Polonia: fatturazione elettronica B2B a partire dal febbraio 2026

Fatturazione elettronica B2B in Polonia

La Polonia sta compiendo progressi nell'implementazione obbligatoria della fatturazione elettronica B2B attraverso il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF), una piattaforma centralizza gestita dal Ministerio delle Finanze.

Il quadro giuridico, inizialmente annunciato nel 2021, stabilische che le aziende con sede in Polonia devono emettere e dichiarare le proprie fatture elettroniche in un formato strutturato tramite questo sistema, con l'obiettivo di standardizzare i processi fiscali e rafforzare il controllo dell'IVA.

Dal 1º gennaio 2022, il KSeF è stato disponible su base volontaria, consentendo alle aziende di prepararsi gradualmente prima che il suo uso diventasse obbligatorio.

Implementazione graduale (KSeF 2.0)

L'implementazione è stata organizzata in due fasi:

• 1º febbraio 2026: Inizio dell'obbligo per i grandi contribuenti, ovvero le aziende con un fatturato annuo superiore a 200 millioni di zloty.
• 1º aprile 2026: estensione dell'obbligo a tutti gli altri contribuenti stabiliti in Polonia.

Che cos'è il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica – KSeF?

Il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF) è la piattaforma centrale gestita dall'Amministrazione fiscale polacca per l'emissione e la ricezione di fatture strutturate.

Dal 2026:

• Tutte le fatture B2B devono essere inviate al KSeF in formato XML strutturato.
• Il sistema convalida il contenuto e assegna un identificatore univoco denominato KSeF ID.
• Solo dopo la convalida la fattura è considerata ufficialmente emessa.

Il portale KSeF funge anche da:

• Archivio ufficiale delle fatture (conservazione per 10 anni).
• Piattaforma per la consultazione e il download in formato XML o PDF.
• Sistema di notifica status elettronici (accettazione, rifiuto, indisponibilità del sistema, ecc.).

Una fattura strutturata è una fattura emessa in formato XML secondo lo schema ufficiale e gestita esclusivamente tramite il KSeF.

Struttura logica FA(3)

L'8 maggio 2025, il Ministero delle Finanze ha pubblicato la bozza dello schema FA(3), che sostituisce ufficialmente lo schema FA(2) da gennaio 2026.

Lo schema FA(3):

• Introduce nuovi campi obbligatori e facoltativi.
• Rafforza i controlli di convalida.
• Migliora la coerenza dei dati fiscali e contabili.
• Incorpora gli aggiustamenti derivanti dalla consultazione pubblica e dall'esperienza del periodo volontario.

A cosa serve il certificato del KSeF?

Il certificato del KSeF è uno dei metodi disponibili per l'autenticazione al sistema.

Inoltre, è obbligatorio contrassegnare la fattura con un codice QR che consenta di verificare l'identità dell'emittente quando le fatture vengono emesse in modalità speciali: offline24, offline (per indisponibilità del sistema) e modalità di emergenza.

Tipi di certificati del KSeF

Nel sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur) esistono due tipi di certificati, ognuno con uno scopo diverso:

1. Certificato KSeF per l'autenticazione

• È uno dei metodi disponibili per l'autenticazione nel sistema KSeF.
• Consente all'utente di accedere e utilizzare il sistema per conto del contribuente (secondo le autorizzazioni concesse).
• Funziona come alternativa ad altri metodi di autenticazione, come la firma elettronica qualificata, il sigillo elettronico qualificato o il profilo di fiducia (trusted profile).

2. Certificato KSeF per modalità speciali (offline)

• È obbligatorio per emettere fatture in modalità speciali: offline24, offline per indisponibilità del sistema e modalità di emergenza.
• Consente di includere nella fattura un codice di verifica (QR) che conferma l'identità dell'emittente quando la fattura viene emessa al di fuori del sistema e successivamente inviata al KSeF.

Nuove funzionalità nel Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica (KSeF)

1. Modalità offline fino alla fine del 2026

L'uso volontario della modalità offline è consentito fino al 31 dicembre 2026. Questo meccanismo consente di emettere fatture al di fuori del sistema in situazioni specifiche, con successivo invio al KSeF.

Viene introdotto anche il concetto "offline24", che consente di inviare la fattura il giorno successivo in determinati casi tecnici.

2. Fatturazione B2C

Le fatture ai consumatori finali (B2C) possono essere emesse tramite il KSeF su base facoltativa.

3. Allegati alla fattura

Gli allegati alle fatture strutturate sono consentiti, indipendentemente dal settore di attività.

4. Fatture di basso valore

I contribuenti che emettono fatture semplificate di basso importo (fino a 450 PLN per fattura o 10.000 PLN al mese) potranno continuare a utilizzare il formato attuale fino al 30 settembre 2026.

5. KSeF ID nei pagamenti

L'obbligo di includere lo KSeF ID nei bonifici bancari (inclusi i pagamenti con meccanismo di pagamento frazionato) si applicherà ai pagamenti effettuati a partire dal 1° agosto 2026. Fino a tale data, non saranno imposte sanzioni relative a tale obbligo.

Vantaggi della Fattura Elettronica B2B in Polonia

Le aziende che decidono di iniziare ad utilizzare la fattura elettronica su base volontaria possono beneficiare di alcune misure speciali:

• Riduzione del rimborso IVA da 60 a 40 giorni
• Esenzione dalla dichiarazione del modulo JPK_FA

Questi sono alcuni dei vantaggi che il governo si aspetta di ottenere con la diffusione massiva della Fatturazione Elettronica B2B. 

• Miglioramento dell'ambiente gestionale per i contribuenti, attraverso un accesso più facile e veloce ai documenti. 
• Maggiore sicurezza nelle transazioni commerciali grazie alla standardizzazione del formato della fattura. 
• Riduzione degli errori umani grazie all'automazione dei processi contabili. 
• Ottimizzazione del controllo fiscale. 
• Aumento della riscossione delle imposte. 

Servizio EDICOM Polonia Compliance

EDICOM offre una soluzione completa per le aziende con una sede in Polonia. La piattaforma EDICOM per la Fatturazione Elettronica e la conformità all'IVA automatizza tutti i processi di fatturazione e la dichiarazione dei documenti fiscali, sia B2G che B2B.  Integrato con il tuo ERP, il servizio EDICOM ti permetterà di generare, inviare e ricevere sia Fatture Elettroniche B2B da dichiarare attraverso il nuovo sistema KSeF, sia Fatture Elettroniche indirizzate alle pubbliche amministrazioni polacche attraverso la piattaforma centrale PeF, in conformità con i requisiti legali e tecnici richiesti dal Ministero delle Finanze. 

Inoltre, la soluzione è anche in grado di automatizzare l'emissione di file SAF-T per la dichiarazione delle informazioni contabili. Una soluzione completa che ti aiuterà a ridurre i tempi di restituzione dell'IVA, a ridurre i costi di gestione e a offrirti maggiori garanzie di sicurezza e riservatezza.

Come funziona la soluzione di EDICOM

• Cattura dei dati: Innanzitutto, la nostra soluzione si integra con il tuo ERP o sistema contabile per catturare i dati delle fatture.
• Generazione dei file: Successivamente, viene generato un file di dati strutturato in XML conforme alle normative.
• Connettività: Viene effettuata una chiamata a un servizio web necessaria per inviare i file all’autorità fiscale.
• Integrazione e ricezione: L’autorità fiscale polacca emette notifiche sullo stato delle fatture. Queste risposte vengono automaticamente integrate con l’ERP o il sistema contabile del cliente.
• Archiviazione: I file XML delle fatture e i relativi stati vengono archiviati nel nostro sistema di archiviazione elettronica certificato eIDAS.