e-Rechnung und e-Reporting in Italien

Die erste Frage, die sich ein Unternehmen stellen muss, ist, ob sein internes Managementsystem und seine Verwaltungsabläufe bereit sind, sich an die elektronische Ausstellung von Rechnungen an das SdI anzupassen. Das Unternehmen benötigt einen e-Invoicing Dienstleister, der in der Lage ist, Ihre Daten in die erforderlichen strukturierten Formate zu konvertieren.

EDICOM ermöglicht die Integration mit allen wesentlichen ERP-Systemen auf dem Markt (SAP, Microsoft Dynamics, Sage usw.), sowie die Anpassung an den Datenabruf, um diese in das vom Empfänger gewünschte Format zu konvertieren. Unsere Lösung ist cloud-basiert, daher ist es eine lokale Installation durch den Kunden nicht notwendig und alle Wartungsarbeiten und Aktualisierungen der Infrastruktur werden von unseren spezialisierten Teams durchgeführt.

Unternehmen, die bereits Daten elektronisch mit ihren Geschäftspartnern oder mit der öffentlichen Verwaltung austauschen, verwenden eine Datei mit Inhalten und Informationen, die zwischen den Parteien vereinbart wurden. Mit der Einführung der B2B-Rechnungsstellungspflicht in Italien wurde die Verwendung eines bestimmten XML-Formats vorgeschrieben, das sich in einigen Punkten von dem derzeit von Unternehmen verwendeten Format unterscheidet.

In diesen Fällen ist eine vorherige Analyse der vom SdI bei den Unternehmen angeforderten Informationen erforderlich, um das Format anzupassen. Es kann auch die Möglichkeit geprüft werden, Ihre PDF-Rechnung in das XML-Format zu integrieren, damit die darin enthaltenen zusätzlichen Informationen auch ihr Ziel erreichen.

EDICOM ist in der Lage, diese Analyse durchzuführen und die strukturierte Nachricht vorzubereiten, die erforderlich ist, um die vollständige Übereinstimmung der Informationen mit den von der SdI geforderten Daten zu gewährleisten, ohne zusätzliche Informationen auszulassen, die vom Absender oder Empfänger verlangt werden.

In Übereinstimmung mit der europäischen Gesetzgebung und der neuen eIDAS-Verordnung, die die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt regelt, müssen elektronische Rechnungen digital signiert und mit einem Zeitstempel versehen werden, um ihre Authentizität, Integrität und Unanfechtbarkeit zu gewährleisten.

EDICOM kann als qualifizierter Vertrauensdienstanbieter beide zertifizierten Dienstleistungen gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung zu Vertrauensmechanismen bei elektronischen Transaktionen anbieten.

Nachdem die Rechnung in das erforderliche Format konvertiert und mit der elektronischen Signatur und dem Zeitstempel versehen wurde, müssen die Dokumente über einen sicheren und zuverlässigen Kanal an das SdI gesendet werden. Das Clearingsystem hat definierte Eingangs- und Ausgangskanäle für B2B-Rechnungen, an die die EDICOM-Plattform für einen sicheren Austausch bereits angeschlossen ist.

Über das unser Netzwerk “Public Administration HUB” implementiert EDICOM einen sicheren und direkten Kommunikationskanal mit dem SdI über das definierte Kommunikationsprotokoll, sowohl für das Senden als auch für das Empfangen von Rechnungen. Darüber hinaus ist es durch unseren Public Administration HUB nicht nur möglich, sich mit dem SdI in Italien zu verbinden, sondern auch mit allen öffentlichen Einrichtungen innerhalb und außerhalb der Europäischen Union.

Für ein optimales Rechnungsmanagement wurde ein Workflow von Benachrichtigungen entwickelt, welcher den Status die Rechnungen verfolgt um dem Absender einen klaren Überblick über den Prozess der Rechnungsbearbeitung zu geben. Darüber hinaus validiert das SdI zunächst die eingegangenen Rechnungen, was zu einer ersten Benachrichtigung bezüglich der Konformität der Rechnung führt.
Um einen effizienten und agilen Ablauf zu gewährleisten, validiert die EDICOM-Plattform die Syntax der Rechnung vor dem Versand an das SdI, um die Vollständigkeit der Pflichtfelder und digitalen Signaturen zu bestätigen.

EDICOMs HUB ist das Netzwerk, welches für den Empfang der Statusbestätigungen zuständig ist, die sowohl vom SdI als auch vom Endempfänger versendet werden. 
Zum einen versendet das SdI Benachrichtigungen über den jeweiligen Status der verschiedenen Rechnungen, zum anderen kann ein Empfänger seine Benachrichtigungen über das SdI an den Absender übermitteln.

Mit einer umfassenden IT-Lösung wie der von EDICOM können alle eingegangenen Benachrichtigungen automatisch in das ERP-System integriert werden, um den internen Rechnungsprozess agiler zu gestalten. Sollte Ihr ERP noch nicht für die Integration bereit sein, können Sie mit der EDICOM-Plattform Ihre Benachrichtigungen über eine einfache Weboberfläche verwalten.

In Italien müssen Unternehmen, die elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen, diese Dokumente für mindestens 5 Jahre aufbewahren. Die Archivierung muss nach den Bestimmungen des Verfahrens "Elektronische Archivierung" erfolgen, welches u.a. das Aufbringen einer elektronischen Signatur und Zeitstempel verlangt. Mit diesen Sicherheitsmaßnahmen wird sicherstellen, dass die Dokumente seit dem Aufbringen des Stempel unverändert aufbewahrt wurden.

EDICOM stellt seinen Kunden seinen zertifizierten Langzeitarchivierung-Service namens EDICOMLta zur Verfügung, mit dem alle Rechnungen zusammen mit ihren Empfangsbestätigungen für den vorgeschriebenen Zeitraum archiviert werden können. Durch die qualifizierte Zertifizierung des elektronischen Langzeitarchivs gemäß der eIDAS-Verordnung garantiert EDICOM die langfristige Integrität aller in der Lösung gespeicherten Dokumente.

EDICOM ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister und sichert die rechtliche und juristische Gültigkeit von Dokumenten und Dateien, was ihm im Rahmen der Europäischen Union den Status der Beweislast gegenüber Dritten verleiht.

Die verpflichtende Verwendung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich wird erhebliche Auswirkungen auf alle italienischen Unternehmen haben, sobald sie versendet werden. Aber auch der Empfang von elektronischen Rechnungen sollte nicht vergessen werden, da das Rechnungsvolumen auch sehr hoch sein kann. Unternehmen, die sich auf eine elektronische Lösung verlassen, können sich von dem Problem der Rechnungsausstellung und des Empfangs lösen.

EDICOM bietet sowohl den elektronischen Rechnungsversand als auch den elektronischen Rechnungsempfang an und integriert diese direkt in das ERP-System, um die Verwaltung der Buchhaltung zu optimieren und eine höhere Effizienz in der Informationsverarbeitung zu erreichen. Die elektronischen Rechnungsempfangs- und -integrationssysteme von EDICOM ermöglichen Signaturprüfprotokolle, um die Herkunft, Integrität und Authentizität aller empfangenen Dokumente zu garantieren.