Polen: B2B e-facturatie via het KSeF-platform vanaf februari 2026

Elektronische B2B-facturatie in Polen

Polen is een nieuwe fase ingegaan in de invoering van de verplichte elektronische B2B-facturering.

Vanaf 1 februari 2026 voert het land stapsgewijs de verplichting tot elektronische facturering in via KSeF (Krajowy System e-Faktur), het nationale systeem voor elektronische facturering van Polen.

De verplichting verandert de manier waarop bedrijven in Polen facturen uitgeven, ontvangen en verwerken. In plaats van conventionele facturen rechtstreeks tussen leverancier en klant uit te wisselen, moeten bedrijven die onder de verplichting vallen gestructureerde elektronische facturen gebruiken en communiceren met het KSeF-platform.

Voor bedrijven die in Polen actief zijn, met name multinationale organisaties die hun facturering via gecentraliseerde ERP-systemen beheren, houdt de overgang veel meer in dan alleen het wijzigen van het factuurformaat. Er moet aandacht worden besteed aan de integratie met het ERP-systeem, de gegevenskwaliteit, de koppeling met KSeF, authenticatie, het beheer van reacties en noodprocedures.

Hieronder leggen we uit hoe KSeF in 2026 werkt, voor wie dit van toepassing is en wat bedrijven moeten doen om te voldoen aan de regelgeving voor elektronische facturering in Polen.

Geleidelijke invoering (KSeF 2.0)

De inwerkingtreding vindt gefaseerd plaats. Dit zijn de belangrijkste data voor de invoering van KSeF:

Wat is het nationale systeem voor elektronische facturen – KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) is het nationale systeem voor elektronische facturatie in Polen, een gecentraliseerd platform dat wordt beheerd door de Poolse belastingdienst.

Het systeem maakt het mogelijk om gestructureerde elektronische facturen uit te geven, te ontvangen en in te zien.

In het KSeF-model wordt de factuur opgesteld in het vereiste gestructureerde formaat en elektronisch verzonden naar het nationale platform. KSeF valideert het document en kent het, zodra het correct is verwerkt, een uniek KSeF-identificatienummer toe.

Dit betekent dat KSeF deel uitmaakt van het factuuruitwisselingsproces zelf en niet louter fungeert als een rapportagekanaal na de uitgifte van de factuur.

KSeF biedt ook gecentraliseerde toegang tot de factuurgegevens en bewaart deze gedurende 10 jaar.

Voor bedrijven heeft dit belangrijke praktische gevolgen: hun factureringsprocessen moeten op betrouwbare wijze kunnen communiceren met het overheidsplatform en tegelijkertijd hun ERP-, boekhoud- en financiële systemen gesynchroniseerd houden.

Welke gevolgen heeft KSeF voor B2B-betalingen vanaf 2027?

Hoewel de KSeF-verplichting al sinds februari 2026 van kracht is, moeten bedrijven zich voorbereiden op een andere belangrijke wijziging die op 1 januari 2027 van kracht wordt: het vermelden van KSeF-referenties bij B2B-betalingen.

Vanaf die datum moeten B2B-betalingen tussen actieve btw-plichtigen de bijbehorende KSeF-referentie bevatten.

De werkwijze hangt af van het aantal facturen dat in de betaling is opgenomen:

• Betaling van één enkele factuur: het aan die factuur toegewezen KSeF-nummer moet worden gebruikt.
• Betaling van meerdere facturen: er moet een via KSeF gegenereerde collectieve identificatiecode worden gebruikt.

Wat is de collectieve identificatiecode van KSeF?

Vanaf 1 januari 2027 introduceert KSeF een collectieve identificatiecode waarmee één enkele referentie kan worden gebruikt voor een reeks van ten minste twee gestructureerde facturen die door dezelfde verkoper zijn uitgegeven.

Het systeem maakt het bovendien mogelijk om de collectieve identificatiecode te decoderen, te controleren welke facturen erin zijn opgenomen en na te gaan onder welke collectieve identificatiecodes een bepaalde factuur voorkomt.

Deze functionaliteit is met name relevant voor bedrijven die samengevoegde betalingen uitvoeren voor meerdere facturen van dezelfde leverancier.

Hoe werkt het elektronische factureringsproces met KSeF?

In een geautomatiseerde omgeving kan de naleving van KSeF rechtstreeks worden geïntegreerd in de bestaande factureringsprocessen van het bedrijf.

De gebruikelijke werkstroom bestaat uit verschillende fasen.

Allereerst genereert het ERP- of boekhoudsysteem de factuurgegevens.

Vervolgens wordt de informatie omgezet naar het gestructureerde XML-formaat dat door KSeF wordt vereist en elektronisch naar het platform verzonden.

KSeF verwerkt de factuur en stuurt informatie over de status terug. Wanneer het document correct wordt geaccepteerd, krijgt het een unieke KSeF-identificatiecode.

Deze meldingen kunnen weer worden geïntegreerd in de interne systemen van het bedrijf, zodat de financiële afdelingen inzicht behouden in de gehele levenscyclus van de factuur.

Voor organisaties die grote hoeveelheden documenten verwerken, zorgt het automatiseren van deze handelingen voor minder handmatige tussenkomst en wordt het gemakkelijker om de informatie in het ERP-systeem gesynchroniseerd te houden met KSeF.

Welk formaat voor elektronische facturen vereist KSeF?

KSeF maakt gebruik van gestructureerde elektronische facturen in XML-formaat.

Een van de belangrijkste veranderingen in verband met de verplichting van 2026 is de invoering van de logische structuur FA(3), die de eerdere structuur FA(2) vervangt.

FA(3) definieert de structuur en de gegevensvelden die moeten worden gebruikt om facturen te genereren die correct door KSeF kunnen worden verwerkt.

De FA(3)-structuur:

• Introduceert nieuwe verplichte en optionele velden.
• Versterkt de validatiecontroles.
• Verbetert de consistentie van fiscale en boekhoudkundige gegevens.
• Bevat aanpassingen die voortvloeien uit de openbare raadpleging en de ervaringen tijdens de vrijwillige periode.

Waarvoor wordt het KSeF-certificaat gebruikt?

Het KSeF-certificaat is een van de beschikbare methoden om zich in het systeem te authenticeren.

Bovendien is het verplicht om een factuur te markeren met een QR-code waarmee de identiteit van de uitgever kan worden geverifieerd wanneer facturen worden uitgegeven in speciale modi: offline24, offline (wegens onbeschikbaarheid van het systeem) en contingentiemodus.

Soorten KSeF-certificaten

In het KSeF-systeem (Krajowy System e-Faktur) bestaan twee soorten certificaten, elk met een ander doel:

1. KSeF-certificaat voor authenticatie

• Dit is een van de beschikbare methoden om zich te authenticeren in het KSeF-systeem.
• Hiermee kan de gebruiker namens de belastingplichtige toegang krijgen tot het systeem en er handelingen uitvoeren (afhankelijk van de verleende rechten).
• Het werkt als alternatief voor andere authenticatiemethoden, zoals de gekwalificeerde elektronische handtekening, het gekwalificeerde elektronische zegel of het vertrouwde profiel (trusted profile).

2. KSeF-certificaat voor speciale modi (offline)

• Dit certificaat is verplicht voor het uitgeven van facturen in speciale modi: offline24, offline wegens onbeschikbaarheid van het systeem en contingentiemodus.
• Hiermee kan een verificatiecode (QR) op de factuur worden geplaatst die de identiteit van de uitgever bevestigt wanneer de factuur buiten het systeem wordt uitgegeven en vervolgens naar het KSeF wordt verzonden.

Nieuwe ontwikkelingen in het nationale elektronische factureringssysteem (KSeF)

1. Offline modus tot eind 2026

Het vrijwillige gebruik van de offline modus is toegestaan tot 31 december 2026. Dit mechanisme maakt het mogelijk om in specifieke situaties facturen buiten het systeem om uit te geven en deze vervolgens naar het KSeF te verzenden.

Daarnaast wordt het concept “offline24” geïntroduceerd, waarmee de factuur in bepaalde technische gevallen de volgende dag kan worden verzonden.

2. B2C-facturering

Facturen aan eindgebruikers (B2C) kunnen optioneel via het KSeF worden uitgegeven.

3. Bijlagen bij facturen

Het is toegestaan om bijlagen bij gestructureerde facturen te voegen, ongeacht de sector waarin men actief is.

4. Facturen met een lage waarde

Belastingplichtigen die vereenvoudigde facturen met een laag bedrag (tot 450 PLN per factuur of 10.000 PLN per maand) uitreiken, kunnen het huidige formaat blijven gebruiken tot 30 september 2026.

5. KSeF-nummer bij betalingen

De verplichting om het KSeF-nummer te vermelden bij bankoverschrijvingen (inclusief betalingen met een fractioneel betalingsmechanisme) geldt voor betalingen die vanaf 1 augustus 2026 worden uitgevoerd. Tot die datum worden geen sancties opgelegd in verband met deze verplichting.

Hoe moeten bedrijven zich voorbereiden om aan de KSeF-normen te voldoen?

De eerste stap bestaat erin vast te stellen welke rechtspersonen en welke facturatiestromen van de organisatie onder het mandaat vallen.

Vervolgens moet de volledige levenscyclus van de factuur in kaart worden gebracht: waar de gegevens vandaan komen, hoe ze worden gevalideerd, welke ERP-systemen erbij betrokken zijn, hoe de facturen naar KSeF worden verzonden en hoe de reacties van het platform terugkeren naar de interne systemen.

Tot de belangrijkste aspecten die organisaties moeten controleren behoren:

• Het in kaart brengen en valideren van gegevens volgens FA(3).
• Integratie met ERP- en boekhoudsystemen.
• Authenticatie en toegangsbeheer in KSeF.
• KSeF-certificaten en vereisten met betrekking tot QR-codes.
• Verwerking van ontvangen facturen.
• Beheer van statussen en antwoorden.
• Offline processtromen en noodprocedures.
• Opslag en traceerbaarheid van facturen.

Voor multinationale ondernemingen is het ook belangrijk om rekening te houden met schaalbaarheid.

Een organisatie die zich in Polen aan KSeF moet aanpassen, kan tegelijkertijd te maken krijgen met nieuwe vereisten op het gebied van elektronische facturering of e-reporting in andere landen.

Het beschikken over een gecentraliseerde compliance-architectuur kan de noodzaak verminderen om afzonderlijke integraties met elke belastingdienst te ontwikkelen en te onderhouden.

Hoe kan EDICOM de naleving van KSeF in Polen vergemakkelijken?

EDICOM beschikt over een platform voor elektronische facturering en fiscale compliance dat is ontworpen om de uitwisseling van documenten tussen bedrijven, hun ERP-systemen en de belastingdiensten te automatiseren.

In het geval van KSeF maakt de oplossing van EDICOM het mogelijk om de ERP- of boekhoudsystemen van het bedrijf te integreren, de informatie uit de facturen te halen, deze om te zetten naar het vereiste gestructureerde formaat en de communicatie met het nationale platform van Polen te beheren.

Het proces maakt het ook mogelijk om de antwoorden en statussen van KSeF te integreren in de interne systemen van de organisatie, waardoor financiële teams gedurende de gehele levenscyclus van de factuur consistente informatie kunnen bijhouden.

Voor internationale organisaties maakt deze aanpak het bovendien mogelijk om de vereisten voor elektronische facturering van verschillende landen via één gemeenschappelijke infrastructuur te beheren, waardoor het ontwikkelen van afzonderlijke projecten voor elk rechtsgebied wordt vermeden.

Naarmate de verplichtingen inzake elektronische facturering zich internationaal blijven uitbreiden, maakt dit model het mogelijk om naleving van de regelgeving om te zetten in een meer geautomatiseerd, gecentraliseerd en schaalbaar wereldwijd proces.