Fattura elettronica in Costa Rica

Obbligatorietà

Dal 2018, la fatturazione elettronica è diventata un requisito obbligatorio per tutti i contribuenti in Costa Rica. Questa normativa riguarda sia l'emissione che la ricezione di documenti elettronici, il che significa che tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni o dal loro settore, devono utilizzare questo sistema per garantire la tracciabilità e la conformità fiscale.

Formato della Fattura

In Costa Rica, i documenti elettronici sono emessi in formato XML, in conformità con gli standard internazionali che consentono l'interoperabilità e l'integrazione con altri sistemi contabili.

I tipi di documenti elettronici inclusi nel sistema sono: Fattura elettronica, Fattura elettronica di acquisto, Fattura elettronica di esportazione, Nota di credito elettronica, Nota di debito elettronica, Biglietto elettronico.

Ogni documento deve contenere i dati fiscali richiesti dalla normativa e deve essere trasmesso elettronicamente per la validazione.

Firma Elettronica

La fattura elettronica in Costa Rica deve essere firmata digitalmente dall'emittente, utilizzando un certificato digitale rilasciato da un'autorità di certificazione internazionale riconosciuta dalla normativa del Paese. La firma digitale è uno dei requisiti fondamentali per garantire l'autenticità, l'integrità e la validità legale dei documenti elettronici.

Il certificato digitale consente di identificare in modo univoco l'emittente e garantisce che il contenuto della ricevuta non sia stato alterato dopo la sua generazione. In questo modo, le aziende possono dimostrare la legalità delle loro transazioni commerciali in caso di qualsiasi richiesta della DGT o di altre autorità competenti.

Conservazione Elettronica

Ai sensi dell'articolo 109 del Codice delle Norme e delle Procedure Fiscali del Costa Rica, sia gli emittenti che i destinatari dei documenti elettronici sono obbligati per legge a conservarli per un periodo minimo di 5 anni. Questo requisito si applica a tutti i "comprobantes electrónicos" generati, comprese le fatture, le note di credito, le note di debito e i biglietti elettronici, ed è pensato per facilitare i controlli e garantire il rispetto degli obblighi fiscali delle aziende.

Requisiti

Per iniziare a utilizzare la fatturazione elettronica, i contribuenti devono espletare alcune formalità amministrative:

• Registrazione presso l’ATV (Administración Tributaria Virtual): Tutti i contribuenti devono registrarsi sul portale ufficiale della DGT, noto come ATV.

Questa registrazione deve essere effettuata in base al ruolo che il contribuente svolgerà nel sistema, ovvero come: Emettitore - ricevitore elettronico, Ricevitore elettronico - non emettitore, Ricevitore manuale, Ricevitore elettronico - consumatore finale.

• Configurazione del sistema di fatturazione: I contribuenti devono implementare un sistema di fatturazione compatibile con gli standard definiti dalla DGT.

Controllo fiscale

Per garantire la validità dei "comprobantes electrónicos", il sistema di fatturazione elettronica in Costa Rica richiede la trasmissione di due messaggi chiave:

• Messaggio “Hacienda”: Conferma di ricezione da parte della DGT, che indica che il documento è stato convalidato correttamente.
• Messaggio “Receptor”: Conferma da parte del destinatario di aver ricevuto il documento e che esso è conforme ai requisiti stabiliti.

Entrambi i messaggi sono essenziali per garantire la tracciabilità e la conformità delle transazioni elettroniche.

Formato di stampa

Nei casi in cui il cliente lo richieda, è obbligatorio consegnare una rappresentazione stampata della fattura elettronica.

Questa deve essere una versione fedele del formato XML della fattura elettronica e deve rispettare i requisiti di leggibilità e precisione stabiliti dalla DGT. Questo formato fisico è pensato per soddisfare le esigenze dei clienti che non operano in modalità elettronica o che necessitano di una ricevuta tangibile per motivi specifici, come ad esempio per supporto personale o contabile.