Zurück zur KarteElektronische Rechnungsstellung in Malaysia
Malaysia hat im Rahmen seiner Strategie zur digitalen Transformation des Steuersystems mit der Einführung der elektronischen Rechnung begonnen. Seit dem 1. August 2024 gilt die stufenweise Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für Handelsgeschäfte als verbindlich.
Merkmale der elektronischen Rechnung in Malaysia
Das eingeführte System ist ein Modell der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) vom Typ „Clearance“, bei dem alle Rechnungen vor ihrer kommerziellen Verwendung zur Validierung an die Steuerbehörde geschickt werden müssen. Die zuständige Behörde ist die malaysische Steuerbehörde (IRBM), die die Plattform MyInvois für den Empfang und die Überprüfung aller elektronischen Belege entwickelt hat.
Ein charakteristisches Merkmal des malaysischen Modells ist, dass jede elektronische Rechnung nach ihrer Validierung eine eindeutige Kennung und einen QR-Code vom IRBM erhält.
Verpflichtung
Die Einführung der elektronischen Rechnung erfolgte schrittweise entsprechend der Höhe des Jahresumsatzes der Steuerzahler anhand eines Stufenplans zwischen 2024 und 2026. Die von den Behörden festgelegten Stichtage sind wie folgt:
- 1. August 2024: Beginn der Verpflichtung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von ≥ 100 Millionen MYR. (Großsteuerzahler)
- 1. Januar 2025: Unternehmen mit einem Umsatz von > 25 Millionen bis zu 100 Millionen MYR kommen hinzu.
- 1. Juli 2025: Einbeziehung von Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen 5 und 25 Millionen MYR.
- 1. Januar 2026: Verpflichtung für Steuerzahler mit einem Umsatz zwischen 1 und 5 Millionen MYR.
- 1. Juli 2026: Letzte Phase, die für Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 1 Million MYR gilt (Kleinst- und Kleinunternehmen).
Rechnungsformat
Das erforderliche Format für die Übermittlung ist eine elektronische XML- oder JSON-Datei gemäß den technischen Spezifikationen des IRBM. Um die globale Interoperabilität zu gewährleisten, hat Malaysia zusätzlich den Standard Peppol International Invoice (PINT) als Referenz für den Inhalt von Rechnungen übernommen und ihn lokal als „MY PINT” bezeichnet, wenn das Peppol-Netzwerk verwendet wird.
Elektronische Signatur
Um die Echtheit und Integrität der Belege zu gewährleisten, verlangt Malaysia die digitale Signatur des Ausstellers auf jeder elektronischen Rechnung. Gemäß den technischen Richtlinien des IRBM muss der Aussteller die Rechnung mit einem gültigen digitalen Zertifikat in seinem Namen elektronisch signieren.
Aufbewahrung
Was die Aufbewahrung betrifft, so müssen Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen und zugehörigen Dokumente für einen gesetzlichen Mindestzeitraum von 7 Jahren aufbewahren. Diese Verpflichtung obliegt sowohl dem Aussteller als auch dem Empfänger der Rechnung, die die digitalen Dateien in einem Format speichern müssen, das ihre Lesbarkeit und Authentizität während des gesamten Zeitraums gewährleistet.
Steuerkontrolle
Das IRBM fungiert als obligatorischer Vermittler, der jede Transaktion nahezu in Echtzeit validiert und registriert. Jede an das MyInvois-System gesendete Rechnung wird automatischen Prüfungen unterzogen, die die Konsistenz der Daten und die formale Richtigkeit des Belegs überprüfen, bevor er genehmigt wird. Nach der Validierung werden die Rechnungsdaten auf den Servern von IRBM gespeichert und stehen der Steuerbehörde zur Verfügung, wodurch eine vollständige Rückverfolgbarkeit der in der Wirtschaft gemeldeten Verkäufe und Käufe ermöglicht wird.
Der elektronische Rechnungsstellungsprozess in Malaysia folgt einem strukturierten Ablauf, der eine vorherige steuerliche Validierung durch das IRBM gewährleistet. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte beschrieben:
- Erstellung: Der Aussteller erstellt die elektronische Rechnung im XML- oder JSON-Format, signiert sie digital und bereitet sie für den Versand vor.
- Übermittlung an das IRBM: Die Rechnung wird an das MyInvois-System gesendet, entweder manuell über das Portal oder automatisch über die API.
- Validierung: Das IRBM überprüft die Rechnung und weist ihr bei Konformität eine eindeutige Kennung und einen QR-Code zu.
- Benachrichtigung: Der Aussteller (und optional auch der Empfänger) wird darüber informiert, dass die Rechnung validiert und offiziell registriert wurde.
- Zustellung an den Empfänger: Der Aussteller leitet die Rechnung an seinen Kunden weiter. Bei Verwendung eines lesbaren Formats wie PDF muss der validierte QR-Code enthalten sein.
- Annahme oder Ablehnung: Der Empfänger hat 72 Stunden Zeit, um die Rechnung im Falle von Fehlern abzulehnen. Der Aussteller kann sie innerhalb dieser Frist ebenfalls stornieren.
- Aufbewahrung: Beide Seiten müssen die validierte Rechnung mindestens 7 Jahre lang aufbewahren.
Nutzung des Peppol-Netzwerks (optional): Parallel zum beschriebenen Standardablauf erlaubt Malaysia Unternehmen die freiwillige Nutzung des Peppol-Netzwerks für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an ihre Kunden, insbesondere im B2B- und B2G-Kontext. In diesem Schema beauftragt der Aussteller einen (von MDEC) akkreditierten Peppol-Zugangsanbieter und sendet die Rechnung im Standard-Elektronikformat (PINT) über das Peppol-Netzwerk an den Endempfänger.
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