Polónia: faturação eletrónica B2B a partir de fevereiro de 2026

Faturação eletrónica B2B na Polónia

A Polónia entrou em uma nova fase de sua exigência de faturamento eletrônico B2B. Desde 1º de fevereiro de 2026, o país vem introduzindo progressivamente a obrigatoriedade da fatura eletrônica por meio do KSeF (Krajowy System e-Faktur), o Sistema Nacional de Faturamento Eletrônico da Polônia.

Essa mudança afeta a forma como as empresas emitem, recebem e processam faturas no país. Em vez de enviar faturas convencionais diretamente entre fornecedores e clientes, as empresas que estão sujeitas a essa obrigação devem utilizar faturas eletrônicas estruturadas e interagir com a plataforma KSeF.

Para as empresas que operam na Polônia — especialmente as multinacionais que gerenciam seu faturamento por meio de sistemas ERP centralizados —, a transição envolve muito mais do que alterar o formato de uma fatura. É preciso considerar a integração com o ERP, a qualidade dos dados, a conexão com o KSeF, a autenticação, a gestão de respostas e os procedimentos de contingência.

A seguir, explicamos como o KSeF funciona em 2026, quem é afetado e o que as empresas devem fazer para cumprir a regulamentação de faturamento eletrônico na Polônia.

Implementação gradual (KSeF 2.0)

A entrada em vigor está ocorrendo de forma escalonada. Estas são as principais datas de implementação do KSeF:

O que é o Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas – KSeF?

O KSeF (Krajowy System e-Faktur) é o Sistema Nacional de Faturamento Eletrônico da Polônia, uma plataforma centralizada administrada pela autoridade tributária polonesa.

O sistema permite emitir, receber e consultar faturas eletrônicas estruturadas.

No modelo KSeF, a fatura é gerada utilizando o formato estruturado exigido e enviada eletronicamente à plataforma nacional. Após a validação do documento pela plataforma, é atribuído a ele um número de identificação KSeF único.

Isso significa que o KSeF faz parte do próprio processo de intercâmbio de faturas e não funcionando apenas como um canal de reporte posterior à emissão.

O KSeF também fornece acesso centralizado às informações das faturas e as armazena por 10 anos.

Para as empresas, a consequência prática é importante: seus processos de faturamento devem ser capazes de se comunicar de forma confiável com a plataforma governamental e, ao mesmo tempo, manter sincronizados seus sistemas ERP, contábeis e financeiros.

Como o KSeF afetará os pagamentos B2B a partir de 2027?

Embora a obrigatoriedade do KSeF esteja em vigor desde fevereiro de 2026, as empresas devem se preparar para outra mudança relevante, que entrará em vigor em 1º de janeiro de 2027: a inclusão de referências KSeF nos pagamentos B2B.

A partir dessa data, os pagamentos B2B realizados entre contribuintes ativos do IVA deverão incluir a respectiva referência KSeF.

O funcionamento dependerá do número de faturas incluídas no pagamento:

• Pagamento de uma única fatura: deverá ser utilizado o número KSeF atribuído a essa fatura.
• Pagamento de várias faturas: deverá ser utilizado um identificador coletivo gerado por meio do KSeF.

O que é o identificador coletivo do KSeF?

A partir de 1º de janeiro de 2027, o KSeF incorporará um identificador coletivo que permitirá utilizar uma única referência para um conjunto de pelo menos duas faturas estruturadas emitidas pelo mesmo vendedor.

O sistema também permitirá decodificar o identificador coletivo, verificar quais faturas estão incluídas e consultar em quais identificadores coletivos uma determinada fatura aparece.

Essa funcionalidade será especialmente relevante para as empresas que realizam pagamentos agregados correspondentes a várias faturas de um mesmo fornecedor.

Como funciona o processo de faturamento eletrônico com o KSeF?

Em um ambiente automatizado, a conformidade com o KSeF pode ser integrada diretamente aos processos de faturamento existentes da empresa.

O fluxo habitual é composto por várias etapas.

Primeiramente, o ERP ou sistema contábil gera os dados da fatura.

Em seguida, as informações são transformadas no formato XML estruturado exigido pelo KSeF e enviadas eletronicamente à plataforma.

O KSeF processa a fatura e retorna informações sobre seu status. Quando o documento é aceito corretamente, recebe seu identificador KSeF único.

Essas respostas podem ser reintegradas aos sistemas internos da empresa, de modo que as equipes financeiras mantenham visibilidade sobre todo o ciclo de vida da fatura.

Para as organizações que processam grandes volumes de documentos, a automatização dessas operações reduz as intervenções manuais e facilita a manutenção da sincronização das informações do ERP com o KSeF.

Qual formato de fatura eletrônica o KSeF exige?

O KSeF utiliza faturas eletrônicas estruturadas em formato XML.

Uma das principais mudanças associadas à obrigatoriedade de 2026 é a introdução da estrutura lógica FA(3), que substitui a estrutura anterior FA(2).

A FA(3) define a estrutura e os campos de dados que devem ser utilizados para gerar faturas que possam ser processadas corretamente pelo KSeF.

A estrutura FA (3):

• Introduz novos campos obrigatórios e opcionais.
• Reforça os controlos de validação.
• Melhora a consistência dos dados fiscais e contabilísticos.
• Incorpora ajustes decorrentes da consulta pública e da experiência do período voluntário.

Para que é utilizado o certificado KSeF?

O certificado KSeF é um dos métodos disponíveis para autenticação no sistema.

Além disso, é obrigatório para marcar uma fatura com um código QR que permite verificar a identidade do emissor quando são emitidas faturas em modos especiais: offline24, offline (por indisponibilidade do sistema) e modo de emergência.

Tipos de certificados KSeF

No sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur), existem dois tipos de certificados, cada um com uma finalidade distinta:

1. Certificado KSeF para autenticação

• É um dos métodos disponíveis para se autenticar no sistema KSeF.
• Permite ao utilizador aceder e operar no sistema em nome do contribuinte (conforme as permissões concedidas).
• Funciona como alternativa a outros métodos de autenticação, como assinatura eletrónica qualificada, carimbo eletrónico qualificado ou perfil fiável (trusted profile).

2. Certificado KSeF para modos especiais (offline)

• É obrigatório para emissão de faturas em modos especiais: offline24, offline por indisponibilidade do sistema e modo de emergência.
• Permite incluir na fatura um código de verificação (QR) que confirma a identidade do emissor quando a fatura é emitida fora do sistema e enviada posteriormente ao KSeF.

Novidades no sistema nacional de faturação eletrónica (KSeF)

1. Modalidade offline até ao final de 2026

Será permitido o uso voluntário do modo offline até 31 de dezembro de 2026. Este mecanismo permite emitir faturas fora do sistema em situações específicas, com envio posterior ao KSeF.

Também foi introduzido o conceito de ”offline24”, que permite enviar a fatura no dia seguinte em determinados cenários técnicos.

2. Faturação B2C

As faturas para consumidores finais (B2C) poderão ser emitidas via KSeF de forma opcional.

3. Anexos às faturas

Será permitido anexar documentos às faturas estruturadas, independentemente do setor de atividade.

4. Faturas de baixo valor

Contribuintes que emitam faturas simplificadas de baixo valor (até 450 PLN por fatura ou 10 000 PLN mensais) poderão continuar a utilizar o formato atual até 30 de setembro de 2026.

5. Número KSeF em pagamentos

A obrigação de incluir o número KSeF nas transferências bancárias (incluindo pagamentos com mecanismo de pagamento fracionado) será aplicada aos pagamentos realizados a partir de 1 de agosto de 2026. Até essa data, não serão aplicadas sanções relacionadas a essa obrigação.

Como as empresas devem se preparar para cumprir o KSeF?

O primeiro passo é determinar quais entidades legais e quais fluxos de faturamento da organização estão incluídos na obrigatoriedade.

Em seguida, é preciso mapear todo o ciclo de vida da fatura, identificando onde os dados são originados, como são validados, quais sistemas ERP estão envolvidos, como as faturas são enviadas ao KSeF e como as respostas da plataforma são recebidas pelos sistemas internos.

Entre os principais aspectos a serem revistos pelas organizações estão:

• Mapeamento e validação de dados de acordo com a FA(3).
• Integração com sistemas ERP e contábeis.
• Autenticação e gestão de permissões no KSeF.
• Certificados KSeF e requisitos relacionados aos códigos QR.
• Processamento de faturas recebidas.
• Gestão de status e respostas.
• Fluxos offline e procedimentos de contingência.
• Armazenamento e rastreabilidade das faturas.

Para as empresas multinacionais, também é importante considerar a escalabilidade.

Uma organização que precisa se adaptar ao KSeF na Polônia pode enfrentar, simultaneamente, novos requisitos de faturamento ou de envio de relatórios eletrônicos em outros países.

Dispor de uma arquitetura centralizada de conformidade pode reduzir a necessidade de desenvolver e manter integrações independentes com cada administração tributária.

Como a EDICOM pode facilitar a conformidade com o KSeF na Polônia?

A EDICOM possui uma plataforma de faturamento eletrônico e conformidade fiscal, projetada para automatizar a troca de documentos entre empresas e seus sistemas ERP, bem como entre empresas e administrações tributárias.

No caso do KSeF, a solução da EDICOM integra os sistemas ERP ou contábeis da empresa, obtém as informações das faturas, as transforma no formato estruturado exigido e gerencia a comunicação com a plataforma nacional da Polônia.

Esse processo também possibilita a integração das respostas e dos status do KSeF aos sistemas internos da organização, de modo a facilitar a manutenção de informações consistentes pelas equipes financeiras durante todo o ciclo de vida da fatura.

Para as organizações internacionais, essa abordagem também permite gerenciar, de forma integrada, os requisitos de faturamento eletrônico de diferentes países por meio de uma infraestrutura comum, evitando o desenvolvimento de soluções isoladas para cada jurisdição.

À medida que a obrigatoriedade do faturamento eletrônico continuam se expande internacionalmente, esse modelo permite transformar a conformidade regulatória em um processo global mais automatizado, centralizado e escalável.