La Repubblica del Malawi ha avviato una profonda trasformazione del suo sistema fiscale con l'introduzione del Electronic Invoicing System (EIS), la nuova piattaforma governativa per la fatturazione elettronica obbligatoria. Questo cambiamento, guidato dalla Malawi Revenue Authority (MRA), sostituisce i tradizionali Dispositivi Fiscali Elettronici (EFD – Electronic Fiscal Devices) con una soluzione digitale completa.
Il 23 febbraio 2024, il Ministero delle Finanze del Malawi ha annunciato un piano per l'implementazione di un sistema di fatturazione elettronica obbligatorio che sostituirà i tradizionali EFD. Questa iniziativa, parte del bilancio nazionale 2024/25, mira a ridurre le frodi e l'evasione IVA attraverso la segnalazione delle fatture in tempo reale. L'autorità responsabile dell'attuazione è la Malawi Revenue Authority (MRA), l'autorità fiscale del Paese.
Quadro normativo e date chiave di attuazione della fatturazione elettronica in Malawi
L'implementazione del sistema è supportata dalla Value Added Tax (Amendment) Act, 2024 e dalla Government Notice No. 73 of 1st August, 2025, che rendono obbligatoria l'adozione del nuovo modello.
L'obbligo iniziale riguarda tutti i contribuenti titolari di partita IVA, che dovranno emettere le fatture tramite il nuovo sistema elettronico anziché usare il metodo tradizionale. Le principali date e tappe del processo di implementazione sono:
- Febbraio 2024: Annuncio ufficiale del sistema di fatturazione elettronica da parte del Ministro delle Finanze, nell'ambito della legge di bilancio 2024/25. L'obiettivo è implementare un portale di fatturazione governativo per la comunicazione delle vendite in tempo reale, eliminando gradualmente i documenti di fatturazione elettronica fisici.
- Agosto 2025: Inizio del periodo di prova e di transizione. Inizialmente, le autorità avevano stabilito un periodo di tre mesi (dal 2 agosto al 1° novembre 2025) per la migrazione, durante il quale i contribuenti avrebbero potuto familiarizzare con il sistema EIS. Durante questo periodo, la fatturazione tradizionale ed elettronica hanno coesistito senza sanzioni, al fine di facilitare l'adattamento.
- Ottobre 2025: Le autorità hanno leggermente modificato il calendario, posticipando di qualche giorno la data di inizio obbligatoria per dare più tempo alle aziende. La fase di transizione finale è stata concentrata nell'ottobre 2025, con una maggiore formazione e risoluzione dei problemi prima dell'entrata in vigore dell'obbligo definitivo.
- 1° febbraio 2026: Entrata in vigore dell’obbligo. A partire da questa data, il Sistema di Fatturazione Elettronica (EIS) del Malawi entra ufficialmente in vigore, sostituendo completamente gli EFD come metodo di emissione delle fatture. Da questa data, tutte le fatture e le ricevute IVA dovranno essere generate elettronicamente tramite il portale MRA e i documenti emessi al di fuori del nuovo sistema saranno considerati non valide ai fini fiscali.
Il sistema EIS: piattaforma tecnologica e autorità responsabili
L’Electronic Invoicing System (EIS) del Malawi è la piattaforma centrale attraverso la quale vengono emesse e riportate tutte le fatture elettroniche nel Paese. L'MRA è l'autorità responsabile della sua amministrazione, garantendo che i dati di vendita dei contribuenti siano trasmessi in tempo reale ai suoi server.
La piattaforma EIS non solo genera la fattura elettronica, ma conserva anche una registrazione digitale delle transazioni e dell'inventario del contribuente in tempo reale. Ogni fattura emessa aggiorna automaticamente l'inventario dei prodotti nel sistema, fornendo all'azienda e all'autorità fiscale visibilità su vendite e scorte.
La sicurezza e la validità legale delle fatture elettroniche malawiane sono garantite dall'MRA. Ogni fattura emessa tramite l'EIS riceve un identificativo univoco e viene salvata sui server dell'autorità fiscale. Ciò consente agli acquirenti di verificare l'autenticità delle fatture e ai venditori di adempiere all'obbligo di presentarle all'autorità fiscale in tempo reale.
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