Elektronische Rechnungsstellung in Deutschland

Merkmale der elektronischen Rechnung B2B in Deutschland

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) spielt eine zentrale Rolle bei der Festlegung und Umsetzung des rechtlichen Rahmens für die elektronische Rechnung in Deutschland. In Zusammenarbeit mit den Bundesländern und der Bundessteuerverwaltung hat das BMF technische und rechtliche Leitlinien erarbeitet, die die Standards für die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung elektronischer Rechnungen festlegen.

Einer der wichtigsten Meilensteine der letzten Zeit ist die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024. Dieses Gesetz führt die elektronische Rechnungsstellung für nationale B2B-Transaktionen verbindlich ein und legt die technischen Bedingungen und Fristen für die Umsetzung fest.

Das BMF hat außerdem Pläne für die Schaffung einer nationalen Infrastruktur für die Übermittlung elektronischer Rechnungen angekündigt, die in Zukunft die automatische Übermittlung von Daten an die Steuerbehörden nach ähnlichen Modellen wie in Italien oder Frankreich ermöglichen soll.

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Verpflichtung

Das BMF hat einen Zeitplan für die Umsetzung vorgeschlagen, der den Empfang, die Ausstellung und die Verwendung der verschiedenen Formate betrifft.

  • 01/01/2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
  • 01/01/2027:  Obligatorische Ausstellung elektronischer Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
  • 01/01/2028:  Alle Unternehmen müssen elektronische B2B-Rechnungen versenden.

Rechnungsformat

01/01/2025

  • Papier/PDF
  • Elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: In Deutschland kompatible nationale Formate: XRechnung und ZugFeRD.
  • Andere Formate (XML, EDIFACT, X12…)

01/01/2027

  • Papier/PDF: unter besonderen Bedingungen erlaubt
  • Elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: In Deutschland kompatible nationale Formate: XRechnung und ZugFeRD.
  • Andere Formate (XML, EDIFACT, X12…): unter besonderen Bedingungen erlaubt

01/01/2028

  • Elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: In Deutschland kompatible nationale Formate: XRechnung und ZugFeRD.
  • Andere Formate (XML, EDIFACT, X12…), sofern sie mit dem Format EN16931 kompatibel sind.

Elektronische Signatur

In Deutschland ist die elektronische Signatur für die Gültigkeit einer elektronischen Rechnung nicht zwingend erforderlich.

Speicherung/Aufbewahrung

Was die Aufbewahrung betrifft, so müssen elektronische Rechnungen 8 Jahre lang aufbewahrt werden, zuzüglich eines weiteren Jahres, wenn dies aus steuerlichen oder buchhalterischen Gründen erforderlich ist (insgesamt 8 + 1 Jahre). Während dieses Zeitraums müssen die Dokumente gemäß den deutschen Aufbewahrungsvorschriften (GobD) gespeichert werden, wobei die Rückverfolgbarkeit, Überprüfbarkeit und Integrität der gespeicherten Dokumente gewährleistet sein muss.

Merkmale der elektronischen Rechnung B2G Deutschland

Deutschland hat die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung nach einem Zeitplan eingeführt, der die B2G-Rechnungsstellung in den Bundesländern verbindlich vorschreibt. Der Fortschritt bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hängt davon ab, dass jedes Bundesland eine gesetzliche Verordnung erlässt, in der die Standards für Kommunikationssysteme, Formate und Eingangspunkte festgelegt sind. Die einzige universelle Anforderung ist, dass die elektronische Rechnungsstellung in allen Fällen über Peppol zugänglich sein muss.

Die Einführung der elektronischen Rechnung B2G (Business to Government) in Deutschland erfolgte in mehreren Phasen:

  • 18. April 2019:  Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen auf nationaler Ebene.
  • 18. April 2020:  Verpflichtung zum Empfang auf regionaler und lokaler Ebene.
  • 27. November 2020: Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen an die Bundesverwaltung.
     

Verpflichtung

Das deutsche Bundesgesetz über die elektronische Rechnungsstellung, E-Rechnungs-Gesetz, räumt den Bundesländern die Befugnis ein, eigene Umsetzungserlasse zu erlassen.

Der nationale Prozess in Deutschland verlief parallel zu dem in den 16 Bundesländern, die jeweils über die legislative Autonomie verfügen, um die europäische Richtlinie selbst umzusetzen.

Aktuelle Informationen zum Stand der Umsetzung der B2G-Rechnung in den deutschen Bundesländern finden Sie hier.

Rechnungsformat

Das Format der elektronischen Rechnung der deutschen Bundesverwaltung ist in der Grundspezifikation für Rechnungsempfänger (CIUS) festgelegt. Es werden zwei Formate akzeptiert: das nationale ZUGFeRD und das Peppol UBL, genannt XRechnung.

Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnung in Deutschland

XRechnung ist eines der in Deutschland zugelassenen Formate für elektronische Rechnungen. Dieses Format ist für zentrale, regionale und lokale Behörden verbindlich. Es handelt sich um ein XML-Dokument, das an die Anforderungen der Europäischen Union angepasst ist.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist eines der in Deutschland zugelassenen Formate für elektronische Rechnungen. Es handelt sich um ein Hybridformat, bestehend aus einer PDF-Datei im Format A3 mit eingebettetem XML gemäß dem europäischen Standard.

Die OZG-RE-Plattform (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) der Bundesregierung ist eine Plattform, über die Lieferanten und Dienstleister elektronische Rechnungen an Organisationen der indirekten Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer übermitteln können.

Nicht sofort. Derzeit gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung nur für nationale B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Grenzüberschreitende Transaktionen unterliegen weiterhin den Bestimmungen der europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie und den künftigen Entwicklungen des ViDA-Projekts, das ein EU-weit harmonisiertes elektronisches Meldesystem einführen könnte.

Während der Übergangsphase (2025–2027) wird der Austausch von Rechnungen im PDF-Format oder anderen unstrukturierten Formaten weiterhin akzeptiert, sofern beide Parteien damit einverstanden sind. Ab 2028 werden nur noch strukturierte elektronische Rechnungen akzeptiert, die der Norm EN 16931 entsprechen.

Wenn ein System oder Prozess als „GoBD-konform” bezeichnet wird, bedeutet dies, dass es diese vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegten gesetzlichen Grundsätze erfüllt und sicherstellt, dass digitale Daten wie elektronische Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen und Steuerdokumente sicher, vollständig, nachvollziehbar und zugänglich verwaltet und aufbewahrt werden.

Die GoBD sollen sicherstellen, dass alle Steuer- und Buchhaltungsinformationen:

  • authentisch und überprüfbar sind.
  • nicht spurlos verändert werden können (Datenintegrität).
  • während der gesamten Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) lesbar und abrufbar sind.
  • im Falle einer Prüfung den Finanzbehörden einen vollständigen und schnellen Zugriff ermöglichen.

Mit anderen Worten: Die „GoBD-konforme” Speicherung stellt sicher, dass elektronische Dokumente als gültige Beweismittel vor dem Finanzamt (deutsche Steuerbehörde) dienen können.

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Gesetz

E-Goverment Gesetzes

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja
  • Ausnahmen: Nicht bekannt

Ausstellungspflicht

Ja, seit dem 27.11.2020

  • Ausnahmen: Für Rechnungen mit geheimhaltungsbedürftigen Daten, Rechnungen von Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1 000 Euro.

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Leitweg-ID

Zentraler Rechnungseingang

Über Rechnungseingangsplattformen:

  • Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für die Behörden unmittelbare Bundesverwaltung 
  • Rechnungseingangsplattform OZG-RE für Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung 

Übertragungsweg

Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, Peppol

Gesetz

Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG)

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie, ab 16.04.2020 
  • Unterschwellig: Ab 31.12.2022
  • Ausnahmen: Organleihe, Geheimhaltungsbedürftige Aufträge 

Ausstellungspflicht

Keine Verpflichtung

Zentraler Rechnungseingang

OZG-RE

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Übertragungsweg

Web capture, web upload, e-mail, DE-mail, Peppol

Gesetz

E-Rechnungsgesetz Sachsen-Anhalt - ERG LSA

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja
  • Ausnahmen: Sicherheitsspezifische Aufträge

Ausstellungspflicht

Keine Verpflichtung

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme

Adressierung

Leitweg-ID

Zentrales Rechnungseingangsportal

Landeseigenes E-Rechnungsportal

Übertragungsweg

Weberfassung, E-Mail, DE-Mail, PEPPOL.

Gesetz

E-Government-Gesetz Rheinland-Pfalz (ERechGRP)

Verordnung

  • Bezeichnung: E-Rechnungs-Gesetz Rheinland-Pfalz - ERechGRP
  • Erlassen: 03.06.2020
  • Inkrafttreten: 24.06.2020

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Geplant
  • Ausnahmen: Nicht bekannt

Ausstellungspflicht

Ja, ab 01.01.2025

Format

  • XRechnung
  • ZUGFeRD
  • CEN-konforme Formate (XML)

Adressierung

Leitweg-ID 

Zentrales Rechnungseingangsportal

Zentrales Rechnungseingangsportal des Landes ZRE RLP (E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz)

Übertragungsweg

Webupload, E-Mail, Peppol

Gesetz

Brandenburgeisches E-Government-Gesetz (BbgEGovG)

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig:
    • Unmittelbare Landesverwaltung ab 1.4.2020 verpflichtend
    • Mittelbare Landesverwaltung und sonstige Verpflichtete erst ab 1.1.2025 verpflichtend
  • Ausnahmen: Geheimhaltungsbedürftige Aufträge

Ausstellungspflicht

Keine Verpflichtung

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Leitweg-ID

Zentraler Rechnungseingang

OZG-RE

Übertragungsweg

Weberfassung, Webupload, E-Mail, Peppol

Gesetz

Niedersächsisches Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG)

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja
  • Ausnahmen: Nicht bekannt

Ausstellungspflicht

Alle öffentlichen Auftraggeber sind verpflichted, Rechnungen elektronisch zu empfangen und verarbeiten zu können.

Format

XRechnung

Adressierung

Leitweg-ID (BT-10)

Zentrales Rechnungseingangsportal

Zentrale E-Poststelle

Übertragungsweg

Webupload, E-Mail, Weberfassung, ab 18.04.2022: Peppol

Gesetz

E-Government-Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EgovG M-V)

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Nicht bekannt
  • Ausnahmen: Nicht bekannt

Ausstellungspflicht

Ja, ab 01.04.2023

  • Ausnahmen:
    • Sicherheitsrelevanten Aufträgen mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten
    • Sonstige Beschaffungen im Ausland  

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Leitweg-ID bei Nutzung OZG-RE

Zentrales Rechnungseingangsportal

OZG-RE

Übertragungsweg

Portal, E-Mail, Peppol

Gesetz

Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG)

Regulación

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja
  • Ausnahmen: Nicht bekannt

Ausstellungspflicht

Keine Verpflichtung

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Leitweg-ID (BT-10)

Zentrales Rechnungseingangsportal

OZG-RE

Übertragungsweg

Weberfassung, Webupload, E-Mail, PEPPOL

Gesetz

E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EgovG BW)

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja, außer für Gemeinden und Gemeindeverbände
  • Ausnahmen: Für Rechnungen mit geheimhaltungsbedürftigen Daten

Ausstellungspflicht

  • Ab 01.01.2022
  • Ausnahmen: Rechnungen bis zu einem Betrag von 1 000 Euro

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Leitweg-ID

Zentraler Rechnungseingang

Zentrales Rechnungseingangsportal des Landes Service Portal Baden-Württemberg 

Übertragungsweg

Webupload, E-Mail, zukünftig auch Peppol

Gesetz

Gesetz zur Weiterentwicklung des digitalen Finanzmanagements in Hamburg und zur Änderung haushaltsrechtlicher Vorschriften

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja
  • Ausnahmen: O
    • Direktvergaben bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro
    • Sicherheitsrelevanten Aufträgen mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten
    • Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes

Ausstellungspflicht

Ab 01.01.2022

Ausnahmen

  • Ab 1.000 Euro (netto) bei Lieferung. Ab 3.000 Euro (netto) bei Bauleistungen.
  • Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (netto)

Übertragungsweg

PEPPOL, E-Mail

Adressierung

Leitweg-ID (Listde der Hamburger Leitweg-IDs)

Zentraler Rechnungseingang

Zentrales Rechnungseingangsportal des Landes (E-Rechunungsportal)

Format

  1. XRechnung
  2. CEN-konforme Standards

Gesetz

Landesverwaltungsgesetz - LVwG

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Für Landesbehörden, nicht für Kommunen
  • Ausnahmen: Geheimhaltungsbedürftige Aufträge

Ausstellungspflicht

Keine Verpflichtung

Format

Ab 18.04.2020 XRechnung

Adressierung

Leitweg-ID (BT-10)

Zentrales Rechnungseingangsportal

Landeseigene E-Rechungsportal

Übertragungsweg

E-Mail, DE-Mail, Webservice, PEPPOL

Gesetz

E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovNRW)

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja
  • Ausnahmen:
    • Sicherheitsspezifische Aufträge
    • Direktaufträge ohne Vergabeverfahren

Ausstellungspflicht

Keine Verpflichtung

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Leitweg-ID (BT-10)

Zentrales Rechnungseingangsportal

Vergabeportal des Landes Nordrhein-Westfalen(vergabe.NRW)

Übertragungsweg

Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, Peppol

Gesetz

Sächsisches E-Government -Gesetz

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Nicht bekannt
  • Ausnahmen: Geheimhaltungsbedürftige Aufträge

Ausstellungspflicht

Gilt für Lieferanten des Bundes.

Format

  • Xrechnung
  • CEN-konforme

Adressierung

LeitwegID

Zentrales Rechnungseingangsportal

OZG-RE

Übertragungsweg

Weberfassung, E-Mail, DE-Mail, Webservice, PEPPOL

Gesetz

eGovernmentgesetz (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen)

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Seit November 2018 für Gebietskörperschaften Land und Stadt Bremen und Bremerhaven
  • Unterschwellig: Ab November 2019 für Betriebe und Gesellschaften der FHB

Ausstellungspflicht

Ab 27.11.2020

  • Ausnahmen
    • Bar- und Sofortzahlung
    • Direktaufträge (Unterschwellenvergabeordnung)
    • Geheimhaltungsbedürftige Aufträge
    • Härtefallregelung (Befreiung auf Antrag)

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Leitweg-ID (BT-10)

Zentraler Rechnungseingang

Zentrales Rechnungseingangsportal des Landes “zERIKA”.

Übertragungsweg

Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, Peppol

Gesetz

E-Government-Gesetz Saarland (EGovSL)

Verordnung

  • Bezeichnung: E-Rechnungsverordnung Saarland (E-RechVO SL)
  • Erlassen: 09.07.2020
  • Inkrafttreten: 31.07.2020

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja
  • Ausnahmen: Nicht bekannt

Ausstellungspflicht

  • Ja, ab 01.01.2022
  • Ausnahmen bei Aufträgen die der Geheimhaltungspflicht unterliegen, Direktaufträgen bis 1000 Euro

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Leitweg-ID

Zentrales Rechnungseingangsportal

Kooperation mit Rheinland-Pfalz zur Nutzung des ZRE RLP

Übertragungsweg

Webupload, E-Mail, später PEPPOL

Gesetz

Bürgerservice - BayDiV: Verordnung über die Digitalisierung im Freistaat Bayern (Bayerische Digitalverordnung – BayDiV) Vom 11. Juli 2023 (GVBl. S. 464) BayRS 206-1-1-D (§§ 1–13)

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ab 1.000 EUR netto
  • Ausnahmen: Für Bauaufträge gelten Verpflichtungen im Unterschwellenbereich ab 18. April 2023

Ausstellungspflicht

Ab 18.04.2020
Öffentliche Auftraggeber müssen e-Rechnungen annehmen und bearbeiten. 

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Nicht geplant. Leitweg-ID wird von der zuständigen Behörde in der Staatsverwaltung (Auftraggeber) an den Rechnungssteller bei Bedarf ausgegeben.

Zentraler Rechnungseingang

Zunächst dezentraler Eingang

Übertragungsweg

E-Mail

Gesetz

E-Rechnungs-Verordnung Hessen

Verordnung

Annahmepflicht

  • Oberschwellig: Gemäß EU-Richtlinie
  • Unterschwellig: Ja
  • Ausnahmen:
    • Härtefälle und sicherheitsspezifische Angelegenheiten
    • Direktaufträge ohne Vergabeverfahren bis zu einem Betrag in Höhe von 1000 Euro 

Ausstellungspflicht

Ja, ab 18.04.2024

Format

  • XRechnung
  • CEN-konforme Formate

Adressierung

Eine Identifikationsmummer muss verwendet werden, diese erfolgt nach Vorgabe des Auftraggebers. Diese kann muss aber nicht das Leitweg-ID Format haben. 

Zentraler Rechnungseingang

Derzeit nicht zentral geplant

Übertragungsweg

Zunächst dezentrale Übertragungskanäle (E-Mail-Postfächer), wenn Webservice angeboten wird, dann mindestens Peppol.

Bundesebene

Verpflichtung für den Rechnungssteller

Verpflichtung

Bevorstehende Verpflichtung

Keine Verpflichtung

Rechnungsübertragung Modell der Bundesländer

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