Polen: Verpflichtende B2B e-Rechnungsstellung ab 2026

E-Rechnung B2B in Polen

Polen treibt die obligatorische Einführung der elektronischen B2B-Rechnungsstellung über das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) voran, eine zentralisierte Plattform, die vom Finanzministerium verwaltet wird.

Der ursprünglich für 2021 angekündigte Rechtsrahmen sieht vor, dass in Polen ansässige Unternehmen ihre strukturierten elektronischen Rechnungen über dieses System ausstellen und melden müssen, um die Steuerprozesse zu standardisieren und die Mehrwertsteuerkontrolle zu verstärken.

Seit dem 1. Januar 2022 ist KSeF auf freiwilliger Basis verfügbar, sodass sich Unternehmen schrittweise auf die obligatorische Einführung vorbereiten können.

Schrittweise Einführung (KSeF 2.0)

Die Inkraftsetzung erfolgt schrittweise:

• 1. Februar 2026: Beginn der Verpflichtung für Großsteuerzahler, d. h. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 200 Millionen Zloty.
• 1. April 2026: Ausweitung der Anforderung auf alle anderen un Polen ansässigen Steuerzahler.

Was ist das nationale System für elektronische Rechnungen – KSeF?

Das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) ist die zentrale Plattform, die von der polnischen Steuerverwaltung für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen in strukturiertem Format verwaltet wird.

Ab 2026:

• Alle B2B-Rechnungen müssen im strukturierten XML-Format an das KSeF übermittelt werden.
• Das System überprüft den Inhalt und weist eine eindeutige Kennung zu, die sogenannte KSeF-ID.
• Erst nach der Überprüfung gilt die Rechnung als offiziell ausgestellt.

Das KSeF-Portal fungiert außerdem als:

• Offizielles Rechnungsarchiv (mit einer Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren).
• Plattform zum Abrufen und Herunterladen im XML-oder PDF-Format.
• Benachrichtigungssystem mittels elektronischer Bestätigungen (Annahme, Ablehnung, Nichtverfügbarkeit des Systems usw.).

Eine strukturierte Rechnung ist eine Rechnung, die im XML-Format gemäß dem offiziellen Schema ausgestellt und ausschließlich über das KSeF verwaltet wird.

Schema - Logische Struktur FA(3)

Am 8. Mai 2025 veröffentlichte das Finanzministerium den Entwurf des FA(3)-Schemas, das ab Januar 2026 offiziell das FA(2)-Schema ersetzt.

Die FA(3)-Struktur:

• Führt neue Pflicht- und optionale Felder ein.
• Verstärkt die Validierungskontrollen.
• Verbessert die Kohärenz der Steuer- und Buchhaltungsdaten.
• Bezieht Anpassungen ein, die sich aus der öffentlichen Konsultation und den Erfahrungen aus dem freiwilligen Zeitraum ergeben haben.

Wozu wird das KSeF-Zertifikat verwendet?

Das KSeF-Zertifikat ist eine der verfügbaren Methoden zur Authentifizierung im System.

Darüber hinaus ist es obligatorisch, eine Rechnung mit einem QR-Code zu kennzeichnen, mit dem die Identität des Ausstellers überprüft werden kann, wenn Rechnungen in speziellen Modi ausgestellt werden: offline24, offline (aufgrund von Systemausfall) und Notfallmodus.

Zertifikat Typen des KSeF

Im KSeF-System (Krajowy System e-Faktur) gibt es zwei Arten von Zertifikaten, die jeweils einen unterschiedlichen Zweck erfüllen:

1. KSeF-Zertifikat für Authentifizierung

• Es handelt sich um eine der verfügbaren Methoden zur Authentifizierung im KSeF-System.
• Sie ermöglicht dem Benutzer den Zugriff auf das System und die Durchführung von Vorgängen im Namen des Steuerpflichtigen (gemäß den erteilten Berechtigungen).
• Sie fungiert als Alternative zu anderen Authentifizierungsmethoden wie der qualifizierten elektronischen Signatur, dem qualifizierten elektronischen Siegel oder dem vertrauenswürdigen Profil (trusted profile).

2. KSeF-Zertifikat für spezielle Modi (offline)

• Es ist obligatorisch, Rechnungen in besonderen Modi auszustellen: offline24, offline aufgrund von Systemausfall und Notfallmodus.
• Es ermöglicht die Aufnahme eines Verifizierungscodes (QR) in die Rechnung, der die Identität des Ausstellers bestätigt, wenn die Rechnung außerhalb des Systems ausgestellt und anschließend an das KSeF gesendet wird.

Neuerungen im nationalen System für elektronische Rechnungsstellung (KSeF)

1. Offline-Modus bis Ende 2026

Die freiwillige Nutzung des Offline-Modus ist bis zum 31. Dezember 2026 zulässig. Dieser Mechanismus ermöglicht es, Rechnungen in bestimmten Situationen außerhalb des Systems auszustellen und anschließend an das KSeF zu senden.

Außerdem wird das Konzept „offline24” eingeführt, das es ermöglicht, die Rechnung unter bestimmten technischen Voraussetzungen am nächsten Tag zu versenden.

2. Rechnungen B2C

Rechnungen an Endverbraucher (B2C) können optional über das KSeF ausgestellt werden.

3. Rechnungsanlagen

Es ist zulässig, strukturierten Rechnungen Anhänge beizufügen, unabhängig vom Tätigkeitsbereich.

4. Rechnungen mit geringem Wert

Steuerzahler, die vereinfachte Rechnungen mit geringem Betrag (bis zu 450 PLN pro Rechnung oder 10.000 PLN pro Monat) ausstellen, können das derzeitige Format bis zum 30. September 2026 weiter verwenden.

5. KSeF-Nummer bei Zahlungen

Die Verpflichtung zur Angabe der KSeF-Nummer bei Banküberweisungen (einschließlich Zahlungen mit Ratenzahlungsmechanismus) gilt für Zahlungen, die ab dem 1. August 2026 getätigt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt werden keine Sanktionen im Zusammenhang mit dieser Verpflichtung verhängt.

Vorteile der E-Rechnung in Polen

Unternehmen, die sich freiwillig für die Verwendung elektronischer Rechnungen entscheiden, können von einigen besonderen Maßnahmen profitieren:

• Verkürzung der Frist für die Mehrwertsteuererklärung von 60 auf 40 Tage.
• Befreiung von der Meldung der JPK_FA-Datei.

Die Regierung erwartet die folgenden Vorteile von der Einführung der E-Rechnung:

• Verbesserung des Informationsaustausches zwischen Unternehmen durch den schnelleren und einfacheren Zugang zu Dokumenten
• Erhöhte Sicherheit dank der Standardisierung des Rechnungsformats
• Reduzierung menschlicher Fehler durch die Automatisierung der Rechnungserstellung
• Optimierung der Steuerkontrollen
• Verbesserte Steuererhebung

Der Compliance-Service von EDICOM in Polen

EDICOM bietet Unternehemen eine Komplettlösung für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen in Polen. EDICOMs Lösung ermöglicht die Automatisierung aller B2B- und B2G-Rechnungs- und Steuererklärungsprozesse. Die Lösung kann vollständig in jedes ERP-System integriert werden.

Mit der EDICOM-Lösung lässt sich auch die Erstellung der Standard Audit File for Tax (SAF-T) automatisieren. Die Komplettlösung von EDICOM trägt dazu bei, die Fristen für die Umsatzsteuerrückerstattung zu verkürzen, die Prozessskosten zu senken und ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.

Wie die EDICOM-Lösung funktioniert

• Datenerfassung: Zuerst integriert sich unsere Lösung in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem, um Rechnungsdaten zu erfassen.
• Dateierstellung: Anschließend wird eine XML-strukturierte Datendatei erstellt, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht.
• Konnektivität: Ein Web-Service-Aufruf wird durchgeführt, um die Dateien an die Steuerbehörde zu senden.
• Integration und Empfang: Die polnische Steuerbehörde sendet Benachrichtigungen über den Status der Rechnungen. Diese Rückmeldungen werden automatisch in das ERP- oder Buchhaltungssystem des Kunden integriert.
• Archivierung: XML-Dateien der Rechnungen und ihre zugehörigen Statusmeldungen werden in unserem eIDAS-zertifizierten elektronischen Archivierungssystem gespeichert.