e-Rechnung in Costa Rica: Anforderungen, Funktionsweise und Einhaltung der Vorschriften

Die elektronische Rechnung in Costa Rica ist ein  ein von der Generaldirektion für Steuern (DGT) reguliertes System, das die Digitalisierung und Optimierung steuerlicher Prozesse ermöglicht. In diesem System sind elektronische Belege digitale Dokumente, die den Verkauf von Waren und Dienstleistungen belegen und die Echtheit, Integrität und Rückverfolgbarkeit jeder geschäftlichen Transaktion gewährleisten.

Dank der Echtzeit-Validierung durch das Finanzministerium verbessert dieses System die steuerliche Transparenz, erleichtert die Erfüllung der steuerlichen Verpflichtungen und stärkt die Kontrollmechanismen für Handelsgeschäfte.

Der Stand der elektronischen Rechnung in Costa Rica und die jüngsten gesetzlichen Änderungen

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Costa Rica begann 2017 mit einem Pilotprojekt für große Steuerzahler, das von der Generaldirektion für Steuern (DGT) gefördert wurde. Dieses Projekt, das schrittweise nach Sektoren und Wirtschaftszweigen entwickelt wurde, endete 2018 mit der Einführung des Systems für alle Steuerzahler.

Seitdem müssen die Steuerzahler elektronische Belege über das Finanzministerium ausstellen und erhalten, das für die Validierung jedes Dokuments vor der Annahme verantwortlich ist. Die DGT überwacht die Einhaltung der Vorschriften und regelt die Nutzung dieses Systems, um sein ordnungsgemäßes Funktionieren im Steuerbereich zu gewährleisten.

Aktualisierung der Anhänge und Strukturen, Version 4.4*

Das Finanzministerium hat technische Anpassungen an den Anhängen und Strukturen der Version 4.4 vorgenommen, um die Qualität der Informationen und die Einhaltung der Steuervorschriften bei elektronischen Belegen zu verbessern. Zu den wichtigsten Änderungen zählen:

• Neue Codes zur korrekten Darstellung bestimmter steuerlicher Auswirkungen und Abrechnungszeiträume.
• Neue Verweise für abgelehnte elektronische Belege und die Anwendung elektronischer Zahlungen.
• Aufnahme spezifischer Verweise für elektronische Exportrechnungen und elektronische Zahlungsbelege.
• Anpassungen der Feldbeschreibungen zur Erleichterung der Interpretation und korrekten Verwendung in elektronischen Rechnungsstellungssystemen.
• Aktualisierung der Identifikationsfelder zur Unterstützung künftiger alphanumerischer Rechtsausweise. 

Diese Änderungen müssen ab dem 1. November 2026 in den Systemen zur Ausstellung elektronischer Belege umgesetzt werden, sind jedoch bereits in den Test- und Produktionsumgebungen des Finanzministeriums verfügbar.

Neues alphanumerisches Format für die Identifikationsnummern juristischer Personen

Im vierten Quartal 2026 tritt ein neues alphanumerisches Format für die Identifizierung juristischer Personen in Kraft. Das Nationale Register wird das derzeitige numerische Format durch sechsstellige Kennungen ersetzen, die aus Zahlen und Buchstaben bestehen.

Diese Änderung, die durch den Erlass Nr. 44648-MJ geregelt ist, kann sich auf die Ausstellung elektronischer Belege sowie auf die Verwaltungs- und elektronische Rechnungsstellungssysteme von Unternehmen auswirken. Daher wird es notwendig sein, die Systeme und Prozesse anzupassen, um die Betriebskontinuität zu gewährleisten.

Umstellung auf elektronische Belege Version 4.4

Am 1. September 2025 trat die Version 4.4 des elektronischen Belegsystems in Costa Rica in Kraft. Diese Aktualisierung ersetzt die Version 4.3 vollständig und verbessert die Datengenauigkeit, stärkt die Technologieintegration und garantiert die Einhaltung internationaler Standards.

Zu den wichtigsten Änderungen gehören die Einführung des elektronischen Zahlungsbelegs, der dazu dient, Vorgänge mit Teil- oder Kreditzahlungen zu dokumentieren, ohne die Ausstellung einer Rechnung zum Zeitpunkt des Verkaufs zu ersetzen. Darüber hinaus müssen Steuerzahler „Registrierung des Arzneimittels“ und „Darreichungsform“ entsprechend den Anforderungen des Gesundheitsministeriums einbeziehen.

Wie funktioniert das e-Rechnungssystem in Costa Rica?

In Costa Rica wird die elektronische Rechnungsstellung vom Finanzministerium verwaltet, das für den Empfang, die Validierung und die Ausstellung von elektronischen Rechnungen zuständig ist. Diese Dokumente ersetzen die traditionellen Rechnungen und ihre Verwendung ist für alle Steuerzahler obligatorisch.

Damit ein elektronischer Beleg für Steuerzwecke gültig ist, muss er vom Finanzministerium anerkannt werden. Ohne diese Validierung kann er nicht zur Unterstützung von Steuergutschriften oder als abzugsfähige Ausgabe verwendet werden. Der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung basiert auf einem Validierungsablauf, der die Authentizität und Integrität jeder Transaktion garantiert. Zwei Schlüsselbotschaften sind in diesem Validierungsprozess enthalten:

• Nachricht des Finanzamts: Antwort des Finanzministeriums an den elektronischen Aussteller, aus der hervorgeht, ob die Rechnung nach Prüfung ihrer Struktur und ihres Inhalts genehmigt oder abgelehnt wird.
• Empfangsnachricht: Bestätigung des Rechnungsempfängers, der die Rechnung annehmen, teilweise annehmen oder ablehnen kann. Diese Nachricht muss gemäß der Entschließung DGT-R-063-2018 innerhalb der ersten acht Arbeitstage des auf die Transaktion folgenden Monats an die Generaldirektion für Steuern gesendet werden.

Wird ein Beleg abgelehnt, muss eine neue Bestätigungsmeldung mit den erforderlichen Korrekturen erstellt werden.

Ausstellungsprozess von elektronischen Rechnungen in Costa Rica

Dieses Verfahren gewährleistet die Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Handelsgeschäften in Costa Rica und trägt damit zu einer effizienteren Steuerverwaltung bei.

• Der Aussteller erstellt eine XML-Datei mit der elektronischen Rechnung und sendet sie zur Validierung an das Finanzministerium.
• Das Finanzministerium prüft die Struktur und den Inhalt des Dokuments und gibt innerhalb von maximal drei Stunden eine Nachricht über die Genehmigung oder Ablehnung aus.
• Nach der Validierung wird die Rechnung zusammen mit der Nachricht des Finanzministeriums an den Empfänger gesendet.
• Der Empfänger muss die Rechnung prüfen und dem Finanzministerium eine Nachricht über die Annahme, Teilannahme oder Ablehnung übermitteln.

Voraussetzungen für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in Costa Rica

Um elektronische Rechnungen in Costa Rica ausstellen zu können, müssen die Steuerzahler eine Reihe von Anforderungen erfüllen, die von der Generaldirektion für Steuern (DGT) festgelegt wurden. Dazu gehören die Registrierung beim Finanzministerium, die Verwendung von Sicherheitsinstrumenten, um die Echtheit der Belege zu gewährleisten, und die Einführung eines elektronischen Rechnungsstellungssystems, das den geltenden Vorschriften entspricht.

• Registrierung als Steuerzahler: Unternehmen und Privatpersonen müssen beim Finanzministerium registriert sein.
• Registrierung als Aussteller/Empfänger: Die Registrierung im System der virtuellen Steuerverwaltung (ATV) ist obligatorisch, um mit der Ausstellung elektronischer Rechnungen beginnen zu können.
• Erwerb des kryptografischen Schlüssels: Dieser muss über das ATV-System erworben werden, um die Rechnungen digital zu signieren und ihre Authentizität zu gewährleisten.
• Elektronische Signatur: Jede Rechnung muss mit einer digitalen Signatur versehen sein, die von einer internationalen Zertifizierungsstelle bestätigt wurde.
• Elektronisches Rechnungsstellungssystem: Es ist eine Software erforderlich, die den von der DGT geforderten technischen Standards entspricht.

Arten von elektronischen Blegen in Costa Rica

Das System der elektronischen Rechnungsstellung in Costa Rica umfasst verschiedene Arten von elektronischen Quittungen, die jeweils eine bestimmte Funktion innerhalb der Geschäftstätigkeit haben:

• Elektronische Rechnung: Das wichtigste Dokument zum Nachweis des Verkaufs von Waren und der Erbringung von Dienstleistungen.
• Allgemeine elektronische Rechnung: Rechnung, die ausgestellt wird, wenn der Käufer keine spezielle Quittung verlangt. Sie wird mit einer allgemeinen Steuernummer beim Finanzministerium angemeldet.
• Elektronische Exportrechnung: Dokument, das den Export von Waren und Dienstleistungen außerhalb des nationalen Hoheitsgebiets belegt.
• Elektronische Einkaufsrechnung: Beleg, der von Käufern von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird, die von Steuerpflichtigen erworben wurden, die nicht verpflichtet sind, elektronische Belege zu verwenden. Sie muss beim Finanzministerium validiert werden.
• Gutschrifts- und Belastungsanzeigen: Dokumente, die es ermöglichen, Fehler zu korrigieren, Beträge zu ändern oder elektronische Rechnungen und Tickets zu stornieren, ohne das Originaldokument zu verändern.
• Elektronisches Ticket: Dokument, das ausschließlich bei Verkäufen an Endverbraucher verwendet wird.
• Annahme- oder Ablehnungsbestätigungen: Elektronische Nachrichten, die den Erhalt einer Quittung bestätigen oder ablehnen und damit deren steuerliche Gültigkeit sicherstellen.

Katalog der Waren und Dienstleistungen (CAByS) in Costa Rica

Der Katalog der Waren und Dienstleistungen (CAByS) ist ein standardisiertes System, das vom Finanzministerium und der Zentralbank von Costa Rica geschaffen wurde, um die im Land gehandelten Produkte und Dienstleistungen einheitlich zu klassifizieren. In diesem Katalog werden Waren und Dienstleistungen in hierarchische Kategorien eingeteilt und jeder Kategorie wird ein eindeutiger Code sowie der geltende Mehrwertsteuersatz (VAT) zugewiesen.

Alle Steuerpflichtigen sind verpflichtet, den entsprechenden CAByS-Code in ihren elektronischen Rechnungen anzugeben, und zwar im Feld „Produkt-/Dienstleistungscode“. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Genauigkeit der Besteuerung zu verbessern, die Rechnungsprüfung zu erleichtern und die korrekte Erfassung der Geschäftsvorgänge im elektronischen Rechnungsstellungssystem zu gewährleisten.

Elektronische Rechnung für den Verkauf von Flugtickets

Die Generaldirektion für Steuern legt spezifische Vorschriften für die Ausstellung elektronischer Rechnungen für den Verkauf von Flugtickets fest, die für Fluggesellschaften und Reisebüros gelten, die Mitglieder der IATA und des BSP sind. Im Falle von Direktverkäufen durch Fluggesellschaften an Endverbraucher müssen diese innerhalb von höchstens 48 Stunden elektronische Tickets ausstellen und den Fluggästen über ihre elektronischen Plattformen zur Verfügung stellen. So können die Reisenden ihre elektronische Rechnung erhalten, wann immer sie sie benötigen.

Für Verkäufe, die von Reisebüros im Auftrag von Fluggesellschaften abgewickelt werden, ist ein anderes Verfahren vorgesehen. Die Fluggesellschaft muss wöchentlich eine einzige elektronische Rechnung für jedes Reisebüro ausstellen, in der die Gesamtzahl der verkauften Flugscheine aufgeführt ist. Diese Rechnung muss den BSP-Abrechnungsbericht als obligatorische Anlage enthalten. Die Reisebüros ihrerseits müssen zum Zeitpunkt des Verkaufs eine elektronische Rechnung für den Endverbraucher erstellen, in der die Ticketnummer und die gemäß der Verordnung über elektronische Belege erforderlichen Daten angegeben sind. Reisebüros, die nicht von der IATA akkreditiert sind, werden das gleiche Verfahren wie Fluggesellschaften im Direktverkauf anwenden, um sicherzustellen, dass die Passagiere ihre elektronische Rechnung innerhalb von 48 Stunden aus den ausgestellten E-Tickets erstellen können.

Elektronische Signatur und Archivierung der Rechnungen in Costa Rica

Die elektronische Rechnungsstellung in Costa Rica erfordert den Einsatz von Sicherheitsmechanismen, die die Echtheit, Unversehrtheit und Urheberschaft der elektronischen Belege gewährleisten. Zu diesem Zweck muss jede Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen sein, die die Identität des Ausstellers sicherstellt und jede Änderung des Dokuments verhindert. Je nach Art des Steuerpflichtigen können verschiedene Signaturmethoden verwendet werden, wie die digitale Signatur für natürliche Personen, das elektronische Siegel für juristische Personen und der kryptografische Schlüssel des Finanzministeriums.

Darüber hinaus sieht die Verordnung die Verpflichtung vor, elektronische Belege in digitaler Form für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren aufzubewahren und zu speichern. Dies gewährleistet die Rückverfolgbarkeit von Transaktionen und garantiert die Einhaltung der geltenden Steuervorschriften.

EDICOM, weltweiter Anbieter von elektronischen Rechnungen und nachgewiesene Einhaltung der Steuervorschriften

EDICOM ist ein internationaler Maßstab für Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung und Steuereinhaltung und bietet eine globale Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, die Ausstellung und den Empfang elektronischer Quittungen in Übereinstimmung mit den costaricanischen Vorschriften zu automatisieren. In Costa Rica erleichtert die EDICOM-Lösung die Erstellung, Validierung und Übermittlung von elektronischen Quittungen an das Finanzministerium und gewährleistet so die Einhaltung der von der Generaldirektion für Steuern (DGT) festgelegten Anforderungen.

Dank ihrer fortschrittlichen Technologie optimiert die EDICOM-Plattform die Verwaltungsprozesse, indem sie den Arbeitsablauf automatisiert, manuelle Fehler reduziert und eine reibungslose Integration mit ERP-Systemen gewährleistet. Außerdem bietet sie einen sicheren elektronischen Speicherdienst, mit dem elektronische Belege für den gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt und abgerufen werden können.

Als Spezialist für die elektronische Rechnungsstellung bietet EDICOM eine skalierbare Lösung, die an die Steuervorschriften mehrerer Länder angepasst werden kann und es den Unternehmen ermöglicht, effizient und sicher auf internationalen Märkten zu agieren und die Rückverfolgbarkeit und Konformität ihrer Steuervorgänge zu gewährleisten.