Wie ist der Stand der E-Rechnung und des Tax Reporting in Südafrika?

Südafrika treibt die Umgestaltung seines Mehrwertsteuersystems hin zu einem Modell voran, das auf strukturierten elektronischen Rechnungen, Interoperabilität und dem e-Reporting von Transaktionsdaten basiert.

Der South African Revenue Service (SARS) hat im Jahr 2026 zwei entscheidende Schritte unternommen. Einerseits enthält die südafrikanische Gesetzgebung bereits die Definitionen der Begriffe „elektronische Rechnung“, „e-Reporting“ und „Interoperabilitätsrahmen“. Andererseits veröffentlichte der SARS am 17. August 2026 sein Consultation Paper on VAT Modernisation, in dem er die geplante Struktur darlegt und einen schrittweisen Zeitplan für die Umsetzung vorschlägt, der sich bis etwa 2033 erstrecken würde.

Derzeit gibt es in Südafrika noch keine allgemeine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer B2B-Rechnungen, und es wurde auch noch kein endgültiges Datum für das Inkrafttreten dieser Vorschrift festgelegt. Die geplante Einführung soll ab 2030 schrittweise beginnen, zunächst auf freiwilliger Basis und später in Form von Verpflichtungen, die nach Segmenten und Umsatzschwellen unterteilt sind.

SARS treibt die Modernisierung des Mehrwertsteuersystems in Südafrika voran

Die Modernisierung der Mehrwertsteuersystems ist Teil des Programms SARS Modernisation 3.0, dessen Ziel es ist, von einem System, das im Wesentlichen auf regelmäßigen Erklärungen und nachträglichen Kontrollen basiert, zu einem Modell überzugehen, das auf strukturierten Transaktionsdaten beruht, die praktisch in Echtzeit verfügbar sind.

Das vom SARS als Digital VAT Model bezeichnete Modell stützt sich auf drei Säulen:

• Strukturierte el-Rechnungen
• Ein nationaler Rahmen der Interoperabilität
• E-Reporting von Transaktionsdaten

Die Gesetzgebung erkennt die e-Rechnung und das ee-Reporting schon an

Einer der wichtigsten Fortschritte gegenüber den ursprünglichen Plänen erfolgte am 1. April 2026 mit der Verabschiedung des Tax Administration Laws Amendment Act 4 of 2026.

Mit der Reform wurden die gesetzlichen Definitionen von E-Rechnung, E-Gutschrift, E-Lastschrift, E-Berichterstattung und Interoperabilitätsrahmenin das Mehrwertsteuergesetz aufgenommen.

In den Rechtsvorschriften wird die elektronischeRechnung als eine Steuerrechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht, ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Die zusätzlichen Anforderungen müssen zu einem späteren Zeitpunkt durch eine Verordnung konkretisiert werden.

Die Reform ermöglicht es dem Ministerium zudem, durch Verordnungen die Voraussetzungen für die Teilnahme an einem freiwilligen e-Reporting-System festzulegen. Diese Änderung bildet die rechtliche Grundlage, auf der SARS das künftige System schrittweise ausbauen kann.

Diese Gesetzesänderung bedeutet jedoch nicht, dass die elektronische Rechnung in Südafrika bereits allgemein vorgeschrieben ist. Die erforderlichen Bestimmungen und Spezifikationen zur Festlegung der Bedingungen und Termine der künftigen Vorschrift müssen noch veröffentlicht werden.

Neues Consultation Paper des SARS zu e-Rechnungen und E-Reporting

Am 17. August 2026 veröffentlichte der SARS das Consultation Paper on VAT Modernisation:: E-Invoicing, Interoperability Framework and E-Reporting.

Das Dokument stellt einen wichtigen Schritt nach vorne dar, da es genauer darlegt, wie das künftige digitale Mehrwertsteuer-Ökosystem Südafrikas funktionieren könnte.

Die Konsultation bleibt für Unternehmen, Technologieanbieter und andere Interessierte bis zum 16. Oktober 2026 offen. Die eingegangenen Beiträge werden dazu dienen, die endgültige Ausgestaltung, die technischen Standards, das Governance-Modell, die regulatorischen Anforderungen und den Zeitplan für die Umsetzung festzulegen.

So funktioniert die elektronische Rechnungslegung in Südafrika

Der SARS unterscheidet klar zwischen einer herkömmlichen digitalen Rechnung und einer echten elektronischen Rechnung.

Eine elektronische Rechnung muss strukturierte und von IT-Systemen automatisch lesbare Informationen enthalten, damit sie direkt von Buchhaltungsanwendungen und ERP-Systemen verarbeitet werden kann.

Dem vorgeschlagenen Modell zufolge gilt daher:

Ein PDF, ein gescanntes Bild oder eine Rechnung, die lediglich per E-Mail versendet wird, gilt für sich genommen nicht als elektronische Rechnung.

Die strukturierten Daten müssen Prozesse wie die automatische Validierung, die Integration in das ERP-System, den Belegabgleich, die Buchung, die Umsatzsteuerabwicklung, das E-Reporting und den automatisierten Datenaustausch zwischen Lieferant und Käufer ermöglichen.

Formate für elektronische Rechnungen die der SARS verwenden wird

Das endgültige Format wurde noch nicht festgelegt. Das Consultation Paper nennt als mögliche internationale Referenzen:

• EN 16931 CIUS
• UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII)
• Peppol PINT BIS

Diese Verweise bedeuten noch nicht, dass Südafrika beschlossen hat, Peppol oder einen dieser Standards einzuführen. Die endgültigen Spezifikationen müssen im Laufe der folgenden Projektphasen ausgearbeitet und in künftigen Vorschriften festgelegt werden.

Dezentrales Interoperabilitätsmodell mit fünf Ecken

Eines der wichtigsten Merkmale des SARS-Projekts ist der Vorschlag eines dezentralen Fünf-Ecken-Modells.

Anstatt dass alle Unternehmen ihre Rechnungen direkt an eine zentrale SARS-Plattform senden, würde der Austausch über ein Netzwerk von akkreditierten Dienstleistern oder Zugangspunktenerfolgen. 

Das vorgeschlagene Modell basiert auf einer dezentralen Architektur mit fünf Ecken – Lieferanten, Käufer, Access Points und SARS –, die den Austausch elektronischer Rechnungen sowie die automatische Übermittlung der Transaktionsdaten an die Steuerbehörde ermöglicht.

Das vom SARS vorgesehene E-Reporting

Das E-Reporting ermöglicht die automatische Übermittlung von Steuerdaten aus elektronischen Rechnungen und den Buchhaltungssystemen der Unternehmen an den SARS.

Im Rahmen des vorgeschlagenen CTC-Modells werden die Daten vor, während oder kurz nach dem Austausch der Rechnung zwischen Lieferant und Käufer übermittelt, wodurch ein Berichtssystem in nahezu Echtzeit entsteht.

Diese Entwicklung wird es dem SARS ermöglichen, einen Teil des derzeitigen, auf nachträglichen Kontrollen basierenden Modells schrittweise durch ein datengestütztes System der kontinuierlichen Überwachung zu ersetzen.

Zeitplan der elektronischen Rechnung in Südafrika

SARS sieht eine schrittweise Umsetzung über mehrere Jahre hinweg vor. Der im August 2026 veröffentlichte Zeitplan ist noch vorläufig und kann sich noch ändern aufgrund von Konsultationen und des Gesetzgebungsverfahrens.

• Phase 1 – Vorbereitung (2026/2027): Der SARS wird Konsultationen mit Unternehmen und Technologieanbietern durchführen, den Stand der Marktvorbereitungen analysieren und plant danach, die ersten Entwürfe der Mehrwertsteuerverordnung zu veröffentlichen.
• Phase 2 – Entwicklung einer Lösung (2027/2028): Es werden das technische Modell, die Standards für die elektronische Rechnung, der Rahmen für die Interoperabilität und das Governance-System festgelegt. In dieser Phase ist auch die Verabschiedung der neuen Mehrwertsteuerverordnung vorgesehen.
• Phase 3 – Validierung und Tests (2028/2029): Die Tests werden in einer kontrollierten Umgebung unter freiwilliger Beteiligung bestimmter Unternehmen durchgeführt. Diese Phase wird etwa sechs Monate dauern.
• Phase 4 – Pilotprojekt (2029/2030): SARS wird ein freiwilliges Pilotprojekt in einer produktionsähnlichen Umgebung starten, das ebenfalls etwa sechs Monate dauern wird.
• Phase 5 – Schrittweise Einführung (ab 2030): Das System wird schrittweise nach Steuerzahlergruppen und Umsatzschwellen eingeführt. Diese Phase wird voraussichtlich 36 Monate dauern.

Schrittweise Einführung ab 2030

SARS geht davon aus, dass die Einführungsphase im Jahr 2030 beginnt und sich über etwa drei Jahre erstreckt.

Die derzeit vorgeschlagene Reihenfolge lautet:

• Phase 5a – Großunternehmen und B2B-Steuerzahler: Großunternehmen würden aufgrund ihrer besseren technologischen Ausstattung und ihrer Erfahrung mit ERP-Systemen und Integrationsprozessen als Erste einsteigen. Die Einführung würde voraussichtlich zunächst auf freiwilliger Basis erfolgen, und die verpflichtende Anwendung würde erst später eingeführt werden.
• Phase 5b – Business-to-Government (B2G): Öffentliche Einrichtungen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten entgegenzunehmen. SARS weist darauf hin, dass diese Phase sogar parallel zur Einbindung der Großunternehmen verlaufen könnte.
• Phase 5c – Kleinst-, kleine und mittlere B2B-Unternehmen: Die Verpflichtung würde schrittweise auf KKMU ausgeweitet, wobei Unterstützungsmechanismen und Instrumente zum Einsatz kämen, die auf Unternehmen mit geringerer technologischer Kapazität zugeschnitten sind.
• Phase 5d – Business-to-Consumer (B2C): In der letzten Phase würde das Modell auf Geschäfte mit Endverbrauchern und Empfängern ausgeweitet, die nicht zu Mehrwertsteuerzwecken registriert sind.

Daher sollte das Jahr 2030 derzeit nicht als allgemeiner Stichtag für die verpflichtende Anwendung von elektronischen Rechnungen in Südafrika interpretiert werden. Dies ist der geplante Termin für den Beginn einer schrittweisen Einführung. Der verbindliche Zeitplan muss jedoch noch zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt werden.

Aktuelle Anforderungen an Rechnungen und die Aufbewahrung von Unterlagen

Während das neue Modell entwickelt wird, gelten weiterhin die derzeitigen Rechnungsstellungs- und Dokumentationspflichten weiter, die im südafrikanischen Mehrwertsteuersystem vorgesehen sind.

Mehrwertsteuerpflichtige müssen bei Bedarf entsprechende Steuerrechnungen ausstellen und die Unterlagen aufbewahren, die ihre Geschäftsvorgänge belegen.

Der SARS legt generell eine Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen von fünf Jahren fest.

Darüber hinaus gilt seit Dezember 2021 eine spezielle Regelung bezüglich der Angaben, die auf Rechnungen bestimmter, in Südafrika zu Mehrwertsteuerzwecken registrierter Anbieter von elektronischen Dienstleistungen enthalten sein müssen.

Es ist wichtig, diese Verordnung aus dem Jahr 2021 bezüglich Anbieter elektronischer Dienste vom künftigen nationalen System für strukturierte elektronische Rechnungen zu unterscheiden, das derzeit vom SARS entwickelt wird.

Automatisierung und Integration der Rechnungsstellungsprozesse mit EDICOM

Der Übergang zu strukturierten elektronischen Rechnungen und zum automatisierten Datenaustausch erfordert die Integration der Prozesse zur Rechnungsstellung und zum Rechnungsempfang in die Verwaltungssysteme der Unternehmen.

Die EDI-Technologie ermöglicht die Automatisierung des Austauschs strukturierter Dokumente und Nachrichten sowie deren Anbindung an die Unternehmens-ERP-Systeme.

In den Prozessen der Debitorenbuchhaltung ermöglicht die Automatisierung die Erstellung von Rechnungen auf der Grundlage der Datensätze aus dem ERP-System, die Umwandlung der Informationen in die erforderlichen Strukturen sowie die Abwicklung des elektronischen Datenaustauschs.

In der Kreditorenbuchhaltung können eingegangene Rechnungen automatisch geprüft, aufbereitet und in die Kreditorenbuchhaltung integriert werden, wodurch manuelle Arbeitsschritte reduziert und die Nachverfolgbarkeit der Vorgänge erleichtert werden.

Im künftigen südafrikanischen Modell wird diese Integrationsfähigkeit aufgrund der zu erwartenden Notwendigkeit, strukturierte Informationen auszutauschen, Echtzeitvalidierungen durchzuführen und Unternehmenssysteme an das künftige Interoperabilitätsnetzwerk anzubinden, besondere Bedeutung erlangen.

Die konkrete Zulassung der Anbieter, die in Südafrika als Access Points tätig sein dürfen, wurde vom SARS noch nicht festgelegt.