Zurück zur KarteElektronische Rechnungsstellung in Deutschland
Deutschland befindet sich mitten in der digitalen Transformation seiner Steuer- und Verwaltungsprozesse, wobei die elektronische Rechnung eine zentrale Rolle in dieser Entwicklung spielt. Obwohl ihre Einführung viele Jahre lang freiwillig war, haben die deutschen Behörden im Einklang mit der europäischen Digitalisierungsstrategie und der bevorstehenden Umsetzung der ViDA-Richtlinien (VAT in the Digital Age) Fortschritte in Richtung einer zunehmend standardisierten und automatisierten Umgebung gemacht.
Merkmale der elektronischen Rechnung B2B in Deutschland
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) spielt eine zentrale Rolle bei der Festlegung und Umsetzung des rechtlichen Rahmens für die elektronische Rechnung in Deutschland. In Zusammenarbeit mit den Bundesländern und der Bundessteuerverwaltung hat das BMF technische und rechtliche Leitlinien erarbeitet, die die Standards für die Ausstellung, den Empfang und die Speicherung elektronischer Rechnungen festlegen.
Einer der wichtigsten Meilensteine der letzten Zeit ist die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024. Dieses Gesetz führt die elektronische Rechnungsstellung für nationale B2B-Transaktionen verbindlich ein und legt die technischen Bedingungen und Fristen für die Umsetzung fest.
Das BMF hat außerdem Pläne für die Schaffung einer nationalen Infrastruktur für die Übermittlung elektronischer Rechnungen angekündigt, die in Zukunft die automatische Übermittlung von Daten an die Steuerbehörden nach ähnlichen Modellen wie in Italien oder Frankreich ermöglichen soll.
Verpflichtung
Das BMF hat einen Zeitplan für die Umsetzung vorgeschlagen, der den Empfang, die Ausstellung und die Verwendung der verschiedenen Formate betrifft.
- 01/01/2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
- 01/01/2027: Obligatorische Ausstellung elektronischer Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
- 01/01/2028: Alle Unternehmen müssen elektronische B2B-Rechnungen versenden.
Rechnungsformat
01/01/2025
- Papier/PDF
- Elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: In Deutschland kompatible nationale Formate: XRechnung und ZugFeRD.
- Andere Formate (XML, EDIFACT, X12…)
01/01/2027
- Papier/PDF: unter besonderen Bedingungen erlaubt
- Elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: In Deutschland kompatible nationale Formate: XRechnung und ZugFeRD.
- Andere Formate (XML, EDIFACT, X12…): unter besonderen Bedingungen erlaubt
01/01/2028
- Elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931, die das semantische Modell für die in der Rechnung enthaltenen Daten definiert: In Deutschland kompatible nationale Formate: XRechnung und ZugFeRD.
- Andere Formate (XML, EDIFACT, X12…), sofern sie mit dem Format EN16931 kompatibel sind.
Elektronische Signatur
In Deutschland ist die elektronische Signatur für die Gültigkeit einer elektronischen Rechnung nicht zwingend erforderlich.
Speicherung/Aufbewahrung
Was die Aufbewahrung betrifft, so müssen elektronische Rechnungen 8 Jahre lang aufbewahrt werden, zuzüglich eines weiteren Jahres, wenn dies aus steuerlichen oder buchhalterischen Gründen erforderlich ist (insgesamt 8 + 1 Jahre). Während dieses Zeitraums müssen die Dokumente gemäß den deutschen Aufbewahrungsvorschriften (GobD) gespeichert werden, wobei die Rückverfolgbarkeit, Überprüfbarkeit und Integrität der gespeicherten Dokumente gewährleistet sein muss.
Kommende Termine in Deutschland
Merkmale der elektronischen Rechnung B2G Deutschland
Deutschland hat die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung nach einem Zeitplan eingeführt, der die B2G-Rechnungsstellung in den Bundesländern verbindlich vorschreibt. Der Fortschritt bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hängt davon ab, dass jedes Bundesland eine gesetzliche Verordnung erlässt, in der die Standards für Kommunikationssysteme, Formate und Eingangspunkte festgelegt sind. Die einzige universelle Anforderung ist, dass die elektronische Rechnungsstellung in allen Fällen über Peppol zugänglich sein muss.
Die Einführung der elektronischen Rechnung B2G (Business to Government) in Deutschland erfolgte in mehreren Phasen:
- 18. April 2019: Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen auf nationaler Ebene.
- 18. April 2020: Verpflichtung zum Empfang auf regionaler und lokaler Ebene.
- 27. November 2020: Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen an die Bundesverwaltung.
Verpflichtung
Das deutsche Bundesgesetz über die elektronische Rechnungsstellung, E-Rechnungs-Gesetz, räumt den Bundesländern die Befugnis ein, eigene Umsetzungserlasse zu erlassen.
Der nationale Prozess in Deutschland verlief parallel zu dem in den 16 Bundesländern, die jeweils über die legislative Autonomie verfügen, um die europäische Richtlinie selbst umzusetzen.
Rechnungsformat
Das Format der elektronischen Rechnung der deutschen Bundesverwaltung ist in der Grundspezifikation für Rechnungsempfänger (CIUS) festgelegt. Es werden zwei Formate akzeptiert: das nationale ZUGFeRD und das Peppol UBL, genannt XRechnung.
Kommende Termine in Deutschland
Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnung in Deutschland
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist eines der in Deutschland zugelassenen Formate für elektronische Rechnungen. Dieses Format ist für zentrale, regionale und lokale Behörden verbindlich. Es handelt sich um ein XML-Dokument, das an die Anforderungen der Europäischen Union angepasst ist.
Was ist ein ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist eines der in Deutschland zugelassenen Formate für elektronische Rechnungen. Es handelt sich um ein Hybridformat, bestehend aus einer PDF-Datei im Format A3 mit eingebettetem XML gemäß dem europäischen Standard.
Was bedeutet OZG-RE?
Die OZG-RE-Plattform (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform) der Bundesregierung ist eine Plattform, über die Lieferanten und Dienstleister elektronische Rechnungen an Organisationen der indirekten Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer übermitteln können.
Gilt die neue Regelung auch für internationale Transaktionen?
Nicht sofort. Derzeit gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung nur für nationale B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
Grenzüberschreitende Transaktionen unterliegen weiterhin den Bestimmungen der europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie und den künftigen Entwicklungen des ViDA-Projekts, das ein EU-weit harmonisiertes elektronisches Meldesystem einführen könnte.
Was passiert mit einfachen Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen?
Während der Übergangsphase (2025–2027) wird der Austausch von Rechnungen im PDF-Format oder anderen unstrukturierten Formaten weiterhin akzeptiert, sofern beide Parteien damit einverstanden sind. Ab 2028 werden nur noch strukturierte elektronische Rechnungen akzeptiert, die der Norm EN 16931 entsprechen.
Welche Anforderungen muss die Speicherung in Deutschland gemäß GoBD erfüllen?
Wenn ein System oder Prozess als „GoBD-konform” bezeichnet wird, bedeutet dies, dass es diese vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegten gesetzlichen Grundsätze erfüllt und sicherstellt, dass digitale Daten wie elektronische Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen und Steuerdokumente sicher, vollständig, nachvollziehbar und zugänglich verwaltet und aufbewahrt werden.
Die GoBD sollen sicherstellen, dass alle Steuer- und Buchhaltungsinformationen:
- authentisch und überprüfbar sind.
- nicht spurlos verändert werden können (Datenintegrität).
- während der gesamten Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) lesbar und abrufbar sind.
- im Falle einer Prüfung den Finanzbehörden einen vollständigen und schnellen Zugriff ermöglichen.
Mit anderen Worten: Die „GoBD-konforme” Speicherung stellt sicher, dass elektronische Dokumente als gültige Beweismittel vor dem Finanzamt (deutsche Steuerbehörde) dienen können.
Kommende Termine in Deutschland
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