Factura electrónica en Uganda

Obligatoriedad

Desde el 1 de enero de 2021, la facturación electrónica es obligatoria en todas las transacciones: B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer) y  B2G (Business to Government).

El sistema EFRIS (Electronic Fiscal Receipting and Invoicing System), gestionado por la Uganda Revenue Authority (URA), centraliza la emisión, validación y almacenamiento de facturas electrónicas. Cualquier empresa que no utilice este sistema para registrar sus facturas puede enfrentar sanciones o penalizaciones por parte de la autoridad tributaria.

Formato de la factura

Las facturas electrónicas en Uganda deben emitirse en formato JSON (JavaScript Object Notation), un estándar ampliamente utilizado en la transmisión de datos estructurados.

El uso de JSON en facturación electrónica permite una comunicación rápida y eficiente entre los sistemas de las empresas y la plataforma EFRIS, garantizando que los datos sean interpretados correctamente por la URA.

Además, JSON facilita la integración con distintos sistemas contables y de gestión empresarial (ERP), reduciendo errores en el procesamiento de la información y optimizando la gestión fiscal de las compañías.

Firma electrónica

Para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas, Uganda ha establecido la obligatoriedad de la firma electrónica en cada documento emitido.

La firma electrónica certifica que la factura ha sido generada por un emisor autorizado y que su contenido no ha sido alterado tras su emisión. Este mecanismo de seguridad ayuda a prevenir fraudes fiscales y a reforzar la transparencia en las transacciones comerciales.

Las empresas deben asegurarse de utilizar una firma electrónica reconocida por la URA, integrando su uso dentro del sistema EFRIS.

Almacenamiento

Las empresas deben garantizar la conservación de sus facturas electrónicas conforme a las regulaciones establecidas por la Uganda Revenue Authority (URA).

La normativa ugandesa exige que las facturas electrónicas sean resguardadas en servidores seguros, con acceso restringido y sistemas de respaldo adecuados para evitar pérdidas de información.

Requisitos previos

Para emitir facturas electrónicas en Uganda, las empresas deben registrarse en el sistema EFRIS administrado por la URA y cumplir con los requisitos técnicos y de software establecidos por la autoridad tributaria.

Control fiscal

Para que una factura sea válida en Uganda, debe contar con un Fiscal Document Number (FDN), un número único que certifica su registro en el sistema fiscal de la URA.

Sin un FDN válido, una factura no tiene efectos tributarios y podría ser rechazada tanto por clientes como por la administración fiscal.

Formato de impresión

Aunque la facturación electrónica en Uganda se gestiona digitalmente a través del sistema EFRIS, las empresas pueden imprimir sus facturas cuando sea necesario.

Para que una factura impresa sea válida, debe contener un código QR generado por la URA. Este código permite a clientes y autoridades fiscales verificar la autenticidad del documento escaneándolo con un dispositivo móvil o lector especializado.