Polonia: facturación electrónica B2B via KSeF a partir de 2026
Próximo cambio: referencias KSeF obligatorias en los pagos B2B desde 2027
A partir del 1 de enero de 2027, los pagos B2B entre contribuyentes activos de IVA deberán incluir la referencia KSeF correspondiente. Cuando el pago corresponda a una sola factura, deberá utilizarse el número KSeF de la factura.
Si el pago agrupa varias facturas, deberá utilizarse un identificador colectivo generado a través de KSeF. Aunque este requisito entrará en vigor en 2027, las empresas deben comenzar a preparar sus sistemas y procesos de pago durante 2026.
Facturación electrónica B2B en Polonia
Polonia ha entrado en una nueva fase de su mandato de facturación electrónica B2B. Desde el 1 de febrero de 2026, el país está introduciendo progresivamente la obligatoriedad de la factura electrónica a través de KSeF (Krajowy System e-Faktur), el Sistema Nacional de Facturación Electrónica de Polonia.
El mandato cambia la forma en que las empresas emiten, reciben y procesan facturas en Polonia. En lugar de intercambiar facturas convencionales directamente entre proveedor y cliente, las empresas sujetas a la obligación deben utilizar facturas electrónicas estructuradas e interactuar con la plataforma KSeF.
Para las empresas que operan en Polonia, especialmente las organizaciones multinacionales que gestionan su facturación mediante sistemas ERP centralizados, la transición implica mucho más que cambiar el formato de una factura. Es necesario abordar la integración con el ERP, la calidad de los datos, la conexión con KSeF, la autenticación, la gestión de respuestas y los procedimientos de contingencia.
A continuación, explicamos cómo funciona KSeF en 2026, a quién afecta y qué deben hacer las empresas para cumplir con la normativa de facturación electrónica en Polonia.
Implementación gradual (KSeF 2.0)
La entrada en vigor se está realizando de forma escalonada. Estas son las principales fechas de implementación de KSeF:
| Fecha | Obligación KSeF |
|---|---|
| 1 de febrero de 2026 | Comienza la emisión obligatoria para contribuyentes cuyas ventas en 2024 superaron los 200 millones de PLN, IVA incluido |
| 1 de abril de 2026 | La emisión obligatoria se extiende al resto de contribuyentes incluidos en el mandato |
| Hasta el 31 de diciembre de 2026 | Se mantiene una excepción para contribuyentes cuyas ventas mensuales documentadas mediante facturas no superen los 10.000 PLN brutos |
| 1 de enero de 2027 | Finaliza esta exención temporal para los contribuyentes de menor volumen |
¿Qué es el Sistema Nacional de Facturas Electrónicas – KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) es el Sistema Nacional de Facturación Electrónica de Polonia, una plataforma centralizada gestionada por la administración tributaria polaca.
El sistema permite emitir, recibir y consultar facturas electrónicas estructuradas.
En el modelo KSeF, la factura se genera utilizando el formato estructurado requerido y se envía electrónicamente a la plataforma nacional. KSeF valida el documento y, una vez procesado correctamente, le asigna un número de identificación KSeF único.
Esto significa que KSeF forma parte del propio proceso de intercambio de facturas y no funciona simplemente como un canal de reporting posterior a su emisión.
KSeF también proporciona acceso centralizado a la información de las facturas y las almacena durante 10 años.
Para las empresas, la consecuencia práctica es importante: sus procesos de facturación deben poder comunicarse de forma fiable con la plataforma gubernamental y, al mismo tiempo, mantener sincronizados sus sistemas ERP, contables y financieros.
¿Cómo afectará KSeF a los pagos B2B a partir de 2027?
Aunque la obligación de KSeF está en vigor desde febrero de 2026, las empresas deben prepararse para otro cambio relevante que comenzará a aplicarse el 1 de enero de 2027: la inclusión de referencias KSeF en los pagos B2B.
A partir de esa fecha, los pagos B2B realizados entre contribuyentes activos de IVA deberán incluir la referencia KSeF correspondiente.
El funcionamiento dependerá del número de facturas incluidas en el pago:
- Pago de una sola factura: deberá utilizarse el número KSeF asignado a esa factura.
- Pago de varias facturas: deberá utilizarse un identificador colectivo generado a través de KSeF.
¿Qué es el identificador colectivo de KSeF?
Desde el 1 de enero de 2027, KSeF incorporará un identificador colectivo que permitirá utilizar una única referencia para un conjunto de al menos dos facturas estructuradas emitidas por el mismo vendedor.
El sistema permitirá además decodificar el identificador colectivo, comprobar qué facturas están incluidas y consultar en qué identificadores colectivos aparece una factura determinada.
Esta funcionalidad será especialmente relevante para las empresas que realizan pagos agregados correspondientes a múltiples facturas de un mismo proveedor.
¿Cómo funciona el proceso de facturación electrónica con KSeF?
En un entorno automatizado, el cumplimiento de KSeF puede integrarse directamente en los procesos de facturación existentes de la empresa.
El flujo habitual consta de varias etapas.
En primer lugar, el ERP o sistema contable genera los datos de la factura.
A continuación, la información se transforma al formato XML estructurado exigido por KSeF y se envía electrónicamente a la plataforma.
KSeF procesa la factura y devuelve información sobre su estado. Cuando el documento es aceptado correctamente, recibe su identificador KSeF único.
Estas respuestas pueden integrarse de nuevo en los sistemas internos de la empresa, de forma que los equipos financieros mantengan visibilidad sobre todo el ciclo de vida de la factura.
Para las organizaciones que procesan grandes volúmenes de documentos, automatizar estas operaciones reduce las intervenciones manuales y facilita que la información del ERP permanezca sincronizada con KSeF.
¿Qué formato de factura electrónica exige KSeF?
KSeF utiliza facturas electrónicas estructuradas en formato XML.
Uno de los principales cambios asociados al mandato de 2026 es la introducción de la estructura lógica FA(3), que sustituye a la anterior estructura FA(2).
FA(3) define la estructura y los campos de datos que deben utilizarse para generar facturas que puedan ser procesadas correctamente por KSeF.
La estructura FA(3):
- Introduce nuevos campos obligatorios y opcionales.
- Refuerza los controles de validación.
- Mejora la coherencia de datos fiscales y contables.
- Incorpora ajustes derivados de la consulta pública y de la experiencia del período voluntario
¿Para qué se utiliza el certificado KSeF?
El certificado KSeF es uno de los métodos disponibles para autenticarse en el sistema.
Además, es obligatorio para marcar una factura con un código QR que permite verificar la identidad del emisor cuando se emiten facturas en modos especiales: offline24, offline (por indisponibilidad del sistema) y modo de emergencia.
Tipos de certificados de KSeF
En el sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur) existen dos tipos de certificados, cada uno con una finalidad distinta:
- Certificado KSeF para autenticación
- Es uno de los métodos disponibles para autenticarse en el sistema KSeF.
- Permite al usuario acceder y operar en el sistema en nombre del contribuyente (según los permisos otorgados).
- Funciona como alternativa a otros métodos de autenticación, como la firma electrónica cualificada, el sello electrónico cualificado o el perfil de confianza (trusted profile).
- Certificado KSeF para modos especiales (offline)
- Es obligatorio para emitir facturas en modos especiales: offline24, offline por indisponibilidad del sistema y modo de emergencia.
- Permite incluir en la factura un código de verificación (QR) que confirma la identidad del emisor cuando la factura se emite fuera del sistema y se envía posteriormente al KSeF.
Novedades en el sistema nacional de facturación electrónica (KSeF)
1. Modalidad offline hasta finales de 2026
Se permite el uso voluntario del modo offline hasta el 31 de diciembre de 2026. Este mecanismo permite emitir facturas fuera del sistema en situaciones específicas, con posterior envío al KSeF.
Se introduce además el concepto de "offline24", que permite remitir la factura al día siguiente en determinados supuestos técnicos.
2. Facturación B2C
Las facturas a consumidores finales (B2C) podrán emitirse a través del KSeF de forma opcional.
3. Anexos a facturas
Se permite adjuntar anexos a las facturas estructuradas, independientemente del sector de actividad.
4. Facturas de bajo valor
Los contribuyentes que emitan facturas simplificadas de bajo importe (hasta 450 PLN por factura o 10.000 PLN mensuales) podrán seguir utilizando el formato actual hasta el 30 de septiembre de 2026.
5. Números KSeF en pagos
La obligación de incluir el número de KSeF en transferencias bancarias (incluyendo pagos con mecanismos de pago fraccionado) se aplicará a los pagos realizados a partir del 1 de agosto de 2026. Hasta esa fecha, no se impondrán sanciones relacionadas con esta obligación.
Mira el webinar web con Deloitte y lee las preguntas frecuentes
¿Cómo deben prepararse las empresas para cumplir con KSeF?
El primer paso consiste en determinar qué entidades legales y qué flujos de facturación de la organización están incluidos en el mandato.
A continuación, es necesario mapear el ciclo de vida completo de la factura: dónde se originan los datos, cómo se validan, qué sistemas ERP intervienen, cómo se envían las facturas a KSeF y cómo regresan las respuestas de la plataforma a los sistemas internos.
Entre los principales aspectos que deben revisar las organizaciones se encuentran:
- Mapeo y validación de datos según FA(3).
- Integración con sistemas ERP y contables.
- Autenticación y gestión de permisos en KSeF.
- Certificados KSeF y requisitos relacionados con códigos QR.
- Procesamiento de facturas recibidas.
- Gestión de estados y respuestas.
- Flujos offline y procedimientos de contingencia.
- Almacenamiento y trazabilidad de las facturas.
Para las empresas multinacionales, también es importante considerar la escalabilidad.
Una organización que debe adaptarse a KSeF en Polonia puede estar afrontando simultáneamente nuevos requisitos de facturación electrónica o e-reporting en otros países.
Disponer de una arquitectura centralizada de cumplimiento puede reducir la necesidad de desarrollar y mantener integraciones independientes con cada administración tributaria.
¿Cómo puede EDICOM facilitar el cumplimiento de KSeF en Polonia?
EDICOM dispone de una plataforma de facturación electrónica y cumplimiento fiscal diseñada para automatizar el intercambio de documentos entre las empresas, sus sistemas ERP y las administraciones tributarias.
En el caso de KSeF, la solución de EDICOM permite integrar los sistemas ERP o contables de la empresa, obtener la información de las facturas, transformarla al formato estructurado requerido y gestionar la comunicación con la plataforma nacional de Polonia.
El proceso también permite integrar las respuestas y estados de KSeF en los sistemas internos de la organización, facilitando que los equipos financieros mantengan información coherente durante todo el ciclo de vida de la factura.
Para las organizaciones internacionales, este enfoque permite además gestionar requisitos de facturación electrónica de diferentes países mediante una infraestructura común, evitando desarrollar proyectos aislados para cada jurisdicción.
A medida que los mandatos de facturación electrónica continúan extendiéndose a nivel internacional, este modelo permite transformar el cumplimiento normativo en un proceso global más automatizado, centralizado y escalable.
