Polónia: faturação eletrónica B2B a partir de fevereiro de 2026

Faturação eletrónica B2B na Polónia

A Polónia avança na implementação obrigatória da fatura eletrónica B2B por meio do Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas (KSeF), uma plataforma centralizada gerida pelo Ministério das Finanças.

O marco legal, anunciado inicialmente em 2021, determina que as empresas estabelecidas na Polónia deverão emitir e declarar as suas faturas eletrónicas estruturadas por meio desse sistema, com o objetivo de padronizar os processos fiscais e reforçar o controlo do IVA.

Desde 1 de janeiro de 2022, o KSeF está disponível em modo voluntário, permitindo que as empresas se preparem gradualmente antes da obrigatoriedade.

Implementação gradual (KSeF 2.0)

A entrada em vigor está a ser realizada de forma escalonada:

• 1 de fevereiro de 2026: início da obrigatoriedade para grandes contribuintes, ou seja, empresas com faturação anual superior a 200 milhões de zlotys.
• 1 de abril de 2026: extensão da obrigação aos restantes contribuintes estabelecidos na Polónia.

O que é o Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas – KSeF?

O Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas (KSeF) é a plataforma central gerida pela Administração Tributária polaca para a emissão e receção de faturas estruturadas.

A partir de 2026:

Todas as faturas B2B deverão ser enviadas ao KSeF em formato XML estruturado.

• O sistema validará o conteúdo e atribuirá um identificador único denominado KSeF ID.
• Somente após a validação a fatura será considerada oficialmente emitida.

O portal KSeF também atua como:

• Repositório oficial de faturas (com armazenamento durante 10 anos).
• Plataforma de consulta e download em formato XML ou PDF.
• Sistema de notificação por meio de comprovativos eletrónicos (aceitação, rejeição, indisponibilidade do sistema, etc.).

Uma fatura estruturada é a emitida em formato XML conforme o esquema oficial e gerida exclusivamente por meio do KSeF.

Estrutura lógica FA (3)

A 8 de maio de 2025, o Ministério das Finanças publicou o rascunho do esquema FA (3), que substitui oficialmente o esquema FA (2) a partir de janeiro de 2026.

A estrutura FA (3):

• Introduz novos campos obrigatórios e opcionais.
• Reforça os controlos de validação.
• Melhora a consistência dos dados fiscais e contabilísticos.
• Incorpora ajustes decorrentes da consulta pública e da experiência do período voluntário.

Para que é utilizado o certificado KSeF?

O certificado KSeF é um dos métodos disponíveis para autenticação no sistema.

Além disso, é obrigatório para marcar uma fatura com um código QR que permite verificar a identidade do emissor quando são emitidas faturas em modos especiais: offline24, offline (por indisponibilidade do sistema) e modo de emergência.

Tipos de certificados KSeF

No sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur), existem dois tipos de certificados, cada um com uma finalidade distinta:

1. Certificado KSeF para autenticação

• É um dos métodos disponíveis para se autenticar no sistema KSeF.
• Permite ao utilizador aceder e operar no sistema em nome do contribuinte (conforme as permissões concedidas).
• Funciona como alternativa a outros métodos de autenticação, como assinatura eletrónica qualificada, carimbo eletrónico qualificado ou perfil fiável (trusted profile).

2. Certificado KSeF para modos especiais (offline)

• É obrigatório para emissão de faturas em modos especiais: offline24, offline por indisponibilidade do sistema e modo de emergência.
• Permite incluir na fatura um código de verificação (QR) que confirma a identidade do emissor quando a fatura é emitida fora do sistema e enviada posteriormente ao KSeF.

Novidades no sistema nacional de faturação eletrónica (KSeF)

1. Modalidade offline até ao final de 2026

Será permitido o uso voluntário do modo offline até 31 de dezembro de 2026. Este mecanismo permite emitir faturas fora do sistema em situações específicas, com envio posterior ao KSeF.

Também foi introduzido o conceito de ”offline24”, que permite enviar a fatura no dia seguinte em determinados cenários técnicos.

2. Faturação B2C

As faturas para consumidores finais (B2C) poderão ser emitidas via KSeF de forma opcional.

3. Anexos às faturas

Será permitido anexar documentos às faturas estruturadas, independentemente do setor de atividade.

4. Faturas de baixo valor

Contribuintes que emitam faturas simplificadas de baixo valor (até 450 PLN por fatura ou 10 000 PLN mensais) poderão continuar a utilizar o formato atual até 30 de setembro de 2026.

5. Número KSeF em pagamentos

A obrigação de incluir o número KSeF nas transferências bancárias (incluindo pagamentos com mecanismo de pagamento fracionado) será aplicada aos pagamentos realizados a partir de 1 de agosto de 2026. Até essa data, não serão aplicadas sanções relacionadas a essa obrigação.

Benefícios da fatura eletrónica B2B na Polónia

As empresas que decidirem começar a usar faturas eletrónicas de forma voluntária podem beneficiar de algumas medidas especiais:

• Redução da declaração do IVA de 60 para 40 dias
• Isenção da declaração do ficheiro JPK_FA

Estas são algumas das vantagens que o governo espera obter com a massificação eletrónica B2B. 

• Melhorar o ambiente empresarial dos contribuintes através de um acesso mais fácil e rápido aos documentos. 
• Maior segurança nas transações comerciais graças à estandardização no formato da fatura. 
• Redução de erros humanos graças à automatização dos processos contabilísticos. 
• Otimização do controlo fiscal. 
• Aumento da cobrança de impostos. 

Serviço EDICOM Polónia Compliance

A EDICOM oferece uma completa solução para as empresas com presença na Polónia. A plataforma de e-invoicing e e-Reporting da EDICOM, permite automatizar todos os processos de faturação e declaração de documentos fiscais tanto B2G como B2B. De forma integrada com o seu ERP, o serviço da EDICOM permite gerar, enviar e receber tanto as faturas eletrónicas B2B a declarar através do novo sistema KSeF, como as faturas eletrónicas dirigidas às administrações públicas polacas através da plataforma central PeF, de acordo com os requisitos legais e técnicos exigidos pelo Ministério das Finanças. 

Além disso, a solução também é capaz de automatizar a emissão dos ficheiros SAF-T para a declaração de informação contabilística. Uma solução integral que ajudará a reduzir os prazos de devolução de IVA, reduzirá os custos de gestão e oferecerá garantias extra de segurança e confidencialidade. 

Como funciona a solução da EDICOM

• Captura de Dados: Em primeiro lugar, a nossa solução integra-se com o seu ERP ou sistema de contabilidade para capturar os dados das faturas.
• Geração de Ficheiros: De seguida, é gerado um ficheiro de dados estruturado em XML em conformidade com as regulamentações.
• Conectividade: É realizada uma chamada a um serviço web necessária para enviar os ficheiros à autoridade fiscal.
• Integração e Receção: A autoridade fiscal polaca emite notificações sobre o estado das faturas. Estas respostas são integradas automaticamente com o ERP ou sistema de contabilidade do cliente.
• Arquivo: Os ficheiros XML das faturas e os seus respetivos estados são armazenados no nosso sistema de arquivo eletrónico certificado pelo eIDAS.