Polen: B2B e-facturatie via het KSeF-platform vanaf februari 2026

Elektronische B2B-facturatie in Polen

Polen zet stappen in de verplichte invoering van elektronische B2B-facturering via het nationale systeem voor elektronische facturen (KSeF), een gecentraliseerd platform dat wordt beheerd door het ministerie van Financiën.

Het wettelijk kader, dat aanvankelijk in 2021 werd aangekondigd, bepaalt dat in Polen gevestigde bedrijven hun gestructureerde elektronische facturen via dit systeem moeten uitgeven en rapporteren, met als doel de fiscale processen te standaardiseren en de controle op de btw te versterken.

Sinds 1 januari 2022 is KSeF op vrijwillige basis beschikbaar, zodat bedrijven zich geleidelijk kunnen voorbereiden op de verplichte invoering.

Geleidelijke invoering (KSeF 2.0)

De invoering vindt gefaseerd plaats:

• 1 februari 2026: start van de verplichting voor grote belastingplichtigen, d.w.z. bedrijven met een jaaromzet van meer dan 200 miljoen zloty.
• 1 april 2026: uitbreiding van de verplichting naar alle andere belastingplichtigen die in Polen zijn gevestigd.

Wat is het nationale systeem voor elektronische facturen – KSeF?

Het nationale systeem voor elektronische facturen (KSeF) is het centrale platform dat door de Poolse belastingdienst wordt beheerd voor het uitgeven en ontvangen van gestructureerde facturen.

Vanaf 2026:

• Alle B2B-facturen moeten in gestructureerd XML-formaat naar KSeF worden verzonden.
• Het systeem valideert de inhoud en wijst een unieke identificatiecode toe, de zogenaamde KSeF-ID.
• Pas na validatie wordt de factuur als officieel uitgegeven beschouwd.

Het KSeF-portaal fungeert bovendien als:

• Officiële opslagplaats voor facturen (met een bewaartermijn van 10 jaar).
• Platform voor raadpleging en downloaden in XML- of PDF-formaat.
• Systeem voor elektronische kennisgevingen (aanvaarding, afwijzing, onbeschikbaarheid van het systeem, enz.).

Een gestructureerde factuur is een factuur die is uitgegeven in XML-formaat volgens het officiële schema en uitsluitend wordt beheerd via het KSeF.

Logische structuur FA(3)

Op 8 mei 2025 publiceerde het ministerie van Financiën het ontwerp van het FA(3)-schema, dat vanaf januari 2026 officieel het FA(2)-schema vervangt.

De FA(3)-structuur:

• Introduceert nieuwe verplichte en optionele velden.
• Versterkt de validatiecontroles.
• Verbetert de consistentie van fiscale en boekhoudkundige gegevens.
• Bevat aanpassingen die voortvloeien uit de openbare raadpleging en de ervaringen tijdens de vrijwillige periode.

Waarvoor wordt het KSeF-certificaat gebruikt?

Het KSeF-certificaat is een van de beschikbare methoden om zich in het systeem te authenticeren.

Bovendien is het verplicht om een factuur te markeren met een QR-code waarmee de identiteit van de uitgever kan worden geverifieerd wanneer facturen worden uitgegeven in speciale modi: offline24, offline (wegens onbeschikbaarheid van het systeem) en contingentiemodus.

Soorten KSeF-certificaten

In het KSeF-systeem (Krajowy System e-Faktur) bestaan twee soorten certificaten, elk met een ander doel:

1. KSeF-certificaat voor authenticatie

• Dit is een van de beschikbare methoden om zich te authenticeren in het KSeF-systeem.
• Hiermee kan de gebruiker namens de belastingplichtige toegang krijgen tot het systeem en er handelingen uitvoeren (afhankelijk van de verleende rechten).
• Het werkt als alternatief voor andere authenticatiemethoden, zoals de gekwalificeerde elektronische handtekening, het gekwalificeerde elektronische zegel of het vertrouwde profiel (trusted profile).

2. KSeF-certificaat voor speciale modi (offline)

• Dit certificaat is verplicht voor het uitgeven van facturen in speciale modi: offline24, offline wegens onbeschikbaarheid van het systeem en contingentiemodus.
• Hiermee kan een verificatiecode (QR) op de factuur worden geplaatst die de identiteit van de uitgever bevestigt wanneer de factuur buiten het systeem wordt uitgegeven en vervolgens naar het KSeF wordt verzonden.

Nieuwe ontwikkelingen in het nationale elektronische factureringssysteem (KSeF)

1. Offline modus tot eind 2026

Het vrijwillige gebruik van de offline modus is toegestaan tot 31 december 2026. Dit mechanisme maakt het mogelijk om in specifieke situaties facturen buiten het systeem om uit te geven en deze vervolgens naar het KSeF te verzenden.

Daarnaast wordt het concept “offline24” geïntroduceerd, waarmee de factuur in bepaalde technische gevallen de volgende dag kan worden verzonden.

2. B2C-facturering

Facturen aan eindgebruikers (B2C) kunnen optioneel via het KSeF worden uitgegeven.

3. Bijlagen bij facturen

Het is toegestaan om bijlagen bij gestructureerde facturen te voegen, ongeacht de sector waarin men actief is.

4. Facturen met een lage waarde

Belastingplichtigen die vereenvoudigde facturen met een laag bedrag (tot 450 PLN per factuur of 10.000 PLN per maand) uitreiken, kunnen het huidige formaat blijven gebruiken tot 30 september 2026.

5. KSeF-nummer bij betalingen

De verplichting om het KSeF-nummer te vermelden bij bankoverschrijvingen (inclusief betalingen met een fractioneel betalingsmechanisme) geldt voor betalingen die vanaf 1 augustus 2026 worden uitgevoerd. Tot die datum worden geen sancties opgelegd in verband met deze verplichting.

Voordelen van B2B e-invoicing in Polen

Bedrijven die besluiten om op vrijwillige basis elektronische facturen te gaan gebruiken, kunnen profiteren van enkele speciale maatregelen:

• Verlaging van de btw-aangifte van 60 naar 40 dagen
• Vrijstelling aangifte JPK_FA dossier

Dit zijn enkele van de voordelen die de overheid hoopt te behalen met B2B elektronische massificatie.

• Het ondernemingsklimaat van belastingbetalers verbeteren door gemakkelijker en sneller toegang te krijgen tot documenten.
• Meer veiligheid in handelstransacties dankzij standaardisatie in het factuurformaat.
• Vermindering van menselijke fouten dankzij de automatisering van boekhoudprocessen.
• Optimalisatie van de fiscale controle.
• Verhoogde belastinginning.

EDICOM Polen Compliance Diensten

EDICOM biedt een totaaloplossing voor bedrijven met een aanwezigheid in Polen. EDICOM's e-invoicing en vat compliance platform stelt u in staat om alle processen van facturatie en aangifte van belastingdocumenten te automatiseren, zowel B2G als B2B.  Op een geïntegreerde manier met uw ERP stelt de EDICOM-service u in staat om zowel de B2B-elektronische facturen te genereren, verzenden en ontvangen die moeten worden gedeclareerd via het nieuwe KSeF-systeem, als de elektronische facturen die via het centrale PeF-platform aan de Poolse overheidsdiensten zijn gericht, in overeenstemming met de wettelijke en technische vereisten die door het ministerie van Financiën worden bepaald.

Daarnaast is de oplossing ook in staat om de uitgifte van SAF-T bestanden voor de aangifte van boekhoudkundige informatie te automatiseren. Een uitgebreide oplossing die u helpt de btw-teruggavetijden te verkorten, uw beheerskosten te verlagen en u extra garanties van veiligheid en vertrouwelijkheid biedt.

Hoe de oplossing van EDICOM werkt

• Gegevensvastlegging: Allereerst integreert onze oplossing met uw ERP- of boekhoudsysteem om factuurgegevens vast te leggen.
• Bestandsaanmaak: Vervolgens wordt er een XML-bestand gegenereerd dat voldoet aan de regelgeving.
• Connectiviteit: Er wordt een webservice-oproep uitgevoerd die nodig is om de bestanden naar de belastingdienst te sturen.
• Integratie en ontvangst: De Poolse belastingdienst geeft meldingen over de status van de facturen. Deze reacties worden automatisch geïntegreerd met het ERP- of boekhoudsysteem van de klant.
• Archivering: De XML-bestanden van de facturen en hun bijbehorende statussen worden opgeslagen in ons eIDAS-gecertificeerde elektronische archiveringssysteem.