Maleisië introduceert e-facturatie: CTC-model met prevalidatie
Maleisië biedt een tweede kans om de naleving van de regels voor elektronische facturering in orde te brengen
De belastingdienst van Maleisië (Inland Revenue Board of Malaysia – HASiL) heeft de lancering aangekondigd van het Speciale Programma voor Vrijwillige Openbaarmaking (Special Voluntary Disclosure Programme - PKPS) voor elektronische facturering, een maatregel die bedrijven in staat stelt om tekortkomingen te corrigeren zonder financiële sancties te riskeren tot en met 31 december 2027.
Welke overtredingen kunnen worden geregulariseerd?
Het programma is bedoeld voor bedrijven die:
- Geen elektronische facturen hebben uitgereikt voor bepaalde transacties nadat de verplichting voor hen van kracht werd.
- Elektronische facturen hebben ingediend met fouten of informatie die niet voldeed aan de technische en wettelijke specificaties.
- Geen elektronische facturering hebben geïmplementeerd vanaf de datum waarop zij onder de verplichte regeling vielen.
Gedurende de looptijd van het programma kunnen bedrijven hun elektronische facturatieregisters herzien, corrigeren en bijwerken volgens de algemene en specifieke richtlijnen van MyInvois, zonder dat dit financiële sancties met zich meebrengt.
Verplichte elektronische facturering in Maleisië: regelgeving, tijdschema en reikwijdte
Elektronische facturatie in Maleisië is verplicht als onderdeel van de strategie van de regering om het belastingstelsel te digitaliseren en de fiscale controle te verbeteren door middel van een model van voorafgaande validatie (CTC, Continuous Transaction Controls). De invoering wordt geleid door de Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM of LHDN), met ondersteuning van de Malaysian Digital Economy Corporation (MDEC), die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van het National e-Invoicing Initiative.
Voor welke bedrijven geldt de elektronische facturering in Maleisië?
De regelgeving is van toepassing op de meeste commerciële transacties die in het land plaatsvinden, waaronder:
- B2B (Business to Business): transacties tussen bedrijven.
- B2C (Business to Consumer): verkopen aan eindconsumenten.
- B2G (Business to Government): transacties met overheidsinstanties.
De verplichting is op 1 augustus 2024 ingegaan voor bedrijven met een jaaromzet van 100 miljoen MYR of meer en zal stapsgewijs worden uitgebreid totdat in 2026 alle belastingplichtigen hieronder vallen.
Dit initiatief, dat deel uitmaakt van het National e-Invoicing Initiative, voorziet in een interoperabel model dat het op een gestandaardiseerde manier mogelijk maakt om elektronische facturen uit te geven, te valideren en te ontvangen. Dit bevordert de automatisering van fiscale processen, zorgt voor meer transparantie en maakt een veilige uitwisseling van documenten tussen bedrijven en de belastingdienst mogelijk.
Index
Belangrijkste data van de verplichte e-facturatie in Maleisië
Het geplande implementatieschema voor de invoering van het nationale e-facturatiesysteem in Maleisië is:
| Datum van toepassing | Ondernemingen waarop van toepassing | Jaarlijkse omzet |
|---|---|---|
| 1 mei 2024 | Start van de pilotfase | Vrijwillige deelname |
| Van 1 augustus 2024 tot en met 31 januari 2025 | Grote en middelgrote ondernemingen | 100 miljoen MYR of meer |
| Van 1 januari 2025 tot en met 30 juni 2025 | Grote en middelgrote ondernemingen | Meer dan 25 miljoen MYR en tot 100 miljoen MYR |
| Vanaf juli 2025 | Middelgrote ondernemingen | Tussen 5 en 25 miljoen MYR (ca. 1 tot 5 miljoen EUR) |
| Vanaf januari 2026 | Kleine ondernemingen | Tussen 1 en 5 miljoen MYR (ca. 200.000 tot 1 miljoen EUR) |
| Vanaf juli 2026 | Micro-ondernemingen en overige belastingplichtigen | Minder dan 1 miljoen MYR (ca. minder dan 200.000 EUR) |
Hoe werkt het CTC-model in Maleisië?
Het door het IRBM geïmplementeerde systeem volgt het Continuous Transaction Controls (CTC)-model, dat steeds vaker door belastingdiensten over de hele wereld wordt toegepast. Om dit te doen heeft het IRBM een platform gecreëerd waar alle elektronische facturen ter validatie en registratie moeten worden verzonden. De documenten waarop de wet van toepassing is, zijn facturen, debet- en creditnota's.
Scenario's waarbij de uitgifte van een elektronische factuur vereist is
- Bewijs van inkomsten: Document dat wordt uitgegeven bij een verkoop of andere transactie om de inkomsten van de belastingbetaler te kennen.
- Bewijs van uitgaven: Deze documenten hebben betrekking op gedane aankopen of andere uitgaven van belastingbetalers. Het kan ook worden gebruikt om een resultatenrekening te corrigeren of te wijzigen op basis van de gedocumenteerde bedragen. Bovendien zijn er bepaalde omstandigheden waarin belastingbetalers hun eigen elektronische factuur moeten uitreiken om uitgaven, zoals buitenlandse transacties, te documenteren.
Er zijn twee mechanismen voor het verzenden van facturen naar het IRBM-portaal
- Handmatig via het MyInvois-portaal
- Automatisch via API, XML- of JSON-formaat.
Het proces kan in vijf stappen worden samengevat:
- Het bedrijf genereert de factuur vanuit zijn ERP- of bedrijfssoftware.
- Het document wordt geconverteerd naar het vereiste formaat (XML of JSON).
- De factuur wordt automatisch via een API naar het IRBM-platform verzonden.
- De belastingdienst valideert de informatie en kent een unieke identificatiecode toe, samen met een QR-code. Zodra de factuur is gevalideerd, stelt het IRBM zowel de verzender als de ontvanger hiervan op de hoogte.
- Het IRBM kent een termijn van 72 uur toe om elektronische facturen te annuleren of te weigeren.
- Na validatie door het IRBM kan de verzender de factuur met de ontvanger delen. Bij het delen van een leesbaar formaat (PDF of papier) moet de verzender de QR-code vermelden, zodat de ontvanger de factuur bij het IRBM kan valideren.
Dit mechanisme garandeert dat alle uitgegeven facturen aan de wettelijke vereisten voldoen voordat ze tussen de partijen worden uitgewisseld.
Software Development Kit (SDK) voor e-facturering in Maleisië
De IRB heeft een bètaversie van de e-invoicing Software Development Kit (SDK) en een update van de richtlijnen gepubliceerd.
De e-Invoice Software Development Kit (SDK) is een verzameling tools, libraries en resources die een reeks functionaliteiten, API's (Application Programming Interfaces) en ontwikkelingsrichtlijnen bieden om bedrijven te helpen hun bestaande systeem via API's in het MyInvois-systeem te integreren.
Hier raadplegen: Software Development Kit + Guideline 2.2.
Testomgeving beschikbaar in Maleisië: MyInvois Sandbox
Maleisië heeft de E-invoicing Sandbox gelanceerd, een testomgeving die bedoeld is om integratietests voor bedrijven en dienstverleners in Maleisië te vergemakkelijken.
De IRBM heeft de MyInvois Sandbox-testomgeving in eerste instantie gelanceerd voor pilotbedrijven en vanaf 22 april uitgebreid naar alle andere bedrijven.
Op dit platform kunnen belastingbetalers en dienstverleners via API de integratie met MyInvois testen.
Meer informatie over de SDK.
Hoe werkt de elektronische factuur of selfbilling in Maleisië?
Een van de openstaande problemen met elektronische facturen in Maleisië is dat de wet vereist dat alle transacties die met bedrijven in het land worden uitgevoerd, worden aangegeven. Daarom moet de belastingbetaler in bepaalde situaties een zogenaamde eigen elektronische factuur of selfbilling uitreiken.
Als de belastingbetaler bijvoorbeeld goederen en/of diensten koopt van een buitenlandse leverancier en een factuur ontvangt van de buitenlandse leverancier die geen gebruik maakt van het Maleisische MyInvois-systeem, moet de belastingbetaler een zelffacturerende elektronische factuur in eigen beheer uitreiken om de uitgaven te documenteren.
Voor elektronische factuurdoeleinden zal de koper zelffacturerende elektronische facturen uitreiken voor de volgende transacties:
- Betaling aan agenten, dealers, distributeurs, enz.,
- Goederen verkocht of diensten verleend door buitenlandse leveranciers,
- Uitkering van winst (bijvoorbeeld uitkering van dividenden),
- Elektronische handelstransacties ("e-commerce"),
- Betaling aan alle winnaars van weddenschappen en spellen,
- Verwerving van goederen of diensten van individuele belastingbetalers (die geen bedrijfsactiviteit uitoefenen) (alleen van toepassing als de andere omstandigheden van zelffacturatie niet van toepassing zijn),
- Betaling van rente, met enkele uitzonderingen.
Peppol gebruiken voor e-facturatie in Maleisië
Aan de andere kant zet de MDEC-organisatie in op een totale digitalisering van elektronische factuurprocessen, waardoor het aanmaken en verzenden van facturen tussen bedrijven via het Peppol-netwerk wordt vergemakkelijkt.
Als Peppol Authority speelt MDEC de rol van het accrediteren van Peppol-dienstverleners in Maleisië, waarbij lokale vereisten en technische normen worden gespecificeerd. EDICOM is een geaccrediteerde Peppol Service Provider in Maleisië en gecertificeerd door MDEC.
Peppol Service Providers zijn verantwoordelijk voor het creëren en exploiteren van de communicatiekanalen die fungeren als toegangspunten tot het e-facturatienetwerk en die voldoen aan de Peppol-standaarden. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het doorsturen van e-facturen naar de juiste Peppol AP's van bestemming en voor het registreren en bijwerken van de gegevens van deelnemers aan het Maleisische SMP.
Het gebruik van Peppol is niet verplicht in het Maleisische e-facturatiemodel. Het is een initiatief om bedrijven te faciliteren en te helpen bij het digitaliseren van elektronische factuurprocessen voordat ze aan de wettelijke verplichtingen voldoen en deze naar het IRBM sturen.
De belangrijkste doelstellingen zijn:
- Verhoogde efficiëntie: Handmatige gegevensinvoer en fysieke papierverwerkingsprocessen kunnen worden geëlimineerd door de implementatie van e-facturatie, waardoor bedrijven facturen efficiënter en soepeler kunnen verwerken, met nauwkeurige traceerbaarheid.
- Verbeterde cashflow: Dankzij elektronische facturatie kunnen facturatie- en rekenfouten aanzienlijk worden verminderd, waardoor betalingen worden versneld en geschillen over onregelmatigheden tot een minimum worden beperkt.
- Belastingnaleving: Het implementeren van een interoperabel en conform kader voor e-facturatie zorgt voor een georganiseerd werkproces en maakt een efficiënte belastingrapportage mogelijk.
Via EDICOM Peppol Access Point is het mogelijk om de volledige factuur in elektronisch formaat te genereren en naar de eindontvanger te sturen. Peppol Access Points maken het voor bedrijven gemakkelijker om facturen in elektronisch formaat te genereren, zodat ze deze naar de eindontvanger kunnen sturen en kunnen voldoen aan de verplichting om ze naar het IRBM-platform te sturen. Zodra de IRBM de factuur valideert, stuurt zij deze terug naar het EDICOM-toegangspunt en EDICOM verzendt deze naar het toegangspunt van de ontvanger.
Voor het uitwisselen van elektronische facturen via het Peppol-netwerk heeft de overheid de technische specificaties voor het gebruik van het PINT-formaat gepubliceerd. Peppol International Invoice (PINT) is de specificatie die de interoperabele uitwisseling van facturen binnen het Peppol-netwerk op wereldschaal mogelijk maakt. In Maleisië heet het MY PINT en de documenten zijn hier te vinden: Specificaties van het e-document van Maleisië.
Hoe helpt EDICOM bedrijven om te voldoen aan de regelgeving voor elektronische facturering in Maleisië?
De invoering van de elektronische factuur in Maleisië vormt een uitdaging voor zowel binnenlandse bedrijven als multinationals die in het land actief zijn. Naast het voldoen aan de technische vereisten van de IRBM (LHDN) moeten organisaties ervoor zorgen dat hun factureringsprocessen efficiënt, veilig en in overeenstemming met de geldende regelgeving blijven.
EDICOM biedt een wereldwijd platform voor elektronische facturering en fiscale naleving dat het gehele proces van het opstellen, valideren, ontvangen en archiveren van elektronische facturen automatiseert. De oplossing kan worden geïntegreerd met de belangrijkste ERP-systemen op de markt, zoals SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage en Infor, waardoor bedrijven hun gebruikelijke processen kunnen handhaven en tegelijkertijd voldoen aan de fiscale verplichtingen in Maleisië.
Voor bedrijven die uitsluitend in Maleisië actief zijn, vereenvoudigt het platform de koppeling met de IRBM via een API, zet het de facturen automatisch om naar de vereiste formaten en regelt het de door de regelgeving vereiste voorafgaande validatie.
Voor multinationals biedt EDICOM één enkel platform voor het beheer van elektronische facturering en fiscale compliance-vereisten in meerdere landen. Dit maakt het mogelijk om processen te standaardiseren, specifieke ontwikkelingen per rechtsgebied te beperken en zich sneller aan te passen aan de voortdurende wijzigingen in de regelgeving op markten waar al CTC-modellen of elektronische rapportagemodellen bestaan.
Met een internationale aanwezigheid en ervaring in wereldwijde projecten op het gebied van e-facturering en btw-compliance helpt EDICOM organisaties om een wettelijke verplichting om te zetten in een kans om hun processen te digitaliseren, de operationele efficiëntie te verbeteren en het risico op fiscale niet-naleving te verminderen.
Access our webinar in collaboration with Deloitte
Watch our webinar in collaboration with Deloitte where we explain how to streamline your operations while achieving efficiency, and read the FAQs regarding legal requirements and electronic invoicing implementation.
Context van e-facturatie in Maleisië
In de vorige begrotingsrapportage 2023 van het ministerie van Financiën werd al melding gemaakt van het voornemen om in het land een elektronisch factuurmodel te ontwikkelen. Het doel van deze verklaring was het herstel te versterken en hervormingen in de richting van duurzame sociaaleconomische veerkracht te vergemakkelijken.
Naarmate het herstel in de post-COVID-19-periode aan kracht wint, heeft de regering besloten zich te concentreren op hervormingen om het welzijn van de rakyat te verbeteren, met name inkomen en sociale bescherming, het concurrentievermogen van Maleisië, en de weerbaarheid van het land tegen toekomstige tegenslagen te versterken en tegelijkertijd de fiscale positie van de regering te consolideren.
Het kabinet zet zich in om prioriteit te geven aan haar digitale transformatie, om zo een positieve impact te hebben op de samenleving en de economie. De inspanningen worden geïntensiveerd om het gebruik van digitale technologie te vergroten om de servicekwaliteit en productiviteit van overheidsdiensten te verbeteren.
Om de groei van de digitale economie te ondersteunen en de efficiëntie van het beheer van de belastingdienst van het land te verbeteren, is elektronische facturatie een relevant onderdeel van de digitale transformatie. Als onderdeel van haar strategieën om de belastinginkomsten te verhogen, heeft de regering een stappenplan aangekondigd om elektronische facturatie in het land te implementeren.
De implementatie van elektronische facturatie zal de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en de belastingnaleving door belastingbetalers vergroten, evenals de efficiëntie van de commerciële operaties.
