Polônia: faturamento eletrônico B2B KSeF a partir de fevereiro de 2026

Faturamento eletrônico B2B na Polônia

A Polônia avança na implementação obrigatória da fatura eletrônica B2B por meio do Sistema Nacional de Faturas Eletrônicas (KSeF), uma plataforma centralizada gerida pelo Ministério das Finanças.

O marco legal, anunciando inicialmente em 2021, determina que as empresas estabelecidas na Polônia deverão emitir e reportar suas faturas eletrônicas estruturadas por meio desse sistema, com o objetivo de padronizar os processos fiscais e reforçar o controle do IVA.

Desde 1º de janeiro de 2022, o KSeF está disponível em modo voluntário, permitindo que as empresas se preparem gradualmente antes da obrigatoriedade.

Implementação gradual (KSeF 2.0)

A entrada em vigor está sendo realizada de forma escalonada:

• 1º de fevereiro de 2026: inicio da obrigatoriedade para grandes contribuintes, ou seja, empresas com faturamento anual superior a 200 milhões de zlotys.
• 1º de abril de 2026: extensão da obrigação a todos os demais contribuintes estabelecidos na Polônia.

O que é o Sistema Nacional de Faturas Eletrônicas – KSeF?

O Sistema Nacional de Faturas Eletrônicas (KSeF) é a plataforma central gerida pela Administração Tributária polonesa para a emissão e recepção de faturas estruturadas.

A partir de 2026:

• Todas as faturas B2B deverão ser enviadas ao KSeF em formato XML estruturado.
• O sistema validará o conteúdo e atribuirá um identificador único denominado KSeF ID.
• Somente após a validação a fatura será considerada oficialmente emitida

O portal KSeF também atua como:

• Repositório oficial de faturas (com armazenamento por 10 anos)
• Plataforma de consulta e download em formato XML ou PDF
• Sistema de notificação por meio de comprovantes eletrônicos (aceite, rejeição, indisponibilidade do sistema etc.).

Uma fatura estruturada é aquela emitida em formato XML conforme o esquema oficial e gerenciada exclusivamente por meio do KSeF.

Estrutura lógica FA (3)

Em 8 de maio de 2025, o Ministério das Finanças publicou o rascunho do esquema FA (3), que substitui oficialmente o esquema FA (2) a partir de janeiro de 2026.

A estrutura FA (3):

• Introduz novos campos obrigatórios e opcionais.
• Reforça os controles de validação
• Melhora a consistência dos dados fiscais e contábeis
• Incorpora ajustes decorrentes da consulta pública e da experiência do período voluntário.

Para que é utilizado o certificado KSeF?

O certificado KSeF é um dos métodos disponíveis para autenticação no sistema.

Além disso, ñe obrigatório para marcar uma fatura com um código QR que permite verificar a identidade do emissor quando são emitidas faturas em modos especiais: offline24, offline (por indisponibilidade do sistema) e modo de emergência.

Tipos de certificados KSeF

No sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur) existem dois tipos de certificados, cada um com finalidade distinta:

1. Certificado KSeF para autenticação

• É um dos métodos disponíveis para se autenticar no sistema KSeF.
• Permite ao usuário acessar e operar no sistema em nome do contribuinte (conforme as permissões concedidas).
• Funciona como alternativa a outros métodos de autenticação, como assinatura eletrônica qualificada, selo eletrônico qualificado ou perfil confiável (trusted profile).

2. Certificado KSeF para modos especiais (offline)

• É obrigatório para emissão de faturas em modos especiais: offline24, offline por indisponibilidade do sistema e modo de emergência.
• Permite incluir na fatura um código de verificação (QR) que confirma a identidade do emissor quando a fatura é emitida fora do sistema e enviada posteriormente ao KSeF.

Novidades no sistema nacional de faturamento eletrônico (KSeF)

1. Modalidade offline até o final de 2026

Será permitido o uso voluntário do modo offline até 31 de dezembro de 2026. Esse mecanismo permite emitir faturas fora do sistema em situações específicas, com envio posterior ao KSeF.

Também foiintroduzido o conceito de "offline24", que permite enviar a fatura no dia seguinte em determinados cenários técnicos.

2. Faturamento B2C

As faturas para consumidores finais (B2C) poderão ser emitidas via KSeF de forma opcional

3. Anexos às faturas

Será permitido anexar documentos às faturas estruturadas, independentemente do setor de atividade.

4. Faturas de baixo valor

Contribuintes que emitam faturas simplificadas de baixo valor (até 450 PLN por fatura ou 10.000 PLN mensais) poderão continuar utilizando o formato atual até 30 de setembro de 2026.

5. Número KSeF em pagamentos

A obrigação de incluir o número KSeF nas transferências bancárias (incluindo pagamentos com mecanismos de pagamento fracionado) será aplicada aos pagamentos realizados a partir de 1º de agosto de 2026. Até essa data, não serão aplicadas sanções relacionadas a essa obrigação.

Benefícios da fatura eletrônica B2B na Polônia

As empresas que decidirem começar a usar faturas eletrônicas de forma voluntária podem beneficiar de algumas medidas especiais:

• Redução da declaração do IVA de 60 para 40 dias
• Isenção da declaração do arquivo JPK_FA

Estas são algumas das vantagens que o governo espera obter com a massificação eletrônica B2B. 

• Melhorar o ambiente empresarial dos contribuintes por meio de um acesso mais fácil e rápido aos documentos. 
• Maior segurança nas transações comerciais graças à padronização no formato da fatura. 
• Redução de erros humanos graças à automatização dos processos contabilísticos. 
• Otimização do controle fiscal. 
• Aumento da cobrança de impostos. 

Serviço EDICOM Polônia Compliance

A EDICOM oferece uma completa solução para as empresas com presença na Polônia. A plataforma de e-invoicing e vat compliance da EDICOM, permite automatizar todos os processos de faturamento e declaração de documentos fiscais tanto B2G como B2B. De forma integrada com o seu ERP, o serviço da EDICOM permite gerar, enviar e receber tanto as faturas Eletrônicas B2B a declarar por meio do novo sistema KSeF, como as faturas Eletrônicas dirigidas às administrações públicas polacas por meio da plataforma central PeF, de acordo com os requisitos legais e técnicos exigidos pelo Ministério das Finanças. 

Além disso, a solução também é capaz de automatizar a emissão dos arquivos SAF-T para a declaração de informação contabilística. Uma solução integral que ajudará a reduzir os prazos de devolução de IVA, reduzirá os custos de gestão e oferecerá garantias extra de segurança e confidencialidade. 

Como funciona a solução da EDICOM

• Captura de Dados: Primeiramente, nossa solução se integra ao seu ERP ou sistema contábil para capturar os dados das faturas.
• Geração de Arquivos: Em seguida, é gerado um arquivo de dados estruturado em XML em conformidade com as regulamentações.
• Conectividade: É realizada uma chamada a um serviço web necessária para enviar os arquivos à autoridade fiscal.
• Integração e Recebimento: A autoridade fiscal da Polônia emite notificações sobre o status das faturas. Essas respostas são integradas automaticamente ao ERP ou sistema contábil do cliente.
• Arquivamento: Os arquivos XML das faturas e seus respectivos status são armazenados em nosso sistema de arquivamento eletrônico certificado pelo eIDAS.