Singapur: Projekt InvoiceNow der elektronischen Rechnung über Peppol

Die elektronische rechnung in Singapur : InvoiceNow

InvoiceNow, wurde 2019 von der Infocomm Media Development Authority (IMDA) eingeführt und ist das nationale Netzwerk für elektronische Rechnungsstellung in Singapur. Es ermöglicht Unternehmen das einfache Versenden und Empfangen von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format, das auf dem internationalen Peppol-Standard basiert. Singapur war das erste Land außerhalb Europas, dass das europäische Netzwerk für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen privaten Unternehmen nutzte. Dieser Prozess reduziert Fehler und ermöglicht eine effizientere Bearbeitung von Rechnungen, wodurch die Produktivität und der Cashflow verbessert werden. 

Die IMDA ist für die Zertifizierung der sogenannten Peppol Access Points und die Definition der technischen Spezifikationen der E-Rechnung zuständig. Die Unternehmen müssen die E-Rechnungen im Peppol-Format über einen Peppol Access Point versenden.

Seit 2024 können öffentliche Einrichtungen nun elektronische Rechnungen über die Plattform InvoiceNow erhalten. Die Lieferanten müssen die elektronischen Rechnungen an die Peppol-Kennung des General Accounting Department (AGD) senden. Diese elektronischen Rechnungen werden an die jeweiligen Behörden entsprechend der auf den elektronischen Rechnungen angegebenen Geschäftseinheit weitergeleitet.

Um den Prozess zu straffen und den Lieferanten Klarheit zu verschaffen, hat die IMDA eindeutige Peppol-Kennungen für alle Regierungsbehörden zentral registriert. Daher haben die Lieferanten nun die Möglichkeit, elektronische Rechnungen direkt an die Behörden zu senden und dabei die eindeutige Peppol-Kennung der Behörden zu verwenden. 

Zeitplan für die Umsetzung

Die Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) hat den Zeitplan für das neue B2B-Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung für in Singapur registrierte Unternehmen bestätigt.

Ab dem 1. Novemebr 2025, neu gegründete Unternehmen können sich freiwillig für die GST registrieren, sollten ihre Rechnungsdaten über das InvoiceNow-Netzwerk an die IRAS übermitteln.

Ab dem 1. April 2026, Alle neuen freiwilligen GST-Antragsteller müssen ihre Rechnungsdaten unabhängig von ihrem Gründungsdatum oder ihrer Unternehmensstruktur direkt an die IRAS über das InvoiceNow-Netzwerk senden.

Mit der Ankündigung des COS 2026 müssen alle anderen GST-registrierten Unternehmen ihre Rechnungsdaten gemäß dem folgenden Zeitplan direkt über das InvoiceNow-Netzwerk an die IRAS übermitteln:

• 1. April 2028 — Verpflichtend für alle neu registrierten Unternehmen und verpflichtenden des      GST und Unternehmen die bereits registriert sind mit einem jährlichen totalen Umsatz von ≤ 200.000 Dollar.
• 1. April 2029 — Verpflichtend für bereits registrierte Unternehmen mit einem jährlichen totalen Umsatz von ≤ 1 Million Dollar.
• 1. April 2030 — Verpflichtend für bereits registrierte Unternehmen mit einem jährlichen totalen Umsatz von ≤ 4 Millionen Dollar.
• 1. April 2031 — Verpflichtend für alle weiteren Unternehmen, die in der GST registriert sind.

Welche Unternehmen unterliegen der e-Rechnungspflicht in Singapur?

Alle in Singapur für die GST registrierten Unternehmen sind zur Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Dies gilt für:

• Gesellschaften
• Vereine
• Einzelunternehmer
• Ausländische Unternehmen, die in Singapur für die GST registriert sind

Lokale Unternehmen: Alle Unternehmen mit Sitz in Singapur, die für die GST registriert sind, müssen die elektronische Rechnungsstellung gemäß dem festgelegten Zeitplan einführen. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle.

Ausländische Unternehmen: Ausländische Unternehmen, die in Singapur für die GST registriert sind, müssen diese Verpflichtung ebenfalls erfüllen.

Ausnahmen

Es gibt zwei Arten von Unternehmen, die derzeit nicht verpflichtet sind:

1. Ausländische Lieferanten unter dem OVR-Regime: Es handelt sich um ausländische Unternehmen, die digitale Dienstleistungen oder Waren von geringem Wert an Verbraucher in Singapur verkaufen. Diese Transaktionen werden in der GST angegeben, erfordern jedoch keine Übermittlung einzelner Rechnungen über das System.
2. Unternehmen, die nur für die Anwendung der „Reverse Charge“ registriert sind: Es handelt sich um Unternehmen, die sich für die GST-Erklärung für importierte Dienstleistungen registriert haben, aber keine steuerpflichtigen Verkäufe tätigen. Zum Beispiel einige Finanzinstitute.

¿Wie funktioniert InvoiceNow?

InvoiceNow ermöglicht die direkte Übertragung von Rechnungen in strukturiertem Format von einem Verwaltungssystem zu einem anderen, wodurch die Geschäftskosten gesenkt und die Zahlungszyklen verkürzt werden. InvoiceNow arbeitet im Rahmen des Peppol-Standards, der die Automatisierungsmöglichkeiten im elektronischen Dokumentenmanagement erleichtert. Auf diese Weise können sowohl KMU als auch große Unternehmen von einer reibungsloseren Rechnungsstellung und schnelleren Zahlungen profitieren, mit kürzeren Bearbeitungszeiten für Rechnungen und ohne manuellen Papierkram.

Rechnungen werden in einem strukturierten XML-Format gemäß dem internationalen Peppol-Standard ausgetauscht. Seit 2025 ist der obligatorische Standard PINT-SG (Peppol InvoiceNow Template – Singapore). Dateien im PDF-Format oder anderen unstrukturierten Formaten erfüllen die Anfordeungen nicht.

Die InvoiceNow-Plattform wird ein Peppol 5-Ecken-Modell (Peppol CTC) verwenden. Im Gegensatz zum 4-Ecken-Modell, bei dem der Austausch von Dokumenten über die Access Points erfolgt, führt das 5-Ecken-Modell einen zusätzlichen Fluss ein, bei dem die Access Points die Dokumente auch an die Steuerplattform senden.

EDICOM ist von der Infocomm Media Development Authority (IMDA) als Access Point für das Peppol-Netzwerk in Singapur akkreditiert. Über unseren Access Point können Sie das korrekte InvoiceNow-Format erstellen und es automatisch sowohl an Empfänger als auch an internationale Organisationen und Verwaltungen senden.

Eine Kopie der Rechnung wird an den Kunden gesendet und gleichzeitig oder unmittelbar danach über dasselbe Netzwerk auch an IRAS. Im Gegensatz zu anderen Systemen verlangt InvoiceNow keine digitale Signatur der Rechnung durch den Steuerzahler. Die Integrität und Authentizität werden durch die sichere Infrastruktur des Peppol-Netzwerks und die Access Points gewährleistet.

Rechnungen müssen spätestens am Tag der Einreichung der GST-Erklärung für den Zeitraum, in dem die Transaktion gemeldet wird, oder am gesetzlichen Stichtag für diese Erklärung übermittelt werden, je nachdem, welcher Zeitpunkt früher liegt.

Selbstfakturierung (Self-Billing)

Die Selbstfakturierung, d. h. wenn der Käufer die Rechnung im Namen des Lieferanten ausstellt, ist in Singapur unter strengen Auflagen zulässig.

Nur anwendbar, wenn:

• Beide Parteien sind für die GST registriert.
• Es besteht eine vorherige Vereinbarung zwischen den Parteien.
• Diese Vereinbarung wurde vom GST-Beauftragten (IRAS) genehmigt.

Ohne diese Voraussetzungen ist die Ausstellung von Rechnungen im Rahmen des Selbstabrechnungsmodells nicht zulässig.

Rechnungstypen (in scope)

Die in folgenden Dokumenten enthaltenen Daten müssen an IRAS übermittelt werden:

• Verkaufsrechnungen (Sales Invoice)
• Steuerrechnungen (Tax Invoice)
• Vereinfachte Steuerrechnungen (Simplified Tax Invoice)
• Fortlaufend nummerierte Quittungen
• Lastschriften (Debit Notes)
• Gutschriften (Credit Notes)

Im Allgemeinen muss jedes Dokument, das einen in der GST angegebenen Verkauf oder Kauf belegt und als Grundlage für die Zahlung oder Anpassung des Rechnungsbetrags dient, über InvoiceNow versendet werden.

Darüber hinaus können Unternehmen Transaktionen bündeln, bevor sie diese versenden, zum Beispiel:

• In Kassensystemen (POS) registrierte Verkäufe
• Verkäufe mit vereinfachten Rechnungen
• Kleinere Einkäufe (Petty Cash)

Aktualisierungen in InvoiceNow

IMDA hat zwei neue Arten von Handelsdokumenten im InvoiceNow Network ermöglicht.

• Bestellung: Damit können Einkäufer ein elektronisches Bestelldokument ohne menschliches Eingreifen von System zu System an Lieferanten senden. Da sich die Bestelldaten im System des Lieferanten befinden, kann der Lieferant die Bestelldaten in eine elektronische Rechnung umwandeln, die er über das Netz an den Käufer zurückschickt, was den Aufwand für die Dateneingabe verringert und die Qualität der Daten verbessert, die der Käufer benötigt, um die Rechnung mit der Bestellung abzugleichen. Dies trägt dazu bei, die Bearbeitung und Bezahlung der Lieferanten zu beschleunigen.
• Rechnungsantwort: Dies ist ein Dokument, das die Einkäufer an die Lieferanten senden, um den Status der Lieferantenrechnung im System der Einkäufer zu aktualisieren. Auf diese Weise werden die Lieferanten über den Status der Rechnung informiert, was automatisch die Nachverfolgungszeit mit den Einkäufern verkürzt und die Kundenzufriedenheit unnötig gefährdet.

IMDA-akkreditierte Peppol-Ready-Lösungsanbieter, die Lösungen anbieten, die eine Verbindung zum Netz herstellen, sind verpflichtet, den Erhalt dieser Dokumente zu unterstützen.

Erfüllen Sie die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung in Singapur

Die globale Rechnungsstellungsplattform von EDICOM ist vollständig in Ihr ERP-System integriert und ermöglicht es Ihnen, elektronische Rechnungen an jede Agentur oder jedes Unternehmen in Singapur zu senden und von dort zu empfangen.

1. EDICOM erstellt das PINT SG-Format und sendet es an den Ziel-Access Point.
2. Gleichzeitig stellt es über die API eine Verbindung zu IRAS her und sendet eine Kopie der e-Rechnung.
3. EDICOM ist auch in der Lage, eingehende elektronische Rechnungen in Ihr ERP zu integrieren, die von anderen Peppol Access Points empfangen werden.

Mit EDICOM können Sie den gesamten Prozess des Versands und Empfangs elektronischer Dokumente mit jedem Unternehmen in Singapur automatisieren und digitalisieren.

Die EDICOM-Lösung überlässt nichts in den Händen von Dritten. Alle Prozesse werden auf unserer eigenen Cloud-basierten Infrastruktur ausgeführt. Dies ermöglicht es den Unternehmen auch, ohne Neuinstallationen an ihren Systemen zu arbeiten oder sich um die Wartung zu kümmern.

Einer der größten Vorteile eines globalen Anbieters wie EDICOM ist, dass Sie Ihre gesamte elektronische Kommunikation zentralisieren können, auch wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern tätig ist.
Mit der EDICOM-Lösung haben die Unternehmen die Gewissheit, dass sie sich korrekt an die geltenden Gesetze und Verfahren anpassen. Die Plattform wandelt die Kommunikation automatisch in die erforderlichen Formate und Standards um und folgt dabei den etablierten Sicherheits- und Nachrichtenprotokollen.

Vorteile des InvoiceNow

1. Vereinfacht die Rechnungsstellung in allen Geschäftsbeziehungen

Erleichtert die Verwendung einer einzigen Rechnungsstellungslösung Ihrer Wahl für alle Parteien, einschließlich Geschäftspartner und Behörden, und gewährleistet gleichzeitig eine reibungslose Einhaltung der Steuervorschriften.

2. Reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die geschäftliche Effizienz

InvoiceNow automatisiert die Übertragung von Rechnungsdaten direkt in die Buchhaltungssysteme der Käufer, wodurch die manuelle Eingabe von Daten entfällt und Fehler reduziert werden.

3. Verbessert die Zuverlässigkeit und gewährleistet die Datensicherheit

Die Rechnungen werden über das InvoiceNow-Netzwerk unter Verwendung des internationalen Peppol-Standards sicher übertragen, wodurch das Risiko von Verlust oder Manipulation minimiert wird.

4. Reduziert den Aufwand für die Einhaltung der Vorschriften und verkürzt den GST-Prüfungsprozess.

Mit den InvoiceNow-Ready-Lösungen können Unternehmen mit kürzeren GST-Prüfungen und schnelleren Rückerstattungen rechnen, da die Rechnungsdaten an die IRAS übermittelt werden. Unternehmen können auch automatische Benachrichtigungen über unberechtigte GST-Abgaben von nicht GST-registrierten Lieferanten erhalten.
 

Hintergrund zur Einführung von Peppol in Singapur

Singapur treibt die Einführung der E-Rechnung weiter voran. Unternehmen können dies nutzen, um ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, Zahlungszeiträume zu verkürzen und die Umweltbelastung zu minimieren.

1. Die IMDA wurde im Mai 2018 die erste Peppol-Behörde außerhalb Europas. Die Regierung von Singapur beschloss, die E-Rechnung im Land gemäß europäischer Standards und basierend auf Peppol zu entwickeln, um den internationalen Handel zu fördern
2. Das nationale Peppol-Netzwerk wurde im Januar 2019 mit elf Access Point-Anbietern eingeführt
3. Die Akkreditierung von Peppol-konformen Lösungen wurde 2019 eingeführt und mehr als 50 Anbieter hatten sich bis Januar 2020 erfolgreich an das Netzwerk angeschlossen
4. Im März 2020 wurden Subventionen für die Einführung von E-Rechnungen angekündigt, um Anreize für Unternehmen zu schaffen, sich bis zum 31. Dezember 2020 an das Netzwerk anzuschließen
5. Das E-Rechnung wurde im September 2020 in InvoiceNow umbenannt.
6. Das nationale E-Invoicing-Netzwerk wurde im September 2020 in InvoiceNow umbenannt.