Polonia: facturación electrónica B2B via KSeF a partir de 2026

Facturación electrónica B2B en Polonia

El Gobierno de Polonia publicó en 2021 el proyecto de ley sobre la masificación de la factura electrónica en el país. En él, se detalla que todas las facturas emitidas deberán ser declaradas a través de una plataforma central llamada Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF. Esta legislación afecta a todas las empresas establecidas en Polonia. Las empresas que lo deseen pueden usar la plataforma nacional KSeF,  disponible para su uso voluntario desde el 1 de enero de 2022.

La introducción se realizará de forma escalonada, en dos fases:

• 1 de febrero de 2026, para los grandes contribuyentes (más de 200 millones de zlotys anuales),
• 1 de abril de 2026, para todos los contribuyentes. 

Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF

El KSeF es la plataforma central del gobierno para el envío y la recepción de facturas electrónicas. Las empresas deberán enviar todas facturas electrónicas al KSeF, donde se les aplicará un identificador único denominado KSeF ID. 

Las facturas podrán ser consultadas y descargadas en el formato original o PDF en el portal que además actuará como repositorio, almacenando los documentos electrónicos fiscales durante 10 años.

Adicionalmente, la plataforma emitirá una serie de acuses que notificarán a los usuarios del número asignado a través del timestamp, del rechazo de la factura o de la imposibilidad de poder emitir facturas, por indisponibilidad del propio KSeF.

Se entenderá como factura estructurada aquella factura electrónica XML gestionada a través del KSeF. De momento, las facturas estructuradas convivirán con las facturas en papel y el resto de las facturas electrónicas que ya hay en funcionamiento en el mercado.

Novedades en el sistema nacional de facturación electrónica (KSeF)

El Ministerio de Finanzas de Polonia ha anunciado nuevos cambios en la ley KSeF, junto con la publicación de estructuras de factura actualizadas. Además de confirmar las nuevas fechas de entrada en vigor de la obligación de utilizar facturas electrónicas, la modificación también aborda puntos clave planteados durante la consulta pública, como:

• Permitir que todos los contribuyentes utilicen voluntariamente la modalidad offline hasta finales de 2026.
• Permitir que las facturas de los consumidores (B2C) se emitan a través de KSeF (opcional).
• Permitir la presentación de anexos a las facturas en KSeF, independientemente del sector en el que opere el contribuyente.
• Permitir a los contribuyentes que emitan facturas de bajo valor (hasta 450 PLN brutos por factura o 10.000 PLN al mes) seguir emitiéndolas en la forma actual hasta el 30 de septiembre de 2026.
• Aplazamiento hasta el 31 de julio de 2026 de la obligación de facilitar un número KSeF al realizar pagos de facturas electrónicas, incluidos los pagos mediante el mecanismo de pago fraccionado y las sanciones por incumplimiento.

El reglamento sobre el uso del Sistema Nacional de Factura Electrónica, de 27 de diciembre de 2021, será derogado y sustituido por uno nuevo. El reglamento actualizado cubrirá los códigos QR, el acceso en dos pasos a las facturas y los procesos internos de certificación.

En cuanto al requisito de facilitar el número KSeF para los pagos de facturas estructuradas, se aplicará a los pagos realizados a partir del 1 de agosto de 2026.

Cronograma de KSeF 2.0

Se ha publicado un calendario detallado para el despliegue de KSeF 2.0, la versión actualizada del sistema, que incluye especificaciones técnicas y fases de prueba:

• Junio de 2025: Publicación de la documentación de KSeF 2.0, que incluirá:
  • El esquema de factura estructurada FA(3)
  • La documentación actualizada de la API
  • El calendario completo de pruebas de integración
• 30 de septiembre de 2025: Estará disponible la prueba de la API de KSeF 2.0.
• Noviembre de 2025: Se lanzará la versión de prueba de la Aplicación del Contribuyente KSeF 2.0.

Se ha establecido un período de gracia para la aplicación de sanciones. No se impondrán multas por errores en las facturas hasta finales de 2026.

Además, la obligación de incluir el número KSeF en las transferencias bancarias se ha pospuesto hasta finales de 2026.

El plan también introduce un nuevo concepto llamado "modo offline24", que permite emitir la factura al día siguiente en situaciones específicas.

Beneficios de la factura electrónica B2B en Polonia

Las empresas que decidan comenzar a usar facturas electrónicas de forma voluntaria pueden beneficiarse de algunas medidas especiales:

• Reducción de la declaración del IVA de 60 a 40 días.
• Exención de la declaración del fichero JPK_FA.

Estas son algunas de las ventajas que espera obtener el gobierno con la masificación electrónica B2B.

• Mejorar el entorno empresarial de los contribuyentes mediante un acceso más fácil y rápido a los documentos.
• Mayor seguridad en las transacciones comerciales gracias a la estandarización en el formato de la factura.
• Reducción de errores humanos gracias a la automatización de los procesos contables.
• Optimización del control fiscal.
• Aumento de la recaudación de impuestos.

EDICOM Polonia Compliance

EDICOM ofrece una completa solución para las empresas que tienen presencia en Polonia. La plataforma de e-invoicing y e-Reporting de EDICOM, permite automatizar todos los procesos de facturación y declaración de documentos fiscales tanto B2G como B2B.  De forma integrada con su ERP, el servicio de EDICOM le permitirá generar, enviar y recibir tanto las facturas electrónicas B2B a declarar a través del nuevo sistema KSeF, como las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas polacas a través de la plataforma central PeF, de acuerdo con los requisitos legales y técnicos exigidos por el Ministerio de Finanzas.

Además, la solución también es capaz de automatizar la emisión de los ficheros SAF-T para la declaración de información contable.

Una solución integral que le ayudará a recortar los plazos de devolución de IVA, reducirá sus costes de gestión y le ofrecerá garantías extras de seguridad y confidencialidad.

Cómo funciona la solución de EDICOM

• Captura de Datos: En primer lugar, nuestra solución se integra con su ERP o sistema contable para capturar los datos de las facturas.
• Generación de Archivos: Luego, se genera un archivo de datos estructurado en XML que cumple con las regulaciones.
• Conectividad: Se realiza una llamada a un servicio web necesaria para enviar los archivos a la autoridad fiscal.
• Integración y Recepción: La autoridad fiscal de Polonia emite notificaciones sobre el estado de las facturas. Estas respuestas se integran automáticamente con el ERP o sistema contable del cliente.
• Archivado: Los archivos XML de las facturas y sus estados asociados se almacenan en nuestro sistema de archivo electrónico certificado por eIDAS.