Polonia: facturación electrónica B2B via KSeF a partir de 2026
Polonia activa la facturación electrónica B2B obligatoria con KSeF desde febrero de 2026
El 1 de febrero de 2026, el Ministerio de Finanzas de Polonia puso en marcha la primera fase obligatoria de facturación electrónica B2B a través de KSeF, que afecta aproximadamente a 4.200 grandes contribuyentes.
La segunda fase comenzará el 1 de abril de 2026 para la mayoría de las empresas, mientras que las microempresas deberán cumplir a partir del 1 de enero de 2027.
Facturación electrónica B2B en Polonia
Polonia avanza en la implantación obligatoria de la facturación electrónica B2B a través del Sistema Nacional de Facturas Electrónicas (KSeF), una plataforma centralizada gestionada por el Ministerio de Finanzas.
El marco legal, anunciando inicialmente en 2021, establece que las empresas establecidas en Polonia deberán emitir y reportar sus facturas electrónicas estructuradas mediante este sistema, con el objetivo de estandarizar los procesos fiscales y reforzar el control del IVA.
Desde el 1 de enero de 2022, KSeF está disponible en modalidad voluntaria, permitiendo a las empresas prepararse progresivamente antes de la obligatoriedad.
Implementación gradual (KSeF 2.0)
La entrada en vigor se está realizando de forma escalonada:
- 1 de febrero de 2026: inicio de la obligación para los grandes contribuyentes, es decir, empresas con una facturación anual superior a 200 millones de zlotys.
- 1 de abril de 2026: extensión del requisito a todos los demás contribuyentes establecidos en Polonia.
¿Qué es el Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF?
El Sistema Nacional de Facturas Electrónicas (KSeF) es la plataforma central gestionada por la Administración Tributaria polaca para la emisión y recepción de facturas estructuradas.
Desde 2026:
- Todas las facturas B2B deberán enviarse al KSeF en formato XML estructurado.
- El sistema validará el contenido y asignará un identificador único denominado KSeF ID.
- Solo tras la validación se considerará que la factura ha sido emitida oficialmente.
El portal KSeF actúa además como:
- Repositorio oficial de facturas (con conservación durante 10 años).
- Plataforma de consulta y descarga en formato XML o PDF.
- Sistema de notificación mediante acuses electrónicos (aceptación, rechazo, indisponibilidad del sistema, etc.).
Una factura estructurada es aquella emitida en formato XML conforme al esquema oficial y gestionada exclusivamente a través del KSeF.
Estructura lógica FA(3)
El 8 de mayo de 2025, el Ministerio de Finanzas publicó el borrador del esquema FA(3), que sustituye oficialmente al esquema FA(2) a partir de enero de 2026.
La estructura FA(3):
- Introduce nuevos campos obligatorios y opcionales.
- Refuerza los controles de validación.
- Mejora la coherencia de datos fiscales y contables.
- Incorpora ajustes derivados de la consulta pública y de la experiencia del período voluntario
¿Para qué se utiliza el certificado KSeF?
El certificado KSeF es uno de los métodos disponibles para autenticarse en el sistema.
Además, es obligatorio para marcar una factura con un código QR que permite verificar la identidad del emisor cuando se emiten facturas en modos especiales: offline24, offline (por indisponibilidad del sistema) y modo de emergencia.
Tipos de certificados de KSeF
En el sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur) existen dos tipos de certificados, cada uno con una finalidad distinta:
- Certificado KSeF para autenticación
- Es uno de los métodos disponibles para autenticarse en el sistema KSeF.
- Permite al usuario acceder y operar en el sistema en nombre del contribuyente (según los permisos otorgados).
- Funciona como alternativa a otros métodos de autenticación, como la firma electrónica cualificada, el sello electrónico cualificado o el perfil de confianza (trusted profile).
- Certificado KSeF para modos especiales (offline)
- Es obligatorio para emitir facturas en modos especiales: offline24, offline por indisponibilidad del sistema y modo de emergencia.
- Permite incluir en la factura un código de verificación (QR) que confirma la identidad del emisor cuando la factura se emite fuera del sistema y se envía posteriormente al KSeF.
Novedades en el sistema nacional de facturación electrónica (KSeF)
1. Modalidad offline hasta finales de 2026
Se permite el uso voluntario del modo offline hasta el 31 de diciembre de 2026. Este mecanismo permite emitir facturas fuera del sistema en situaciones específicas, con posterior envío al KSeF.
Se introduce además el concepto de "offline24", que permite remitir la factura al día siguiente en determinados supuestos técnicos.
2. Facturación B2C
Las facturas a consumidores finales (B2C) podrán emitirse a través del KSeF de forma opcional.
3. Anexos a facturas
Se permite adjuntar anexos a las facturas estructuradas, independientemente del sector de actividad.
4. Facturas de bajo valor
Los contribuyentes que emitan facturas simplificadas de bajo importe (hasta 450 PLN por factura o 10.000 PLN mensuales) podrán seguir utilizando el formato actual hasta el 30 de septiembre de 2026.
5. Números KSeF en pagos
La obligación de incluir el número de KSeF en transferencias bancarias (incluyendo pagos con mecanismos de pago fraccionado) se aplicará a los pagos realizados a partir del 1 de agosto de 2026. Hasta esa fecha, no se impondrán sanciones relacionadas con esta obligación.
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Beneficios de la factura electrónica B2B en Polonia
Las empresas que decidan comenzar a usar facturas electrónicas de forma voluntaria pueden beneficiarse de algunas medidas especiales:
- Reducción de la declaración del IVA de 60 a 40 días.
- Exención de la declaración del fichero JPK_FA.
Estas son algunas de las ventajas que espera obtener el gobierno con la masificación electrónica B2B.
- Mejorar el entorno empresarial de los contribuyentes mediante un acceso más fácil y rápido a los documentos.
- Mayor seguridad en las transacciones comerciales gracias a la estandarización en el formato de la factura.
- Reducción de errores humanos gracias a la automatización de los procesos contables.
- Optimización del control fiscal.
- Aumento de la recaudación de impuestos.
EDICOM Polonia Compliance
EDICOM ofrece una completa solución para las empresas que tienen presencia en Polonia. La plataforma de e-invoicing y e-Reporting de EDICOM, permite automatizar todos los procesos de facturación y declaración de documentos fiscales tanto B2G como B2B. De forma integrada con su ERP, el servicio de EDICOM le permitirá generar, enviar y recibir tanto las facturas electrónicas B2B a declarar a través del nuevo sistema KSeF, como las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas polacas a través de la plataforma central PeF, de acuerdo con los requisitos legales y técnicos exigidos por el Ministerio de Finanzas.
Además, la solución también es capaz de automatizar la emisión de los ficheros SAF-T para la declaración de información contable.
Una solución integral que le ayudará a recortar los plazos de devolución de IVA, reducirá sus costes de gestión y le ofrecerá garantías extras de seguridad y confidencialidad.
Cómo funciona la solución de EDICOM
- Captura de Datos: En primer lugar, nuestra solución se integra con su ERP o sistema contable para capturar los datos de las facturas.
- Generación de Archivos: Luego, se genera un archivo de datos estructurado en XML que cumple con las regulaciones.
- Conectividad: Se realiza una llamada a un servicio web necesaria para enviar los archivos a la autoridad fiscal.
- Integración y Recepción: La autoridad fiscal de Polonia emite notificaciones sobre el estado de las facturas. Estas respuestas se integran automáticamente con el ERP o sistema contable del cliente.
- Archivado: Los archivos XML de las facturas y sus estados asociados se almacenan en nuestro sistema de archivo electrónico certificado por eIDAS.
