Internas (SRI), reemplaza los comprobantes en papel por documentos digitales con plena validez legal, facilitando su emisión, validación y conservación. De forma complementaria, la Guía de Remisión respalda el traslado de mercaderías dentro del país, garantizando la trazabilidad de las operaciones y la transparencia fiscal.
Características de la factura electrónica en Ecuador
La facturación electrónica en Ecuador se enmarca el sistema de comprobantes electrónicos, impulsado por el Servicio de Rentas Internas (SRI) desde 2012 y consolidado mediante resoluciones que establecieron cronogramas progresivos de incorporación. Actualmente, todos los contribuyentes están obligados a emitir comprobantes electrónicos, lo que asegura una mayor transparencia en las operaciones comerciales.
El sistema contempla distintos tipos de documentos electrónicos (facturas, notas de crédito y débito, comprobantes de retención, guías de remisión, entre otros), los cuales deben emitirse en formato XML, firmarse digitalmente y validarse ante el SRI antes de remitirse al cliente. Además, cada comprobante cuenta con una representación impresa (RIDE) que puede entregarse cuando el receptor no acepte la modalidad electrónica.
Obligatoriedad
El SRI estableció un calendario progresivo de incorporación que concluyó en 2022, alcanzando al 100 % de los contribuyentes. Actualmente, la facturación electrónica es obligatoria para todas las personas naturales y jurídicas que realizan operaciones comerciales sujetas a impuestos, incluidas entidades públicas, privadas y proveedores del estado.
Formato de la factura
Los comprobantes electrónicos se emiten en formato XML, bajo las especificaciones normadas por el SRI, y deben transmitirse para su validación previa.
Firma electrónica
La emisión de comprobantes electrónicos requiere una firma electrónica en formato XAdES-BES, que garantiza la autenticidad e integridad de los documentos.
Almacenamiento
Los comprobantes electrónicos deben conservarse durante 7 años tanto por emisores como por receptores, garantizando su disponibilidad ante auditorías o requerimientos legales.
Requisitos previos
Para emitir comprobantes electrónicos se exige:
- Contar con un certificado de firma electrónica vigente.
- Registrar un convenio de débito y acceso al portal SRI en Línea.
- Solicitar autorización para emitir comprobantes electrónicos.
- Disponer de un sistema de facturación que cumpla con los lineamientos técnicos del SRI.
Control fiscal
El comprobante debe ser validado por el SRI antes de su envío al receptor. El organismo asigna un número de autorización que se integra al documento y queda registrado junto al RIDE.
Resumen de compras/ventas
La normativa exige la declaración electrónica de la liquidación de compras de bienes y prestación de servicios, que funciona como respaldo contable adicional.
Funcionamiento de la factura electrónica en Ecuador
El proceso de emisión de comprobantes electrónicos en Ecuador sigue las siguientes fases:
Emisión de comprobantes
Los datos de la operación se generan en el sistema de gestión o ERP del contribuyente y se convierten a formato XML conforme a la normativa del SRI.
Validación y firma electrónica
Antes de enviarse al SRI, los comprobantes en formato XML se validan conforme a la normativa técnica y se firman con un certificado electrónico bajo el estándar XAdES_BES.
Envío y autorización
El comprobante se transmite al SRI por Web Services para su validación. El organismo devuelve la autorización en un plazo máximo de 24 horas. De forma paralela, se genera la representación impresa (RIDE), que se entrega al cliente junto con el XML.
Almacenamiento
Los comprobantes autorizados se integran en el sistema del contribuyente y deben archivarse electrónicamente durante 7 años, junto con los códigos de autorización del SRI.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica en Ecuador
A continuación, se muestran algunas de las preguntas más frecuentes sobre el sistema de facturación electrónica en Ecuador.
¿Qué comprobantes deben emitirse en formato electrónico?
Factura, liquidación de compras, notas de crédito y débito, comprobante de retención y guía de remisión, entre otros definidos por el SRI.
¿Cómo se obtiene la autorización para emitir comprobantes electrónicos?
El proceso inicia en un ambiente de pruebas y luego en producción. Solo en este último los comprobantes tienen validez tributaria.
¿Qué opciones existen para emitir comprobantes electrónicos?
Los contribuyentes pueden usar el facturador gratuito de escritorio, el portal del SRI en línea o soluciones propias de facturación.
¿Qué es el RIDE?
Es la representación impresa del comprobante electrónico, que acompaña al archivo XML y debe cumplir con los requisitos técnicos definidos por el SRI.
¿Cómo se anulan las facturas electrónicas?
A través de una nota de crédito o del sistema SRI en línea, dentro de los plazos fijados por la normativa.
¿Cuál es el plazo para emitir un comprobante de retención?
Debe realizarse dentro de los cinco días posteriores a la emisión del comprobante de venta.
¿Puedo emitir comprobantes electrónicos vinculados a facturas físicas?
Sí, es posible emitir notas de crédito, débito o comprobantes de retención electrónicos relacionados con comprobantes físicos.
¿Qué vigencia tiene el almacenamiento de los comprobantes?
Todos los comprobantes deben conservarse por un período mínimo de 7 años, en medios electrónicos que garanticen integridad y accesibilidad.
Características de la Guía de Remisión en Ecuador
La Guía de Remisión en Ecuador es un documento tributario regulado por el Servicio de Rentas Internas (SRI) que respalda la legalidad del traslado de mercaderías dentro del territorio nacional. Actúa como comprobante complementario a la factura electrónica, certificando la procedencia de los bienes y asegurando el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Su emisión es obligatoria antes de iniciar cualquier traslado y el documento debe acompañar a la mercancía durante todo el recorrido. Incluye información detallada del remitente, destinatario, transportista, vehículo y de los bienes movilizados, lo que garantiza la trazabilidad de las operaciones, refuerza la seguridad jurídica de las transacciones y previene sanciones o la retención de productos en los controles fiscales.
Obligatoriedad
La emisión de la Guía de Remisión es obligatoria para todas las empresas y negocios que trasladen bienes dentro de Ecuador, ya sea en transporte propio o contratado. Debe emitirse en casos de venta, consignación, devoluciones, reparaciones, traslados internos entre almacenes o en operaciones de importación y exportación. Solo los contribuyentes acogidos a regímenes simplificados, como el RIMPE (Negocios Populares), están exceptuados de esta obligación.
Información obligatoria
La Guía de Remisión debe contener como mínimo:
- Datos del emisor: RUC, razón social y establecimiento.
- Datos del destinatario: nombre, identificación y dirección.
- Dirección de origen y destino de la mercancía.
- Fecha de inicio y fin del traslado.
- Descripción detallada de los bienes (tipo, cantidad, peso, valor).
- Identificación del vehículo y del conductor.
- Motivo del traslado.
- Número de autorización otorgado por el SRI.
Preguntas frecuentes sobre la Guía de Remisión en Ecuador
A continuación, se muestran algunas de las preguntas más frecuentes sobre la Guía de Remisión en Ecuador.
¿Qué es la Guía de Remisión en Ecuador?
Es un documento tributario regulado por el SRI que respalda el traslado legal de mercaderías dentro del territorio nacional, garantizando su trazabilidad desde el origen hasta el destino final.
¿Cuándo se debe emitir una Guía de Remisión?
Debe emitirse siempre que se trasladen bienes dentro del país, ya sea por venta, consignación, importación, exportación, reparaciones, devoluciones o movimientos internos entre establecimientos de una misma empresa.
¿Quiénes están obligados a emitirla?
Los propietarios de la mercadería, transportistas que movilizan bienes sin el remitente, sociedades, personas naturales y sucesiones indivisas con contabilidad, así como importadores y exportadores.
¿Qué ocurre si no emito la Guía de Remisión?
El incumplimiento puede generar sanciones económicas por parte del SRI y la retención de la mercadería por parte de las autoridades de control, además de afectar la formalidad de la operación comercial.
¿Cuál es la validez de una Guía de Remisión?
La vigencia depende de la distancia del traslado. En todos los casos, la fecha máxima de validez debe constar en el documento y cubrir todo el trayecto hasta la entrega final de los bienes.
¿Qué relación tiene con la factura electrónica?
La Guía de Remisión es un comprobante complementario que suele acompañar a la factura electrónica en los casos de venta. Juntas, aseguran el cumplimiento tributario y facilitan la trazabilidad de la operación comercial.
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