Malaysia bietet eine zweite Chance, die Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Ordnung zu bringen
Die malaysische Steuerbehörde (Inland Revenue Board of Malaysia - HASiL) hat die Einführung des Sonderprogramms zur freiwilligen Offenlegung (Special Voluntary Disclosure Programme - PKPS) für die elektronische Rechnungsstellung angekündigt. Diese Maßnahme ermöglicht es Unternehmen, Verstöße bis zum 31. Dezember 2027 zu korrigieren, ohne mit Geldstrafen rechnen zu müssen.
Welche Verstöße können nachgeregelt werden?
Das Programm richtet sich an Unternehmen, die:
- für bestimmte Geschäftsvorgänge keine elektronischen Rechnungen ausgestellt haben, obwohl die entsprechende Verpflichtung für sie galt.
- elektronische Rechnungen mit Fehlern oder Angaben eingereicht haben, die nicht den technischen und rechtlichen Vorgaben entsprachen.
- die elektronische Rechnungsstellung nicht ab dem Zeitpunkt eingeführt haben, ab dem sie der Verpflichtung unterlagen.
Während der Laufzeit des Programms können die Unternehmen ihre elektronischen Rechnungsunterlagen gemäß den allgemeinen und spezifischen Richtlinien von MyInvois überprüfen, korrigieren und aktualisieren, ohne dass dies finanzielle Sanktionen nach sich zieht.
Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Malaysia: Vorschriften, Zeitplan und Geltungsbereich
Die elektronische Rechnungsstellung in Malaysia ist im Rahmen der Strategie der Regierung zur Digitalisierung des Steuersystems und zur Verbesserung der Steuerkontrolle durch ein Modell der Vorabprüfung (CTC, Continuous Transaction Controls) vorgeschrieben. Die Umsetzung wird vom Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM oder LHDN) geleitet, unterstützt von der Malaysian Digital Economy Corporation (MDEC), die für die Entwicklung der National e-Invoicing Initiative verantwortlich ist.
Welche Unternehmen sind von der elektronischen Rechnungsstellung in Malaysia betroffen?
Die Vorschriften gelten für die meisten im Land getätigten Handelsgeschäfte, darunter:
- B2B (Business to Business): Transaktionen zwischen Unternehmen.
- B2C (Business to Consumer): Verkäufe an Endverbraucher.
- B2G (Business to Government): Geschäfte mit öffentlichen Stellen.
Die Verpflichtung trat am 1. August 2024 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 100 Millionen MYR in Kraft und wird schrittweise ausgeweitet, bis im Jahr 2026 alle Steuerpflichtigen erfasst sind.
Im Rahmen der National e-Invoicing Initiative schafft diese Initiative ein interoperables Modell, das die standardisierte Ausstellung, Validierung und den Empfang elektronischer Rechnungen ermöglicht und damit die Automatisierung steuerlicher Prozesse, mehr Transparenz sowie einen sicheren Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und der Steuerbehörde fördert.
Index
Zeitrahmen für die Einführung der E-Rechnung in Malaysia
Der Zeitrahmen für die Einführung der E-Rechnung sieht wie folgt aus:
| Datum | Betroffene Unternehmen | Jahresumsatz |
|---|---|---|
| Mai 2024 | Beginn Pilotphase | Freiwillige Teilnahme |
| Vom 1. August 2024 bis 31. Januar 2025 | Grosse Steuerzahler | Gleich oder mehr als 100 Millionen MYR |
| Vom 1. Januar 2025 bis 30. Juni | Grosse und mittlere Unternehmen | Mehr als 25 Millionen MYR und bis 100 Millionen MYR |
| Ab Juli 2025 | Mittlere Unternehmen | Zwischen 5 und 25 Millionen MYR (ca. 1 bis 5 Millionen EUR) |
| Ab Januar 2026 | Kleinunternehmen | Zwischen 1 und 5 Millionen MYR (ca. 200.000 bis 1 Million EUR) |
| Ab Juli 2026 | Microunternehmen und restliche Steuerzahler | Weniger als 1 Millon MYR (ca. weniger als 200.000 EUR) |
Wie funktioniert das CTC Modell in Malaysien?
Das vom IRBM eingeführte System folgt dem Modell der „Continuous Transaction Controls“ (CTC), das von Steuerbehörden weltweit zunehmend eingesetzt wird. Zu diesem Zweck hat das IRBM eine Plattform eingerichtet, an die alle elektronischen Rechnungen zur Validierung und Registrierung geschickt werden müssen. Die von dem Gesetz betroffenen Dokumente sind Rechnungen, Lastschriften und Gutschriften.
Szenarien, in denen elektronische Rechnungen ausgestellt werden müssen
- Der Erhalt von Einkünften: Das Dokument wird bei einem Verkauf oder einer anderen Transaktion ausgestellt, um die Einkünfte des Steuerpflichtigen festzustellen.
- Ausgabenbelege: Diese Dokumente beziehen sich auf Einkäufe oder andere Ausgaben des Steuerpflichtigen. Sie können auch dazu verwendet werden, einen Einkommensbeleg auf der Grundlage der dokumentierten Beträge zu korrigieren oder zu ergänzen. Darüber hinaus gibt es bestimmte Umstände, unter denen Steuerzahler ihre eigene elektronische Rechnung ausstellen müssen, um eine Ausgabe zu dokumentieren, wie z. B. bei Auslandsgeschäften.
Die E-Rechnungen werden auf zwei Wegen an das Portal übermittelt werden können
- Manuell über das Portal MyInvois
- Automatisch über API im XML- oder JSON-Format
Der Prozess lässt sich in fünf Schritte zusammenfassen:
- Das Unternehmen erstellt die Rechnung über sein ERP-System oder seine Verwaltungssoftware.
- Das Dokument wird in das vorgeschriebene Format (XML oder JSON) konvertiert.
- Die Rechnung wird automatisch über eine API an die IRBM-Plattform gesendet.
- Die Steuerbehörde überprüft die Angaben und vergibt eine eindeutige Kennung sowie einen QR-Code. Nach der Validierung benachrichtigt das IRBM sowohl den Aussteller als auch den Empfänger.
- Das IRBM räumt eine Frist von 72 Stunden ein, um elektronische Rechnungen zu stornieren oder abzulehnen.
- Nach der Validierung durch das IRBM kann der Aussteller die Rechnung an den Empfänger weiterleiten. Bei der Weitergabe in einem lesbaren Format (PDF oder Papier) muss der Aussteller den QR-Code angeben, damit der Empfänger die Rechnung beim IRBM validieren kann.
Dieser Mechanismus gewährleistet, dass alle ausgestellten Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, bevor sie zwischen den Parteien weitergeleitet werden.
e-Invoicing Software Development Kit (SDK)
Das IRB hat eine Betaversion des E-Invoicing Software Development Kit (SDK) und eine Aktualisierung der Leitlinien veröffentlicht.
Das e-Invoice Software Development Kit (SDK) ist eine Sammlung von Tools, Bibliotheken und Ressourcen, die eine Reihe von Funktionen, Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und Entwicklungsrichtlinien bereitstellen, um Unternehmen bei der Integration ihrer bestehenden Systeme in das MyInvois-System über API zu unterstützen.
Zugang hier: Software Development Kit + Guideline 2.2.
Testumgebung in Malaysia verfügbar: MyInvois Sandbox
Malaysia hat die e-Invoicing Sandbox eingeführt, eine spezielle Testumgebung, die Unternehmen und Dienstleistern in Malaysia Integrationstests erleichtern soll.
Das IRBM hat die MyInvois Sandbox Testumgebung zunächst für Pilotunternehmen eingeführt und ab dem 22. April auf alle anderen ausgeweitet.
Diese Plattform ermöglicht es Steuerzahlern und Dienstleistern, die Integration mit MyInvois über APIs zu testen.
Mehr Information über das SDK.
Wie funktioniert das Gutschriftsverfahren in Malaysia?
Eine der wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung in Malaysia ist, dass das Gesetz die Meldung aller mit malaysischen Unternehmen getätigten Transaktionen vorschreibt. Daher muss der Steuerpflichtige in bestimmten Situationen eine so genannte Gutschriftsrechnung ausstellen.
Wenn der Steuerpflichtige beispielsweise Waren und/oder Dienstleistungen von einem ausländischen Lieferanten erwirbt und eine Rechnung von diesem erhält, der das malaysische MyInvois-System nicht nutzt, muss der Steuerpflichtige eine elektronische Selbstfakturierung ausstellen, um die Ausgaben zu belegen.
Für die Zwecke der elektronischen Rechnungsstellung muss der Käufer für die folgenden Transaktionen elektronische Gutschriften ausstellen:
- die Zahlung an Vertreter, Händler, Vertriebshändler usw,
- die von ausländischen Lieferanten verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen,
- Gewinnausschüttungen (z. B. Dividendenausschüttungen), 4,
- Transaktionen im elektronischen Geschäftsverkehr („E-Commerce“), 5,
- Auszahlungen an alle Gewinner von Wetten und Spielen, 6,
- Erwerb von Waren oder Dienstleistungen von privaten Steuerpflichtigen (die keine gewerbliche Tätigkeit ausüben) (gilt nur, wenn die anderen Voraussetzungen für die Selbstfakturierung nicht erfüllt sind),
- Zahlung von Zinsen, mit einigen Ausnahmen.
Einsatz von Peppol für die elektronische Rechnungsstellung in Malaysia
Andererseits setzt sich die MDEC-Behörde für die vollständige Digitalisierung der elektronischen Rechnungsstellung ein und erleichtert die Erstellung und den Versand von Rechnungen zwischen Unternehmen über das Peppol-Netzwerk.
Als Peppol-Behörde spielt MDEC die Rolle der Akkreditierung von Peppol-Dienstleistern in Malaysia und legt die lokalen Anforderungen und technischen Standards fest. EDICOM ist ein akkreditierter Peppol-Dienstleister in Malaysia und von MDEC zertifiziert.
Die Peppol-Dienstleister sind für die Einrichtung und den Betrieb der Kommunikationskanäle verantwortlich. Diese fungieren als Zugangsknoten zum E-Invoicing-Netz in Übereinstimmung mit den Peppol-Standards. Sie sind auch für die Weiterleitung der elektronischen Rechnungen an die richtigen Peppol-Access Points, sowie für die Registrierung und Aktualisierung der Daten der Teilnehmer am malaysischen SMP verantwortlich.
Die Verwendung von Peppol ist im malaysischen E-Invoicing-Modell nicht obligatorisch. Es handelt sich um eine Initiative zur Erleichterung und Unterstützung der Unternehmen bei der Digitalisierung der E-Invoicing-Prozesse, bevor diese an das IRBM gesendet werden und damit den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die Hauptziele sind:
- Gesteigerte Effizienz: Die manuelle Dateneingabe und der physische Umgang mit Papier können durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung eliminiert werden und helfen den Unternehmen, Rechnungen effizienter und reibungsloser zu bearbeiten, wobei eine genaue Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist.
- Verbesserter Cashflow: Dank der elektronischen Rechnungsstellung können Rechnungsstellungs- und Berechnungsfehler erheblich reduziert werden, wodurch die Zahlungen beschleunigt und Streitigkeiten bei Unregelmäßigkeiten minimiert werden.
- Steuerkonformität: Die Einführung eines interoperablen und konformen Rahmens für die elektronische Rechnungsstellung gewährleistet einen organisierten Arbeitsablauf und erleichtert eine effiziente Steuerberichterstattung.
Über den EDICOM Peppol Access Point können Sie die komplette Rechnung in elektronischer Form erstellen und an den Endempfänger senden. Die Peppol Access Points erleichtern es den Unternehmen, Rechnungen in elektronischem Format zu erstellen, um sie sowohl an den Endempfänger zu senden als auch der Verpflichtung nachzukommen, sie an die IRBM-Plattform zu senden. Sobald das IRBM die Rechnung validiert hat, sendet es sie an den EDICOM-Zugangspunkt zurück und EDICOM übermittelt sie an den Zugangspunkt des Empfängers.
Für den Austausch von elektronischen Rechnungen über das Peppol-Netzwerk hat die Regierung die technischen Spezifikationen für die Verwendung des PINT-Formats veröffentlicht. Peppol International Invoice (PINT) ist die Spezifikation, die den interoperablen Austausch von Rechnungen über das Peppol-Netzwerk weltweit ermöglicht. In Malaysia heißt es MY PINT und die Dokumente sind hier verfügbar: Spezifikationen des malaysischen elektronischen Dokuments.
Wie hilft EDICOM den Unternehmen, die mit den e-Rechnungsanforderungen in Malaysien konform sein müssen?
Die Einführung der elektronischen Rechnung in Malaysia stellt sowohl für inländische Unternehmen als auch für die im Land tätigen multinationalen Konzerne eine Herausforderung dar. Neben der Anpassung an die technischen Anforderungen des IRBM (LHDN) müssen die Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungsprozesse weiterhin effizient, sicher und im Einklang mit den geltenden Vorschriften ablaufen.
EDICOM bietet eine globale Plattform für elektronische Rechnungsstellung und Steuerkonformität, die den gesamten Prozess der Ausstellung, Validierung, des Empfangs und der Archivierung elektronischer Rechnungen automatisiert. Die Lösung lässt sich in die wichtigsten ERP-Systeme auf dem Markt integrieren, darunter SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage und Infor, sodass Unternehmen ihre gewohnten Abläufe beibehalten und gleichzeitig die steuerlichen Verpflichtungen in Malaysia erfüllen können.
Für Unternehmen, die ausschließlich in Malaysia tätig sind, vereinfacht die Plattform die Anbindung an das IRBM über eine API, wandelt Rechnungen automatisch in die vorgeschriebenen Formate um und übernimmt die gesetzlich vorgeschriebene Vorabvalidierung.
Für multinationale Konzerne bietet EDICOM eine einheitliche Plattform zur Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung und der steuerrechtlichen Compliance-Anforderungen in mehreren Ländern. Dies ermöglicht die Standardisierung von Prozessen, den Verzicht auf spezifische Entwicklungen für jede einzelne Rechtsordnung und eine schnellere Anpassung an die ständigen regulatorischen Änderungen in Märkten, in denen bereits CTC-Modelle oder elektronische Meldeverfahren existieren.
Mit seiner internationalen Präsenz und seiner Erfahrung bei globalen Projekten im Bereich E-Invoicing und Umsatzsteuer-Compliance unterstützt EDICOM Unternehmen dabei, eine regulatorische Verpflichtung in eine Chance zur Digitalisierung ihrer Prozesse, zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und zur Verringerung des Risikos steuerlicher Verstöße umzuwandeln.
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Watch our webinar in collaboration with Deloitte where we explain how to streamline your operations while achieving efficiency, and read the FAQs regarding legal requirements and electronic invoicing implementation.
Kontext der E-Rechnung in Malaysia
Im Vorbericht des Finanzministeriums für das Jahr 2023 wurde bereits die Entwicklung und die Einführung eines Systems für die E-Rechnung angekündigt. Das Ziel der Initiative ist es, die Wirtschaft Malaysias nach der COVID-Pandemie zu stärken.
Im Rahmen der COVID-Pandemie hat die malaysische Regierung Reformen eingeführt, die die Einkommen erhöhen und die soziale Absicherung stärken sowie die Wettbewerbsfähigkeit Malaysias verbessern soll. So soll die Resistenz der Wirtschaft des Landes in Bezug auf zuküftige Krisen und gleichzeitig die Konsolidierung des Staatshaushalts erreicht werden.
Dabei liegt der Fokus eindeutig auf der digitalen Transformation, um die ausgegeben Ziele zu erreichen. In dem Zuge sollen Die Maßnahmen sollen auch die Verfügbarkeit und die Qualität der behördlichen Dienstleistungen verbessern.
Ein wichtiger Bestandteil der Initiative zur Förderung der digitalen Transformation stellt die E-Rechnung da. Denn durch die E-Rechnung soll die Schattenwirtschaft eingedämmt und die Steuereinnahmen des Landes gesteigert werden. Außerdem wird die Initiative den Prozess der Rechnungslegung und des Versands effizienter machen.
