Nächste Änderung: Obligatorische KSeF-Referenznummern bei B2B-Zahlungen ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen B2B-Zahlungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen die entsprechende KSeF-Referenz enthalten. Bezieht sich die Zahlung auf eine einzelne Rechnung, ist die KSeF-Nummer der Rechnung zu verwenden.
Wenn die Zahlung mehrere Rechnungen umfasst, muss eine über KSeF generierte Sammelkennung verwendet werden. Obwohl diese Anforderung erst 2027 in Kraft tritt, sollten Unternehmen bereits im Laufe des Jahres 2026 damit beginnen, ihre Systeme und Zahlungsprozesse darauf vorzubereiten.
E-Rechnung B2B in Polen
Polen ist in eine neue Phase seiner Vorschriften zur elektronischen B2B-Rechnungsstellung eingetreten. Seit dem 1. Februar 2026 führt das Land schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung über das KSeF (Krajowy System e-Faktur), das nationale System für elektronische Rechnungsstellung in Polen, ein.
Die Vorschrift verändert die Art und Weise, wie Unternehmen in Polen Rechnungen ausstellen, empfangen und verarbeiten. Anstatt herkömmliche Rechnungen direkt zwischen Lieferant und Kunde auszutauschen, müssen die betroffenen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen verwenden und mit der KSeF-Plattform interagieren.
Für in Polen tätige Unternehmen, insbesondere für multinationale Konzerne, die ihre Rechnungsstellung über zentralisierte ERP-Systeme abwickeln, bedeutet der Übergang weit mehr als nur eine Änderung des Rechnungsformats. Es müssen Aspekte wie die Integration in das ERP-System, die Datenqualität, die Anbindung an KSeF, die Authentifizierung, die Verwaltung von Antworten sowie Notfallverfahren berücksichtigt werden.
Im Folgenden erläutern wir, wie KSeF im Jahr 2026 funktioniert, wen es betrifft und was Unternehmen tun müssen, um die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen einzuhalten.
Graduale Implementierung (KSeF 2.0)
Das Inkrafttreten erfolgt schrittweise. Hier sind die wichtigsten Termine für die Einführung von KSeF:
| Datum | Verpflichtung KSeF |
|---|---|
| 1. Februar 2026 | Die Meldepflicht tritt für Steuerpflichtige in Kraft, deren Umsatz im Jahr 2024 200 Millionen PLN (einschließlich Mehrwertsteuer) überstieg. |
| 1. April 2026 | Die Ausstellungspflicht erstreckt sich auf alle übrigen Steuerpflichtigen, die unter den Geltungsbereich fallen |
| Bis 31. Dezember 2026 | Für Steuerpflichtige, deren durch Rechnungen belegte monatliche Umsätze 10.000 PLN brutto nicht überschreiten, gilt weiterhin eine Ausnahmeregelung. |
| 1. Januar 2027 | Diese befristete Befreiung für Steuerzahler mit geringem Umsatz läuft aus |
Was ist das nationale System für elektronische Rechnungen – KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale System für elektronische Rechnungsstellung in Polen, eine zentralisierte Plattform, die von der polnischen Steuerbehörde verwaltet wird.
Das System ermöglicht das Ausstellen, Empfangen und Abrufen strukturierter elektronischer Rechnungen.
Im KSeF-Modell wird die Rechnung im vorgeschriebenen strukturierten Format erstellt und elektronisch an die nationale Plattform übermittelt. KSeF validiert das Dokument und weist ihm nach erfolgreicher Verarbeitung eine eindeutige KSeF-Identifikationsnummer zu.
Das bedeutet, dass KSeF Teil des Rechnungsaustauschprozesses selbst ist und nicht lediglich als Kanal für die nachträgliche Meldung nach der Rechnungsstellung dient.
KSeF bietet zudem einen zentralen Zugriff auf die Rechnungsdaten und speichert diese 10 Jahre lang.
Für Unternehmen hat dies wichtige praktische Konsequenzen: Ihre Rechnungsstellungsprozesse müssen zuverlässig mit der staatlichen Plattform kommunizieren können und gleichzeitig ihre ERP-, Buchhaltungs- und Finanzsysteme synchron halten.
Wie wird sich KSeF ab 2027 auf B2B-Zahlungen auswirken?
Obwohl die KSeF-Pflicht erst ab Februar 2026 gilt, müssen sich Unternehmen auf eine weitere wichtige Änderung vorbereiten, die am 1. Januar 2027 in Kraft tritt: die Angabe von KSeF-Referenzen bei B2B-Zahlungen.
Ab diesem Zeitpunkt müssen B2B-Zahlungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen die entsprechende KSeF-Referenz enthalten.
Die Funktionsweise hängt von der Anzahl der in der Zahlung enthaltenen Rechnungen ab:
- Zahlung einer einzelnen Rechnung: Es muss die dieser Rechnung zugewiesene KSeF-Nummer verwendet werden.
- Zahlung mehrerer Rechnungen: Es muss eine über KSeF generierte Sammel-ID verwendet werden.
Was ist die KSeF-Sammel-ID?
Ab dem 1. Januar 2027 wird KSeF eine Sammelkennnummer einführen, die es ermöglicht, eine einzige Referenz für eine Gruppe von mindestens zwei strukturierten Rechnungen zu verwenden, die vom selben Verkäufer ausgestellt wurden.
Das System ermöglicht es zudem, die Sammel-ID zu entschlüsseln, zu überprüfen, welche Rechnungen darin enthalten sind, und abzufragen, in welchen Sammel-IDs eine bestimmte Rechnung vorkommt.
Diese Funktion ist besonders relevant für Unternehmen, die Sammelzahlungen für mehrere Rechnungen desselben Lieferanten vornehmen.
Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung mit KSeF?
In einer automatisierten Umgebung lässt sich die Einhaltung der KSeF-Vorgaben direkt in die bestehenden Rechnungsstellungsprozesse des Unternehmens integrieren.
Der übliche Ablauf besteht aus mehreren Schritten.
Zunächst generiert das ERP- oder Buchhaltungssystem die Rechnungsdaten.
Anschließend werden die Informationen in das von KSeF geforderte strukturierte XML-Format umgewandelt und elektronisch an die Plattform gesendet.
KSeF verarbeitet die Rechnung und gibt Informationen zu ihrem Status zurück. Wenn das Dokument erfolgreich akzeptiert wurde, erhält es seine eindeutige KSeF-Identifikationsnummer.
Diese Rückmeldungen können wieder in die internen Systeme des Unternehmens integriert werden, sodass die Finanzabteilungen den gesamten Lebenszyklus der Rechnung im Blick behalten.
Für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten verarbeiten, reduziert die Automatisierung dieser Vorgänge manuelle Eingriffe und erleichtert die Synchronisierung der Informationen aus dem ERP-System mit KSeF.
Welches Format für elektronische Rechnungen schreibt KSeF vor?
KSeF verwendet strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format.
Eine der wichtigsten Änderungen im Zusammenhang mit der Vorschrift von 2026 ist die Einführung der logischen Struktur FA(3), die die bisherige Struktur FA(2) ersetzt.
FA(3) definiert die Struktur und die Datenfelder, die zur Erstellung von Rechnungen verwendet werden müssen, damit diese von KSeF korrekt verarbeitet werden können.
Die FA(3)-Struktur:
- Führt neue Pflicht- und optionale Felder ein.
- Verstärkt die Validierungskontrollen.
- Verbessert die Kohärenz der Steuer- und Buchhaltungsdaten.
- Bezieht Anpassungen ein, die sich aus der öffentlichen Konsultation und den Erfahrungen aus dem freiwilligen Zeitraum ergeben haben.
Wozu wird das KSeF-Zertifikat verwendet?
Das KSeF-Zertifikat ist eine der verfügbaren Methoden zur Authentifizierung im System.
Darüber hinaus ist es obligatorisch, eine Rechnung mit einem QR-Code zu kennzeichnen, mit dem die Identität des Ausstellers überprüft werden kann, wenn Rechnungen in speziellen Modi ausgestellt werden: offline24, offline (aufgrund von Systemausfall) und Notfallmodus.
Zertifikat Typen des KSeF
Im KSeF-System (Krajowy System e-Faktur) gibt es zwei Arten von Zertifikaten, die jeweils einen unterschiedlichen Zweck erfüllen:
1. KSeF-Zertifikat für Authentifizierung
- Es handelt sich um eine der verfügbaren Methoden zur Authentifizierung im KSeF-System.
- Sie ermöglicht dem Benutzer den Zugriff auf das System und die Durchführung von Vorgängen im Namen des Steuerpflichtigen (gemäß den erteilten Berechtigungen).
- Sie fungiert als Alternative zu anderen Authentifizierungsmethoden wie der qualifizierten elektronischen Signatur, dem qualifizierten elektronischen Siegel oder dem vertrauenswürdigen Profil (trusted profile).
2. KSeF-Zertifikat für spezielle Modi (offline)
- Es ist obligatorisch, Rechnungen in besonderen Modi auszustellen: offline24, offline aufgrund von Systemausfall und Notfallmodus.
- Es ermöglicht die Aufnahme eines Verifizierungscodes (QR) in die Rechnung, der die Identität des Ausstellers bestätigt, wenn die Rechnung außerhalb des Systems ausgestellt und anschließend an das KSeF gesendet wird.
Neuerungen im nationalen System für elektronische Rechnungsstellung (KSeF)
1. Offline-Modus bis Ende 2026
Die freiwillige Nutzung des Offline-Modus ist bis zum 31. Dezember 2026 zulässig. Dieser Mechanismus ermöglicht es, Rechnungen in bestimmten Situationen außerhalb des Systems auszustellen und anschließend an das KSeF zu senden.
Außerdem wird das Konzept „offline24” eingeführt, das es ermöglicht, die Rechnung unter bestimmten technischen Voraussetzungen am nächsten Tag zu versenden.
2. Rechnungen B2C
Rechnungen an Endverbraucher (B2C) können optional über das KSeF ausgestellt werden.
3. Rechnungsanlagen
Es ist zulässig, strukturierten Rechnungen Anhänge beizufügen, unabhängig vom Tätigkeitsbereich.
4. Rechnungen mit geringem Wert
Steuerzahler, die vereinfachte Rechnungen mit geringem Betrag (bis zu 450 PLN pro Rechnung oder 10.000 PLN pro Monat) ausstellen, können das derzeitige Format bis zum 30. September 2026 weiter verwenden.
5. KSeF-Nummer bei Zahlungen
Die Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummer bei Banküberweisungen (einschließlich Zahlungen mit Ratenzahlungsmechanismus) gilt für Zahlungen, die ab dem 1. August 2026 getätigt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt werden keine Sanktionen im Zusammenhang mit dieser Verpflichtung verhängt.
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Wie sollten sich Unternehmen auf die Einhaltung der KSeF-Vorschriften vorbereiten?
Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, welche juristischen Personen und welche Rechnungsströme der Organisation unter den Auftrag fallen.
Anschließend muss der gesamte Lebenszyklus der Rechnung abgebildet werden: Wo entstehen die Daten, wie werden sie validiert, welche ERP-Systeme sind beteiligt, wie werden die Rechnungen an KSeF übermittelt und wie werden die Antworten der Plattform an die internen Systeme zurückgesendet.
Zu den wichtigsten Aspekten, die von den Organisationen überprüft werden müssen, gehören:
- Datenzuordnung und -validierung gemäß FA(3).
- Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen.
- Authentifizierung und Berechtigungsverwaltung in KSeF.
- KSeF-Zertifikate und Anforderungen in Bezug auf QR-Codes.
- Verarbeitung eingehender Rechnungen.
- Verwaltung von Status und Antworten.
- Offline-Abläufe und Notfallverfahren.
- Speicherung und Rückverfolgbarkeit der Rechnungen.
Für multinationale Unternehmen ist es zudem wichtig, die Skalierbarkeit zu berücksichtigen.
Ein Unternehmen, das sich in Polen an KSeF anpassen muss, sieht sich möglicherweise gleichzeitig mit neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung oder das E-Reporting in anderen Ländern konfrontiert.
Eine zentralisierte Compliance-Architektur kann den Aufwand für die Entwicklung und Wartung separater Schnittstellen zu den einzelnen Steuerbehörden reduzieren.
Wie hilft EDICOM bei der Einhaltung der KSeF-Vorschriften in Polen?
EDICOM verfügt über eine Plattform für elektronische Rechnungsstellung und Steuerkonformität, die darauf ausgelegt ist, den Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen, deren ERP-Systemen und den Steuerbehörden zu automatisieren.
Im Falle von KSeF ermöglicht die Lösung von EDICOM die Anbindung der ERP- oder Buchhaltungssysteme des Unternehmens, das Abrufen der Rechnungsdaten, deren Umwandlung in das erforderliche strukturierte Format sowie die Abwicklung der Kommunikation mit der nationalen Plattform in Polen.
Der Prozess ermöglicht zudem die Integration der KSeF-Antworten und -Statusmeldungen in die internen Systeme des Unternehmens, wodurch die Finanzteams während des gesamten Lebenszyklus der Rechnung konsistente Informationen gewährleisten können.
Für internationale Unternehmen ermöglicht dieser Ansatz zudem die Abwicklung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung verschiedener Länder über eine gemeinsame Infrastruktur, wodurch die Entwicklung isolierter Projekte für jede einzelne Rechtsordnung vermieden wird.
Da sich die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung international weiter ausbreiten, ermöglicht dieses Modell, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in einen globalen, stärker automatisierten, zentralisierten und skalierbaren Prozess umzuwandeln.
